Likwidacja działalności gospodarczej po latach

Od czego zacząć likwidację działalności po latach?

W pierwszej kolejności trzeba ustalić, czy działalność nadal figuruje w CEIDG oraz jaka była faktyczna data zaprzestania jej wykonywania. Jeżeli firma istnieje tylko formalnie, należy złożyć wniosek o wykreślenie wpisu z CEIDG. We wniosku można wskazać datę zaprzestania działalności, ale powinna ona odpowiadać rzeczywistemu stanowi rzeczy, ponieważ przedsiębiorca składa oświadczenie pod odpowiedzialnością za prawdziwość danych.

Wykreślenie wpisu z CEIDG jest bezpłatne i może zostać dokonane elektronicznie albo za pośrednictwem urzędu gminy. CEIDG przekazuje dane do ZUS, urzędu skarbowego i GUS, ale nie oznacza to, że zaległości podatkowe, składkowe, brakujące deklaracje lub obowiązki dotyczące kasy fiskalnej automatycznie znikają.

Praktycznie warto przygotować krótką chronologię: kiedy sklep przestał działać, kiedy wyjechał Pan za granicę, czy zatrudniał Pan pracowników, czy był Pan podatnikiem VAT, czy były składane deklaracje, czy kasa fiskalna została utracona, skradziona lub pozostawiona bez nadzoru. Taka oś czasu będzie potrzebna zarówno w ZUS, jak i w urzędzie skarbowym.

Zobacz również: niezamknięta działalność z powodu wyjazdu za granicę

Rozliczenie z urzędem skarbowym

Po ustaleniu daty zakończenia działalności trzeba sprawdzić, jakie obowiązki podatkowe powstały na ten dzień. W zależności od formy opodatkowania i statusu podatnika mogą to być w szczególności: końcowe rozliczenie PIT, ewentualne korekty zeznań, zamknięcie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, spis z natury, wykaz składników majątku oraz rozliczenia VAT, jeżeli przedsiębiorca był czynnym podatnikiem VAT.

Jeżeli sklep faktycznie nie prowadził sprzedaży po wyjeździe za granicę, trzeba to wykazać dokumentami lub wiarygodnymi wyjaśnieniami. Sam brak obrotu nie zawsze zwalniał z obowiązku składania deklaracji, zwłaszcza gdy przedsiębiorca był zarejestrowany jako podatnik VAT. Dlatego należy sprawdzić w urzędzie skarbowym, jakie deklaracje i zeznania widnieją jako niezłożone oraz czy urząd prowadził jakiekolwiek postępowania.

W sprawach podatkowych istotne jest przedawnienie. Co do zasady zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Nie wolno jednak zakładać automatycznie, że po latach wszystko jest przedawnione. Bieg przedawnienia może zostać zawieszony albo przerwany, na przykład w związku z określonymi czynnościami egzekucyjnymi lub postępowaniami.

Spis z natury i wykaz składników majątku

Przy likwidacji działalności prowadzonej w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów sporządza się spis z natury, czyli remanent. Powinien on odzwierciedlać rzeczywisty stan towarów handlowych, materiałów i innych składników objętych spisem na dzień zakończenia działalności.

Jeżeli po latach nie ma już towaru, dokumentów magazynowych ani księgi, trzeba odtworzyć dane w możliwym zakresie. Pomocne mogą być wyciągi bankowe, faktury od dostawców, paragony, dane z kasy, korespondencja z kontrahentami, dokumenty najmu lokalu oraz wszelkie zachowane zestawienia sprzedaży. Jeżeli odtworzenie pełnego remanentu nie jest możliwe, należy opisać przyczyny i przedstawić urzędowi dowody potwierdzające, że braki nie wynikają z próby ukrycia obrotu.

Odrębnie należy przygotować wykaz składników majątku pozostałych na dzień likwidacji działalności. Ma to znaczenie między innymi przy późniejszej sprzedaży składników firmowych, ponieważ w określonych sytuacjach taka sprzedaż może nadal wywoływać skutki podatkowe.

Utrata dokumentacji księgowej

Utrata podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz dokumentów źródłowych nie zamyka sprawy. Podatnik powinien niezwłocznie poinformować urząd skarbowy o problemie i rozpocząć odtwarzanie dokumentacji. W piśmie warto wskazać, jakie dokumenty zaginęły, z jakiego powodu, kiedy podatnik się o tym dowiedział oraz jakie działania podjął w celu ich odtworzenia.

