• Data: 2023-04-28 • Autor: Paulina Olejniczak-Suchodolska
Nowo utworzona spółka z o.o. ma dwóch udziałowców, jeden z nich w spółce pełni rolę prezesa, a drugi członka zarządu. Prezes posiada 75% udziałów, a 2 członek 25%. Czy prezes spółki może być zatrudniony na umowę o pracę, czy nie będzie to kwestionowane przez ZUS? I czy 2 członek zarządu może wystawiać faktury z tytułu pozyskania klientów dla spółki, tj. prowizję od wyszukania klienta przez swoja firmę?
Kodeks spółek handlowych (dalej: K.s.h.) dopuszcza powierzenie pełnienia funkcji członka zarządu na podstawie umowy o pracę. Kluczowe jest jednak jej poprawne zawarcie. Umowę o pracę zawiera się bowiem pomiędzy spółką występującą jako pracodawca a członkiem zarządu i wspólnikiem tej spółki jako pracownikiem. Ważne jest to, że członkowie zarządu spółki, którzy normalnie reprezentują taką spółkę, nie mogą podpisać ww. umowy o pracę. Zgodnie z art. 210 § 1 K.s.h.: ,,w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników”. A zatem zawierając umowę o pracę z członkiem zarządu, spółka musi być reprezentowana przez radę nadzorczą lub pełnomocnika spółki powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników.
Kolejna kwestia takiej umowy to podporządkowanie pracownicze. Art. 22 § 1 Kodeksu pracy jasno bowiem wskazuje, że pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem i tu jest problem, bowiem w przypadku członka zarządu (zwłaszcza prezesa) w praktyce ciężko określić kto jest jego przełożonym. Oczywiście w sp. z o.o. istnieje zgromadzenie wspólników, ale nie pełni ono nadzoru nad pracownikami – członkami zarządu. Kluczowy jest bowiem także rozkład udziałów. Otóż dominuje pogląd, że wspólnik, który posiada ponad połowę udziałów na zgromadzeniu wspólników, sprawuje ogólny nadzór nad działalnością spółki i sam wyznacza sobie zadania pracownicze. Skoro zatem prezes miałby być jednocześnie wspólnikiem posiadającym aż 75% udziałów, to mimo zawarcia umowy o pracę w ten sposób, że spółkę reprezentowałby pełnomocnik lub rada nadzorcza, ZUS z dużą dozą prawdopodobieństwa taką umowę o pracę podważy, uznając, że nie ma podporządkowania pracowniczego, a tym samym nie ma stosunku pracy.
Gdyby sytuacja była odwrotna: prezes ma 25% udziałów, a drugi członek zarządu 75%, to umowę o pracę dałoby się wybronić, jak nie przed ZUS-em, to przed sądem, chociaż i tak wiele zależy od zakresu obowiązków prezesa w umowie o pracę. Ilekroć bowiem ZUS dostrzega, że ta sama osoba wykonuje te same zadania jako członek zarządu i jako pracownik, uważa to za powielanie obowiązków, i kolejny argument, że nie ma uzasadnienia dla uznania takiego stosunku za umowę o pracę. Jeśli więc prezes zarządu miałby być zatrudniony na stanowisku kierowniczym, to zalecam opracować zakres obowiązków pracownika i stworzyć osobny dokument informujący, jakie czynności wykonuje jako prezes zarządu (np. uchwałą). Ewentualnie zatrudnić prezesa na stanowisku nie kierowniczym. Natomiast tak jak mówię, przy takim rozkładzie udziałów jak u Państwa, w razie kontroli ZUS na pewno zakwestionuje umowę o pracę z uwagi na brak cech stosunku pracy, tj. brak podporządkowania pracowniczego. Absolutnie zaś odradzam wskazywać, że prezes jako pracownik nie podlega nikomu, bowiem to z automatu wykluczy ważność umowy o pracę, gdzie owe podporządkowanie jest fundamentalną cechą.
