Usługi BHP w działalności nierejestrowanej

Kiedy usługi BHP mogą być działalnością nierejestrowaną?

Działalność nierejestrowana, określana też jako działalność nieewidencjonowana, jest szczególną formą drobnej aktywności zarobkowej osoby fizycznej. Zgodnie z art. 5 ustawy Prawo przedsiębiorców nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym kwartale 225% kwoty minimalnego wynagrodzenia (w 2026 r. przy minimalnym wynagrodzeniu 4806 zł brutto jest to 10 813,50 zł w kwartale) i która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej.

W praktyce oznacza to, że specjalista BHP może testować niewielką skalę usług bez wpisu do CEIDG, ale musi pilnować limitu kwartalnego. Do limitu bierze się pod uwagę kwoty należne, czyli takie, które przysługują za wykonaną usługę, nawet jeśli klient zapłaci później. Nie wystarczy więc kontrolować wpływów na rachunek bankowy.

Jeżeli limit zostanie przekroczony, działalność staje się działalnością gospodarczą od dnia przekroczenia limitu. Wtedy trzeba zarejestrować działalność w CEIDG w terminie 7 dni od dnia przekroczenia limitu oraz przejść na zasady właściwe dla przedsiębiorców.

Działalność nierejestrowana nie może być wykonywana w formie spółki cywilnej. Nie zastępuje też zezwoleń, uprawnień albo wymogów branżowych, jeżeli dana czynność ich wymaga. Przy usługach BHP szczególnie ważne są kwalifikacje osoby prowadzącej szkolenia lub doradztwo oraz prawidłowa dokumentacja.

Szkolenia BHP i doradztwo BHP a wymogi formalne

Sama możliwość działania bez wpisu do CEIDG nie przesądza jeszcze, że każdą usługę BHP można wykonać w dowolny sposób. Szkolenia w dziedzinie BHP muszą odpowiadać wymaganiom przepisów o szkoleniu BHP, w szczególności co do programu, dokumentowania szkolenia, kwalifikacji prowadzącego i rodzaju szkolenia.

Inaczej należy oceniać instruktaż ogólny, szkolenia okresowe, opracowanie oceny ryzyka zawodowego, udział w postępowaniu powypadkowym czy bieżące doradztwo dla pracodawcy. W działalności nierejestrowanej trzeba jasno określić, czy sprzedawana jest usługa szkoleniowa, doradcza, dokumentacyjna czy mieszana, ponieważ ma to znaczenie dla VAT, ZUS i odpowiedzialności wobec klienta. Warto przy tym sprawdzić także tekst o tym, jak wygląda obowiązkowe szkolenia dla przedsiębiorcy.

Warto zawierać z klientami krótkie umowy albo przyjmować zlecenia w formie pisemnej lub mailowej. Dokument powinien wskazywać zakres usługi, wynagrodzenie, termin, odpowiedzialność za przekazane dane oraz to, czy wykonawca przygotowuje dokumentację, prowadzi szkolenie, czy jedynie opiniuje materiały pracodawcy.

Jak rozliczyć PIT z działalności nierejestrowanej?

Przychody z działalności nierejestrowanej są rozliczane w podatku dochodowym jako odrębna kategoria przychodów wskazana w art. 20 ust. 1ba ustawy o PIT. Rozliczenie następuje w PIT-36, w części E wypełnia się wiersz „działalność nierejestrowana, określona w art. 20 ust. 1ba ustawy o PIT", wraz z kosztami i dochodem. Co do zasady NIE MA obowiązku płacenia miesięcznych ani kwartalnych zaliczek na PIT, chyba że podatnik dobrowolnie zdecyduje się wpłacać kwoty na poczet podatku.

Opodatkowaniu podlega dochód, czyli przychód pomniejszony o koszty jego uzyskania. Kosztami mogą być wydatki faktycznie związane z usługami BHP, na przykład materiały szkoleniowe, literatura fachowa, wydruk dokumentów, dojazd do klienta albo narzędzia potrzebne do przygotowania dokumentacji, jeżeli są racjonalnie uzasadnione i udokumentowane.

Dochód z działalności nierejestrowanej łączy się z innymi dochodami opodatkowanymi według skali podatkowej. Obecnie skala obejmuje stawki 12% i 32%, przy czym wyższa stawka ma znaczenie po przekroczeniu progu podatkowego. W praktyce osoba zatrudniona na etacie powinna uwzględnić, że dodatkowy dochód z usług BHP zwiększa jej roczną podstawę opodatkowania.

