Zespół weselny: umowy z muzykami

Jaka forma współpracy z muzykami jest najbezpieczniejsza?

Jeżeli prowadzi Pan działalność gospodarczą i podpisuje umowy z klientami na obsługę muzyczną wesel lub innych uroczystości, powinien Pan oddzielić dwie relacje: umowę z klientem oraz umowy z osobami grającymi w zespole. To, że klient płaci Panu jako organizatorowi zespołu, nie przesądza jeszcze, jaka umowa powinna łączyć Pana z pozostałymi muzykami.

W praktyce wchodzą w grę trzy rozwiązania: umowa o dzieło, umowa zlecenia albo umowa o współpracy B2B z muzykiem prowadzącym własną działalność. Wybór nie powinien wynikać wyłącznie z najniższych kosztów. Organy kontrolne patrzą przede wszystkim na rzeczywisty sposób wykonywania pracy: czy muzyk ma stworzyć konkretny rezultat, czy raczej ma świadczyć usługę grania w określonym czasie i miejscu.

Przy typowym zespole weselnym, który gra przez kilka godzin według ustalonego repertuaru, uczestniczy w próbach, dojeżdża na imprezy i pozostaje w gotowości w ustalonych godzinach, najczęściej bezpieczniejsze będzie zlecenie albo umowa o świadczenie usług. Umowa o dzieło może być dopuszczalna, ale tylko wtedy, gdy jej przedmiotem jest rzeczywiście konkretny, sprawdzalny rezultat.

Umowa o dzieło z muzykiem

Umowa o dzieło polega na osiągnięciu oznaczonego rezultatu. W przypadku działalności muzycznej takim rezultatem może być na przykład przygotowanie autorskiej aranżacji, nagranie określonego utworu, stworzenie podkładu muzycznego albo opracowanie konkretnego programu artystycznego w sposób pozwalający ocenić, czy dzieło zostało wykonane prawidłowo.

Samo zobowiązanie muzyka do grania na weselu od określonej godziny do określonej godziny zwykle przypomina raczej usługę niż dzieło. Rezultatem nie jest wtedy odrębny, samoistny wytwór, lecz staranne wykonywanie czynności artystycznych przez ustalony czas. Z tego powodu zawieranie umów o dzieło na każde wesele z tymi samymi osobami może zostać zakwestionowane, zwłaszcza gdy współpraca jest stała i powtarzalna.

Co do zasady od umowy o dzieło zawartej z osobą niebędącą pracownikiem zamawiającego nie odprowadza się składek ZUS. Trzeba jednak pamiętać o obowiązku zgłoszenia takiej umowy do ZUS na formularzu RUD w terminie 7 dni od jej zawarcia, jeżeli obowiązek ten dotyczy danego zamawiającego. Od wynagrodzenia osoby nieprowadzącej działalności gospodarczej pobiera się natomiast zaliczkę na podatek dochodowy, chyba że przepisy szczególne przewidują inny sposób rozliczenia.

Podwyższone 50-procentowe koszty uzyskania przychodów mogą mieć zastosowanie tylko wtedy, gdy wynagrodzenie dotyczy korzystania z praw autorskich lub praw pokrewnych albo rozporządzania tymi prawami i jest to odpowiednio opisane oraz wyodrębnione w umowie. Nie wystarczy samo nazwanie wykonawcy artystą. Przy zwykłym wynagrodzeniu za występ najczęściej stosuje się standardowe zasady rozliczenia kosztów, właściwe dla danego źródła przychodu.

Umowa zlecenia lub umowa o świadczenie usług

Przy regularnym graniu na weselach najczęściej najbardziej praktyczna jest umowa zlecenia albo umowa o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu. Taka umowa pasuje do sytuacji, w której muzyk ma wykonywać określone czynności: uczestniczyć w występie, przyjechać z instrumentem, zagrać ustalony repertuar, brać udział w próbie lub pozostawać do dyspozycji zespołu w określonym czasie.

Przy zleceniu trzeba uwzględnić minimalną stawkę godzinową. Jej wysokość zmienia się wraz z przepisami o minimalnym wynagrodzeniu, dlatego przy zawieraniu umowy należy sprawdzić stawkę obowiązującą w danym okresie. Umowa powinna określać sposób potwierdzania liczby godzin wykonywania zlecenia, na przykład poprzez ewidencję godzin, potwierdzenie udziału w imprezie albo zestawienie podpisywane po występie.

