Kontrola i przeglądanie dokumentów spółki jawnej

Przeglądanie dokumentów w spółce – przepisy

Kwestia przeglądania dokumentów w spółce jawnej uregulowana jest w art. 38 Kodeksu spółek handlowych (dalej: K.s.h.). Zgodnie z jego treścią:

„§ 1.  Nie można powierzyć prowadzenia spraw spółki osobom trzecim z wyłączeniem wspólników.

§ 2. Nieważne jest umowne ograniczenie prawa wspólnika do osobistego zasięgania informacji o stanie majątku i interesów spółki oraz umowne ograniczenie prawa do osobistego przeglądania ksiąg i dokumentów spółki”.

Zgodnie z komentarzem do K.s.h. autorstwa Andrzeja Kidyby:

„Na prawo kontroli wspólników w spółce jawnej składają się: prawo do informacji oraz prawo przeglądania ksiąg i dokumentów spółki. Należy to interpretować szeroko, jako żądanie przedłożenia wszelkich ksiąg, pism, dokumentów będących w posiadaniu osób prowadzących sprawy spółki, pracowników, reprezentantów spółki, które zawierają informacje o interesach i jej stanie majątkowym (tak S. Sołtysiński (w:) Kodeks, 2006, t. I, s. 420; zob. również K. Kopaczyńska-Pieczniak, Pozycja…, op. cit., s. 247 i n.). Jednakże w uzasadnionych przypadkach (na przykład informacje pozyskiwane dla szykany, w celu ujawnienia poufnych informacji) wspólnik prowadzący sprawy może odmówić realizacji prawa do informacji (S. Sołtysiński (w:) Kodeks, 2006, t. I, s. 421). Odróżnić to jednak należy od umownego ograniczenia i wyłączenia prawa. Przepis ten odnosi się do umownego, tj. w drodze umowy spółki, ograniczenia lub wyłączenia. Niedopuszczalne jest to również w trybie uchwały wspólników. Ograniczenie (wyłączenie) prawa kontroli nie może odnosić się do osobistego podejmowania czynności. Należy to rozumieć jako zakaz ograniczenia i wyłączenia odnoszący się do sytuacji, gdy wspólnik miałby co prawda prawo kontroli, ale mógłby je wykonywać tylko przez osoby trzecie czy utworzony w tym celu wewnętrzny organ. W przypadku nieosobistego charakteru prawa kontroli ograniczenie jest możliwe. Normy art. 38 § 2 K.s.h., która dotyczy ponadto zakresu przedmiotowego: zasięgania informacji o stanie majątku i interesów spółki oraz przeglądania ksiąg i dokumentów (art. 38 § 2), nie można interpretować zawężająco”.

Wspólnik może zatem w każdym czasie przeglądać osobiście dokumenty spółki, zaś ograniczenie w postaci, że może to czynić tylko w obecności drugiego lub księgowej, może zmierzać do obejścia prawa wspólnika z art. 382 K.s.h., bowiem nie ma wówczas elementu „osobistości”. W komentarzu do K.s.h. autorstwa M. Rodzynkiewicza czytamy:

„Art. 38 § 2 wskazuje na niezbywalne uprawnienia kontrolno-informacyjne wspólnika, które mają charakter »niezbywalny« w dwojakim sensie. Po pierwsze, mają one charakter bezwzględny i nie mogą być wyłączone przez postanowienia umowne czy też wskutek uchwały wspólników, po drugie, są one nieprzenoszalne na osoby trzecie (prawo osobiste wspólnika)”.

Natomiast nie ma rozwiązania czy konkretnego orzecznictwa co do takiego ograniczenia. Osobiście uważam, że można to traktować jako próbę ograniczenia prawa z art. 38 § 2 K.s.h., jako że jest ono wówczas ograniczone do sytuacji, w której księgowa / drugi wspólnik jest w spółce. Nadto pozostawia wiele do życzenia uznanie, czy wówczas faktycznie prawo to jest wykonywane ,,osobiście”.

Sam Sąd Najwyższy w wyroku z 9.11.1936 r., sygn. akt C II 1537/36 wskazał: ,„Określone w § 2 prawo osobistej kontroli nie może być w jakikolwiek sposób ograniczone. Nie może zatem umowa stanowić, że wspólnik otrzymywać będzie jedynie sprawozdanie roczne oraz w pewnych okresach informację o stanie interesów spółki, albo wprowadzać szczegółową procedurę prowadzenia takiej kontroli, uniemożliwiającą - bez ponoszenia kosztów lub przezwyciężenia rozmaitych utrudnień – przeglądanie dokumentów spółki, jak też uzyskiwanie stosownych informacji”.

Prawo do kopiowania

Art. 38 K.s.h. mówi wprost o prawie do przeglądania, nie do kopiowania. Tutaj zatem prawo kopiowania winno przysługiwać zgodnie z zasadami reprezentacji spółki wynikającymi z KRS, względnie z pełnomocnictwa otrzymanego od osób uprawionych do reprezentacji spółki do dokonywania takiej czynności i przesyłania skanów konkretnie wskazanym podmiotom. Na pewno jednak z art. 38 K.s.h. nie można wysnuwać takiego prawa (do kopiowania, jak i kopiowania i przekazywania innym podmiotom) w odniesieniu do każdego z wspólników.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.