• Autor: Wioletta Dyl
Posiadam jednoosobową firmę, która współpracuje z kilkoma osobami w ramach umów cywilnoprawnych, czyli „zatrudniam” osoby na umowę o dzieło, umowę-zlecenie i na kontrakty menadżerskie na zasadzie współpracy firma firmie.
Mam pytania: Czy jako jednoosobowa firma mogę zakupić np. kilka komputerów i do nich oprogramowanie, nawet jeśli nie zatrudniam nikogo na umowę o pracę? Czy mogę nie-pracownikom udostępniać komputery, oprogramowanie i miejsce pracy?
Nazwą „jednoosobowa działalność gospodarcza” nie można się sugerować, ponieważ dotyczy ona formy własności firmy: firma należy do jednego właściciela, poza tym wszystko, co jest związane z działalnością, która ma przynosić przychody, jest takie samo jak i przy spółkach (poza obowiązkiem posiadania organów wewnętrznych). W obrocie gospodarczym zdarza się, że osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą zatrudniają dziesiątki osób i zaciągają milionowe zobowiązania.
Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą może zatrudniać pracowników, a także osoby na umowę-zlecenie, umowę o dzieło czy też na kontrakcie menadżerskim. Nie może Pan zawrzeć umowy-zlecenia wówczas, gdy wykonywana praca będzie spełniać przesłanki zatrudnienia w ramach stosunku pracy (art. 22 § 12 Kodeksu pracy). Przesłanki te to np. świadczenie czynności w miejscu wyznaczonym przez zlecającego i pod jego kierownictwem.
Zobacz też: Student prowadzący działalność gospodarczą a umowa zlecenie
Jeżeli zatem zawrze Pan w umowie-zleceniu, że miejscem wykonywania zlecenia jest siedziba zlecającego i będzie ona wykonywana pod nadzorem zlecającego, to z cała pewnością może spotkać się Pan z zarzutem, iż jest to umowa o pracę.
Zatem dobrze byłoby rozważyć opłacalność umowy, tj. należy rozważyć przedmiot umowy, czas jej trwania, odpowiedzialność za wykonane dzieło (zlecenie) itd., gdyż nie każda umowa może być zleceniem i nie każda dziełem.
Jak pisałam wyżej, trzeba pamiętać, iż zawarta umowa-zlecenie może być faktycznie umową o pracę i wtedy zamiast „opłacalności” można mieć problem z PIP, ZUS, zleceniobiorcą (pracownikiem).
Warto pamiętać, że co do składek ZUS:
Przeczytaj też: Umowa zlecenie czy działalność gospodarcza
Obok materiałów podstawowych wykorzystywanych np. w produkcji, czy towarów odsprzedawanych w działalności handlowej, właściciele tego rodzaju firm, a także przedsiębiorcy każdego innego rodzaju prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, nabywają składniki, które sami w tej działalności użytkują bądź zużywają, a które stanowią koszt prowadzenia tej działalności. Należą do nich:
Zobacz również: Czy osoba fizyczna może zatrudnić pracownika
Poza drobnym wyposażeniem przedsiębiorcy mogą również nabywać wszelkiego rodzaju maszyny, urządzenia, środki transportu itd. Co do zasady, jeżeli wartość takiego składnika przekracza 3500 zł, należy je amortyzować według stawek podanych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zakup takiego składnika nie jest wówczas ujmowany w kosztach podatkowych w momencie zakupu, lecz zaliczany miesięcznie, kwartalnie bądź rocznie poprzez odpisy amortyzacyjne. Podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, których wartość początkowa nie przekracza 3500 zł. Wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.
Gdyby Pan rozliczał się na podstawie podatkowej książki przychodów i rozchodów, to jest Pan w tej wygodnej sytuacji, że ustawodawca przewidział dla takich przedsiębiorców możliwość jednorazowej amortyzacji (ujęcia całej wartości zakupionego składnika w kosztach w momencie przyjęcia do użytkowania) do łącznej wartości w danym roku 50 000 euro, co odpowiada kwocie 197 000 zł. W związku z tym, że nie jest to niska kwota, większość małych podatników nie dokonuje amortyzacji środków trwałych, ujmując je bezpośrednio w kosztach. Skoro tak, to z całą pewnością może Pan zakupić sprzęt służący do wykonywania czynności przez osoby, z którymi zawarł Pan umowy cywilnoprawne. W przypadku umowy zlecenia musi Pan jednak uważać, jeśli zlecenie świadczone będzie u Pana w siedzibie, aby nie narazić się na zarzut, iż w rzeczywistości jest to umowa o pracę. Ostatecznie jednak jest to kwestia konstrukcji umowy-zlecenia.
