Umowa o pracę i faktury członka zarządu w spółce z o.o.

Czy członek zarządu spółki z o.o. może być zatrudniony na umowę o pracę?

Co do zasady tak. Przepisy nie zabraniają, aby członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością był jednocześnie pracownikiem tej spółki. Trzeba jednak odróżnić samo powołanie do zarządu od stosunku pracy. Powołanie daje mandat do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania, natomiast umowa o pracę musi spełniać warunki określone w art. 22 § 1 Kodeksu pracy, czyli obejmować wykonywanie pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę.

Nie wystarczy więc samo podpisanie umowy o pracę i naliczanie wynagrodzenia. W razie kontroli ZUS bada, czy praca była rzeczywiście wykonywana, czy istniał przełożony, kto wydawał polecenia, kto rozliczał czas pracy, czy obowiązki pracownicze różniły się od obowiązków członka zarządu oraz czy zatrudnienie nie służyło wyłącznie stworzeniu tytułu do ubezpieczeń społecznych.

Jak prawidłowo podpisać umowę z członkiem zarządu?

Przy umowie między spółką z o.o. a członkiem zarządu obowiązuje szczególna reprezentacja. Zgodnie z art. 210 § 1 K.s.h. w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Oznacza to, że umowy o pracę z prezesem nie powinien podpisywać drugi członek zarządu działający według zwykłych zasad reprezentacji spółki.

Jeżeli w spółce nie ma rady nadzorczej, najczęściej potrzebna jest uchwała zgromadzenia wspólników powołująca pełnomocnika do zawarcia konkretnej umowy albo do zawierania określonego rodzaju umów z członkiem zarządu. Uchwała powinna być jednoznaczna, a pełnomocnik powinien podpisać umowę w imieniu spółki. Wadliwa reprezentacja może powodować spór co do ważności umowy i ułatwiać ZUS kwestionowanie zatrudnienia.

Prezes z 75% udziałów a ryzyko zakwestionowania etatu przez ZUS

Największym problemem w opisanej sytuacji jest podporządkowanie pracownicze. Prezes posiadający 75% udziałów ma faktycznie dominujący wpływ na zgromadzenie wspólników i na decyzje spółki. Nie oznacza to automatycznie, że nie może być pracownikiem, ponieważ spółka z dwoma wspólnikami nie jest formalnie spółką jednoosobową. W praktyce trzeba jednak wykazać, że jako pracownik prezes nie działa samodzielnie jak właściciel i organ spółki, lecz podlega realnemu kierownictwu pracodawcy.

ZUS może zakwestionować umowę o pracę, jeżeli z dokumentów i praktyki wynika, że prezes sam ustala sobie zadania, sam kontroluje ich wykonanie, nie ma faktycznego przełożonego, a czynności z umowy o pracę pokrywają się z czynnościami zarządczymi. Szczególnie ryzykowne jest zatrudnienie prezesa większościowego udziałowca na stanowisku dyrektora, menedżera albo osoby kierującej całą działalnością spółki, bez realnego mechanizmu nadzoru.

W praktyce bezpieczniejsze jest oddzielenie wynagrodzenia za pełnienie funkcji w zarządzie od ewentualnej pracy wykonywanej na rzecz spółki. Wynagrodzenie za samo pełnienie funkcji może zostać przyznane uchwałą wspólników. Taki tytuł nie jest co do zasady tytułem do ubezpieczeń społecznych, ale przy odpłatnym powołaniu trzeba uwzględnić obowiązek składki zdrowotnej na zasadach wynikających z ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

Jak zwiększyć szanse obrony umowy o pracę?

Jeżeli spółka mimo ryzyka chce zawrzeć z prezesem umowę o pracę, powinna bardzo dokładnie przygotować dokumentację i faktyczny model wykonywania pracy. Przede wszystkim trzeba określić stanowisko, które nie jest prostym powtórzeniem funkcji członka zarządu. Inne powinny być zadania wykonywane jako organ spółki, a inne czynności pracownicze.

