Zatrudnienie wspólnika spółki cywilnej na etat

Czym jest spółka cywilna i dlaczego to ważne przy zatrudnieniu?

Spółka cywilna nie jest spółką handlową ani osobą prawną. Jest umową wspólników, którzy zobowiązują się dążyć do wspólnego celu gospodarczego. Wynika to z art. 860 § 1 Kodeksu cywilnego.

W praktyce oznacza to, że w obrocie cywilnoprawnym podmiotami praw i obowiązków są wspólnicy, a nie sama spółka jako odrębny byt. Inaczej wygląda jednak sytuacja w prawie pracy. Zgodnie z art. 3 Kodeksu pracy pracodawcą może być także jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, jeżeli zatrudnia pracowników.

Dlatego spółka cywilna może być traktowana jako pracodawca, jeżeli ma wyodrębnioną strukturę organizacyjną i zatrudnia pracowników. Nie przesądza to jednak automatycznie, że każdy wspólnik może bez ograniczeń zawrzeć z nią umowę o pracę.

Zobacz również: wykonywanie pracy dla spółki przez jej udziałowca i prezesa

Czy wspólnik spółki cywilnej może mieć umowę o pracę?

Tak, jest to możliwe, ale pod warunkiem spełnienia konkretnych wymagań. Kluczowe jest to, aby przedmiotem umowy o pracę była praca inna niż czynności wynikające z samego uczestnictwa w spółce.

Wspólnik nie powinien być zatrudniony na etacie wyłącznie po to, aby prowadzić sprawy spółki, reprezentować ją wobec kontrahentów, decydować o strategii, podpisywać umowy w ramach zwykłego zarządu czy wykonywać obowiązki, które i tak obciążają go jako wspólnika.

Dopuszczalne jest natomiast zatrudnienie na stanowisku wymagającym faktycznego wykonywania określonych czynności pracowniczych, np. jako grafik, programista, księgowy, magazynier, serwisant, specjalista ds. sprzedaży albo pracownik administracyjny. Zakres obowiązków musi być możliwy do oddzielenia od roli wspólnika.

Co wynika z orzecznictwa?

W orzecznictwie przyjmuje się, że wyodrębniona jednostka organizacyjna spółki cywilnej zatrudniająca pracowników może być pracodawcą w rozumieniu art. 3 Kodeksu pracy. Takie stanowisko pojawiło się m.in. w postanowieniu Sądu Najwyższego z dnia 29 stycznia 1999 r., sygn. akt II UKN 507/98, odwołującym się do wcześniejszego orzecznictwa.

W odniesieniu do samych wspólników istotna jest uchwała Sądu Najwyższego z dnia 14 stycznia 1993 r., sygn. akt II UZP 21/92. Wynika z niej, że wspólnik spółki cywilnej może zawrzeć umowę o pracę ze spółką, której jest wspólnikiem, jeżeli przedmiotem tej umowy jest wykonywanie pracy innej niż prowadzenie spraw i reprezentowanie spółki.

Podobny kierunek wynika również z wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 6 października 1997 r., sygn. akt SA/Sz 1223/96. Orzeczenia te nie oznaczają jednak, że każda umowa o pracę ze wspólnikiem będzie skuteczna. Zawsze trzeba badać, czy w rzeczywistości istniał stosunek pracy.

Jak odróżnić obowiązki wspólnika od pracy na etacie?

Obowiązki wspólnika wynikają z umowy spółki cywilnej i przepisów Kodeksu cywilnego. Zwykle obejmują prowadzenie spraw spółki, udział w decyzjach gospodarczych, współdziałanie przy osiąganiu wspólnego celu, a często także reprezentowanie spółki na zewnątrz.

Obowiązki pracownicze powinny być natomiast konkretne, stanowiskowe i wykonywane w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy. Chodzi w szczególności o wykonywanie pracy określonego rodzaju, za wynagrodzeniem, pod kierownictwem pracodawcy oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę.

Jeżeli wspólnik sam decyduje o wszystkim, nie podlega realnej kontroli, wykonuje te same czynności, które wykonywał jako wspólnik, a umowa została zawarta głównie dla uzyskania świadczeń z ubezpieczenia społecznego, ryzyko zakwestionowania zatrudnienia jest wysokie.

Czy wszyscy trzej wspólnicy mogą być jednocześnie pracownikami?

Co do zasady nie ma przepisu, który z góry zakazywałby zatrudnienia wszystkich wspólników spółki cywilnej. W praktyce taka sytuacja wymaga jednak szczególnej ostrożności, bo im więcej wspólników jest jednocześnie pracownikami, tym trudniej wykazać realne podporządkowanie pracownicze.

Jeżeli każdy ze wspólników ma być zatrudniony na etacie, należy dla każdego z nich określić odrębne stanowisko, odrębny zakres obowiązków i sposób nadzoru. Nie wystarczy wpisać w umowie ogólnych zadań typu „prowadzenie firmy”, „obsługa spółki”, „pozyskiwanie klientów” albo „zarządzanie działalnością”. Takie sformułowania mogą wskazywać na obowiązki wspólnika, a nie pracownika.

Warto też ustalić, kto w imieniu pracodawcy będzie wykonywał czynności z zakresu prawa pracy wobec danego wspólnika, np. podpisywał dokumenty kadrowe, zatwierdzał urlopy, rozliczał czas pracy i wydawał polecenia. Rozwiązanie powinno wynikać z umowy spółki, uchwały wspólników albo praktyki organizacyjnej, która da się udokumentować.

