Pełnomocnik w spółce z o.o. powołany uchwałą

Kiedy zgromadzenie wspólników może powołać pełnomocnika

W spółce z o.o. podstawową zasadą jest reprezentacja przez zarząd. Wyjątek dotyczy sytuacji wskazanych w art. 210 § 1 Kodeksu spółek handlowych: w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Oznacza to, że nadzwyczajne zgromadzenie wspólników może powołać pełnomocnika do reprezentowania spółki wobec członka zarządu, na przykład przy zawarciu kontraktu menedżerskiego, umowy o pracę, porozumienia o rozwiązaniu umowy, ugody, wezwania do zapłaty albo w postępowaniu sądowym. Podstawą działania pełnomocnika jest uchwała wspólników, a nie decyzja zarządu.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się, że pełnomocnictwo udzielone w tym trybie nie musi dotyczyć wyłącznie jednej, pojedynczej czynności. Dopuszczalne jest pełnomocnictwo rodzajowe, obejmujące określoną kategorię umów lub sporów z członkami zarządu, jeżeli jego zakres jest dostatecznie jasny. Takie stanowisko wynika między innymi z uchwały Sądu Najwyższego z dnia 30 stycznia 2019 r., sygn. akt III CZP 71/18.

Trzeba jednak odróżnić tę sytuację od szczególnego przypadku spółki jednoosobowej. Zgodnie z art. 210 K.s.h., jeżeli jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu, czynność prawna między nim a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. W takim układzie nie stosuje się klasycznego mechanizmu z art. 210 § 1 K.s.h.

Pełnomocnik a wynagrodzenie członków zarządu

Zgromadzenie wspólników może ustalić zasady wynagradzania członków zarządu na podstawie art. 203¹ K.s.h. Uchwała może określać w szczególności maksymalną wysokość wynagrodzenia, zasady przyznawania świadczeń dodatkowych albo maksymalną wartość takich świadczeń.

Jeżeli członek zarządu ma być zatrudniony na podstawie umowy o pracę, kontraktu menedżerskiego, zlecenia lub innej umowy, wynagrodzenie w tej umowie określa organ albo osoba powołana uchwałą zgromadzenia wspólników do zawarcia umowy z członkiem zarządu. W praktyce może to być właśnie pełnomocnik powołany uchwałą wspólników.

Pełnomocnik nie powinien jednak dowolnie ustalać warunków sprzecznych z uchwałą wspólników. Jeżeli wspólnicy przyjęli zasady wynagradzania, pełnomocnik powinien działać w ich granicach. Dopiero gdy takich zasad nie ustalono, zakres swobody pełnomocnika zależy od treści uchwały powołującej go do zawarcia umowy.

Pełnomocnik do zwykłych czynności spółki

Inaczej wygląda kwestia pełnomocnictwa do bieżących lub zwykłych czynności spółki, na przykład podpisywania zamówień, odbierania korespondencji, reprezentowania spółki przy określonych umowach handlowych albo składania oświadczeń w typowym obrocie. Takiego pełnomocnictwa co do zasady udziela zarząd, ponieważ to zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje ją na zewnątrz.

Zgromadzenie wspólników nie jest zwykłym organem reprezentacji spółki. Może podejmować uchwały w sprawach zastrzeżonych ustawą lub umową spółki, ale samo powołanie przez wspólników pełnomocnika do zwykłych czynności nie zastępuje prawidłowego umocowania udzielonego przez zarząd, chyba że chodzi o szczególny przypadek przewidziany w przepisach, na przykład art. 210 § 1 K.s.h.

W praktyce bezpieczniejsze od pełnomocnictwa ogólnego jest pełnomocnictwo rodzajowe albo szczególne. Warto wskazać w nim konkretny zakres czynności, limity kwotowe, czas obowiązywania, prawo podpisywania dokumentów oraz ewentualne wyłączenia. Pozwala to ograniczyć spory z kontrahentami co do tego, czy pełnomocnik rzeczywiście mógł działać w imieniu spółki.

Jeżeli czynność wymaga formy szczególnej, pełnomocnictwo również powinno odpowiadać wymaganej formie. Przykładowo przy czynnościach dotyczących nieruchomości konieczne może być pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego.

Czy pełnomocnika ujawnia się w KRS

Pełnomocnika, zarówno powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników w trybie art. 210 § 1 K.s.h., jak i ustanowionego przez zarząd do określonych czynności, co do zasady nie wpisuje się do Krajowego Rejestru Sądowego.

