Umowa jedynego wspólnika ze spółką z o.o.

Czy jedyny wspólnik może zawrzeć umowę ze swoją spółką?

Tak. Jedyny wspólnik spółki z o.o. może zawrzeć ze spółką umowę cywilnoprawną, na przykład umowę-zlecenie, umowę o świadczenie usług, umowę o dzieło albo kontrakt menedżerski. Wynika to z tego, że spółka z o.o. jest odrębną osobą prawną, niezależną od swojego wspólnika.

Sama okoliczność, że wspólnik posiada 100% udziałów, nie powoduje automatycznie nieważności umowy. Nie ma też ogólnego zakazu, aby przedmiot takiej umowy pokrywał się z działalnością ujawnioną w umowie spółki albo w KRS. Przykładowo spółka informatyczna może zamówić u wspólnika wykonanie konkretnej aplikacji, a spółka marketingowa może zlecić mu prowadzenie kampanii reklamowej.

Trzeba jednak odróżnić status wspólnika od funkcji członka zarządu. Wspólnik spółki z o.o. nie reprezentuje spółki tylko dlatego, że ma udziały. Spółkę reprezentuje zarząd, prokurent albo pełnomocnik, a w relacji z członkiem zarządu obowiązują szczególne zasady.

Najważniejsze ograniczenie: reprezentacja spółki

Kluczowy jest art. 210 K.s.h. Przepis ten dotyczy umów między spółką a członkiem zarządu oraz sporów z członkiem zarządu. W takiej sytuacji spółki nie reprezentuje zwykły zarząd. Reprezentuje ją rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. W praktyce najczęściej analizuje się wtedy, jak prawidłowo działa pełnomocnik spółki z o.o.. Przygotowując dokumenty, warto sprawdzić też, jak powinna wyglądać uchwała o pełnomocniku z art. 210 K.s.h..

Jeżeli więc jedyny wspólnik jest jednocześnie członkiem zarządu, nie wystarczy, że podpisze umowę raz jako wykonawca, a drugi raz jako osoba działająca za spółkę. Taka praktyka może prowadzić do wadliwości umowy. Trzeba zastosować szczególny tryb reprezentacji przewidziany w Kodeksie spółek handlowych.

Jeszcze dalej idące wymaganie dotyczy jednoosobowej spółki z o.o., w której jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu. W takim przypadku czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. Notariusz zawiadamia sąd rejestrowy, przesyłając wypis aktu notarialnego.

Umowa-zlecenie, umowa o dzieło albo usługi w ramach działalności spółki

Umowa może dotyczyć także czynności związanych z podstawową działalnością spółki, ale powinna być rzeczywista i możliwie precyzyjna. Warto wskazać zakres usług, sposób ich wykonania, wynagrodzenie, terminy, zasady odbioru oraz dokumentowania pracy.

Najbezpieczniej, gdy przedmiot umowy da się oddzielić od czynności wykonywanych przez wspólnika jako członka zarządu. Jeżeli umowa ma jedynie pozornie opisywać usługi, a w praktyce wynagradzać zwykłe prowadzenie spraw spółki bez zachowania właściwej reprezentacji, ryzyko sporu rośnie.

Nie oznacza to, że członek zarządu nigdy nie może otrzymywać wynagrodzenia. Może je otrzymywać na podstawie odpowiedniej uchwały, umowy albo innego prawidłowego tytułu. Problem pojawia się wtedy, gdy strony nie rozdzielają funkcji korporacyjnej od dodatkowych usług albo nie dochowują formy wymaganej przez przepisy.

Jedyny wspólnik a umowa o pracę

Przy umowie o pracę sytuacja jest bardziej ryzykowna niż przy typowej umowie cywilnoprawnej. W orzecznictwie od lat wskazuje się, że w przypadku jedynego wspólnika będącego jednocześnie jedynym członkiem zarządu może brakować podporządkowania pracowniczego, które jest jedną z podstawowych cech stosunku pracy.

Nie każda umowa nazwana umową o pracę będzie więc skuteczna dla celów pracowniczych i ubezpieczeniowych. Organy rentowe i sądy badają rzeczywistą treść relacji, a nie tylko nazwę dokumentu. Jeżeli ta sama osoba faktycznie sama sobie wyznacza zadania, kontroluje ich wykonanie i decyduje o swoim wynagrodzeniu, ryzyko zakwestionowania stosunku pracy jest istotne.

W praktyce przy jednoosobowej spółce z o.o. częściej rozważa się uchwałę o wynagrodzeniu członka zarządu, kontrakt menedżerski albo umowę o świadczenie konkretnych usług. Wybór zależy jednak od celu umowy, sposobu wykonywania czynności, podatków, składek ZUS oraz dokumentacji spółki.

