Handel obwoźny towarami z Chin – jak zacząć legalnie w 2026 r.?

Czy handel obwoźny trzeba zarejestrować w CEIDG?

Obecnie podstawą kwalifikowania aktywności jako działalności gospodarczej jest ustawa – Prawo przedsiębiorców. Działalnością gospodarczą jest zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły. Samo spełnienie tych cech nie przesądza jednak, że drobną sprzedaż trzeba od pierwszej transakcji wpisać do CEIDG.

Od 1 stycznia 2026 r. działalność nierejestrowana ma limit kwartalny. Osoba fizyczna może korzystać z tej formy, jeżeli jej przychód należny z działalności nie przekracza w żadnym kwartale 225% minimalnego wynagrodzenia. Przy minimalnym wynagrodzeniu 4806 zł limit na każdy kwartał 2026 r. wynosi 10 813,50 zł. Trzeba też spełniać pozostałe warunki ustawowe, w szczególności dotyczące nieprowadzenia działalności gospodarczej w okresie ostatnich 60 miesięcy. Działalność nierejestrowana nie może być sposobem obchodzenia zezwoleń, koncesji lub wpisów wymaganych dla działalności regulowanej.

Jeżeli kwartalny limit zostanie przekroczony, aktywność staje się działalnością gospodarczą od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie. Od tego dnia jest 7 dni na złożenie wniosku o wpis do CEIDG. Jeżeli od początku planowana jest regularna sprzedaż w większej skali, znaczne zatowarowanie i powtarzalny import, rejestracja firmy zwykle będzie rozwiązaniem odpowiadającym rzeczywistemu modelowi działalności.

Nawet działalność nierejestrowana nie wyłącza innych obowiązków. W zależności od towaru i sposobu sprzedaży mogą powstać obowiązki w VAT, przy kasie fiskalnej, w prawie konsumenckim, a przy sprowadzaniu towarów spoza UE także w prawie celnym i przepisach dotyczących bezpieczeństwa produktów.

Import z Chin: EORI, odprawa i dokumenty

Towar kupowany w Chinach z przeznaczeniem do dalszej sprzedaży jest importem handlowym. Nie należy opierać odprawy na deklarowaniu przesyłki jako prywatnego prezentu ani na sztucznym zaniżaniu jej wartości. Importer uczestniczący w formalnościach celnych co do zasady posługuje się numerem EORI; przed pierwszym regularnym importem komercyjnym trzeba ustalić na PUESC, kto będzie importerem i zgłaszającym oraz czy numer EORI należy uzyskać samodzielnie, czy formalności będzie wykonywał przedstawiciel celny.

Zakres dokumentów zależy od towaru, środka transportu i procedury celnej. W typowym imporcie potrzebne są przede wszystkim:

• faktura handlowa lub inny wiarygodny dowód zakupu z opisem towaru, ilością, ceną, walutą oraz warunkami dostawy,
• dokumenty transportowe i – gdy ma zastosowanie – lista pakunkowa,
• dane potrzebne do ustalenia kodu taryfowego, wartości celnej i pochodzenia towaru,
• dokumenty pochodzenia tylko wtedy, gdy są wymagane albo mają znaczenie dla zastosowania określonej stawki lub preferencji,
• dokumenty dotyczące zgodności i bezpieczeństwa produktu, jeżeli wymagają ich przepisy właściwe dla danej kategorii towaru.

Nie każdy produkt musi mieć oznakowanie CE. Jest ono obowiązkowe tylko dla grup produktów objętych odpowiednimi przepisami harmonizacyjnymi UE. W takich przypadkach importer powinien zweryfikować nie tylko sam znak na produkcie, ale również wymaganą dokumentację, deklarację zgodności, oznaczenia, dane podmiotów odpowiedzialnych oraz instrukcje i ostrzeżenia. Przy innych produktach nadal obowiązują właściwe wymagania bezpieczeństwa. Nie wolno wprowadzać do obrotu podróbek oznaczonych cudzymi znakami towarowymi.

VAT i cło przy imporcie z Chin w 2026 r.

Rejestracja firmy nie oznacza automatycznie obowiązku rejestracji jako podatnik VAT czynny. Od 2026 r. limit zwolnienia podmiotowego wynosi 240 000 zł wartości sprzedaży bez podatku. Przy rozpoczęciu działalności w trakcie roku limit ustala się proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności. Zwolnienia nie można jednak stosować do czynności wskazanych w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT, dlatego przed rozpoczęciem handlu trzeba sprawdzić konkretny asortyment i sposób sprzedaży.

Zwolnienie podmiotowe dotyczy rozliczania VAT od sprzedaży i nie usuwa automatycznie VAT należnego przy imporcie z państwa trzeciego. Podatnik korzystający ze zwolnienia co do zasady nie odlicza podatku naliczonego, więc VAT importowy może stać się realnym kosztem. Podatnik VAT czynny może natomiast, po spełnieniu warunków ustawowych, odliczać VAT związany z opodatkowaną sprzedażą. Sposób i moment rozliczenia VAT importowego zależą od zastosowanej procedury; nie ma podstaw, aby wybierać miejsce odprawy ze względu na oczekiwanie mniej dokładnej kontroli.

Cło trzeba ustalać według klasyfikacji taryfowej towaru, jego pochodzenia, wartości celnej i aktualnych środków taryfowych. Kalkulator taryfowy i system taryfowy pomagają oszacować należności, ale przy istotnym ryzyku klasyfikacyjnym można rozważyć uzyskanie wiążącej informacji taryfowej.

