Praca na etacie a zawieszenie działalności

Czy trzeba zamknąć firmę po podjęciu pracy na etat?

Nie. Samo rozpoczęcie pracy na podstawie umowy o pracę nie powoduje obowiązku zamknięcia jednoosobowej działalności gospodarczej. Może Pan równolegle pracować na etacie i prowadzić firmę, o ile nie narusza to umowy o pracę, zakazu konkurencji albo innych szczególnych ograniczeń wynikających z rodzaju zatrudnienia.

Jeżeli firma pozostaje aktywna, nadal jest Pan przedsiębiorcą i powinien wykonywać zwykłe obowiązki związane z działalnością: rozliczać podatki, prowadzić ewidencje, składać wymagane pliki lub deklaracje oraz pilnować obowiązków wobec ZUS. To, czy trzeba opłacać składki społeczne z działalności, zależy przede wszystkim od wysokości wynagrodzenia z etatu i od konkretnego tytułu do ubezpieczeń.

W typowej sytuacji, gdy pracownik otrzymuje z etatu co najmniej minimalne wynagrodzenie, obowiązkowe składki społeczne są opłacane z etatu, a z działalności gospodarczej nie trzeba opłacać składek społecznych. Nadal jednak aktywna działalność może rodzić obowiązek zapłaty składki zdrowotnej z firmy. Jeżeli wynagrodzenie z etatu jest niższe od minimalnego albo występują inne tytuły do ubezpieczeń, warto ustalić obowiązki indywidualnie.

Kiedy można zawiesić działalność gospodarczą?

Zawieszenie działalności jest dobrowolne. Obecnie podstawą nie jest już ustawa o swobodzie działalności gospodarczej, lecz ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców. Przedsiębiorca wpisany do CEIDG może zawiesić wykonywanie działalności na czas określony albo bezterminowo, przy czym zasadą jest minimalny okres 30 dni.

Zawiesić działalność może przede wszystkim przedsiębiorca, który nie zatrudnia pracowników. Ustawa przewiduje także szczególne przypadki, w których zawieszenie jest możliwe mimo zatrudniania pracowników, jeżeli wszyscy pracownicy przebywają na określonych urlopach związanych z rodzicielstwem lub opieką. W praktyce przy jednoosobowej działalności bez pracowników warunek ten zwykle jest spełniony.

Wniosek o zawieszenie składa się w CEIDG. To bardzo ważne, ponieważ samo faktyczne zaprzestanie sprzedaży lub wykonywania usług nie wywołuje takich skutków jak formalny wpis zawieszenia. W stosunku do obowiązków publicznoprawnych skutki zawieszenia są związane z okresem wskazanym we wpisie.

Skutki zawieszenia działalności dla ZUS

Po skutecznym zawieszeniu działalności w CEIDG przedsiębiorca co do zasady nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym z tytułu tej działalności. Nie opłaca też składki zdrowotnej z zawieszonej działalności za okres objęty zawieszeniem. Jeżeli zawieszenie obejmuje tylko część miesiąca, rozliczenia za ten miesiąc trzeba ustalić proporcjonalnie i zgodnie z zasadami ZUS.

Informacja z CEIDG jest przekazywana do ZUS, ale w praktyce warto sprawdzić, czy konto płatnika zostało prawidłowo zaktualizowane, zwłaszcza gdy zawieszenie przypada w trakcie miesiąca albo wcześniej składano dodatkowe zgłoszenia. Jeżeli po zawieszeniu jedynym tytułem do ubezpieczenia zdrowotnego jest etat, ochrona zdrowotna wynika z zatrudnienia. Gdy takiego tytułu nie ma, trzeba rozważyć inne podstawy ubezpieczenia, na przykład zgłoszenie jako członek rodziny albo dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne.

Znaczenie formalnego wpisu zawieszenia podkreślano także w orzecznictwie. Sąd Apelacyjny w Katowicach w wyroku z 25 września 2012 r., sygn. akt II AUa 135/12, wskazał, że wpis o zawieszeniu wykonywania działalności ma istotne znaczenie dla skutków w sferze ubezpieczeń społecznych.

Skutki podatkowe: PIT, ryczałt i VAT

Zawieszenie działalności ogranicza bieżące obowiązki podatkowe, ale nie oznacza całkowitego zniknięcia firmy z rozliczeń. W okresie zawieszenia przedsiębiorca zasadniczo nie wykonuje bieżącej działalności zarobkowej, więc zwykle nie powstają bieżące zaliczki na podatek dochodowy z tej działalności. Jeżeli jednak pojawi się przychód związany z firmą, na przykład zapłata za usługę wykonaną przed zawieszeniem albo sprzedaż składnika majątku firmowego, trzeba go prawidłowo rozliczyć.

