Zawieszenie działalności przy przejściu na etat

Czy trzeba zawiesić albo zamknąć firmę po podjęciu pracy na etat?

Nie. Samo rozpoczęcie pracy na podstawie umowy o pracę nie powoduje obowiązku zamknięcia ani zawieszenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Przedsiębiorca może równolegle pracować na etacie i prowadzić firmę, o ile nie narusza to zakazu konkurencji, umowy o pracę, regulaminów obowiązujących u pracodawcy albo szczególnych ograniczeń wynikających z rodzaju zatrudnienia.

Jeżeli firma pozostaje aktywna, przedsiębiorca nadal wykonuje wszystkie zwykłe obowiązki: rozlicza podatki, prowadzi ewidencje, składa wymagane pliki lub deklaracje, wystawia faktury i pilnuje obowiązków wobec ZUS. Etat może ograniczyć składki społeczne z działalności, ale nie zawsze usuwa wszystkie obciążenia składkowe.

W typowej sytuacji, gdy z umowy o pracę osiągasz co najmniej minimalne wynagrodzenie, obowiązkowe składki społeczne są opłacane z etatu, a z działalności nie trzeba opłacać składek społecznych. Aktywna działalność może jednak nadal oznaczać obowiązek opłacania składki zdrowotnej z firmy. Jeżeli wynagrodzenie z etatu jest niższe od minimalnego albo występują inne tytuły do ubezpieczeń, rozliczenie trzeba sprawdzić indywidualnie.

Osobnej analizy wymaga sytuacja, gdy po przejściu na etat przedsiębiorca chce dalej wykonywać usługi dla dotychczasowego kontrahenta albo przyszłego pracodawcy. W takim przypadku warto sprawdzić nie tylko składki, ale także ryzyka podatkowe i pracownicze związane z modelem współpracy. Zobacz także omówienie: etat i działalność gospodarcza dla tego samego pracodawcy.

Jaka data zawieszenia będzie najlepsza?

Jeżeli działalność ma być prowadzona i rozliczona jeszcze za cały bieżący miesiąc, a od początku następnego miesiąca przechodzisz wyłącznie na etat, praktycznym rozwiązaniem jest wskazanie we wniosku CEIDG daty zawieszenia na pierwszy dzień kolejnego miesiąca. W sytuacji, w której ostatnim miesiącem aktywnej działalności jest październik, datą zawieszenia będzie więc 1 listopada.

Dzięki temu październik pozostaje miesiącem normalnego prowadzenia firmy: można dokończyć zlecenia, wystawić faktury, ująć koszty, rozliczyć przychody oraz składki za okres aktywności. Od listopada działalność jest zawieszona, więc nie powinna już generować bieżących obowiązków właściwych dla normalnie prowadzonej firmy, o ile przedsiębiorca faktycznie nie wykonuje działalności po tej dacie.

Zawieszenie może nastąpić także w trakcie miesiąca, na przykład od dnia następującego po wykonaniu ostatniej usługi. Takie rozwiązanie bywa potrzebne, gdy etat zaczyna się w połowie miesiąca albo przedsiębiorca chce jeszcze dokończyć rozpoczęte zlecenia. Trzeba jednak liczyć się wtedy z rozliczeniem składek i podatków za część miesiąca, w której firma była aktywna.

Najważniejsze jest to, aby data wpisana w CEIDG odpowiadała rzeczywistości. Po dniu rozpoczęcia zawieszenia nie należy przyjmować nowych zleceń, wykonywać usług ani prowadzić sprzedaży stanowiącej normalny przedmiot działalności.

Kto może zawiesić działalność w CEIDG?

Zawieszenie działalności gospodarczej jest dobrowolne i następuje na wniosek przedsiębiorcy. W przypadku jednoosobowej działalności wpisanej do CEIDG podstawowe znaczenie ma ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców.

