Umowa o pracę i faktury członka zarządu w spółce z o.o.

Czy członek zarządu spółki z o.o. może być zatrudniony na umowę o pracę?

Co do zasady tak. Przepisy nie zabraniają, aby członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością był jednocześnie pracownikiem tej spółki. Trzeba jednak odróżnić samo powołanie do zarządu od stosunku pracy. Powołanie daje mandat do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania, natomiast umowa o pracę musi spełniać warunki określone w art. 22 § 1 Kodeksu pracy, czyli obejmować wykonywanie pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę.

Nie wystarczy więc samo podpisanie umowy o pracę i naliczanie wynagrodzenia. W razie kontroli ZUS bada, czy praca była rzeczywiście wykonywana, czy istniał mechanizm kierownictwa pracodawcy, kto wydawał polecenia, kto rozliczał czas pracy, czy obowiązki pracownicze różniły się od obowiązków członka zarządu oraz czy zatrudnienie nie służyło wyłącznie stworzeniu tytułu do ubezpieczeń społecznych.

Nie w każdym przypadku członek zarządu musi mieć całkowicie odrębne obowiązki od czynności wykonywanych w ramach zarządzania spółką. Możliwe jest również pracownicze zatrudnienie do wykonywania funkcji zarządczych, jeżeli rzeczywiście występuje podporządkowanie właściwe dla stosunku pracy, w tym jego dopuszczalne formy organizacyjne. Przy dominującym wspólniku wykazanie takiego podporządkowania jest jednak szczególnie trudne. Rozdzielenie obowiązków jest więc rozwiązaniem praktycznie bezpieczniejszym, a nie samodzielnym ustawowym warunkiem ważności każdego etatu członka zarządu.

Jak prawidłowo podpisać umowę z członkiem zarządu?

Przy umowie między spółką z o.o. a członkiem zarządu obowiązuje szczególna reprezentacja. Zgodnie z art. 210 § 1 K.s.h. w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Oznacza to, że umowy o pracę z prezesem nie powinien podpisywać drugi członek zarządu działający według zwykłych zasad reprezentacji spółki.

Jeżeli w spółce nie ma rady nadzorczej, najczęściej potrzebna jest uchwała zgromadzenia wspólników powołująca pełnomocnika do zawarcia konkretnej umowy albo do zawierania określonego rodzaju umów z członkiem zarządu. Uchwała powinna być jednoznaczna, a pełnomocnik powinien podpisać umowę w imieniu spółki. Wadliwa reprezentacja może powodować spór co do ważności umowy i ułatwiać ZUS kwestionowanie zatrudnienia.

Trzeba pamiętać o wyjątku wynikającym z art. 210 § 2 K.s.h. Jeżeli jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu spółki, czynność prawna między nim a reprezentowaną przez niego spółką wymaga co do zasady formy aktu notarialnego. Reguła ta nie dotyczy automatycznie spółki, w której prezes posiada 75% udziałów, a pozostałe udziały należą do rzeczywistego drugiego wspólnika.

Prezes z 75% udziałów a ryzyko zakwestionowania etatu przez ZUS

Największym problemem w opisanej sytuacji jest podporządkowanie pracownicze. Prezes posiadający 75% udziałów ma faktycznie dominujący wpływ na zgromadzenie wspólników i na decyzje spółki. Nie oznacza to automatycznie, że nie może być pracownikiem, ponieważ spółka z dwoma rzeczywistymi wspólnikami nie jest formalnie spółką jednoosobową. W praktyce trzeba jednak wykazać, że jako pracownik prezes nie działa wyłącznie samodzielnie jak właściciel i organ spółki, lecz podlega realnemu kierownictwu pracodawcy.

ZUS może zakwestionować umowę o pracę, jeżeli z dokumentów i praktyki wynika, że prezes sam ustala sobie zadania, sam kontroluje ich wykonanie, nie ma faktycznego przełożonego, a czynności z umowy o pracę pokrywają się z czynnościami zarządczymi. Szczególnie ryzykowne jest zatrudnienie prezesa większościowego udziałowca na stanowisku dyrektora, menedżera albo osoby kierującej całą działalnością spółki, bez realnego mechanizmu nadzoru.