Przy sporządzaniu umowy-zlecenia należy być ostrożnym, ponieważ przepisy prawa pracy mówią wyraźnie, iż dana umowa, jeśli zawiera wszelkie regulacje właściwe dla umowy o pracę, to może zostać potraktowana właśnie jako umowa o pracę, niezależnie od tego jak zostanie nazwana. Wadą umowy-zlecenia jest kwestia podlegania jej jurysdykcji sądów cywilnych – jeśli zatem Pana zleceniobiorca uszkodzi Pana mienie w trakcie wykonywania swoich obowiązków – jako pracodawca nie ma Pan możliwości korzystania z przepisów dotyczących odpowiedzialności materialnej pracownika, zleceniobiorca nie jest bowiem Pana pracownikiem. Podobnie wygląda kwestia wydawania poleceń służbowych, które w umowie zlecenia raczej nie wchodzą w grę.
Zakup sprzętu a umowy cywilnoprawne
Pan Kowalski prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i współpracuje z programistami na podstawie umów o dzieło. Chcąc usprawnić ich pracę, zakupił kilka nowych komputerów z oprogramowaniem. Zgodnie z przepisami, Pan Kowalski ma do tego prawo. Zakupiony sprzęt stanowi koszt uzyskania przychodu i może być amortyzowany (jeśli wartość przekracza 3500 zł) lub ujęty jednorazowo w kosztach (dla wartości poniżej 3500 zł lub w ramach limitu jednorazowej amortyzacji do 50 000 euro rocznie). Fakt, że współpracownicy pracują na umowach cywilnoprawnych, a nie na umowę o pracę, nie ma tu znaczenia. Ważne jest jednak, by charakter współpracy nie nosił znamion stosunku pracy, np. poprzez ścisłe kierownictwo i wyznaczanie miejsca pracy w siedzibie firmy.
Ryzyko przekształcenia umowy zlecenia w umowę o pracę
Pani Nowak prowadzi agencję marketingową i korzysta z usług copywritera na podstawie umowy zlecenia. W umowie zapisano, że copywriter będzie pracował w siedzibie agencji, pod ścisłym nadzorem Pani Nowak i w określonych godzinach. Taki zapis rodzi ryzyko, że w razie kontroli ZUS lub PIP, umowa zlecenia może zostać uznana za umowę o pracę. Kluczowe jest, aby umowa zlecenia dawała zleceniobiorcy swobodę w organizacji pracy i nie narzucała mu warunków typowych dla stosunku pracy. W przeciwnym razie Panią Nowak mogą spotkać konsekwencje związane z koniecznością uregulowania zaległych składek ZUS i podatków, a także inne sankcje prawne.
Odpowiedzialność za szkody a umowy cywilnoprawne
Pan Wiśniewski prowadzi firmę transportową i współpracuje z kierowcami na podstawie umów zlecenia. Jeden z kierowców, podczas wykonywania zlecenia, uszkodził powierzony mu samochód. W takiej sytuacji Pan Wiśniewski nie może skorzystać z przepisów Kodeksu pracy dotyczących odpowiedzialności materialnej pracownika. Odpowiedzialność zleceniobiorcy regulują przepisy Kodeksu cywilnego. Oznacza to, że dochodzenie roszczeń za powstałe szkody może być bardziej skomplikowane i wymagać postępowania przed sądem cywilnym. Warto zatem zadbać o precyzyjne zapisy w umowie zlecenia dotyczące odpowiedzialności za ewentualne szkody.
Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą i współpracując z osobami na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowa o dzieło czy umowa zlecenie, należy pamiętać o kilku kluczowych aspektach. Można swobodnie nabywać sprzęt i oprogramowanie potrzebne do realizacji zadań, jednak treść umów cywilnoprawnych musi być starannie sformułowana, aby nie nosiła znamion stosunku pracy, co mogłoby skutkować uznaniem ich za umowy o pracę przez ZUS lub PIP. Istotne jest również uregulowanie kwestii odpowiedzialności za ewentualne szkody, z uwzględnieniem faktu, że w przypadku umów cywilnoprawnych nie stosuje się przepisów Kodeksu pracy dotyczących odpowiedzialności materialnej pracownika.
Potrzebujesz porady prawnej w zakresie umów cywilnoprawnych, prawa pracy, czy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej? Oferujemy profesjonalne konsultacje prawne online, dostosowane do Twoich indywidualnych potrzeb. Nasi doświadczeni prawnicy pomogą Ci zrozumieć zawiłości prawne, zminimalizować ryzyko i zabezpieczyć Twoje interesy. Skontaktuj się z nami już dziś, aby uzyskać szybką i rzetelną pomoc prawną bez wychodzenia z domu.
1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.
Zapytaj prawnika - porady prawne online
O autorze: Wioletta Dyl
Radca prawny, absolwentka prawa na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Wrocławskiego. Udziela porad prawnych z zakresu prawa autorskiego, nowych technologii, ochrony danych osobowych, a także prawa konkurencji, podatkowego i pracy. Zajmuje się również sporządzaniem regulaminów oraz umów, szczególnie z zakresu e-biznesu i prawa informatycznego, które jest jej pasją. Posiada kilkudziesięcioletnie doświadczenie prawne, obecnie prowadzi własną kancelarię prawną.
Zapytaj prawnika