Należy prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży. Powinna ona pozwalać ustalić co najmniej datę sprzedaży, kwotę należną, przedmiot usługi i kwartalną sumę przychodów. Ewidencja jest ważna nie tylko podatkowo, ale też po to, aby na bieżąco kontrolować limit działalności nierejestrowanej.

VAT przy usługach szkoleniowych i doradczych BHP

Na gruncie VAT działalność nierejestrowana może być traktowana jako działalność gospodarcza, mimo że nie wymaga wpisu do CEIDG. Ustawa o VAT posługuje się własną definicją działalności gospodarczej i obejmuje nią także działalność usługodawców wykonywaną w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W wielu drobnych usługach możliwe jest korzystanie ze zwolnienia podmiotowego z VAT, jeżeli wartość sprzedaży nie przekracza limitu 200 000 zł rocznie. Limit zwolnienia podmiotowego VAT 200 000 zł dotyczy wartości sprzedaży BEZ kwoty podatku VAT (kwoty NETTO). Przy rozpoczęciu działalności w trakcie roku limit ustala się proporcjonalnie. Limit zwolnienia VAT (200 000 zł netto) trzeba odróżnić od limitu działalności nierejestrowanej z Prawa przedsiębiorców (225% minimalnego wynagrodzenia kwartalnie) – oba limity należy analizować osobno, bo wynikają z różnych ustaw.

Najważniejszy problem dotyczy doradztwa. Przy usługach doradczych BHP należy dodatkowo sprawdzić wyłączenie ze zwolnienia podmiotowego na podstawie art. 113 ust. 13 ustawy o VAT – niektóre doradztwo (poza technicznym/finansowym) wyłącza prawo do zwolnienia podmiotowego. Jeżeli więc specjalista BHP nie tylko prowadzi szkolenie, ale doradza pracodawcy, analizuje stan BHP, rekomenduje rozwiązania, opiniuje procedury albo przygotowuje zalecenia, może powstać obowiązek rejestracji jako czynny podatnik VAT przed wykonaniem pierwszej czynności opodatkowanej.

Jeżeli wykonywane są wyłącznie usługi szkoleniowe, trzeba odrębnie ocenić, czy można korzystać ze zwolnienia podmiotowego albo ewentualnego zwolnienia przedmiotowego dla określonych usług kształcenia. Nie każde szkolenie automatycznie korzysta ze zwolnienia z VAT, dlatego opis usługi, status nabywcy i sposób finansowania mogą mieć znaczenie.

Rejestracji do VAT dokonuje się na formularzu VAT-R przed wykonaniem pierwszej czynności, która wymaga opodatkowania. Czynny podatnik VAT musi prowadzić właściwą ewidencję, wystawiać faktury na zasadach przewidzianych w ustawie i składać pliki JPK_V7.

ZUS w działalności nierejestrowanej

Osoba wykonująca działalność nierejestrowaną nie zgłasza z tego tytułu działalności gospodarczej do ZUS i nie opłaca składek jak przedsiębiorca. To jednak nie kończy analizy, ponieważ w usługach wykonywanych na rzecz firm pojawia się pytanie, czy relacja z klientem nie jest w istocie umową o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu.

ZUS w interpretacjach wskazywał, że osoba wykonująca usługi w ramach działalności nierejestrowanej może podlegać ubezpieczeniom jako zleceniobiorca, jeżeli zawarta umowa ma charakter umowy zlecenia albo umowy o świadczenie usług. W takim wariancie obowiązki płatnika mogą obciążać zleceniodawcę, czyli podmiot zamawiający usługę.

Jeżeli wykonawca jest jednocześnie pracownikiem etatowym, trzeba zbadać zbieg tytułów do ubezpieczeń. Gdy wynagrodzenie z umowy o pracę osiąga co najmniej minimalne wynagrodzenie, z umowy zlecenia zasadniczo nie powstaje obowiązek opłacania składek emerytalnych i rentowych, ale może powstać obowiązek składki zdrowotnej. Inaczej może być przy niższym wynagrodzeniu z etatu, umowie z własnym pracodawcą lub szczególnych stanach faktycznych.

W praktyce przed rozpoczęciem współpracy warto ustalić ze zleceniodawcą, jak traktuje zawieraną umowę. Jeżeli klientem jest przedsiębiorca, może on oczekiwać danych potrzebnych do oceny obowiązków płatnika. Przy wątpliwościach najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest wystąpienie o indywidualną interpretację do ZUS.