Sam procent udziałów nie rozstrzyga jednak o istnieniu stosunku pracy. Znaczenie mają również uprawnienia drugiego wspólnika, postanowienia umowy spółki, sposób podejmowania decyzji oraz faktyczna organizacja pracy. Nie należy automatycznie utożsamiać wspólnika większościowego ze wspólnikiem jedynym ani zakładać, że każdy drugi wspólnik posiadający mniejszościowy pakiet udziałów jest wspólnikiem pozornym.

W praktyce bezpieczniejsze jest oddzielenie wynagrodzenia za pełnienie funkcji w zarządzie od ewentualnej pracy wykonywanej na rzecz spółki. Wynagrodzenie za samo pełnienie funkcji może zostać przyznane uchwałą wspólników. Taki tytuł nie jest co do zasady tytułem do ubezpieczeń społecznych, ale przy odpłatnym powołaniu trzeba uwzględnić obowiązek składki zdrowotnej na zasadach wynikających z ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

Jak zwiększyć szanse obrony umowy o pracę?

Jeżeli spółka mimo ryzyka chce zawrzeć z prezesem umowę o pracę, powinna bardzo dokładnie przygotować dokumentację i faktyczny model wykonywania pracy. Przede wszystkim trzeba określić stanowisko i obowiązki pracownicze oraz ustalić, w jaki sposób spółka będzie wykonywała uprawnienia pracodawcy wobec prezesa. Oddzielenie zadań pracowniczych od czynności wykonywanych wyłącznie na podstawie powołania może ułatwić wykazanie rzeczywistego charakteru zatrudnienia.

Warto przyjąć uchwałę lub regulamin opisujący, kto nadzoruje pracę prezesa jako pracownika, kto zatwierdza urlopy, kto rozlicza czas pracy, kto odbiera efekty pracy i kto może wydawać wiążące polecenia. Im bardziej formalny zapis rozmija się z praktyką, tym większe ryzyko sporu. Jeżeli prezes w rzeczywistości sam decyduje o wszystkim, to nawet dobrze napisana umowa nie rozwiąże problemu.

Przy odwrotnym układzie udziałów, na przykład gdy prezes ma 25% udziałów, a drugi wspólnik 75% i faktycznie sprawuje nadzór właścicielski, obrona stosunku pracy jest zwykle łatwiejsza. Nadal jednak konieczne jest wykazanie realnego podporządkowania i odrębności obowiązków albo innych okoliczności świadczących o rzeczywistym wykonywaniu pracy pod kierownictwem spółki.

Czy członek zarządu może wystawiać faktury spółce?

Członek zarządu może równolegle prowadzić działalność gospodarczą i świadczyć usługi na rzecz spółki z o.o., w której pełni funkcję, na przykład usługi sprzedażowe, doradcze, marketingowe albo usługi pozyskiwania klientów. Nie ma ogólnego zakazu takiej współpracy. Trzeba jednak zadbać o to, aby była to rzeczywista usługa gospodarcza, a nie sposób wypłaty wynagrodzenia za pełnienie funkcji w zarządzie pod nazwą faktury.

Umowa B2B powinna jasno określać zakres usług, sposób ustalania prowizji, moment nabycia prawa do wynagrodzenia, zasady raportowania działań, dokumenty potwierdzające wykonanie usług oraz odpowiedzialność wykonawcy. Przy pozyskiwaniu klientów szczególnie ważne są dowody: korespondencja, raporty sprzedażowe, zestawienia leadów, umowy zawarte dzięki działaniom wykonawcy i kalkulacja prowizji.