Warto przyjąć uchwałę lub regulamin opisujący, kto nadzoruje pracę prezesa jako pracownika, kto zatwierdza urlopy, kto rozlicza czas pracy, kto odbiera efekty pracy i kto może wydawać wiążące polecenia. Im bardziej formalny zapis rozmija się z praktyką, tym większe ryzyko sporu. Jeżeli prezes w rzeczywistości sam decyduje o wszystkim, to nawet dobrze napisana umowa nie rozwiąże problemu.

Przy odwrotnym układzie udziałów, na przykład gdy prezes ma 25% udziałów, a drugi wspólnik 75% i faktycznie sprawuje nadzór właścicielski, obrona stosunku pracy jest zwykle łatwiejsza. Nadal jednak konieczne jest wykazanie realnego podporządkowania i odrębności obowiązków.

Czy członek zarządu może wystawiać faktury spółce?

Członek zarządu może równolegle prowadzić działalność gospodarczą i świadczyć usługi na rzecz spółki z o.o., w której pełni funkcję, na przykład usługi sprzedażowe, doradcze, marketingowe albo usługi pozyskiwania klientów. Nie ma ogólnego zakazu takiej współpracy. Trzeba jednak zadbać o to, aby była to rzeczywista usługa gospodarcza, a nie sposób wypłaty wynagrodzenia za pełnienie funkcji w zarządzie pod nazwą faktury.

Umowa B2B powinna jasno określać zakres usług, sposób ustalania prowizji, moment nabycia prawa do wynagrodzenia, zasady raportowania działań, dokumenty potwierdzające wykonanie usług oraz odpowiedzialność wykonawcy. Przy pozyskiwaniu klientów szczególnie ważne są dowody: korespondencja, raporty sprzedażowe, zestawienia leadów, umowy zawarte dzięki działaniom wykonawcy i kalkulacja prowizji.

Jeżeli kontrahentem spółki jest członek zarządu działający w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej, należy stosować szczególną ostrożność także przy reprezentacji spółki. W praktyce dla umów zawieranych z członkiem zarządu należy uwzględnić art. 210 K.s.h., czyli podpisanie umowy przez radę nadzorczą albo pełnomocnika powołanego uchwałą wspólników.

Faktury, konflikt interesów i ceny transferowe

Współpraca spółki z firmą członka zarządu wymaga oceny konfliktu interesów. Zgodnie z art. 209 K.s.h. członek zarządu powinien ujawnić sprzeczność interesów spółki z jego interesem osobistym i wstrzymać się od udziału w rozstrzyganiu takich spraw. W praktyce oznacza to, że warunki współpracy powinny zostać zaakceptowane w przejrzysty sposób, najlepiej przez wspólników albo prawidłowo umocowanego pełnomocnika.

Drugim obszarem są podatki. Członek zarządu mający co najmniej 25% udziałów jest co do zasady podmiotem powiązanym ze spółką. Wynagrodzenie za usługi powinno więc odpowiadać warunkom rynkowym, czyli takim, jakie ustaliłyby podmioty niepowiązane. Przy przekroczeniu ustawowych progów mogą pojawić się obowiązki w zakresie lokalnej dokumentacji cen transferowych i informacji TPR.

Faktury muszą odzwierciedlać realnie wykonane świadczenia. Jeżeli usługi nie były wykonywane, ich zakres jest niejasny albo wynagrodzenie jest oderwane od wartości rynkowej, spółka naraża się na spór z organami podatkowymi, zakwestionowanie kosztów uzyskania przychodów, korektę rozliczeń oraz odpowiedzialność karnoskarbową.

Powiązany temat omawia artykuł: powiązania między firmami a dokumentacja cen transferowych.

Co rekomendować w opisanej spółce?

