Jak zrezygnować z zarządu spółki z o.o.?

Od czego zacząć, gdy widniejesz w KRS jako członek zarządu?

Najpierw trzeba ustalić, jaki jest rzeczywisty stan wpisów i dokumentów spółki. W praktyce należy pobrać aktualny odpis z KRS, ustalić numer KRS, NIP i REGON spółki, sprawdzić skład zarządu, wspólników oraz adres siedziby. Warto także zamówić albo przejrzeć akta rejestrowe spółki, ponieważ znajdują się tam dokumenty złożone przy rejestracji, w tym umowa spółki, oświadczenia członków zarządu i formularze rejestrowe.

Jeżeli podpisała Pani dokumenty w przekonaniu, że dotyczą zatrudnienia, a w rzeczywistości były to dokumenty spółki, sprawa nie sprowadza się wyłącznie do rezygnacji z funkcji. Trzeba rozważyć także, czy doszło do wprowadzenia w błąd, wykorzystania danych osobowych, podrobienia dokumentów albo działania na szkodę Pani lub innych osób. Samo twierdzenie, że dokumentów się nie przeczytało, zwykle nie wystarcza do uniknięcia odpowiedzialności, ale okoliczności podpisania dokumentów, sposób działania organizatora i ewentualne fałszerstwa mogą mieć duże znaczenie dowodowe.

Jeżeli podpisy nie zostały złożone przez Panią albo dokumenty zostały przerobione, należy zabezpieczyć kopie dokumentów i rozważyć zawiadomienie Policji lub prokuratury o podejrzeniu popełnienia przestępstwa. Jeżeli podpisy są autentyczne, ale zostały uzyskane podstępem, również warto zgromadzić korespondencję, ogłoszenia o pracę, wiadomości, dane świadków i wszelkie materiały pokazujące, że przedstawiano Pani dokumenty jako związane z zatrudnieniem.

Jak złożyć rezygnację z funkcji członka zarządu spółki z o.o.?

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością mandat członka zarządu wygasa między innymi wskutek rezygnacji. Wynika to z art. 202 Kodeksu spółek handlowych. Do rezygnacji stosuje się odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu zlecenia przez przyjmującego zlecenie, co oznacza, że jest to jednostronne oświadczenie woli. Co do zasady nie wymaga ono akceptacji przez spółkę, ale musi dojść do właściwego adresata w taki sposób, aby można było zapoznać się z jego treścią.

Jeżeli w zarządzie są inni członkowie, rezygnację składa się spółce, czyli w praktyce doręcza na adres siedziby spółki albo osobie uprawnionej do odbioru korespondencji. Dla bezpieczeństwa warto wysłać pismo listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, a jeżeli jest możliwość osobistego doręczenia, uzyskać potwierdzenie przyjęcia na kopii pisma z datą, podpisem i wskazaniem osoby odbierającej.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy Pani rezygnacja powodowałaby, że w zarządzie nie pozostanie obsadzony żaden mandat. W takim przypadku członek zarządu spółki z o.o. składa rezygnację wspólnikom, zwołując jednocześnie zgromadzenie wspólników, chyba że umowa spółki przewiduje inne rozwiązanie. Zaproszenie na zgromadzenie powinno zawierać również oświadczenie o rezygnacji. Rezygnacja staje się skuteczna z dniem następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie wspólników.

Jeżeli nie ma Pani umowy spółki, nie należy tego lekceważyć. Umowa może zawierać szczególne postanowienia dotyczące sposobu reprezentacji, zwoływania zgromadzenia, adresów wspólników albo zasad składania rezygnacji. Dlatego przed podjęciem czynności warto uzyskać dokumenty z akt KRS albo wezwać spółkę i osobę faktycznie organizującą jej działalność do wydania kopii umowy spółki oraz dokumentów finansowych.

Co powinno zawierać pismo z rezygnacją?

Pismo nie musi być rozbudowane, ale powinno być jednoznaczne. Należy wskazać dane spółki, swoje dane, funkcję, z której Pani rezygnuje, datę sporządzenia pisma i jasne oświadczenie, że rezygnuje Pani z pełnienia funkcji członka zarządu. Jeżeli rezygnacja ma być skuteczna od konkretnego dnia, trzeba to wyraźnie zapisać. Jeżeli ma być natychmiastowa, również warto to wskazać.

