Kontrola i przeglądanie dokumentów spółki jawnej

Przeglądanie dokumentów w spółce – przepisy

Kwestia przeglądania dokumentów w spółce jawnej uregulowana jest w art. 38 Kodeksu spółek handlowych (dalej: K.s.h.). Zgodnie z jego treścią:

„§ 1. Nie można powierzyć prowadzenia spraw spółki osobom trzecim z wyłączeniem wspólników.

§ 2. Nieważne jest umowne ograniczenie prawa wspólnika do osobistego zasięgania informacji o stanie majątku i interesów spółki oraz umowne ograniczenie prawa do osobistego przeglądania ksiąg i dokumentów spółki”.

Art. 38 § 2 K.s.h. przyznaje zatem każdemu wspólnikowi spółki jawnej własne, osobiste uprawnienie kontrolne. Nie jest ono uzależnione od tego, czy wspólnik prowadzi sprawy spółki ani czy jest uprawniony do jej reprezentowania. Nie można go również wyłączyć przez odpowiednie postanowienie umowy spółki. Wynika to także z art. 37 § 2 K.s.h., który nie pozwala umownie ograniczyć ani wyłączyć stosowania art. 38.

W komentarzu do K.s.h. autorstwa Andrzeja Kidyby wskazuje się, że prawo kontroli obejmuje zarówno prawo do informacji, jak i prawo przeglądania ksiąg oraz dokumentów spółki. Należy je rozumieć szeroko, jako możliwość zapoznawania się z dokumentacją dotyczącą interesów i stanu majątkowego spółki, również znajdującą się u osób prowadzących jej sprawy, pracowników czy reprezentantów. Autor odróżnia niedopuszczalne umowne wyłączenie osobistego prawa kontroli od oceny konkretnych sposobów jego wykonywania, w tym przypadków nadużywania uprawnienia.

Podobnie M. Rodzynkiewicz wskazuje w komentarzu do K.s.h., że art. 38 § 2 przewiduje niezbywalne uprawnienia kontrolno-informacyjne wspólnika. Ich niezbywalność oznacza zarówno niedopuszczalność umownego wyłączenia prawa, jak i jego osobisty, nieprzenoszalny na osoby trzecie charakter.

Prawo to nie może zostać zastąpione obowiązkiem korzystania wyłącznie z informacji przygotowanych przez innego wspólnika lub księgową. Wspólnik ma możliwość samodzielnego zapoznawania się z dokumentami źródłowymi, a nie tylko z wybranymi zestawieniami czy sprawozdaniami.

Czy przeglądanie dokumentów można uzależnić od obecności drugiego wspólnika lub księgowej?

Wspólnik może zatem osobiście przeglądać dokumenty spółki, zaś ograniczenie polegające na tym, że może to czynić tylko w obecności drugiego wspólnika lub księgowej, może prowadzić do naruszenia prawa wynikającego z art. 38 § 2 K.s.h.

Nie oznacza to jednak, że sama obecność innej osoby przy przeglądaniu dokumentów jest automatycznie niezgodna z prawem. Spółka może organizować dostęp do archiwum w sposób zapewniający bezpieczeństwo dokumentacji, ochronę oryginałów i możliwość korzystania z niej przez osoby prowadzące sprawy spółki.

Istotne jest natomiast, czy przyjęta procedura rzeczywiście pozwala wspólnikowi wykonywać jego prawo kontroli. Jeśli dostęp zależy wyłącznie od dyspozycyjności drugiego wspólnika lub księgowej, a osoby te nie wyznaczają realnych terminów albo wielokrotnie odmawiają obecności, procedura może w praktyce prowadzić do niedopuszczalnego ograniczenia ustawowego uprawnienia.

Nie ma podstaw do automatycznego uznania, że obecność księgowej pozbawia kontrolę osobistego charakteru. Osobiste wykonywanie prawa oznacza przede wszystkim, że wspólnik sam zapoznaje się z dokumentami i samodzielnie uzyskuje informacje. Problem powstaje wtedy, gdy obecność innej osoby staje się narzędziem blokowania dostępu, a nie uzasadnionym sposobem organizacji pracy archiwum.

Przy ocenie takiego ograniczenia należy uwzględnić jego treść, sposób stosowania, dostępność dokumentów i rzeczywiste utrudnienia. Nie można też wyprowadzać z prawa kontroli uprawnienia do samowolnego wynoszenia oryginałów dokumentów poza siedzibę spółki.

Prawo do kopiowania dokumentów spółki jawnej

Art. 38 § 2 K.s.h. mówi wprost o prawie do osobistego przeglądania ksiąg i dokumentów oraz uzyskiwania informacji, nie reguluje natomiast szczegółowo prawa do ich kopiowania, skanowania czy fotografowania.

Nie należy jednak z tego wyprowadzać wniosku, że każda kopia dokumentu może zostać wykonana wyłącznie przez wspólnika uprawnionego do reprezentacji spółki albo na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez osoby reprezentujące spółkę.

Osobista kontrola dokumentacji i reprezentowanie spółki na zewnątrz to dwa odrębne zagadnienia. Wykonywanie kopii na własne potrzeby kontrolne nie jest samo przez się czynnością reprezentacji spółki. Zasady reprezentacji określają przede wszystkim, kto może działać w imieniu spółki wobec osób trzecich, a nie to, jak wspólnik realizuje przysługujące mu prawo do informacji.