Dokumenty można odtwarzać między innymi przez wystąpienie do kontrahentów o duplikaty faktur, pobranie wyciągów bankowych, uzyskanie kopii deklaracji z urzędu skarbowego, odtworzenie ewidencji z danych elektronicznych oraz zebranie potwierdzeń zapłaty. Jeżeli dokumenty zostały skradzione, warto załączyć potwierdzenie zgłoszenia na policję. Jeżeli uległy zniszczeniu, pomocne będą protokoły lub inne dowody potwierdzające zdarzenie.

Gdy księgi lub inne dane nie pozwalają ustalić podstawy opodatkowania, organ podatkowy może określić ją w drodze oszacowania na podstawie art. 23 Ordynacji podatkowej. Jest to rozwiązanie ostateczne, ale w praktyce możliwe, gdy przedsiębiorca nie potrafi przedstawić wystarczających danych o przychodach i kosztach.

Kasa fiskalna utracona albo niewyrejestrowana

Zakończenie używania kasy rejestrującej zwykle wymaga wykonania raportów, złożenia wniosku o odczyt pamięci fiskalnej, przeprowadzenia odczytu przy udziale serwisanta i urzędu skarbowego oraz wyrejestrowania kasy z ewidencji. Problem pojawia się wtedy, gdy kasa po latach została utracona i fizyczny odczyt pamięci nie jest możliwy.

W takiej sytuacji nie należy udawać, że obowiązek nie istnieje. Trzeba złożyć do właściwego urzędu skarbowego pisemne wyjaśnienie, opisać okoliczności utraty kasy, podać znane numery kasy, miejsce jej używania, datę fiskalizacji, przybliżony okres sprzedaży oraz wskazać, czy podatnik korzystał z ulgi na zakup kasy. Jeżeli istnieją dokumenty od serwisu, książka kasy, zgłoszenie kradzieży lub inne potwierdzenia, należy je dołączyć.

Jeżeli podatnik korzystał z ulgi na zakup kasy i zaprzestał jej używania przed upływem wymaganego okresu, urząd może badać obowiązek zwrotu ulgi. Po wielu latach trzeba jednak osobno sprawdzić, czy ewentualne zobowiązanie nie uległo przedawnieniu i czy nie było wcześniej przedmiotem czynności urzędu.

Czynny żal i odpowiedzialność karna skarbowa

Jeżeli doszło do niezłożenia deklaracji, nierzetelnego prowadzenia ewidencji, niewyrejestrowania kasy albo innych naruszeń obowiązków podatkowych, można rozważyć złożenie czynnego żalu na podstawie Kodeksu karnego skarbowego. Czynny żal powinien ujawniać istotne okoliczności czynu i wskazywać, jakie obowiązki zostały wykonane albo kiedy zostaną wykonane.

Czynny żal nie działa automatycznie w każdej sytuacji. Może być nieskuteczny, jeżeli organ miał już wyraźnie udokumentowaną wiadomość o czynie albo rozpoczął czynności służbowe zmierzające do jego ujawnienia. Jeżeli z naruszeniem wiąże się zaległość publicznoprawna, trzeba ją zapłacić w całości albo w terminie wyznaczonym przez organ.

Kary za wieloletnie zaniedbania zależą od rodzaju naruszenia, kwot uszczuplenia, zachowania podatnika i etapu sprawy. W praktyce największe znaczenie ma to, czy podatnik sam zgłasza problem, składa wyjaśnienia, odtwarza dokumenty i reguluje zaległości, zanim urząd rozpocznie kontrolę.

Rozliczenie z ZUS po latach

W ZUS trzeba sprawdzić konto płatnika składek, okresy zgłoszenia do ubezpieczeń oraz ewentualne zaległości. Samo wykreślenie działalności z CEIDG może spowodować przekazanie informacji do ZUS, ale przy sprawie sprzed lat zwykle konieczne jest dodatkowe wyjaśnienie okresów faktycznego prowadzenia działalności, złożenie brakujących dokumentów rozliczeniowych lub korekt oraz ustalenie, czy składki są nadal wymagalne.