Jak bezpiecznie przygotować umowę o pracę wspólnika?

Umowa o pracę powinna być przygotowana tak, aby jasno oddzielała funkcję wspólnika od funkcji pracownika. W szczególności należy wskazać stanowisko, miejsce wykonywania pracy, wymiar etatu, wynagrodzenie, system czasu pracy i szczegółowy zakres obowiązków.

Dobrą praktyką jest przygotowanie osobnego zakresu czynności. Powinien on opisywać zadania techniczne, specjalistyczne albo administracyjne, a nie decyzje właścicielskie. Jeżeli wspólnik ma np. wykonywać naprawy sprzętu, prowadzić dokumentację kadrową klientów albo projektować materiały graficzne, należy to opisać konkretnie.

W dokumentach warto unikać mieszania pojęć. Inne czynności wspólnik wykonuje jako przedsiębiorca uczestniczący w spółce, a inne jako pracownik. Ta granica powinna być widoczna nie tylko w umowie, ale także w codziennej praktyce.

Ryzyko kontroli ZUS i skutki wadliwej umowy

ZUS może badać, czy umowa o pracę była rzeczywiście wykonywana i czy spełniała cechy stosunku pracy. Szczególne znaczenie ma realne wykonywanie obowiązków, podporządkowanie, wypłata wynagrodzenia, ewidencja czasu pracy oraz brak pozorności.

Jeżeli organ uzna, że umowa została zawarta jedynie formalnie, może zakwestionować podleganie ubezpieczeniom pracowniczym. W konsekwencji mogą pojawić się spory o składki, świadczenia chorobowe, macierzyńskie, wypadkowe albo emerytalno-rentowe.

Nie oznacza to, że zatrudnienie wspólnika jest z góry podejrzane. Oznacza natomiast, że powinno być rzeczywiste, odpłatne, udokumentowane i wyraźnie różne od typowej aktywności wspólnika w ramach spółki cywilnej.

Jak można rozwiązać sytuację w praktyce?

Jeżeli wspólnicy chcą korzystać z umów o pracę, najbezpieczniej jest najpierw przeanalizować, jakie zadania wykonuje każdy z nich. Następnie trzeba podzielić je na czynności właścicielskie oraz czynności pracownicze. Tylko te drugie mogą być przedmiotem umowy o pracę.

Alternatywnie można rozważyć inne formy współpracy lub zmianę struktury działalności, jeżeli model spółki cywilnej nie pozwala na wykazanie podporządkowania pracowniczego. W niektórych sytuacjach lepszym rozwiązaniem może być zmiana umowy spółki, doprecyzowanie zasad reprezentacji albo przekształcenie działalności w inną formę organizacyjną. Wybór zależy jednak od celu biznesowego, podatków, ubezpieczeń i sposobu zarządzania firmą.

FAQ

Czy spółka cywilna może być pracodawcą?

Tak. W prawie pracy spółka cywilna może być traktowana jako jednostka organizacyjna będąca pracodawcą, jeżeli zatrudnia pracowników. Nie zmienia to faktu, że w prawie cywilnym spółka cywilna jest przede wszystkim umową wspólników.

Czy wspólnik może być zatrudniony do prowadzenia spraw spółki?

Nie powinien. Prowadzenie spraw spółki i jej reprezentowanie to zasadniczo obowiązki wynikające ze statusu wspólnika. Umowa o pracę powinna dotyczyć innych, konkretnych czynności, np. technicznych, specjalistycznych albo administracyjnych.

Czy ZUS może zakwestionować umowę o pracę wspólnika?

Tak. ZUS może badać, czy umowa była rzeczywiście wykonywana i czy istniało podporządkowanie pracownicze. Ryzyko rośnie, gdy zakres obowiązków jest ogólny, pokrywa się z rolą wspólnika albo umowa została zawarta tylko formalnie.

Kto powinien podpisać umowę o pracę ze wspólnikiem?

To zależy od zasad reprezentacji spółki i ustaleń między wspólnikami. W praktyce należy tak ukształtować podpisanie umowy i wykonywanie czynności z zakresu prawa pracy, aby nie powstała sytuacja, w której wspólnik faktycznie zawiera umowę wyłącznie sam ze sobą.

Czy każdy z trzech wspólników może mieć własny etat?

Może, ale tylko wtedy, gdy każdy wykonuje rzeczywistą, odrębną pracę pracowniczą. Dla każdego wspólnika trzeba osobno ocenić zakres obowiązków, podporządkowanie, dokumentację i sposób faktycznego wykonywania pracy.

Podsumowanie

Zatrudnienie wspólnika spółki cywilnej na umowę o pracę jest dopuszczalne, ale nie może służyć obejściu zasad prowadzenia spółki. Najważniejsze jest wyraźne oddzielenie obowiązków wspólnika od obowiązków pracownika. Etat powinien obejmować konkretną, rzeczywistą pracę wykonywaną w warunkach podporządkowania, a nie zarządzanie spółką lub jej reprezentowanie.

Jeżeli zatrudnieni mają być wszyscy wspólnicy, dokumentacja powinna być szczególnie staranna. Trzeba wykazać, kto komu wydaje polecenia, jakie zadania są wykonywane, w jaki sposób rozliczany jest czas pracy i dlaczego dane czynności nie mieszczą się w zwykłych obowiązkach wspólnika.