Skutki podatkowe i składkowe

Umowa wspólnika ze spółką powinna być oceniona także podatkowo i ubezpieczeniowo. Wynagrodzenie musi odpowiadać rzeczywiście wykonanym czynnościom. Spółka powinna posiadać dokumenty potwierdzające wykonanie usług, na przykład raporty, protokoły odbioru, korespondencję, zestawienia godzin albo rezultaty prac.

Jeżeli strony są podmiotami powiązanymi, wynagrodzenie powinno być ustalone na warunkach rynkowych. W zależności od wartości transakcji i sytuacji podatkowej mogą pojawić się dodatkowe obowiązki dokumentacyjne. W jednoosobowej spółce z o.o. trzeba również pamiętać, że sam status jedynego wspólnika może rodzić odrębne obowiązki w zakresie ubezpieczeń społecznych.

Nie należy zakładać, że podpisanie umowy automatycznie rozwiązuje wszystkie kwestie rozliczeń. Znaczenie ma rzeczywisty sposób wykonywania pracy, kwalifikacja przychodu, status wspólnika, funkcja w zarządzie oraz inne tytuły do ubezpieczeń.

Co powinna zawierać bezpieczna umowa?

Dobrze przygotowana umowa między spółką a jej wspólnikiem powinna jasno wskazywać, jakie czynności mają być wykonane i czym różnią się od zwykłych obowiązków zarządczych. Warto unikać ogólnych sformułowań typu „prowadzenie spraw spółki”, jeżeli w rzeczywistości chodzi o konkretne usługi specjalistyczne.

W umowie warto uregulować w szczególności:

• dokładny zakres usług albo dzieła,
• terminy wykonania i sposób potwierdzania wykonanych czynności,
• wysokość wynagrodzenia oraz zasady płatności,
• odpowiedzialność za nienależyte wykonanie umowy,
• zasady korzystania z narzędzi, materiałów i praw autorskich, jeżeli mają znaczenie,
• prawidłową reprezentację spółki przy zawarciu umowy.

W jednoosobowej spółce z o.o. szczególnie ważne jest również dokumentowanie decyzji wspólnika oraz zachowanie formy aktu notarialnego tam, gdzie wymaga tego art. 210 K.s.h.

FAQ

Czy jedyny wspólnik może podpisać ze spółką umowę-zlecenie?

Tak, jest to możliwe, jeżeli umowa dotyczy rzeczywistych czynności, a spółka jest prawidłowo reprezentowana. Jeżeli wspólnik jest członkiem zarządu, trzeba zastosować zasady z art. 210 K.s.h.

Czy umowa może dotyczyć działalności wpisanej w KRS?

Tak. Przepisy nie zakazują zawarcia umowy obejmującej czynności mieszczące się w przedmiocie działalności spółki. Ważne jest jednak, aby usługi były faktycznie wykonywane i właściwie udokumentowane.

Kiedy potrzebny jest akt notarialny?

Akt notarialny jest wymagany, gdy jedyny wspólnik spółki z o.o. jest zarazem jedynym członkiem zarządu i dochodzi do czynności prawnej między nim a spółką. Dotyczy to także umów cywilnoprawnych zawieranych ze spółką.

Czy taka umowa może być nieważna?

Ryzyko nieważności albo zakwestionowania umowy pojawia się przede wszystkim wtedy, gdy naruszono zasady reprezentacji, nie zachowano wymaganej formy albo umowa jest pozorna. Problemem może być też brak dowodów wykonania usług.

Czy jedyny wspólnik może być pracownikiem własnej spółki?

To rozwiązanie jest szczególnie ryzykowne, zwłaszcza gdy wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu. W takiej sytuacji może brakować podporządkowania pracowniczego, a ZUS lub sąd mogą zakwestionować pracowniczy charakter zatrudnienia.

Podsumowanie

Jedyny wspólnik spółki z o.o. może zawrzeć ze spółką umowę cywilnoprawną, również dotyczącą czynności związanych z działalnością spółki. Nie wolno jednak pomijać zasad reprezentacji. Jeżeli wspólnik jest członkiem zarządu, zastosowanie ma art. 210 K.s.h., a gdy jest jedynym wspólnikiem i jedynym członkiem zarządu, konieczna jest forma aktu notarialnego.

Najbezpieczniejsza jest umowa, która opisuje konkretne, rzeczywiste świadczenia, przewiduje rynkowe wynagrodzenie i jest poparta dokumentami potwierdzającymi wykonanie prac. Przed podpisaniem warto przeanalizować nie tylko prawo spółek, lecz także podatki, ZUS i praktyczne ryzyko zakwestionowania umowy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych, Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
2. Orzeczenie Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 13 września 1993 r., sygn. akt I Acz 617/93
3. Orzeczenie Sądu Najwyższego z dnia 8 marca 1995 r., sygn. akt I PZP 7/95

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.