Wygaśnięcie kadencji prezesa spółki z o.o.

Kiedy wygasa mandat prezesa spółki z o.o.?

W opisanej sytuacji najpierw trzeba sprawdzić umowę spółki. To ona może odmiennie regulować długość kadencji, sposób jej liczenia albo moment wygaśnięcia mandatu. Dopiero gdy umowa spółki nie zawiera szczególnych postanowień, stosuje się zasady z Kodeksu spółek handlowych.

Zgodnie z aktualnym brzmieniem art. 202 Kodeksu spółek handlowych, jeżeli członek zarządu został powołany na okres dłuższy niż rok, jego mandat wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Obecnie przepis przesądza też, że kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, o ile umowa spółki nie wprowadza innej reguły.

Przy typowym roku obrotowym pokrywającym się z rokiem kalendarzowym powołanie prezesa w lipcu 2015 r. na trzyletnią kadencję oznacza więc, że pierwszym pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji był rok 2016, kolejnymi 2017 i 2018, a mandat wygasał co do zasady w dniu zwyczajnego zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za 2018 r. Jeżeli jednak umowa spółki przewiduje inne liczenie kadencji, należy oprzeć się na jej treści.

Co zrobić, gdy przeoczono koniec kadencji zarządu?

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest niezwłoczne uporządkowanie spraw korporacyjnych. Wspólnicy powinni odbyć zgromadzenie i podjąć uchwałę o powołaniu prezesa na kolejną kadencję albo o powołaniu innej osoby do zarządu. Uchwała powinna jednoznacznie wskazywać osobę powołaną, funkcję, datę powołania oraz okres kadencji, jeżeli ma być określony.

Nie należy zakładać, że uchwała może bezpiecznie „naprawić” wszystkie czynności z mocą wsteczną. Powołanie członka zarządu działa zasadniczo od chwili wskazanej w uchwale, a próby retroaktywnego powołania mogą wywoływać spory. Jeżeli w okresie luki podpisano ważne umowy, zaciągnięto zobowiązania lub podjęto czynności wobec banku, urzędu albo kontrahenta, warto przeanalizować je oddzielnie i w razie potrzeby podjąć uchwały potwierdzające stanowisko spółki.

W praktyce warto przygotować co najmniej: protokół zgromadzenia wspólników, uchwałę o powołaniu, zgodę powołanej osoby na pełnienie funkcji, adres do doręczeń oraz dokumenty wymagane przez system KRS, jeżeli wniosek o zmianę danych będzie konieczny.

Zobacz również: zmiana zarządu spółki a pełnomocnictwo oraz rezygnacja prezesa jednoosobowego zarządu spółki z o.o..

Czy czynności prezesa po wygaśnięciu mandatu są nieważne?

Nie można udzielić jednej odpowiedzi dla wszystkich przypadków. Jeżeli dana osoba faktycznie nie miała już mandatu członka zarządu, pojawia się ryzyko wadliwej reprezentacji spółki. Ocena skutków zależy jednak od rodzaju czynności, zachowania kontrahenta, treści wpisu w KRS, późniejszego postępowania spółki oraz tego, czy można wykazać skuteczne, choćby dorozumiane, powołanie na kolejną kadencję.

Znaczenie ma także ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym. Dane wpisane do KRS korzystają z domniemania prawdziwości, a spółka, która zaniedbała aktualizację wpisu, ma ograniczone możliwości powoływania się wobec osób trzecich działających w dobrej wierze na niezgodność wpisu z rzeczywistym stanem prawnym. Nie oznacza to jednak, że sam wpis w KRS zawsze „tworzy” mandat członka zarządu.

W orzecznictwie dopuszczono możliwość oceny, że członkowie zarządu byli powoływani na kolejne kadencje w sposób dorozumiany, jeżeli przemawiał za tym całokształt zachowania wspólników i spółki. Takie stanowisko znalazło wyraz m.in. w wyroku Sądu Najwyższego z 4 marca 2015 r., sygn. akt IV CSK 340/14. Trzeba jednak traktować je jako argument w konkretnej sprawie, a nie jako zastępstwo dla prawidłowo podjętej uchwały.

Czy ponowne powołanie tej samej osoby trzeba zgłosić do KRS?

Jeżeli po ponownym powołaniu ta sama osoba nadal pełni tę samą funkcję i nie zmieniają się dane ujawnione w KRS, w praktyce kluczowe znaczenie ma prawidłowa dokumentacja uchwały w aktach spółki. Sam wpis w rejestrze może bowiem nie wymagać technicznej zmiany, skoro skład zarządu i funkcja pozostają takie same.

