Kto podpisuje sprawozdanie finansowe spółki komandytowej?

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe spółki komandytowej?

Podstawowa zasada wynika z ustawy o rachunkowości: roczne sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki. Podpis powinien obejmować również datę podpisania. Przy zakończeniu działalności znaczenie ma też bilans przy likwidacji spółki komandytowej.

W spółce komandytowej kierownikiem jednostki są komplementariusze prowadzący sprawy spółki. Nie oznacza to, że sprawozdanie musi podpisać każdy wspólnik spółki komandytowej. Komandytariusz nie podpisuje sprawozdania tylko dlatego, że jest wspólnikiem. Może mieć obowiązek podpisu jedynie wtedy, gdy z konkretnego stanu faktycznego wynika dla niego funkcja objęta przepisami o rachunkowości, co w typowej spółce komandytowej nie występuje. Inny problem pojawia się przy tym, kto odpowiada za sprawozdanie po rozwiązaniu spółki komandytowej.

Jeżeli jedynym albo jednym z komplementariuszy prowadzących sprawy spółki jest spółka z o.o., działa ona przez swój zarząd. W praktyce sprawozdanie spółki komandytowej powinny podpisać osoby działające za spółkę z o.o. jako komplementariusza. Przy zarządzie wieloosobowym trzeba uwzględnić aktualne brzmienie art. 52 ustawy o rachunkowości: możliwe jest podpisanie sprawozdania przez wszystkich członków właściwego organu albo, przy spełnieniu ustawowych warunków, przez co najmniej jedną osobę z tego organu wraz z wymaganymi oświadczeniami albo odmowami pozostałych osób.

Nie wystarczy więc ogólne stwierdzenie, że dokument podpisuje „prezes spółki z o.o.”. Trzeba sprawdzić, kto w danym przypadku jest uprawniony i zobowiązany do podpisu: skład zarządu komplementariusza, sposób reprezentacji, zakres prowadzenia spraw spółki komandytowej oraz to, czy pozostali członkowie organu złożyli wymagane oświadczenia albo odmowy.

Czy sprawozdanie podpisuje księgowy albo biuro rachunkowe?

Tak, podpis składa również osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Może to być pracownik spółki, główny księgowy albo osoba działająca w ramach biura rachunkowego, jeżeli to jej powierzono prowadzenie ksiąg. Sam fakt, że biuro rachunkowe obsługuje spółkę, nie rozwiązuje jeszcze wszystkich wątpliwości. Warto ustalić, kto konkretnie jest wskazany jako osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg i kto faktycznie podpisze sprawozdanie.

Pełnomocnik nie zastępuje kierownika jednostki przy podpisywaniu sprawozdania finansowego. Pełnomocnictwo może być istotne przy czynnościach związanych ze zgłoszeniem dokumentów do KRS, ale nie powinno być traktowane jako sposób na przeniesienie obowiązku podpisania samego sprawozdania z osób wskazanych w ustawie o rachunkowości.

Forma podpisu sprawozdania finansowego

Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej i podpisuje elektronicznie. W praktyce stosuje się kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany albo podpis osobisty, zależnie od systemu, rodzaju dokumentu i osoby podpisującej.

Jeżeli osoba zobowiązana do podpisania sprawozdania odmawia podpisu, odmowa powinna zostać uzasadniona i dołączona do sprawozdania zgodnie z zasadami przewidzianymi w ustawie o rachunkowości. Przy organie wieloosobowym szczególnie ważne jest zachowanie prawidłowej procedury składania oświadczeń lub odmów przez osoby, które nie podpisują samego sprawozdania.

Z czego składa się sprawozdanie finansowe?

Podstawowe roczne sprawozdanie finansowe obejmuje bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową, w tym wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

Jeżeli jednostka podlega obowiązkowemu badaniu, sprawozdanie może obejmować także dodatkowe elementy, w szczególności zestawienie zmian w kapitale własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych. Obowiązek badania trzeba oceniać według kryteriów z ustawy o rachunkowości, w tym według zasad dotyczących jednostek wskazanych w art. 64 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

W niektórych spółkach komandytowych może pojawić się także obowiązek sporządzenia sprawozdania z działalności. Dotyczy to zwłaszcza struktur, w których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe albo podmioty o podobnym charakterze. Sprawozdania z działalności nie podpisuje osoba prowadząca księgi rachunkowe, chyba że jednocześnie należy do osób zobowiązanych do podpisu jako kierownik jednostki.

Zatwierdzenie sprawozdania i dokumenty do KRS

Sprawozdanie finansowe należy sporządzić zasadniczo w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego, zatwierdzić w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego, a następnie złożyć do KRS w terminie 15 dni od zatwierdzenia. Jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, w praktyce oznacza to zwykle sporządzenie do końca marca, zatwierdzenie do końca czerwca i złożenie do połowy lipca.