Roczne zeznanie podatkowe nadal może być konieczne, nawet jeśli działalność była zawieszona przez cały rok albo przez część roku. Zawieszenie nie zwalnia też z przechowywania dokumentacji księgowej i dowodów związanych z działalnością.

Podatnik VAT w okresie zawieszenia co do zasady nie składa JPK_V7 za okresy rozliczeniowe objęte zawieszeniem, jeżeli nie wykonuje czynności wymagających rozliczenia VAT. Są jednak wyjątki, na przykład gdy wystąpią czynności opodatkowane, korekty, import usług, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów albo inne zdarzenia, które wymagają rozliczenia podatku. Dlatego przed przyjęciem, że nie trzeba składać JPK_V7, należy sprawdzić, czy w danym okresie nie wystąpiły takie zdarzenia.

Co wolno robić w czasie zawieszenia?

W okresie zawieszenia nie wolno wykonywać bieżącej działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z tej działalności. Prawo pozwala jednak na czynności potrzebne do zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów oraz na uporządkowanie spraw firmy.

W czasie zawieszenia przedsiębiorca może między innymi przyjmować należności powstałe przed zawieszeniem, regulować wcześniejsze zobowiązania, sprzedawać własne środki trwałe i wyposażenie, uczestniczyć w postępowaniach sądowych, podatkowych i administracyjnych, wykonywać obowiązki nakazane przepisami oraz poddawać się kontroli. Może też osiągać przychody finansowe, również z działalności prowadzonej przed zawieszeniem.

Nie należy natomiast wystawiać faktur za nowe usługi lub dostawy wykonywane już w okresie zawieszenia. Jeżeli planuje Pan nadal wykonywać usługi handlowe, choćby okazjonalnie, lepszym rozwiązaniem może być pozostawienie działalności aktywnej i prawidłowe ustalenie składek oraz podatków.

Wznowienie działalności albo likwidacja firmy

Zawieszenie nie jest likwidacją firmy. Po zawieszeniu można wznowić działalność przez CEIDG, a następnie wrócić do zwykłych rozliczeń z ZUS i urzędem skarbowym. Jeżeli we wniosku wskazano datę zakończenia zawieszenia, trzeba dopilnować, aby obowiązki po tej dacie zostały prawidłowo podjęte. Jeżeli zawieszenie jest bezterminowe, wznowienie wymaga decyzji przedsiębiorcy i odpowiedniego wpisu.

Likwidacja działalności ma dalej idące skutki niż zawieszenie. Oznacza zakończenie działalności, konieczność zamknięcia rozliczeń, uporządkowania majątku firmowego i wykonania obowiązków wobec urzędu skarbowego oraz ZUS. Jeżeli nie jest Pan pewien, czy po rozpoczęciu etatu będzie Pan chciał wrócić do działalności, zawieszenie zwykle daje większą elastyczność niż likwidacja.

FAQ

Czy muszę zawiesić działalność, gdy zaczynam pracę na etat?

Nie. Praca na etacie i prowadzenie jednoosobowej działalności mogą istnieć równolegle. Zawieszenie jest wyborem przedsiębiorcy, a nie automatycznym skutkiem podpisania umowy o pracę.

Czy przy etacie trzeba płacić ZUS z działalności?

To zależy od sytuacji. Jeżeli wynagrodzenie z etatu osiąga co najmniej minimalne wynagrodzenie, składki społeczne z działalności zwykle nie są obowiązkowe. Aktywna działalność może jednak nadal oznaczać obowiązek opłacania składki zdrowotnej.

Czy w czasie zawieszenia płaci się składkę zdrowotną z firmy?

Co do zasady nie, jeżeli działalność została skutecznie zawieszona i okres zawieszenia obejmuje dany okres rozliczeniowy. Przy zawieszeniu albo wznowieniu w trakcie miesiąca trzeba prawidłowo rozliczyć część miesiąca.

Czy zawieszenie zwalnia z podatków?

Zawieszenie ogranicza bieżące obowiązki podatkowe, ale nie zwalnia z rozliczenia przychodów związanych z firmą, które powstaną mimo zawieszenia. Nadal może być konieczne roczne zeznanie podatkowe oraz rozliczenie zdarzeń dotyczących VAT.

Czy można wystawiać faktury podczas zawieszenia?

Nie powinno się wystawiać faktur za nowe usługi lub sprzedaż wykonywane w okresie zawieszenia. Możliwe są natomiast czynności dotyczące wcześniejszej działalności, na przykład przyjęcie zapłaty za fakturę wystawioną przed zawieszeniem.

Źródła

• Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców.
• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
• Wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 25 września 2012 r., sygn. akt II AUa 135/12.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.