Inaczej będzie, gdy zmienia się skład zarządu, funkcja danej osoby, sposób reprezentacji, adresy do doręczeń osób reprezentujących spółkę albo inne dane ujawniane w rejestrze. Wtedy wniosek do KRS należy złożyć co do zasady w terminie 7 dni od zdarzenia uzasadniającego wpis. Wnioski dotyczące rejestru przedsiębiorców składa się elektronicznie, najczęściej przez Portal Rejestrów Sądowych albo - w spółkach założonych i obsługiwanych w tym trybie - przez S24.

Wpis członka zarządu do KRS ma co do zasady charakter deklaratoryjny. Oznacza to, że powołanie jest skuteczne od daty wynikającej z uchwały, chyba że sama uchwała wskazuje późniejszy termin. Dla kontrahentów, banków i urzędów aktualny odpis KRS pozostaje jednak bardzo ważnym dokumentem praktycznym.

W podobnych sprawach pomocny może być także artykuł o odpowiedzialności prezesa i udziałowca za zobowiązania spółki z o.o..

Jak uporządkować sprawę krok po kroku?

1. Sprawdź umowę spółki - zwłaszcza postanowienia o kadencji, powoływaniu i odwoływaniu zarządu oraz sposobie reprezentacji.
2. Ustal datę wygaśnięcia mandatu - uwzględnij rok obrotowy spółki, daty zwyczajnych zgromadzeń wspólników i zatwierdzenia sprawozdań finansowych.
3. Przygotuj uchwałę wspólników - powołaj prezesa na kolejną kadencję albo powołaj nowy zarząd.
4. Sprawdź czynności z okresu luki - szczególnie umowy o dużej wartości, czynności bankowe, postępowania sądowe i administracyjne oraz pełnomocnictwa.
5. Złóż wniosek lub pismo do KRS, jeżeli jest wymagane - gdy zmieniają się dane rejestrowe, termin wynosi co do zasady 7 dni.

W rodzinnej spółce z o.o., w której wspólnicy zgodnie chcą, aby dotychczasowy prezes dalej prowadził sprawy spółki, problem najczęściej da się rozwiązać bez konfliktu. Nie warto jednak odkładać formalności, ponieważ luka w mandacie może ujawnić się przy kredycie, przetargu, kontroli, sporze z kontrahentem albo składaniu dokumentów do sądu rejestrowego.

FAQ

Czy koniec kadencji zawsze oznacza koniec mandatu?

Nie zawsze w tym samym dniu. Kadencja określa okres powołania, natomiast mandat w spółce z o.o. wygasa według reguł z art. 202 KSH, najczęściej w dniu zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za właściwy rok obrotowy.

Czy można po prostu podjąć uchwałę po terminie?

Tak, wspólnicy mogą podjąć uchwałę o ponownym powołaniu członka zarządu. Uchwała porządkuje sytuację na przyszłość. Jeżeli spółka chce ocenić czynności wykonane w okresie wcześniejszym, trzeba przeanalizować je odrębnie.

Czy wpis w KRS wystarczy, aby prezes miał mandat?

Nie. Wpis w KRS ma bardzo duże znaczenie praktyczne i korzysta z domniemania prawdziwości, ale podstawą pełnienia funkcji jest prawidłowe powołanie. Sam wpis nie powinien zastępować uchwały wspólników albo innego aktu powołania przewidzianego w umowie spółki.

Czy ponowne powołanie tej samej osoby trzeba zgłaszać do KRS?

Jeżeli nie zmieniają się dane ujawnione w rejestrze, samo ponowne powołanie tej samej osoby na tę samą funkcję może nie wymagać zmiany wpisu. Jeżeli jednak zmienia się skład zarządu, funkcja, sposób reprezentacji albo inne dane rejestrowe, należy złożyć wniosek do KRS.

Co grozi za brak aktualizacji danych w KRS?

Spółka naraża się na problemy w kontaktach z bankami, kontrahentami, urzędami i sądami, a w razie zmiany danych objętych wpisem także na konsekwencje związane z niewykonaniem obowiązku rejestrowego. W praktyce najważniejsze jest szybkie usunięcie niezgodności i uporządkowanie dokumentów.

Podsumowanie

Przeoczenie wygaśnięcia kadencji prezesa spółki z o.o. wymaga spokojnej, ale szybkiej reakcji. Najpierw trzeba ustalić, kiedy faktycznie wygasł mandat, a następnie podjąć uchwałę o ponownym powołaniu albo powołać nowy zarząd. Aktualne przepisy nakazują liczyć kadencję w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa spółki przewiduje inne zasady. Wpis w KRS i dotychczasowa praktyka spółki mogą mieć znaczenie ochronne, ale nie zastępują prawidłowych uchwał i dokumentacji.

Źródła

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych, w szczególności art. 201 i art. 202 - ISAP.
2. Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, w szczególności art. 17 i art. 22 - ISAP.
3. Portal Rejestrów Sądowych Ministerstwa Sprawiedliwości - PRS KRS.
4. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 4 marca 2015 r., sygn. akt IV CSK 340/14.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.