Zlecenie może powodować obowiązek zgłoszenia zleceniobiorcy do ZUS i opłacania składek. Zakres składek zależy od sytuacji danej osoby, w tym od tego, czy ma inny tytuł do ubezpieczeń, czy jest studentem do 26. roku życia, czy podlega ubezpieczeniu chorobowemu dobrowolnie oraz czy osiąga minimalne wynagrodzenie z innego tytułu. Z tego powodu przed pierwszą wypłatą warto odebrać od muzyka oświadczenie o jego statusie ubezpieczeniowym i podatkowym.

Dla Pana jako organizatora zespołu zlecenie jest zwykle bardziej formalne niż dzieło, ale bezpieczniejsze przy kontroli. Pozwala też jasno uregulować zastępstwa, kary za nieobecność, zwrot kosztów dojazdu, termin wypłaty oraz zasady odwołania imprezy przez klienta.

Współpraca B2B z muzykami

Najbardziej samodzielnym modelem jest współpraca z muzykami prowadzącymi własną działalność gospodarczą. Wtedy każdy muzyk wystawia fakturę lub rachunek zgodnie ze swoim statusem podatkowym, sam rozlicza podatek i składki, a Pan rozlicza się z nim jak z podwykonawcą. Taki model może być korzystny organizacyjnie, zwłaszcza gdy członkowie zespołu grają również dla innych podmiotów, samodzielnie organizują sprzęt i ponoszą własne ryzyko gospodarcze.

Nie należy jednak zakładać działalności wyłącznie po to, aby obejść składki lub przepisy o zleceniu. Jeżeli w praktyce muzyk jest podporządkowany jak pracownik, nie ponosi żadnego ryzyka, wykonuje polecenia w stałym składzie i nie ma realnej samodzielności, forma B2B może zostać zakwestionowana. W skrajnych przypadkach może powstać spór o istnienie stosunku pracy albo o prawidłowe rozliczenie składek.

Przy B2B warto zawrzeć umowę współpracy, a nie tylko opierać się na ustnych ustaleniach. Umowa powinna wskazywać, że muzyk działa jako niezależny przedsiębiorca, samodzielnie organizuje sposób wykonania usług w granicach ustaleń repertuarowych, może korzystać z własnego sprzętu, ponosi odpowiedzialność za niewykonanie usługi i wystawia dokument rozliczeniowy po wykonaniu występu.

Co wpisać do umowy z członkiem zespołu?

Dobrze przygotowana umowa z muzykiem powinna być konkretna. Nie wystarczy ogólny zapis, że muzyk wykona usługę muzyczną. Im bardziej powtarzalna współpraca, tym ważniejsze jest opisanie zasad rozliczeń, organizacji występów i odpowiedzialności za problemy w dniu imprezy.

W umowie warto uregulować w szczególności:

• dane stron i status muzyka, czyli osoba prywatna, zleceniobiorca albo przedsiębiorca,
• zakres obowiązków, w tym instrument, wokal, prowadzenie zabaw, próby, montaż i demontaż sprzętu,
• terminy występów albo sposób ich uzgadniania,
• wynagrodzenie, termin zapłaty i ewentualne zaliczki,
• sposób potwierdzania godzin przy zleceniu lub usługach objętych minimalną stawką godzinową,
• zasady zwrotu kosztów dojazdu, noclegu i wyżywienia,
• odpowiedzialność za nieobecność, spóźnienie, chorobę lub konieczność zapewnienia zastępstwa,
• warunki odwołania występu przez klienta albo przez zespół,
• zasady korzystania ze sprzętu i odpowiedzialność za jego uszkodzenie,
• zgody dotyczące nagrań, zdjęć, transmisji i materiałów promocyjnych.

Jeżeli zawiera Pan umowę z klientem jako lider zespołu, powinien Pan zadbać, aby umowy z muzykami były spójne z obowiązkami wobec klienta. Przykładowo, jeżeli klient może żądać konkretnego składu zespołu, trzeba ustalić, co stanie się w razie choroby jednego z muzyków. Jeżeli klient płaci zaliczkę albo zadatek, warto określić, czy i w jakim zakresie członkowie zespołu uczestniczą w tym ryzyku.

