Zawieszona działalność a umowa zlecenia lub dzieło

Czy przy zawieszonej działalności można podpisać umowę zlecenia albo o dzieło?

Co do zasady przedsiębiorca może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej, a w okresie zawieszenia nie powinien wykonywać czynności stanowiących zwykłe świadczenie usług w ramach tej firmy. Obecnie podstawowe zasady zawieszenia wynikają z ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców, a nie z uchylonej ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.

Odpowiedź na pytanie zależy przede wszystkim od tego, czy planowana umowa zlecenia albo umowa o dzieło obejmuje ten sam rodzaj usług, które były wykonywane w ramach zawieszonej działalności. Jeżeli tak, podpisanie takiej umowy z klientem może zostać potraktowane jako faktyczne wykonywanie działalności mimo jej zawieszenia.

Inaczej należy ocenić sytuację, w której przedsiębiorca wykonuje pracę całkowicie odmienną od profilu firmy, incydentalnie, poza zorganizowanym modelem działalności gospodarczej i na warunkach typowych dla działalności wykonywanej osobiście. Wtedy sama okoliczność posiadania zawieszonej firmy nie musi wykluczać umowy cywilnoprawnej.

Co wolno robić w czasie zawieszenia działalności?

Zawieszenie firmy nie oznacza całkowitego zakazu podejmowania jakichkolwiek działań. Prawo przedsiębiorców pozwala wykonywać czynności potrzebne do zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów oraz działania konieczne do uporządkowania spraw firmy.

W okresie zawieszenia przedsiębiorca może w szczególności:

• przyjmować należności powstałe przed datą zawieszenia,
• regulować zobowiązania powstałe przed datą zawieszenia,
• zbywać własne środki trwałe i wyposażenie, np. samochód firmowy lub sprzęt biurowy,
• uczestniczyć w postępowaniach sądowych, podatkowych i administracyjnych związanych z wcześniejszą działalnością,
• wykonywać obowiązki nakazane przepisami prawa,
• osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed zawieszeniem.

Nie jest natomiast zwykłą czynnością zabezpieczającą źródło przychodów wykonywanie nowych usług dla klienta w tym samym zakresie, w jakim działała zawieszona firma. Jeżeli przedsiębiorca przyjmuje nowe zlecenia, realizuje je osobiście lub przez podwykonawców i występuje wobec klienta jak dotychczasowy usługodawca, ryzyko zakwestionowania zawieszenia jest wysokie.

Ten sam zakres usług a ryzyko pozornego zawieszenia

Największe ryzyko powstaje wtedy, gdy przedsiębiorca zawiesza firmę, ale nadal wykonuje dla klientów dokładnie te same usługi, tylko na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło. Sama zmiana nazwy umowy nie przesądza o skutkach podatkowych. Liczy się rzeczywisty charakter czynności.

Jeżeli umowa dotyczy tego samego zakresu co zawieszona działalność, organ podatkowy może uznać, że przychód nie jest przychodem z działalności wykonywanej osobiście, lecz przychodem z pozarolniczej działalności gospodarczej. Może to oznaczać konieczność korekty rozliczeń podatkowych, rozliczenia VAT, zapłaty odsetek, a w poważniejszych przypadkach także odpowiedzialność na gruncie Kodeksu karnego skarbowego.

Nie ma znaczenia wyłącznie to, czy przedsiębiorca ma w CEIDG wpisane określone kody PKD. Ważne są także faktyczne czynności: sposób pozyskania klienta, powtarzalność usług, samodzielność organizacyjna, odpowiedzialność wobec klienta, ryzyko gospodarcze oraz to, czy usługa jest kontynuacją dotychczasowej oferty firmy.

Kiedy umowa cywilnoprawna może być dopuszczalna?

Umowa zlecenia albo umowa o dzieło w czasie zawieszenia działalności może być dopuszczalna, gdy nie jest wykonywana w ramach zawieszonej firmy. Praktycznie oznacza to, że jej przedmiot powinien wyraźnie odbiegać od dotychczasowej działalności albo sposób wykonywania pracy powinien wskazywać na inną podstawę zarobkowania.

Przychody z umowy zlecenia lub umowy o dzieło mogą być kwalifikowane jako działalność wykonywana osobiście, jeżeli spełnione są warunki przewidziane w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Istotne jest zwłaszcza to, czy usługa nie jest wykonywana w ramach prowadzonej działalności gospodarczej oraz czy nie ma cech zorganizowanej, ciągłej i samodzielnej aktywności gospodarczej.

W praktyce bezpieczniejsza jest sytuacja, w której zawieszona firma dotyczy np. usług informatycznych, a umowa zlecenia obejmuje jednorazową pomoc przy wydarzeniu sportowym, pracę administracyjną albo inne czynności niemające związku z ofertą firmy. Im bliższy związek z profilem przedsiębiorstwa, tym większe ryzyko sporu z organem.