Co do zasady zawiesić działalność może przedsiębiorca, który nie zatrudnia pracowników. Przepisy dopuszczają jednak szczególne sytuacje, w których zawieszenie jest możliwe mimo formalnego zatrudniania pracowników, na przykład gdy pracownicy przebywają na określonych urlopach związanych z rodzicielstwem i nie wykonują w tym czasie pracy. Jeżeli zatrudniasz pracowników, nie zakładaj automatycznie, że możesz zawiesić firmę bez wcześniejszego sprawdzenia warunków.

Przedsiębiorca wpisany do CEIDG może zawiesić działalność na czas określony albo na czas nieokreślony. Zasadniczo okres zawieszenia nie powinien być krótszy niż 30 dni. W praktyce najczęściej wybiera się zawieszenie od pierwszego dnia miesiąca albo od dnia następującego po zakończeniu ostatnich czynności firmowych. Powiązanym problemem jest również zawieszenie działalności taksówkarza a licencja.

Jak złożyć wniosek o zawieszenie działalności?

Wniosek składa się w CEIDG, elektronicznie albo przez urząd gminy. Jest to wniosek o zmianę wpisu przedsiębiorcy, w którym wskazuje się informację o zawieszeniu działalności oraz datę rozpoczęcia zawieszenia.

Informacja z CEIDG jest przekazywana do właściwych instytucji, w szczególności do urzędu skarbowego, GUS oraz ZUS albo KRUS. ZUS na podstawie danych z CEIDG sporządza odpowiednie dokumenty wyrejestrowujące płatnika i osobę prowadzącą działalność, dlatego zazwyczaj przedsiębiorca nie musi samodzielnie składać tych formularzy. Warto jednak po złożeniu wniosku sprawdzić konto płatnika, zwłaszcza przy zawieszeniu w trakcie miesiąca albo po wcześniejszych zmianach w ubezpieczeniach.

Samo faktyczne zaprzestanie wykonywania usług nie daje takich skutków jak formalne zawieszenie wpisu. Dopóki działalność nie została zawieszona w CEIDG albo wykreślona, przedsiębiorca jest nadal traktowany jako prowadzący działalność z wynikającymi z tego obowiązkami.

Składki ZUS i składka zdrowotna: aktywna firma a zawieszenie

Jeżeli działalność pozostaje aktywna, a przedsiębiorca jednocześnie pracuje na etacie, trzeba ustalić zbieg tytułów do ubezpieczeń. Przy etacie z wynagrodzeniem co najmniej minimalnym składki społeczne z działalności zwykle nie są obowiązkowe. Można jednak dobrowolnie przystąpić do niektórych ubezpieczeń z działalności, jeżeli przepisy na to pozwalają.

Jeżeli wynagrodzenie z etatu jest niższe od minimalnego albo etat nie daje podstawy do pełnego objęcia ubezpieczeniami społecznymi, składki społeczne z działalności mogą pozostać obowiązkowe. Inaczej trzeba też oceniać sytuacje z kilkoma tytułami do ubezpieczeń, ulgą na start, preferencyjnymi składkami albo małym ZUS.

Składka zdrowotna wymaga osobnego sprawdzenia. Aktywna działalność gospodarcza może powodować obowiązek zapłaty składki zdrowotnej z działalności nawet wtedy, gdy składki społeczne są opłacane z etatu. Wysokość i sposób obliczenia składki zdrowotnej zależą od formy opodatkowania i aktualnych zasad rozliczeń.

Po skutecznym zawieszeniu działalności w CEIDG za pełny miesiąc zawieszenia przedsiębiorca co do zasady nie opłaca składek społecznych ani składki zdrowotnej z tej działalności. Jeżeli zawieszenie albo wznowienie następuje w trakcie miesiąca, składki społeczne rozlicza się za okres aktywnego prowadzenia firmy, a składkę zdrowotną trzeba zweryfikować według zasad właściwych dla danej formy opodatkowania i okresu rozliczeniowego.