Podatki, ZUS i ryczałt

Jeżeli prowadzi Pan działalność na ryczałcie, przychody od klientów rozlicza Pan według zasad właściwych dla swojej działalności i klasyfikacji usług. Sama informacja, że jest to zespół weselny, nie zawsze wystarcza do ustalenia prawidłowej stawki ryczałtu, ponieważ znaczenie może mieć faktyczny zakres świadczenia, na przykład oprawa muzyczna, prowadzenie imprezy, nagłośnienie, oświetlenie lub usługi organizacyjne. W razie wątpliwości warto potwierdzić klasyfikację z księgowym albo wystąpić o interpretację.

Rozliczenia z muzykami zależą od formy współpracy. Przy dziele lub zleceniu z osobą nieprowadzącą działalności zwykle występuje rola płatnika podatku. Przy zleceniu dodatkowo trzeba ustalić obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń i poboru składek. Przy B2B muzyk rozlicza własną działalność, ale Pan powinien przechowywać umowę, faktury oraz dowody wykonania usług.

Należy również pamiętać o obowiązkach wobec klientów prywatnych. Jeżeli klientem jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, mogą powstać obowiązki dotyczące ewidencjonowania sprzedaży, w tym kasy fiskalnej, chyba że w danej sytuacji przysługuje zwolnienie. Zwolnienia zależą od aktualnych przepisów i sposobu zapłaty, dlatego trzeba je zweryfikować przed rozpoczęciem sezonu.

Prawa autorskie, repertuar i nagrania z wesela

Zespół weselny często wykonuje cudze utwory. Kwestia licencji na publiczne odtwarzanie lub wykonywanie muzyki zależy od charakteru wydarzenia, miejsca, organizatora oraz umów zawartych przez lokal albo organizatora z organizacjami zbiorowego zarządzania. W umowie z klientem warto jasno wskazać, kto odpowiada za ewentualne licencje i opłaty związane z repertuarem.

Osobno trzeba uregulować nagrywanie i wykorzystywanie występów. Jeżeli chce Pan publikować fragmenty wesel w mediach społecznościowych, na stronie zespołu albo w materiałach reklamowych, należy zadbać o zgody osób występujących, a w razie utrwalenia gości także o zasady ochrony wizerunku. W umowie z muzykami warto przewidzieć zgodę na wykorzystanie nagrań promocyjnych albo wyraźnie opisać, kiedy taka zgoda będzie udzielana osobno.

FAQ

Czy z każdym muzykiem można podpisać umowę o dzieło?

Nie. Umowa o dzieło jest właściwa wtedy, gdy muzyk ma wykonać konkretny, indywidualny rezultat, na przykład aranżację lub nagranie. Typowe granie na weselu przez kilka godzin zwykle bardziej przypomina usługę, więc dzieło może zostać zakwestionowane.

Czy od umowy o dzieło z muzykiem płaci się ZUS?

Co do zasady nie płaci się składek ZUS od umowy o dzieło zawartej z osobą niebędącą pracownikiem zamawiającego. Trzeba jednak pamiętać o zgłoszeniu umowy do ZUS na formularzu RUD, jeżeli dany przypadek podlega temu obowiązkowi.

Czy przy umowie zlecenia trzeba prowadzić ewidencję godzin?

Tak, jeżeli do umowy ma zastosowanie minimalna stawka godzinowa. Strony powinny ustalić sposób potwierdzania liczby godzin wykonywania zlecenia, aby dało się wykazać, że wynagrodzenie nie jest niższe od ustawowego minimum.

Czy muzyk może założyć działalność i wystawiać faktury zespołowi?

Tak, ale tylko wtedy, gdy rzeczywiście działa jako samodzielny przedsiębiorca. Jeżeli B2B służy jedynie zastąpieniu zlecenia lub etatu, a muzyk jest faktycznie podporządkowany liderowi zespołu, taka forma może zostać zakwestionowana.

Kto odpowiada za licencje do wykonywanych utworów?

To zależy od charakteru imprezy, miejsca i umów z organizacjami zbiorowego zarządzania. W praktyce warto uregulować tę kwestię w umowie z klientem oraz ustalić, czy odpowiedzialność ponosi lokal, organizator wydarzenia, czy zespół.

Źródła

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, w szczególności przepisy o umowie o dzieło i zleceniu.
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, w szczególności zasady odróżniania stosunku pracy od umów cywilnoprawnych.
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
• Ustawa z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.
• Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
• Wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 14 grudnia 2017 r., sygn. akt III AUa 480/17.

Potrzebujesz indywidualnej odpowiedzi? Opisz swoją sytuację w formularzu poniżej. Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.