Niedobór inwentaryzacyjny w spółce - czy to koszt podatkowy?

Niedobór jako koszt podatkowy

Generalnie jest możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych niedoborów stwierdzonych w trakcie inwentaryzacji prowadzonej u podatnika, ale tylko i wyłącznie gdy owe niedobory są niezawinione i dodatkowo, jeśli nie są to ubytki w rozumieniu przepisów ustawy o podatku akcyzowym. Wynika to np. z interpretacji indywidualnej wydanej przez DIS z dnia 26.10.2017 r. 0114-KDIP3-1.4011.295.2017.2.EC. Natomiast trzeba mieć świadomość, że interpretacja wydana w indywidualnej sprawie nie wiąże innych podatników.

Powyższe prawo wynika z faktu, że ustawodawca nie wskazał strat w katalogu wyłączającym prawo do zaliczenia w kosztach podatkowych (tj. w art. 16 ust, 1 ustawy o CIT).

Czym są straty niezawinione?

Kluczowe jest jednak, że muszą to być straty niezawinione. To pojęcie jest zaś nieokreślone i niezdefiniowane przez ustawodawcę. Przyjmuje się, że mowa o takich niedoborach, które powstały w wyniku nieprzewidzianych i niemożliwych do zapobieżenia im wydarzeń, gdzie każdy racjonalnie działający, ale też działający z najwyższym stopniem staranności, podmiot gospodarczy nie byłby w stanie ich uniknąć. To powoduje, że nie ma generalnej zasady, kiedy niedobory można zaliczyć do strat, a kiedy nie. Każdy przypadek trzeba zbadać osobno.

Samo oświadczenie do protokołu wyjaśniające przyczynę nie powoduje, że niedobór był niezawiniony w wyżej przedstawionym rozumieniu. Przyczyna niedoboru musi być prawdziwa i niezawiniona. W protokole należałoby więc wyraźnie wskazać, że ów stwierdzony niedobór ma charakter niezawiniony, bowiem spółka prowadzi z najwyższym stopniem staranności swoją gospodarkę magazynową i wykluczone jest, by ów niedobór wynikał z niedbalstwa jej pracowników, kradzieży czy innych podobnych czynności. Spółka musi wyraźnie uznać niedobór za niezawiniony, nadto nie może to być niedobór dot. ubytków, o jakich mowa w ustawie o podatku akcyzowym. Nadto spółka, jako podatnik, musi wykazać zw. wydatków dot. owych niedoborów z prowadzoną działalnością (wpływ na możliwość powstania przychodu, w tym zachowania lub zabezpieczenia ich źródła).

Przyczyna powstania niedoboru w firmie

Spółka musi więc dysponować przyczyną powstania niedoboru. W interpretacji indywidualnej DIS w Warszawie 09.09.2013 r. IPPB3/423-418/13-2/MS, ale także np. wyroku WSA w Łodzi z dnia 5 marca 2009 r., sygn. akt I SA/Łd 1470/08, wskazano, że samo tylko wykazanie istnienia różnic pomiędzy ilością posiadanych środków obrotowych a ich stanem księgowym poprzez dokonanie inwentaryzacji nie wystarczy do zaliczenia niedoboru w koszt, gdyż nie wynika z tego, co było przyczyną niedoboru, a dokładniej, że była to przyczyna całkowicie od spółki niezależna, mimo podjęcia najwyższych aktów staranności. W interpretacji DIS z 21.08.2008 r. IP-PB3-423-46/08-2/MS wskazano, że podatnik musi podjąć dodatkowe postępowanie, którego celem jest wyjaśnienie różnicy i jego wynik musi udokumentować, np. sporządzając protokół, w którym opisze dlaczego / na skutek jakich niezawinionych zdarzeń doszło do niedoboru, a najlepiej gdy dołączy na to dowody (w przypadku kradzieży, mimo stosowania systemu zabezpieczeń na terenie spółki, okaże np. zawiadomienie o kradzieży na policji czy zgłoszenie szkody do ubezpieczyciela).

To jest wbrew pozorom bardzo złożony temat wymagający analizy konkretnych okoliczności niedoboru. Samo oświadczenie: zaliczam do niezawinionych strat, to za mało. W razie kontroli nie ma dowodów, dlaczego podatnik tak uznał.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.