Podatek dochodowy i VAT w czasie zawieszenia

Samo zawieszenie działalności nie oznacza, że znikają wszystkie rozliczenia podatkowe. Trzeba ująć przychody, koszty, faktury, zapłaty i inne zdarzenia dotyczące okresu, w którym firma była aktywna. Dotyczy to zarówno podatników rozliczających się według skali, podatku liniowego, jak i ryczałtu.

W okresie zawieszenia co do zasady nie wpłaca się zaliczek na podatek dochodowy od bieżącej działalności, jeżeli przedsiębiorca nie osiąga nowych przychodów wymagających rozliczenia. Mogą jednak wystąpić zdarzenia podatkowe związane z wcześniejszą działalnością, na przykład zapłata za fakturę wystawioną przed zawieszeniem, korekta sprzedaży, sprzedaż środka trwałego albo rozliczenie kosztów.

Roczne zeznanie podatkowe nadal może być konieczne, nawet jeśli działalność była zawieszona przez cały rok albo przez jego część. Zawieszenie nie zwalnia również z przechowywania dokumentacji księgowej oraz z obowiązku reagowania na wezwania organów podatkowych.

Jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, zawieszenie może ograniczyć obowiązek składania JPK_V7 za pełne okresy rozliczeniowe objęte zawieszeniem. Nie dotyczy to jednak każdej sytuacji. Obowiązki VAT mogą powstać między innymi przy czynnościach opodatkowanych wykonanych w okresie zawieszenia, korektach, imporcie usług, wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów albo innych zdarzeniach wymagających wykazania w VAT.

Co wolno robić w czasie zawieszenia działalności?

W okresie zawieszenia nie wolno wykonywać bieżącej działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z jej normalnego prowadzenia. Prawo pozwala jednak na czynności konieczne do zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów oraz na rozliczenie spraw powstałych przed zawieszeniem.

W czasie zawieszenia przedsiębiorca może między innymi:

• przyjmować należności powstałe przed datą zawieszenia,
• regulować zobowiązania powstałe przed zawieszeniem,
• sprzedawać własne środki trwałe i wyposażenie,
• uczestniczyć w postępowaniach sądowych, administracyjnych i podatkowych dotyczących działalności,
• wykonywać czynności niezbędne do zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• osiągać przychody finansowe także z czynności prowadzonych przed zawieszeniem,
• poddawać się kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców.

Nie należy natomiast przyjmować nowych zleceń i wykonywać usług, które stanowią normalny przedmiot działalności. Jeżeli po przejściu na etat przedsiębiorca chce nadal okazjonalnie wykonywać zlecenia, trzeba rozważyć pozostawienie firmy aktywnej albo inny model rozliczeń. W tym kontekście przydatne może być także omówienie: zawieszona działalność a umowa zlecenia lub dzieło.

Wznowienie albo zamknięcie działalności

Zawieszenie nie likwiduje firmy. Przedsiębiorca może później wznowić działalność przez CEIDG, wskazując datę wznowienia. Od tej daty wracają zwykłe obowiązki związane z prowadzeniem działalności, w tym rozliczenia składkowe, podatkowe i ewidencyjne.

Jeżeli we wniosku wskazano datę zakończenia zawieszenia, system może potraktować działalność jako wznawianą od wskazanego dnia. Jeżeli zawieszenie jest bezterminowe, wznowienie wymaga złożenia kolejnego wniosku. W obu przypadkach warto sprawdzić, od kiedy faktycznie będą wystawiane faktury i wykonywane czynności firmowe.

Jeżeli po przejściu na etat nie planujesz już wracać do działalności, możesz rozważyć wykreślenie wpisu z CEIDG. Likwidacja działalności ma dalej idące skutki niż zawieszenie: wymaga zamknięcia rozliczeń, uporządkowania majątku firmowego, dokumentacji i obowiązków podatkowych. Zawieszenie jest dobrym rozwiązaniem wtedy, gdy chcesz zachować możliwość powrotu do firmy bez ponownej rejestracji.