Do KRS składa się przede wszystkim roczne sprawozdanie finansowe, uchwałę albo postanowienie o zatwierdzeniu sprawozdania, uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty oraz sprawozdanie z badania, jeżeli jednostka podlegała obowiązkowemu badaniu. Zakres dokumentów może być szerszy, jeżeli na spółce ciąży obowiązek sporządzenia sprawozdania z działalności.

Nie należy opierać się na dawnym modelu papierowego składania dokumentów na formularzu KRS-Z30. Dokumenty finansowe składa się elektronicznie, zasadniczo za pośrednictwem Repozytorium Dokumentów Finansowych albo właściwego systemu sądowego. Wybór trybu zależy od tego, kto podpisuje zgłoszenie i czy osoba uprawniona do reprezentacji ma ujawniony numer PESEL oraz konto umożliwiające dokonanie zgłoszenia.

Czy pracownik może złożyć dokumenty finansowe do KRS?

Pracownik może przygotować pliki, uzupełnić dane, obsłużyć czynności organizacyjne i techniczne oraz pomagać przy wysyłce. Nie oznacza to jednak, że może samodzielnie podpisać i skutecznie złożyć zgłoszenie jako osoba nieuprawniona.

Samo zgłoszenie dokumentów finansowych powinno zostać podpisane i wysłane przez osobę uprawnioną do reprezentacji spółki albo przez pełnomocnika, jeżeli przepisy i dany tryb postępowania dopuszczają działanie przez pełnomocnika. Jeżeli pracownik ma występować jako pełnomocnik, powinien dysponować prawidłowym pełnomocnictwem. W sprawach składanych przez profesjonalnego pełnomocnika trzeba też uwzględnić wymogi właściwego systemu teleinformatycznego.

Jeżeli pracownik jedynie pomaga technicznie osobie uprawnionej, pełnomocnictwo nie zawsze będzie potrzebne. Jeżeli jednak ma podpisywać zgłoszenie, wysyłać je we własnym imieniu jako pełnomocnik albo prowadzić korespondencję w sprawie, umocowanie należy przygotować przed dokonaniem czynności.

FAQ

Czy sprawozdanie finansowe spółki komandytowej podpisują wszyscy wspólnicy?

Nie zawsze. Obowiązek podpisu dotyczy osoby prowadzącej księgi rachunkowe oraz kierownika jednostki. W spółce komandytowej kierownikiem jednostki są co do zasady komplementariusze prowadzący sprawy spółki, a nie każdy wspólnik.

Czy wystarczy podpis prezesa spółki z o.o. będącej komplementariuszem?

To zależy od składu zarządu i sposobu zastosowania przepisów o podpisywaniu sprawozdania. Przy zarządzie jednoosobowym zwykle podpis prezesa będzie wystarczający. Przy zarządzie wieloosobowym trzeba sprawdzić, czy podpisują wszyscy członkowie zarządu, czy stosowana jest procedura podpisu przez co najmniej jedną osobę z wymaganymi oświadczeniami pozostałych.

Czy pełnomocnik może podpisać sprawozdanie finansowe zamiast zarządu komplementariusza?

Co do zasady nie. Pełnomocnictwo nie zastępuje obowiązku podpisania sprawozdania przez osoby wskazane w ustawie o rachunkowości. Pełnomocnik może mieć znaczenie przy zgłoszeniu dokumentów do KRS, jeżeli działa w dopuszczalnym trybie i ma właściwe umocowanie.

Czy dokumenty finansowe nadal składa się na formularzu KRS-Z30?

Nie w typowej procedurze składania rocznych dokumentów finansowych. Obecnie dokumenty te składa się elektronicznie, zasadniczo przez Repozytorium Dokumentów Finansowych albo odpowiedni system sądowy.

Czy pracownik musi mieć pełnomocnictwo do złożenia dokumentów?

Jeżeli pracownik tylko przygotowuje dokumenty i pomaga technicznie, pełnomocnictwo może nie być potrzebne. Jeżeli ma podpisać zgłoszenie, wysłać je jako pełnomocnik albo prowadzić sprawę w systemie, powinien mieć prawidłowe umocowanie.

Co grozi za niezłożenie dokumentów finansowych do KRS?

Brak złożenia dokumentów może skutkować wezwaniami sądu rejestrowego, postępowaniem przymuszającym, grzywnami oraz innymi konsekwencjami rejestrowymi. W praktyce problemy pojawiają się także przy uzyskiwaniu finansowania, kontroli kontrahentów i ocenie wiarygodności spółki.

Źródła

• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
• Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych.
• Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.