Przy układzie 75% udziałów dla prezesa i 25% dla drugiego członka zarządu etat prezesa jest rozwiązaniem podwyższonego ryzyka. Nie należy zakładać, że ZUS zawsze wygra spór, ale trzeba liczyć się z tym, że organ może bardzo szczegółowo badać faktyczne podporządkowanie pracownicze. Jeżeli prezes ma kierować całą spółką i samodzielnie ustalać swoją pracę, bezpieczniejszym rozwiązaniem może być wynagrodzenie z tytułu powołania, kontrakt menedżerski albo inny model współpracy dobrany po analizie skutków podatkowych i składkowych.

W przypadku drugiego członka zarządu wystawiającego faktury za pozyskiwanie klientów współpraca jest możliwa, ale powinna być formalnie uporządkowana. Potrzebna jest umowa zawarta z prawidłową reprezentacją spółki, rynkowe wynagrodzenie, dowody wykonania usług, rozdzielenie czynności od obowiązków członka zarządu oraz procedura wyłączenia tej osoby od decyzji, w których występuje konflikt interesów.

FAQ

Czy prezes spółki z o.o. może mieć umowę o pracę?

Tak, ale tylko wtedy, gdy umowa jest prawidłowo zawarta i w praktyce istnieje stosunek pracy, w szczególności realne podporządkowanie pracownicze. Samo pełnienie funkcji prezesa nie tworzy jeszcze etatu.

Czy ZUS może podważyć umowę o pracę prezesa z 75% udziałów?

Tak, jeżeli uzna, że prezes jako wspólnik dominujący faktycznie sam organizował i kontrolował swoją pracę. Posiadanie 75% udziałów nie przesądza sprawy automatycznie, ale istotnie zwiększa ryzyko, gdy brakuje realnego przełożonego.

Kto powinien podpisać umowę z członkiem zarządu?

Spółkę powinna reprezentować rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Wynika to z art. 210 § 1 K.s.h. i dotyczy nie tylko umowy o pracę, ale również innych umów zawieranych z członkiem zarządu.

Czy członek zarządu może wystawiać faktury za pozyskiwanie klientów?

Tak, jeżeli usługi są rzeczywiście wykonywane, umowa jest prawidłowo zawarta, wynagrodzenie jest rynkowe, a czynności nie pokrywają się z obowiązkami wykonywanymi w ramach zarządu.

Czy wynagrodzenie z powołania podlega ZUS?

Wynagrodzenie za pełnienie funkcji wyłącznie na podstawie powołania zasadniczo nie stanowi tytułu do ubezpieczeń społecznych. Trzeba jednak uwzględnić składkę zdrowotną, jeżeli osoba powołana otrzymuje wynagrodzenie z tego tytułu.

Podsumowanie

Zatrudnienie członka zarządu spółki z o.o. na umowę o pracę jest możliwe, ale wymaga rzeczywistego podporządkowania pracowniczego, odrębnego zakresu obowiązków i prawidłowej reprezentacji spółki. Przy prezesie posiadającym 75% udziałów ryzyko zakwestionowania etatu przez ZUS jest istotne, zwłaszcza gdy prezes samodzielnie decyduje o swojej pracy i wykonuje czynności typowo zarządcze. Faktury wystawiane spółce przez firmę członka zarządu są dopuszczalne, ale muszą dokumentować realne, rynkowe i odrębne usługi. W takich sprawach warto przed podpisaniem umów sprawdzić nie tylko przepisy K.s.h. i prawa pracy, lecz także skutki składkowe, podatkowe oraz ryzyka związane z cenami transferowymi.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, w szczególności art. 22 § 1 - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
2. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych, w szczególności art. 209, art. 210 i art. 203¹ - Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
3. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887
4. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - Dz.U. 2004 nr 210 poz. 2135
5. Ministerstwo Finansów, informacje o cenach transferowych - podatki.gov.pl

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.