Znaczenie PIT, VAT i ZUS

Na gruncie PIT kluczowe jest rozróżnienie między przychodem z pozarolniczej działalności gospodarczej a przychodem z działalności wykonywanej osobiście. Jeżeli usługa faktycznie jest kontynuacją działalności firmy, samo nazwanie jej umową o dzieło lub zleceniem nie musi wystarczyć do zmiany źródła przychodu.

Na gruncie VAT trzeba dodatkowo ocenić, czy czynności są wykonywane samodzielnie jako działalność gospodarcza w rozumieniu ustawy o VAT. Niektóre umowy cywilnoprawne nie podlegają VAT po stronie wykonawcy, jeżeli spełniają warunki przewidziane w tej ustawie, ale przy usługach typowo firmowych ryzyko obowiązków VAT może pozostać.

Przy umowie zlecenia trzeba też uwzględnić składki ZUS, ponieważ zleceniodawca może mieć obowiązki płatnika. Umowa o dzieło zasadniczo jest traktowana inaczej, ale jej prawidłowa kwalifikacja zależy od tego, czy rzeczywiście prowadzi do oznaczonego rezultatu, a nie jedynie do starannego działania.

Co zrobić, gdy klient chce zlecić usługę z zakresu zawieszonej firmy?

Jeżeli klient chce zamówić usługę identyczną lub bardzo podobną do tej, którą przedsiębiorca wykonywał w ramach firmy, najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest wznowienie działalności przed rozpoczęciem realizacji zlecenia. Dopiero po wznowieniu można normalnie wystawić fakturę, rozliczyć przychód i wykonać usługę jako przedsiębiorca.

Drugim rozwiązaniem jest rezygnacja ze zlecenia na czas zawieszenia. Próba zastąpienia działalności gospodarczej umową cywilnoprawną bywa pozornie wygodna, ale może prowadzić do sporów podatkowych i konieczności późniejszego korygowania rozliczeń.

Jeżeli zakres zlecenia tylko częściowo pokrywa się z zawieszoną działalnością, warto przygotować dokumenty potwierdzające rzeczywisty charakter czynności: opis przedmiotu umowy, sposób wykonania, brak wykorzystania firmowej infrastruktury, brak powtarzalności i brak oferowania tej usługi w ramach przedsiębiorstwa. Nie daje to pełnej gwarancji, ale zmniejsza ryzyko dowodowe.

Najczęstsze pytania

Czy mogę podpisać umowę o dzieło z byłym klientem firmy?

Możesz, ale jeżeli dzieło dotyczy tego samego rodzaju usług, które świadczyła zawieszona firma, powstaje istotne ryzyko podatkowe. W praktyce bezpieczniej jest wznowić działalność przed rozpoczęciem prac.

Czy wystarczy, że umowa nie będzie zawierała nazwy mojej firmy?

Nie. Organy mogą badać rzeczywisty charakter czynności, a nie tylko treść nagłówka umowy. Znaczenie ma to, co wykonujesz, dla kogo, w jaki sposób i czy usługa odpowiada profilowi zawieszonej działalności.

Czy mogę przyjmować płatności za faktury wystawione przed zawieszeniem?

Tak. Przyjmowanie należności powstałych przed zawieszeniem jest jedną z czynności dopuszczalnych. Nie oznacza to jednak zgody na realizowanie nowych usług w czasie zawieszenia.

Czy mogę wykonać zlecenie w zupełnie innej branży?

Co do zasady tak, jeżeli zlecenie nie jest wykonywane w ramach zawieszonej działalności i nie ma cech zorganizowanej kontynuacji firmy. Warto jednak sprawdzić warunki podatkowe, składkowe i treść samej umowy.

Czy urząd może zakwestionować zawieszenie działalności?

Tak, jeżeli z okoliczności wynika, że przedsiębiorca mimo zawieszenia nadal świadczył usługi typowe dla swojej firmy. Skutkiem mogą być korekty rozliczeń, zaległości podatkowe, odsetki oraz odpowiedzialność karnoskarbowa zależna od konkretnego stanu sprawy.

Podsumowanie

Osoba z zawieszoną działalnością może zawrzeć umowę zlecenia lub umowę o dzieło, ale nie powinna używać takiej umowy do wykonywania usług, które faktycznie mieszczą się w zawieszonej działalności. Jeżeli przedmiot umowy pokrywa się z profilem firmy, najbezpieczniejsze jest wznowienie działalności albo rezygnacja ze zlecenia do czasu jej wznowienia.

Każdą sytuację trzeba ocenić indywidualnie. Znaczenie ma nie tylko wpis w CEIDG, lecz także faktyczny zakres prac, sposób ich wykonywania, relacja z klientem, powtarzalność czynności, odpowiedzialność za rezultat oraz ryzyko gospodarcze.