Jeżeli kontrahentem spółki jest członek zarządu działający w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej, należy stosować szczególną ostrożność także przy reprezentacji spółki. Jednoosobowa działalność gospodarcza nie jest odrębną od przedsiębiorcy osobą prawną, dlatego umowa z firmą członka zarządu pozostaje umową z tą osobą. W takim przypadku znajduje zastosowanie art. 210 § 1 K.s.h., czyli reprezentacja spółki przez radę nadzorczą albo pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników.

B2B członka zarządu po reformie PIP od 8 lipca 2026 r.

Od 8 lipca 2026 r. obowiązuje nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, wprowadzona ustawą z 11 marca 2026 r. (Dz.U. z 2026 r. poz. 473). Nie zmieniono definicji stosunku pracy zawartej w art. 22 § 1 Kodeksu pracy. Rozszerzono natomiast instrumenty, za pomocą których PIP może reagować na zawieranie umów cywilnoprawnych i stosowanie modelu B2B w warunkach właściwych dla zatrudnienia pracowniczego.

Jeżeli podczas kontroli inspektor pracy ustali, że współpraca formalnie określona jako cywilnoprawna jest faktycznie wykonywana w warunkach stosunku pracy, może skierować pisemne polecenie usunięcia naruszenia. Jeżeli polecenie nie zostanie wykonane, okręgowy inspektor pracy może, po ocenie zgromadzonego materiału, wydać decyzję administracyjną stwierdzającą istnienie stosunku pracy. Nie następuje to automatycznie na podstawie samej nazwy umowy ani wyłącznie dlatego, że przedsiębiorca współpracuje z jednym kontrahentem.

Od decyzji przewidziana jest droga odwoławcza do sądu pracy. Nadal możliwe jest również dochodzenie ustalenia istnienia stosunku pracy na drodze sądowej. Ustalenie pracowniczego charakteru współpracy może prowadzić do konieczności odpowiedniego rozliczenia obowiązków pracowniczych, podatkowych i składkowych, zgodnie z właściwymi przepisami i rozstrzygnięciem w konkretnej sprawie.

W przypadku członka zarządu świadczącego usługi na rzecz własnej spółki szczególnie istotne jest rozróżnienie samodzielnej działalności gospodarczej od pracy wykonywanej pod kierownictwem spółki. Należy ocenić między innymi faktyczną swobodę organizowania usług, sposób określania miejsca i czasu ich wykonywania, możliwość przyjmowania innych zleceń, odpowiedzialność wykonawcy i sposób rozliczania rezultatów. Żadna pojedyncza cecha nie przesądza automatycznie o kwalifikacji współpracy.

Czy spółka może wystąpić o interpretację Głównego Inspektora Pracy?

Tak. Od 8 lipca 2026 r. podmiot podlegający kontroli PIP może wystąpić do Głównego Inspektora Pracy o indywidualną interpretację dotyczącą tego, czy opisany stosunek prawny stanowi stosunek pracy w rozumieniu art. 22 § 1 Kodeksu pracy. Wniosek może dotyczyć istniejącej współpracy albo planowanego modelu zatrudnienia i powinien przedstawiać istotne okoliczności oraz stanowisko wnioskodawcy.

Interpretacja może pomóc przy projektowaniu umowy B2B z członkiem zarządu, ale nie zastępuje prawidłowej reprezentacji z art. 210 K.s.h. i nie legalizuje fikcyjnego opisu współpracy. Warunki przedstawione we wniosku muszą odpowiadać rzeczywistemu sposobowi wykonywania usług. Szczegóły procedury publikuje Państwowa Inspekcja Pracy.

Faktury dla własnej spółki a KSeF w 2026 r.

W 2026 r. fakturowanie usług wykonywanych przez członka zarządu w ramach działalności gospodarczej trzeba rozpatrywać również w świetle obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To, że nabywcą usługi jest spółka, w której wystawca faktury pełni funkcję członka zarządu albo posiada udziały, nie zwalnia z obowiązków dotyczących faktur ustrukturyzowanych.