Należności z tytułu składek co do zasady przedawniają się po 5 latach od dnia, w którym stały się wymagalne. Także tu trzeba jednak zachować ostrożność, ponieważ bieg przedawnienia mógł zostać zawieszony albo przerwany, na przykład przez określone czynności egzekucyjne. Dlatego przed zapłatą całej wskazanej kwoty warto uzyskać z ZUS pisemne rozliczenie konta i informację o podstawie dochodzenia należności.

Jeżeli zaległość nie jest przedawniona, można złożyć wniosek o rozłożenie jej na raty. We wniosku należy opisać sytuację majątkową, dochody, koszty utrzymania, inne zobowiązania oraz realną propozycję spłaty. ZUS może żądać dokumentów potwierdzających sytuację finansową, także gdy osoba pracuje obecnie za granicą.

Jakie kroki wykonać w praktyce?

1. Sprawdzić wpis w CEIDG i ustalić rzeczywistą datę zaprzestania wykonywania działalności.
2. Złożyć wniosek o wykreślenie działalności z CEIDG, jeżeli wpis nadal istnieje.
3. Uzyskać z urzędu skarbowego informację o brakujących deklaracjach, zaległościach, statusie VAT i kasie fiskalnej.
4. Uzyskać z ZUS rozliczenie konta płatnika oraz informację o okresach zgłoszenia do ubezpieczeń.
5. Odtworzyć dokumentację księgową w możliwym zakresie i przygotować pisemne wyjaśnienia dotyczące braków.
6. Wyjaśnić utratę kasy fiskalnej i złożyć wniosek o uporządkowanie jej statusu w ewidencji urzędu skarbowego.
7. Rozważyć czynny żal w zakresie naruszeń podatkowych oraz wnioski o raty, jeżeli zaległości nadal istnieją.

Nie warto zaczynać od samej zapłaty szacowanych kwot. Najpierw trzeba ustalić, czy dług istnieje, za jaki okres, czy nie jest przedawniony i jakie dokumenty urząd lub ZUS uznają za brakujące.

FAQ

Czy można wykreślić działalność z CEIDG z datą wsteczną?

Można wskazać datę faktycznego zaprzestania wykonywania działalności, także jeżeli nastąpiło to wcześniej. Data musi być jednak prawdziwa i możliwa do obrony w razie pytań urzędu, ZUS lub organów podatkowych.

Czy po 8 latach składki ZUS są przedawnione?

Nie da się tego przesądzić bez sprawdzenia konta w ZUS. Co do zasady termin przedawnienia składek wynosi 5 lat od dnia wymagalności, ale jego bieg mógł zostać zawieszony albo przerwany.

Czy urząd skarbowy może ukarać za brak dokumentów księgowych?

Tak, jeżeli brak dokumentów utrudnia ustalenie rozliczeń albo wynika z naruszenia obowiązków podatnika. Ryzyko można ograniczyć przez szybkie zawiadomienie urzędu, odtwarzanie dokumentów i złożenie rzetelnych wyjaśnień.

Co zrobić, gdy kasa fiskalna została utracona?

Należy pisemnie zawiadomić urząd skarbowy, opisać okoliczności utraty kasy, podać znane dane urządzenia i dołączyć dostępne dowody. Jeżeli odczyt pamięci jest niemożliwy, urząd powinien otrzymać jasne wyjaśnienie przyczyn.

Czy czynny żal zawsze chroni przed karą?

Nie zawsze. Czynny żal może być nieskuteczny, jeżeli organ miał już udokumentowaną wiedzę o naruszeniu albo rozpoczął czynności zmierzające do jego ujawnienia. Trzeba też wykonać zaległe obowiązki i uregulować należności, jeżeli są wymagalne.

Podsumowanie

Likwidacja działalności gospodarczej po latach wymaga jednoczesnego uporządkowania wpisu w CEIDG, rozliczeń z urzędem skarbowym, konta w ZUS, dokumentacji księgowej i kasy fiskalnej. Najważniejsze jest ustalenie, co faktycznie działo się z firmą po zaprzestaniu sprzedaży oraz które obowiązki są nadal aktualne.

W wielu sprawach po latach część należności może być przedawniona, ale nie należy zakładać tego bez weryfikacji. Bezpiecznym rozwiązaniem jest zebranie dokumentów, uzyskanie informacji z urzędów, złożenie wyjaśnień i dopiero wtedy podjęcie decyzji o korektach, czynnym żalu, zapłacie lub wniosku o raty.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa, Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926
2. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
3. Ustawa z dnia 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy
4. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy
5. Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.