Od 1 lipca 2026 r. zmieniły się zasady dotyczące przesyłek o niewielkiej wartości. Dawne ogólne zwolnienie celne dla przesyłek do 150 EUR zostało zniesione. Do 1 lipca 2028 r. należność 3 EUR za pozycję w przesyłce o wartości rzeczywistej do 150 EUR stosuje się w określonych przypadkach, w szczególności przy imporcie objętym schematem IOSS oraz przy przesyłkach pocztowych spełniających wskazane w przepisach warunki. Nie oznacza to jednak, że każdy import do 150 EUR jest rozliczany identycznie.

Zwolnienie dla prezentów nie służy importowi handlowemu. Dotyczy ono okazjonalnych, niehandlowych przesyłek wysyłanych przez osobę fizyczną z państwa trzeciego do innej osoby fizycznej w UE, bez zapłaty, do wartości 45 EUR. Sam napis „gift” na paczce z towarem kupionym do odsprzedaży nie tworzy zwolnienia. Tak samo samo oznaczenie „sample” nie wystarcza – ewentualne zwolnienie dla próbek wymaga odrębnej podstawy prawnej i spełnienia jej warunków.

Podatek dochodowy i koszty handlu obwoźnego

Przy zarejestrowanej jednoosobowej działalności gospodarczej najczęściej porównuje się skalę podatkową, podatek liniowy i ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Nie ma jednej formy najlepszej dla każdego importera. Przy handlu z Chin znaczenie ma marża oraz wysokość kosztów zakupu, transportu, cła, magazynowania i sprzedaży.

Do kosztów podatkowych na skali lub podatku liniowym mogą należeć – w zakresie dopuszczonym przepisami i przy odpowiednim udokumentowaniu – m.in. cena zakupu towaru, cło, transport i spedycja, opłaty za miejsce handlu, opakowania, księgowość oraz część wydatków związanych z używaniem pojazdu. Nie należy zakładać, że każdy wydatek na samochód lub paliwo można rozliczyć w 100%; sposób rozliczenia zależy m.in. od rodzaju pojazdu i sposobu jego używania.

Przy działalności nierejestrowanej przychody rozlicza się w zeznaniu PIT-36. Warto od początku prowadzić prostą ewidencję sprzedaży i przechowywać dowody kosztów, ponieważ udokumentowane wydatki związane z uzyskaniem przychodu mogą mieć znaczenie przy ustalaniu dochodu.

Kasa fiskalna i dokumenty sprzedaży

Przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych trzeba osobno ocenić obowiązek ewidencjonowania na kasie. Podatnik rozpoczynający taką sprzedaż może co do zasady korzystać ze zwolnienia, jeżeli przewidywana wartość sprzedaży na rzecz tych nabywców nie przekroczy 20 000 zł w proporcji do okresu wykonywania sprzedaży w danym roku.

Limit 20 000 zł nie działa jednak dla wszystkich towarów. Rozporządzenie w sprawie zwolnień z kas wymienia dostawy, przy których zwolnienie nie przysługuje niezależnie od wartości sprzedaży. Dotyczy to m.in. określonych wyrobów elektronicznych, optycznych, fotograficznych oraz części i akcesoriów wskazanych według właściwej klasyfikacji. Przy imporcie z Chin asortyment trzeba więc sprawdzić przed pierwszą sprzedażą, a nie dopiero po osiągnięciu limitu.

Jeżeli kasa jest wymagana, sprzedaż konsumentowi należy zaewidencjonować zgodnie z zasadami dla kas rejestrujących i wydać paragon w wymaganej formie. Niezależnie od kasy trzeba zachowywać dowody zakupu i importu: faktury handlowe, dokumenty transportowe, dokumenty odprawy oraz potwierdzenia zapłaty należności. Pozwalają one wykazać legalne pochodzenie towaru, wartość zakupu i prawidłowe rozliczenie podatków.

Przy sprzedaży na rzecz firm dochodzi obowiązek prawidłowego fakturowania. W 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF jest wdrażany etapowo: od 1 kwietnia 2026 r. objął co do zasady pozostałych podatników po największych podmiotach, natomiast dla najmniejszych podatników, których miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto, przewidziano odroczenie do końca 2026 r. Faktury wystawiane konsumentom nie są objęte obowiązkowym KSeF. Przed pierwszą fakturą B2B trzeba zatem ustalić, czy sprzedawca jest już objęty obowiązkiem KSeF.

Zawieszenie działalności w CEIDG

Informacja, że działalność można zawiesić tylko na okres od 30 dni do 5 lat, jest nieaktualna. Przedsiębiorca wpisany do CEIDG może zawiesić wykonywanie działalności na czas nieokreślony albo na czas określony, nie krótszy niż 30 dni. Co do zasady z zawieszenia korzysta przedsiębiorca niezatrudniający pracowników, z wyjątkami przewidzianymi w ustawie.

Zawieszenie nie służy do prowadzenia zwykłej bieżącej sprzedaży w wybranych miesiącach bez obciążeń. W okresie zawieszenia nie wolno normalnie wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z tej działalności, choć ustawa pozwala na określone czynności potrzebne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przyjmowanie należności powstałych wcześniej czy regulowanie wcześniejszych zobowiązań.

Nie należy też upraszczać skutków zawieszenia do stwierdzenia, że w każdym rozpoczętym miesiącu nie ma podatku ani składek ZUS. Rozliczenia zależą od dat zawieszenia i wznowienia, rodzaju składek oraz czynności wykonanych w okresie zawieszenia. Jeżeli handel ma być sezonowy, terminy zawieszenia warto zaplanować przed przerwą w sprzedaży.