W piśmie można dodać żądanie niezwłocznego zgłoszenia zmiany do KRS oraz wydania kopii dokumentów spółki. Jeżeli podejrzewa Pani, że została wprowadzona w błąd, można odrębnie wezwać osobę, która przedstawiała dokumenty, do wyjaśnienia okoliczności ich podpisania i wydania wszystkich egzemplarzy dokumentów, które Pani podpisywała.

Dla celów dowodowych należy zachować: kopię rezygnacji, potwierdzenie nadania, potwierdzenie odbioru, wydruk śledzenia przesyłki, ewentualne potwierdzenie osobistego doręczenia oraz całą korespondencję związaną ze sprawą. Te dokumenty mogą być później potrzebne w KRS, w sporze z wierzycielami albo w postępowaniu karnym.

Wykreślenie członka zarządu z KRS

Po skutecznej rezygnacji spółka powinna zgłosić zmianę danych do KRS. Zasadą jest, że wniosek o wpis zmiany powinien zostać złożony w terminie 7 dni od zdarzenia uzasadniającego wpis. W praktyce zdarza się jednak, że spółka nie składa wniosku, zwłaszcza gdy została założona w nieuczciwym celu albo nikt faktycznie nie prowadzi jej spraw w prawidłowy sposób.

Jeżeli spółka nie zgłasza zmiany, były członek zarządu może złożyć do sądu rejestrowego pismo informujące o rezygnacji i załączyć dowody jej doręczenia. W piśmie można wnieść, aby sąd wezwał spółkę do aktualizacji danych w rejestrze. Sąd rejestrowy może stosować środki przymuszające, w tym grzywnę, wobec osób zobowiązanych do dokonania zgłoszenia.

Warto pamiętać, że wpis w KRS dotyczący członka zarządu ma znaczenie praktyczne dla kontrahentów, urzędów i wierzycieli. Dopóki nazwisko widnieje w rejestrze, może Pani otrzymywać korespondencję, wezwania albo pisma kierowane do osób reprezentujących spółkę. Dlatego samo złożenie rezygnacji nie powinno kończyć działań w sprawie.

Odpowiedzialność za długi spółki po rezygnacji

Rezygnacja z funkcji członka zarządu nie działa wstecz. Oznacza to, że może mieć Pani obowiązek wyjaśniania zdarzeń z okresu, w którym formalnie pełniła Pani funkcję. W spółce z o.o. szczególne znaczenie ma art. 299 Kodeksu spółek handlowych, zgodnie z którym członkowie zarządu mogą odpowiadać za zobowiązania spółki, jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna.

Członek zarządu może bronić się przed tą odpowiedzialnością, wykazując między innymi, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości, otwarto postępowanie restrukturyzacyjne albo zatwierdzono układ w odpowiednim postępowaniu, że niezgłoszenie wniosku o upadłość nastąpiło bez jego winy albo że wierzyciel nie poniósł szkody. Każda z tych przesłanek wymaga dowodów, a nie jedynie ogólnego powołania się na brak wiedzy o spółce.

Istotna jest także odpowiedzialność podatkowa. Art. 116 Ordynacji podatkowej przewiduje, że członkowie zarządu spółki z o.o. mogą odpowiadać solidarnie całym swoim majątkiem za zaległości podatkowe spółki, jeżeli egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna, a członek zarządu nie wykaże przesłanek pozwalających uwolnić się od odpowiedzialności albo nie wskaże majątku spółki pozwalającego na zaspokojenie zaległości w znacznej części.

Dlatego przed rezygnacją albo równolegle z nią należy ustalić, czy spółka ma zadłużenie, zaległości wobec urzędu skarbowego, ZUS, kontrahentów lub pracowników. Jeżeli spółka jest niewypłacalna, trzeba przeanalizować obowiązek złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości. Co do zasady taki wniosek powinien zostać złożony nie później niż w terminie 30 dni od dnia powstania podstawy do ogłoszenia upadłości.

Co zrobić, gdy spółka została założona w wyniku oszustwa?

Jeżeli okoliczności wskazują, że ktoś pod pozorem rekrutacji zbierał dane i podpisy, a następnie zakładał spółki na osoby nieświadome skutków prawnych, sprawę należy potraktować nie tylko jako problem rejestrowy, lecz także jako potencjalne przestępstwo. W zależności od faktów może chodzić o oszustwo, wykorzystanie danych osobowych, podrobienie dokumentów albo posłużenie się dokumentem poświadczającym nieprawdę.