Możliwość sporządzania notatek, zapisywania danych i utrwalania informacji istotnych dla kontroli służy realnemu wykonywaniu ustawowego uprawnienia wspólnika. Przy skanach lub fotografiach całych dokumentów trzeba jednak uwzględnić charakter materiałów, cel sporządzania kopii, bezpieczeństwo dokumentacji oraz ewentualne uzasadnione zasady organizacyjne obowiązujące w spółce.

Z samego brzmienia art. 38 § 2 K.s.h. nie wynika nieograniczone uprawnienie do kopiowania wszystkich dokumentów w dowolnej formie ani do ich dalszego rozpowszechniania. Jednocześnie całkowity zakaz utrwalania potrzebnych informacji, jeżeli w konkretnych okolicznościach uniemożliwiałby rzeczywistą kontrolę, wymaga oceny pod kątem zgodności z ustawowym prawem wspólnika.

Możliwe jest ustalenie rozsądnych zasad technicznych, na przykład sporządzania kopii bez usuwania oryginałów z archiwum, korzystania z urządzeń dostępnych w siedzibie spółki albo zabezpieczenia dokumentów zawierających informacje poufne. Takie zasady powinny służyć ochronie dokumentacji, a nie pozbawieniu wspólnika możliwości jej zweryfikowania.

Czy wspólnik może przekazać dokumenty kancelarii prawnej?

W przedstawionej sprawie chodzi o umowę spółki, bilans, rachunek zysków i strat oraz umowę franczyzową. Dokumenty te mogą być istotne dla oceny sytuacji prawnej i finansowej spółki jawnej.

Trzeba jednak odróżnić zapoznanie się z ich treścią i sporządzenie materiałów dla własnej kontroli od przekazania dokumentacji osobie trzeciej. Nawet jeśli wspólnik legalnie uzyskał informacje w ramach prawa kontroli, nie oznacza to pełnej swobody ich ujawniania.

Przed przekazaniem kopii kancelarii prawnej należy rozważyć, czy jest to niezbędne do uzyskania pomocy prawnej, jaki zakres dokumentów jest rzeczywiście potrzebny oraz czy materiały zawierają tajemnicę przedsiębiorstwa, dane osobowe lub informacje objęte zobowiązaniami poufności, na przykład wynikającymi z umowy franczyzowej.

Przekazanie niezbędnych dokumentów adwokatowi albo radcy prawnemu w celu uzyskania porady może być uzasadnione ochroną własnych praw wspólnika. Nie oznacza to jednak automatycznie, że można przekazać każdą dokumentację w całości i bez uwzględnienia interesów spółki. Należy przy tym pamiętać o obowiązku ochrony informacji poufnych oraz o tajemnicy zawodowej obowiązującej profesjonalnego pełnomocnika.

W przypadku dokumentów zawierających dane osobowe konieczne jest także uwzględnienie właściwych zasad przetwarzania i udostępniania danych, w szczególności ograniczenia zakresu informacji do niezbędnych dla określonego celu.

Jeżeli wspólnik potrzebuje dokumentacji wyłącznie do zasięgnięcia opinii prawnej, rozsądnym rozwiązaniem może być najpierw ustalenie z kancelarią, które dokumenty i ich fragmenty są konieczne, a następnie uzgodnienie bezpiecznego sposobu ich udostępnienia.

Najczęściej zadawane pytania

Czy drugi wspólnik może uzależnić wgląd od obecności księgowej?

Może zaproponować taką organizację dostępu do archiwum, ale nie może wykorzystywać jej do faktycznego blokowania kontroli. Jeżeli obecność księgowej jest wymagana, trzeba zapewnić wspólnikowi rzeczywistą możliwość przeglądania dokumentów w rozsądnych terminach. Ocena zgodności tego rozwiązania z art. 38 § 2 K.s.h. zależy od okoliczności.

Czy wspólnik może zrobić kopię dokumentu dla prawnika?

Wykonanie kopii na potrzeby własnej kontroli nie jest samo w sobie czynnością reprezentacji spółki. Art. 38 § 2 K.s.h. nie przyznaje jednak wprost nieograniczonego prawa do wykonywania kopii. Przed sporządzeniem i przekazaniem dokumentów prawnikowi należy ocenić cel, niezbędny zakres informacji, zasady ochrony dokumentacji oraz ewentualne obowiązki poufności.

Czy wspólnik pozbawiony prawa prowadzenia spraw spółki może kontrolować jej dokumenty?

Tak. Prawo do osobistego zasięgania informacji oraz przeglądania ksiąg i dokumentów przysługuje wspólnikowi niezależnie od jego uprawnienia do prowadzenia spraw spółki i reprezentowania jej na zewnątrz.

Co zrobić, jeśli drugi wspólnik odmawia udostępnienia dokumentów?

Najlepiej wystąpić z pisemnym żądaniem udostępnienia konkretnych ksiąg lub dokumentów, wskazać podstawę prawną z art. 38 § 2 K.s.h. i zaproponować termin zapoznania się z nimi. Warto zachować korespondencję oraz udokumentować odmowy lub utrudnienia. Jeśli problem się utrzymuje, możliwa jest analiza odpowiedniego roszczenia i sposobu dochodzenia prawa przed sądem, z uwzględnieniem treści umowy spółki i okoliczności sporu.