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wprowadzono etapowo:

• Od 1 lutego 2026 r. – dla podatników, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł.
• Od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników, z uwzględnieniem ustawowych wyjątków i przepisów przejściowych.
• Od 1 stycznia 2027 r. – dla podatników korzystających z przejściowego ułatwienia polegającego na wystawianiu faktur poza KSeF do końca 2026 r., jeżeli miesięczna sprzedaż dokumentowana takimi fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto.

Jeżeli podatnik korzystający z ostatniego wyjątku przekroczy limit 10 000 zł brutto w danym miesiącu, obowiązek wystawienia faktury w KSeF powstaje już od faktury powodującej przekroczenie limitu. Limit dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturami u danego podatnika, a nie wyłącznie faktur wystawianych jednej spółce.

Odbieranie faktur w KSeF jest co do zasady obowiązkowe od 1 lutego 2026 r. Oznacza to, że spółka będąca nabywcą usług powinna mieć zapewniony dostęp do faktur otrzymywanych w systemie, nawet gdy przedsiębiorca będący członkiem zarządu korzysta jeszcze z przejściowego wyjątku pozwalającego mu wystawiać własne faktury poza KSeF. Trzeba przy tym uwzględnić szczególne przypadki fakturowania i udostępniania faktur poza systemem przewidziane w ustawie o VAT.

Korzystanie z KSeF wymaga odpowiedniej organizacji dostępu i uprawnień. Warto ustalić, kto wystawia faktury w działalności gospodarczej członka zarządu, kto ma dostęp do faktur spółki oraz jak księgowość przyporządkowuje dokumenty do konkretnych umów i usług.

Faktury, konflikt interesów i ceny transferowe

Współpraca spółki z firmą członka zarządu wymaga oceny konfliktu interesów. Zgodnie z art. 209 K.s.h. członek zarządu powinien ujawnić sprzeczność interesów spółki z jego interesem osobistym i wstrzymać się od udziału w rozstrzyganiu takich spraw. Może także żądać zaznaczenia tego w protokole. W praktyce oznacza to, że warunki współpracy powinny zostać zaakceptowane w przejrzysty sposób, z zachowaniem właściwej reprezentacji i procedur korporacyjnych.

Drugim obszarem są podatki. Członek zarządu mający co najmniej 25% udziałów jest co do zasady podmiotem powiązanym ze spółką. Powiązanie może również wynikać z faktycznego wywierania znaczącego wpływu, dlatego sam poziom udziałów nie wyczerpuje analizy. Wynagrodzenie za usługi powinno odpowiadać warunkom rynkowym, czyli takim, jakie ustaliłyby podmioty niepowiązane. Przy przekroczeniu ustawowych progów i spełnieniu pozostałych warunków mogą pojawić się obowiązki w zakresie lokalnej dokumentacji cen transferowych i informacji TPR.

Faktury muszą odzwierciedlać realnie wykonane świadczenia. Jeżeli usługi nie były wykonywane, ich zakres jest niejasny albo wynagrodzenie jest oderwane od wartości rynkowej, spółka naraża się na spór z organami podatkowymi, zakwestionowanie kosztów uzyskania przychodów, korektę rozliczeń oraz, w odpowiednich okolicznościach, odpowiedzialność karnoskarbową.

Powiązany temat omawia artykuł: powiązania między firmami a dokumentacja cen transferowych.

Co rekomendować w opisanej spółce?

Przy układzie 75% udziałów dla prezesa i 25% dla drugiego członka zarządu etat prezesa jest rozwiązaniem podwyższonego ryzyka. Nie należy zakładać, że ZUS zawsze wygra spór, ale trzeba liczyć się z tym, że organ może bardzo szczegółowo badać faktyczne podporządkowanie pracownicze. Jeżeli prezes ma kierować całą spółką i samodzielnie ustalać swoją pracę, bezpieczniejszym rozwiązaniem może być wynagrodzenie z tytułu powołania, kontrakt menedżerski albo inny model współpracy dobrany po analizie skutków podatkowych i składkowych.