W zawiadomieniu o podejrzeniu popełnienia przestępstwa warto opisać dokładnie, jak wyglądała rozmowa, co obiecywano, jakie dokumenty przedstawiono do podpisu, kto był obecny, gdzie i kiedy doszło do podpisania dokumentów oraz kiedy dowiedziała się Pani o wpisie do KRS. Należy dołączyć wydruk z KRS, kopie korespondencji, ogłoszenie o pracę, wiadomości SMS lub e-mail, potwierdzenia rozmów i inne dowody.

Jeżeli podpisy są autentyczne, postępowanie może być trudniejsze, ponieważ organy będą badały, czy została Pani rzeczywiście wprowadzona w błąd oraz czy osoba organizująca proceder działała z zamiarem oszukania. Jeżeli podpisy są sfałszowane, kluczowe może być zabezpieczenie dokumentów z akt rejestrowych i ewentualna opinia biegłego z zakresu pisma ręcznego.

Praktyczna kolejność działań

W podobnej sytuacji warto działać równolegle na kilku płaszczyznach. Po pierwsze, ustalić aktualne dane spółki i skład organów w KRS. Po drugie, uzyskać dokumenty rejestrowe i finansowe. Po trzecie, przygotować prawidłową rezygnację i doręczyć ją we właściwy sposób. Po czwarte, dopilnować zgłoszenia zmiany do KRS albo poinformować sąd rejestrowy o rezygnacji. Po piąte, ocenić ryzyko odpowiedzialności cywilnej, podatkowej i upadłościowej.

Jeżeli spółka ma długi albo nie ma Pani dostępu do dokumentów, nie należy ograniczać się do samej rezygnacji. Trzeba rozważyć wezwanie osób faktycznie prowadzących sprawy spółki do wydania dokumentacji, sprawdzenie korespondencji urzędowej, kontakt z księgowością, jeżeli istnieje, oraz analizę, czy nie powstał obowiązek złożenia wniosku o upadłość.

W razie podejrzenia oszustwa dobrze jest nie zwlekać z zawiadomieniem organów ścigania. Zawiadomienie może pomóc w zabezpieczeniu dokumentów i ustaleniu, czy podobny schemat zastosowano wobec innych osób. Nie zastępuje ono jednak rezygnacji z funkcji ani działań w KRS.

FAQ

Czy rezygnacja z zarządu musi być przyjęta przez spółkę?

Co do zasady nie. Rezygnacja jest jednostronnym oświadczeniem woli. Dla skuteczności najważniejsze jest to, aby została złożona właściwemu adresatowi i aby można było udowodnić jej doręczenie.

Czy mogę sama wykreślić się z KRS?

Zwykle wniosek o zmianę wpisu składa spółka. Były członek zarządu może jednak zawiadomić sąd rejestrowy o złożonej rezygnacji i przedstawić dowody. Sąd może wezwać spółkę do aktualizacji danych i stosować środki przymuszające.

Czy po rezygnacji odpowiadam za długi spółki?

Rezygnacja nie usuwa automatycznie odpowiedzialności za okres wcześniejszego pełnienia funkcji. Ryzyko zależy między innymi od tego, kiedy powstały zobowiązania, czy spółka była niewypłacalna i czy we właściwym czasie złożono wniosek o upadłość albo istniały podstawy do uwolnienia się od odpowiedzialności.

Co zrobić, jeśli nie mam umowy spółki?

Należy spróbować uzyskać ją z akt rejestrowych KRS albo zażądać jej od spółki i osób faktycznie prowadzących jej sprawy. Umowa może mieć znaczenie dla sposobu złożenia rezygnacji, zasad reprezentacji i ustalenia wspólników.

Czy zawiadomienie Policji zastępuje rezygnację z zarządu?

Nie. Zawiadomienie o podejrzeniu przestępstwa może być potrzebne, jeżeli doszło do oszustwa lub fałszerstwa, ale nie powoduje automatycznego wygaśnięcia mandatu ani wykreślenia z KRS. Rezygnację i działania rejestrowe trzeba przeprowadzić odrębnie.

Czy warto składać wniosek o upadłość przed rezygnacją?

To zależy od sytuacji finansowej spółki. Jeżeli spółka jest niewypłacalna, obowiązek złożenia wniosku o upadłość może mieć kluczowe znaczenie dla odpowiedzialności członka zarządu. Przed decyzją trzeba ustalić zadłużenie, majątek spółki i datę powstania niewypłacalności.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych, Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
2. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa, Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926
3. Ustawa z dnia 28 lutego 2003 r. - Prawo upadłościowe, Dz.U. 2003 nr 60 poz. 535

Potrzebujesz indywidualnej odpowiedzi? Opisz swoją sytuację w formularzu poniżej. Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.