Co do drugiego pytania, to nie ma zakazu, aby członek zarządu sp. z o.o. równolegle prowadził np. jednoosobową działalność gospodarczą, w ramach której będzie świadczył usługi na rzecz sp. z o.o., w której jest członkiem zarządu, i wystawiał z tego tytułu fv. Należy jednak zadbać o to, by zawrzeć stosowną umową o współpracy i określić wynagrodzenie. Tyle tylko, że warunkiem jest pilnowanie, aby czynności wykonywane przez członka zarządu na podstawie umowy współpracy z jego firmą nie pokrywały się z obowiązkami, jakie wykonuje jako członek zarządu w sp. z o., jeśli otrzymuje za to wynagrodzenie przyznawane mocą uchwały wspólników. Kolejna kwestia to owe czynności muszą być faktycznie realizowane (czyli nie mogą to być tzw. puste fv, bo to naruszenie prawa podatkowego), a kolejna sprawa jest taka, że warunki takiej umowy współpracy musza być rynkowe, bo będzie to transakcja pomiędzy podmiotami powiązanymi, zaś prawo podatkowe wskazuje, że podmioty powiązane mają obowiązek ustalać ceny transferowe na warunkach, które ustaliłyby między sobą podmioty niepowiązane. Czyli tutaj w przypadku wyszukiwania klientów trzeba zadbać o to, aby była umowa na pozyskiwanie przez firmę członka zarządu klientów dla spółki, określone rynkowe wynagrodzenie i zasady jego przyznawania oraz by takich samych czynności ów członek zarządu nie wykonywał w ramach pełnienia funkcji członka zarządu, za której pełnienie otrzymuje wynagrodzenie.
Prezes z umową o pracę Jan Kowalski, prezes spółki z o.o., posiadający 75% udziałów, zawarł umowę o pracę na stanowisku dyrektora operacyjnego. Spółkę przy podpisaniu umowy reprezentował pełnomocnik powołany uchwałą wspólników. Mimo dopełnienia formalności, ZUS zakwestionował umowę, uznając, że brak jest podporządkowania pracowniczego – jako większościowy wspólnik Jan faktycznie decydował o własnych obowiązkach, co wykluczało stosunek pracy.
Prezes z mniejszościowym pakietem udziałów Anna Nowak, prezes spółki z 25% udziałów, zawarła umowę o pracę jako kierownik działu sprzedaży. Właścicielem 75% udziałów był drugi członek zarządu, który pełnił nad nią nadzór. W tym przypadku ZUS nie zakwestionował umowy, ponieważ Anna podlegała faktycznej kontroli ze strony wspólnika większościowego, co spełniało kryterium podporządkowania pracowniczego.
Członek zarządu wystawiający faktury Piotr Wiśniewski, członek zarządu z 25% udziałów, prowadził jednocześnie własną firmę doradczą. Zawarł ze spółką umowę o współpracy w zakresie pozyskiwania klientów. Piotr otrzymywał prowizję od zrealizowanych kontraktów, a jego firma wystawiała faktury. Zadbano o rynkowe warunki współpracy i odrębność obowiązków od tych pełnionych w zarządzie. Dzięki temu zarówno ZUS, jak i urząd skarbowy nie kwestionowały tych rozliczeń.
Zatrudnienie prezesa spółki z o.o. na umowę o pracę jest ryzykowne, zwłaszcza gdy posiada on większościowy pakiet udziałów, ponieważ ZUS może zakwestionować taki stosunek pracy ze względu na brak podporządkowania pracowniczego. W sytuacji, gdy prezes ma mniejszościowy udział, umowa o pracę jest łatwiejsza do obrony, pod warunkiem odpowiedniego rozdzielenia obowiązków i zachowania formalności. Natomiast członek zarządu może wystawiać faktury na rzecz spółki z tytułu świadczonych usług, pod warunkiem że czynności te nie pokrywają się z jego obowiązkami jako członka zarządu, są odpowiednio udokumentowane i realizowane na warunkach rynkowych.
Jeśli masz wątpliwości dotyczące zatrudnienia członków zarządu w spółce z o.o., wystawiania faktur czy innych kwestii prawnych związanych z prowadzeniem firmy, skorzystaj z naszych porad prawnych online. Oferujemy szybkie i rzetelne wsparcie dostosowane do indywidualnych potrzeb Twojej spółki. Skontaktuj się z nami, aby otrzymać praktyczne wskazówki i uniknąć błędów, które mogą prowadzić do problemów z ZUS lub urzędem skarbowym.
1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
2. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych - Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.
Zapytaj prawnika - porady prawne online
O autorze: Paulina Olejniczak-Suchodolska
Radca prawny, absolwentka Wydziału Prawa na Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu. Ukończyła aplikację radcowską przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Warszawie. Doświadczenie zawodowe zdobywała współpracując z kancelariami prawnymi. Specjalizuje się głównie w prawie gospodarczym, prawie pracy, prawie zamówień publicznych, a także w prawie konsumenckim i prawie administracyjnym. Obecnie prowadzi własną kancelarię radcowską oraz obsługuje spółki i instytucje państwowe.
Zapytaj prawnika