W KRS ujawnia się natomiast prokurenta. Prokura jest szczególnym rodzajem pełnomocnictwa przedsiębiorcy i wymaga wpisu do rejestru. Nie należy więc utożsamiać pełnomocnika zwykłego z prokurentem, ponieważ są to różne podstawy reprezentacji.

Czy pełnomocnikiem może być osoba spoza spółki

Tak. Pełnomocnikiem może być osoba, która nie jest wspólnikiem, pracownikiem ani członkiem organu spółki. W praktyce często powołuje się radcę prawnego, adwokata, doradcę podatkowego, zewnętrznego menedżera, księgowego albo inną osobę, która daje rękojmię prawidłowego wykonania czynności.

Przed powołaniem konkretnej osoby należy jednak sprawdzić umowę spółki. Może ona zawierać dodatkowe wymagania, ograniczenia lub procedury, na przykład obowiązek uzyskania zgody określonej większości wspólników albo zakaz powoływania osób pozostających w konflikcie interesów.

Ostrożności wymaga powołanie członka zarządu na pełnomocnika z art. 210 § 1 K.s.h. W doktrynie i praktyce występują rozbieżności co do dopuszczalności takiego rozwiązania, zwłaszcza gdy mogłoby ono prowadzić do obejścia celu przepisu, czyli zapewnienia niezależnej reprezentacji spółki w relacji z członkiem zarządu. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest powołanie osoby spoza zarządu.

Nie należy też mylić pełnomocnika spółki z pełnomocnikiem wspólnika na zgromadzenie wspólników. W tym drugim przypadku zastosowanie ma odrębna regulacja art. 243 K.s.h., która dotyczy wykonywania praw udziałowych przez wspólnika, a nie reprezentowania samej spółki.

FAQ

Czy nadzwyczajne zgromadzenie wspólników może powołać pełnomocnika do sporu z członkiem zarządu?

Tak. Jest to jedna z sytuacji wprost objętych art. 210 § 1 K.s.h. Uchwała powinna precyzyjnie wskazywać, kogo powołuje się na pełnomocnika i jaki jest zakres jego umocowania.

Czy taka uchwała może obejmować więcej niż jedną umowę?

Tak, jeżeli zakres pełnomocnictwa jest określony w sposób rodzajowy i zrozumiały. Nie trzeba każdorazowo ograniczać umocowania do jednej czynności, ale zbyt ogólna uchwała może powodować ryzyko sporu.

Czy zgromadzenie wspólników może powołać pełnomocnika do bieżących czynności spółki?

Co do zasady nie w takim samym trybie jak przy art. 210 K.s.h. Do bieżących czynności spółki pełnomocnictwa zwykle udziela zarząd, ponieważ to on reprezentuje spółkę w zwykłym obrocie.

Czy pełnomocnik musi być wspólnikiem albo pracownikiem spółki?

Nie. Pełnomocnikiem może być osoba spoza spółki, o ile przepisy, umowa spółki albo konkretna uchwała nie wprowadzają ograniczeń. Warto wybrać osobę niezależną i kompetentną.

Czy pełnomocnika trzeba zgłosić do KRS?

Nie. Zwykły pełnomocnik nie jest ujawniany w KRS. Do rejestru zgłasza się natomiast prokurenta, ponieważ prokura podlega wpisowi.

Podsumowanie

Nadzwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z o.o. może powołać pełnomocnika przede wszystkim do reprezentowania spółki w umowach i sporach z członkami zarządu. W tym zakresie podstawowe znaczenie ma art. 210 § 1 K.s.h. Pełnomocnik może również zawierać umowę z członkiem zarządu i ustalać jej warunki, w tym wynagrodzenie, jeżeli wynika to z uchwały i pozostaje zgodne z zasadami przyjętymi przez wspólników.

Do zwykłych czynności spółki pełnomocnictwa powinien natomiast udzielać zarząd. Pełnomocnika zwykłego nie wpisuje się do KRS, a osobą pełniącą tę funkcję może być także podmiot spoza spółki. Najważniejsze jest prawidłowe określenie podstawy działania, zakresu umocowania i zgodności z umową spółki.

Źródła

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych, Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037 ze zm.
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93 ze zm.
3. Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 30 stycznia 2019 r., sygn. akt III CZP 71/18
4. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16 maja 2002 r., sygn. akt V CKN 1279/00

Potrzebujesz indywidualnej odpowiedzi? Opisz swoją sytuację w formularzu poniżej. Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.