FAQ

Czy muszę zawiesić działalność, gdy zaczynam pracę na etat?

Nie. Praca na etacie i prowadzenie jednoosobowej działalności mogą istnieć równolegle. Zawieszenie jest wyborem przedsiębiorcy, a nie automatycznym skutkiem podpisania umowy o pracę.

Czy najlepiej zawiesić firmę od pierwszego dnia miesiąca?

Jeżeli chcesz, aby cały kolejny miesiąc był już miesiącem zawieszenia, najczęściej tak. Wskazanie pierwszego dnia miesiąca jako daty zawieszenia porządkuje rozliczenia, pod warunkiem że od tego dnia faktycznie nie wykonujesz działalności.

Czy przy etacie trzeba płacić ZUS z działalności?

To zależy od sytuacji. Jeżeli wynagrodzenie z etatu osiąga co najmniej minimalne wynagrodzenie, składki społeczne z działalności zwykle nie są obowiązkowe. Aktywna działalność może jednak nadal oznaczać obowiązek zapłaty składki zdrowotnej z firmy.

Czy w czasie zawieszenia płaci się składkę zdrowotną z firmy?

Za pełny miesiąc skutecznego zawieszenia co do zasady nie opłaca się składki zdrowotnej z zawieszonej działalności. Jeżeli zawieszenie albo wznowienie następuje w trakcie miesiąca albo w okresie pojawiają się przychody lub korekty, rozliczenie trzeba sprawdzić indywidualnie.

Czy można wystawiać faktury podczas zawieszenia?

Nie powinno się wystawiać faktur za nowe usługi lub sprzedaż wykonywane po dacie zawieszenia. Możliwe są natomiast rozliczenia dotyczące czynności wykonanych przed zawieszeniem, korekty albo przyjęcie zapłaty za wcześniejszą fakturę.

Czy zawieszenie zwalnia z podatków?

Zawieszenie ogranicza bieżące obowiązki podatkowe, ale nie zwalnia z rozliczenia zdarzeń związanych z firmą. Nadal może być potrzebne roczne zeznanie podatkowe, korekta VAT, rozliczenie sprzedaży środka trwałego albo przechowywanie dokumentacji.

Czy można zawiesić działalność na czas nieokreślony?

Tak. Przedsiębiorca wpisany do CEIDG może zawiesić działalność na czas określony albo bezterminowo. Przy zawieszeniu bezterminowym wznowienie wymaga złożenia wniosku w CEIDG.

Podsumowanie

Przejście na etat nie wymaga zamknięcia firmy. Jeżeli jednak po rozpoczęciu pracy nie chcesz już wykonywać usług ani sprzedaży w ramach działalności, zawieszenie w CEIDG może ograniczyć obowiązki wobec ZUS i urzędu skarbowego.

Jeżeli obecny miesiąc ma być ostatnim miesiącem aktywnego prowadzenia działalności, a od następnego miesiąca zaczynasz pracę na etacie, najczęściej właściwą datą zawieszenia będzie pierwszy dzień kolejnego miesiąca. Przy zawieszeniu w trakcie miesiąca trzeba uważniej rozliczyć składki, podatek i ewentualny VAT.

Najbezpieczniej ustalić datę zawieszenia tak, aby była zgodna z faktycznym zakończeniem bieżących czynności firmowych. Po tej dacie można rozliczać wcześniejsze sprawy, ale nie wolno normalnie prowadzić działalności.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców, Dz.U. 2018 poz. 646, w szczególności art. 22-25.

2. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

3. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

4. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

5. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

6. ZUS, Zawieszenie działalności.

7. Biznes.gov.pl, Na czym polega zawieszenie działalności gospodarczej w CEIDG.

8. Podatki.gov.pl, JPK_VAT z deklaracją.

Potrzebujesz indywidualnej odpowiedzi? Opisz swoją sytuację w formularzu poniżej. Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.