Kontrakt menedżerski nie jest przy tym automatycznym sposobem uniknięcia składek ani kontroli PIP. Jego kwalifikacja zależy od rzeczywistego charakteru wykonywanych czynności i właściwych przepisów. Także opodatkowanie usług zarządzania może różnić się od opodatkowania innych usług gospodarczych.

W przypadku drugiego członka zarządu wystawiającego faktury za pozyskiwanie klientów współpraca jest możliwa, ale powinna być formalnie uporządkowana. Potrzebna jest umowa zawarta z prawidłową reprezentacją spółki, rynkowe wynagrodzenie, dowody wykonania usług, rozdzielenie czynności od obowiązków członka zarządu oraz procedura wyłączenia tej osoby od decyzji, w których występuje konflikt interesów.

FAQ

Czy prezes posiadający 75% udziałów jest dla ZUS jedynym wspólnikiem?

Nie automatycznie. Posiadanie większości udziałów nie zmienia samo przez się spółki wieloosobowej w jednoosobową. ZUS może jednak analizować, czy drugi wspólnik rzeczywiście uczestniczy w spółce oraz czy prezes wykonuje pracę w warunkach podporządkowania pracowniczego. Ostateczna ocena zależy od konkretnych okoliczności.

Czy umowę B2B z członkiem zarządu może podpisać drugi członek zarządu?

Nie na podstawie samych ogólnych zasad reprezentacji spółki. Jeżeli kontrahentem jest osobiście członek zarządu, również prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników, zgodnie z art. 210 § 1 K.s.h.

Czy PIP może zakwestionować faktury członka zarządu wystawiane w ramach B2B?

PIP nie ocenia samej faktury jako dokumentu podatkowego, lecz może badać rzeczywisty charakter wykonywanej pracy. Jeżeli współpraca formalnie oparta na B2B ma cechy stosunku pracy, może zastosować środki przewidziane w znowelizowanej ustawie o PIP, w tym pisemne polecenie, a po jego niewykonaniu możliwe jest wydanie decyzji przez okręgowego inspektora pracy.

Czy członek zarządu może wystawić spółce fakturę poza KSeF w październiku 2026 r.?

Może, jeżeli korzysta z właściwego wyjątku przewidzianego w przepisach. Przykładowo do końca 2026 r. podatnik, którego miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto, może korzystać z przejściowego ułatwienia. Po przekroczeniu limitu obowiązek KSeF powstaje od faktury powodującej przekroczenie. Pozostałe wyjątki należy oceniać odrębnie.

Czy faktura z KSeF wystarczy, aby spółka zaliczyła wydatek do kosztów?

Nie. Faktura wystawiona w KSeF nie zastępuje dowodów wykonania usługi ani nie przesądza o podatkowym charakterze wydatku. Spółka musi wykazać spełnienie przesłanek zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów, uwzględniając także ograniczenia ustawowe oraz zasady rozliczeń między podmiotami powiązanymi.

Czy wynagrodzenie z powołania podlega ZUS?

Wynagrodzenie za pełnienie funkcji wyłącznie na podstawie powołania zasadniczo nie stanowi tytułu do ubezpieczeń społecznych. Trzeba jednak uwzględnić składkę zdrowotną, jeżeli osoba powołana otrzymuje wynagrodzenie z tego tytułu i spełnia ustawowe warunki objęcia ubezpieczeniem zdrowotnym. Inaczej mogą wyglądać obowiązki przy równoległej umowie o pracę lub kontrakcie menedżerskim.

Zatrudnienie członka zarządu spółki z o.o. na umowę o pracę i jednoczesne rozliczanie usług świadczonych przez jego działalność gospodarczą jest możliwe, ale wymaga spójnego modelu organizacyjnego oraz odpowiedniej dokumentacji. Przy prezesie mającym dominujący pakiet udziałów szczególnej oceny wymaga podporządkowanie pracownicze. Przy usługach B2B trzeba natomiast uwzględnić zarówno prawidłową reprezentację spółki i zasady podatkowe, jak i nowe kompetencje PIP oraz obowiązujący w 2026 r. system KSeF.