Zobacz również: zatrudnienie przez osobę nieprowadzącą działalności gospodarczej

Rachunki, faktury i dokumenty dla klienta

Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną powinna wystawić rachunek albo fakturę, jeżeli klient tego zażąda. Jeżeli jest czynnym podatnikiem VAT, wystawia faktury VAT zgodnie z zasadami ustawy o VAT. Jeżeli korzysta ze zwolnienia z VAT, dokument sprzedaży powinien odzwierciedlać rzeczywisty zakres usługi i kwotę należności. Szczegółowo wyjaśnia to poradnik rachunek czy faktura w działalności nierejestrowanej.

Przy usługach BHP oprócz dokumentu sprzedażowego znaczenie mają dokumenty merytoryczne: program szkolenia, lista obecności, karta szkolenia wstępnego, zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego, protokół lub notatka z analizy dokumentacji, opracowanie oceny ryzyka zawodowego albo raport z przeglądu stanu BHP. Zakres dokumentów zależy od rodzaju usługi.

Jeżeli wykonawca otrzymuje dane pracowników klienta, powinien zadbać o podstawowe kwestie ochrony danych osobowych, w szczególności ustalenie roli stron i zakresu danych potrzebnych do wykonania usługi. W małych zleceniach często pomija się ten element, a może on mieć praktyczne znaczenie przy dokumentacji szkoleniowej lub powypadkowej.

FAQ

Czy specjalista BHP może działać bez zakładania firmy?

Tak, ale tylko przy spełnieniu warunków działalności nierejestrowanej: przychód kwartalny nie przekraczający 225% minimalnego wynagrodzenia (w 2026 r. = 10 813,50 zł w kwartale), brak wykonywania działalności gospodarczej w ostatnich 60 miesiącach oraz działanie jako osoba fizyczna. Trzeba też zachować wymagania branżowe dotyczące usług BHP.

Czy limit działalności nierejestrowanej liczy się od zapłaty czy od wykonanej usługi?

Liczy się przychód należny. Jeżeli usługa została wykonana i wynagrodzenie jest należne w danym kwartale, wlicza się je do limitu tego kwartału, nawet gdy klient zapłaci później.

Czy doradztwo BHP zawsze wymaga VAT?

Usługi doradcze są objęte wyłączeniem ze zwolnienia podmiotowego z VAT zgodnie z art. 113 ust. 13 ustawy o VAT. Jeżeli zakres zlecenia obejmuje doradzanie, rekomendacje lub analizę stanu BHP, trzeba bardzo ostrożnie ocenić obowiązek rejestracji jako czynny podatnik VAT.

Czy od działalności nierejestrowanej płaci się ZUS?

Nie płaci się składek jak przedsiębiorca. Ryzyko może jednak powstać po stronie zleceniodawcy, jeżeli umowa zostanie potraktowana jako zlecenie albo umowa o świadczenie usług. Przy etacie trzeba dodatkowo zbadać zbieg tytułów do ubezpieczeń.

Czy trzeba wystawiać faktury za usługi BHP?

Jeżeli klient zażąda faktury albo rachunku, dokument należy wystawić. Czynny podatnik VAT wystawia faktury VAT. Osoba korzystająca ze zwolnienia z VAT powinna dokumentować sprzedaż w sposób pozwalający ustalić przychód i zakres wykonanej usługi.

Podsumowanie

Usługi BHP w działalności nierejestrowanej są możliwe, ale wymagają ostrożnego zaplanowania. Najpierw trzeba sprawdzić limit kwartalny przychodu i warunek 60 miesięcy, a następnie ustalić, czy zakres usług ma charakter szkoleniowy, doradczy czy mieszany. To rozróżnienie ma szczególne znaczenie dla VAT.

Dochód rozlicza się w PIT-36 według art. 20 ust. 1ba ustawy o PIT, przy zachowaniu ewidencji sprzedaży i dokumentów kosztowych. W ZUS brak rejestracji firmy nie zawsze rozwiązuje problem, bo zleceniodawca może traktować współpracę jak umowę o świadczenie usług. Przy usługach BHP warto więc przygotować jasną umowę, prawidłowo dokumentować szkolenia i w razie wątpliwości uzyskać indywidualną ocenę podatkową lub składkową.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców - Dz.U. 2018 poz. 646
2. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535
3. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887
4. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
5. Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy

Potrzebujesz indywidualnej odpowiedzi? Opisz swoją sytuację w formularzu poniżej. Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.