Rezygnacja z funkcji prokurenta spółki z o.o.

Czy prokurent może zrezygnować z prokury?

Tak. Chociaż przepisy o prokurze wprost mówią przede wszystkim o odwołaniu prokury przez przedsiębiorcę, prokura jest szczególnym rodzajem pełnomocnictwa. Dlatego w zakresie nieuregulowanym stosuje się zasady dotyczące pełnomocnictwa, w tym możliwość zrzeczenia się umocowania przez pełnomocnika.

Przy ocenie zakresu umocowania warto znać różnice między pełnomocnikiem a prokurentem w spółce z o.o. oraz sprawdzić, jak działa prokura samoistna i łączna w spółce z o.o.. Ma to znaczenie zarówno dla zakresu czynności, jak i sposobu zakończenia umocowania.

Rezygnacja prokurenta jest też inną czynnością niż odwołanie członka zarządu spółki z o.o. – skutki i KRS. Prokurent nie jest organem spółki, dlatego nie należy przenosić wprost zasad dotyczących odwoływania członków zarządu na zrzeczenie się prokury.

Zgodnie z art. 109¹ § 1 Kodeksu cywilnego prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców. Obejmuje czynności sądowe i pozasądowe związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Z kolei art. 109⁷ Kodeksu cywilnego wskazuje m.in., kiedy prokura wygasa, oraz że może być w każdym czasie odwołana.

W praktyce przyjmuje się, że prokurent nie musi pozostawać w tej funkcji wbrew swojej woli. Może złożyć spółce oświadczenie o zrzeczeniu się prokury. Pomocniczo znaczenie ma tu także art. 101 Kodeksu cywilnego oraz poglądy doktryny dotyczące wygaśnięcia pełnomocnictwa przez zrzeczenie się umocowania. W pierwotnym opracowaniu przywołano komentarz do art. 101 K.c., zgodnie z którym pełnomocnik może zapobiec uwikłaniu go w sprawy mocodawcy przez zrzeczenie się umocowania.

Trzeba przy tym odróżnić status prokurenta od statusu członka zarządu. Odrębne zasady dotyczą rozliczeń osoby pełniącej funkcję organu, w tym tego, czy dopuszczalna jest faktura od członka zarządu dla własnej spółki z o.o..

Zobacz również: procedura złożenia rezygnacji z prokury w spółce z o.o.

Komu złożyć oświadczenie o rezygnacji z funkcji prokurenta?

Adresatem oświadczenia jest spółka, a nie konkretny prezes, przewodniczący zarządu ani pracownik sekretariatu. Dlatego pismo należy skierować do spółki z o.o. jako osoby prawnej, podając jej firmę, numer KRS, NIP, jeżeli jest znany, oraz adres siedziby albo adres do doręczeń ujawniony w rejestrze. Jeżeli spółka korzysta z adresu elektronicznego, sposób przekazywania korespondencji warto ocenić również z uwzględnieniem obowiązków spółki z o.o. związanych z e-Doręczeniami. Przy ustalaniu, kto może skutecznie działać za spółkę, pomocne są zasady reprezentacji spółki z o.o. przy zarządzie wieloosobowym.

Jeżeli rezygnacja z prokury zbiega się ze sporem wewnątrz władz spółki, odrębnym zagadnieniem pozostaje konflikt interesów członka zarządu spółki z o.o.. Taki konflikt nie zmienia jednak tego, że adresatem oświadczenia prokurenta jest sama spółka.

Nie trzeba uzyskać zgody spółki na rezygnację. Jest to jednostronne oświadczenie woli. Dla celów dowodowych powinno być jednak złożone w taki sposób, aby można było wykazać, że spółka miała realną możliwość zapoznania się z jego treścią.

Podstawowe sposoby doręczenia to:

• złożenie pisma w siedzibie spółki z uzyskaniem potwierdzenia wpływu na kopii,
• wysłanie listu poleconego za potwierdzeniem odbioru na adres ujawniony w KRS,
• wysłanie skanu podpisanego oświadczenia na oficjalny adres e-mail spółki, najlepiej z prośbą o potwierdzenie odbioru,
• doręczenie przez kuriera z potwierdzeniem doręczenia,
• równoległe wysłanie pisma do wspólników lub osób faktycznie prowadzących sprawy spółki, jeżeli ich dane są znane, choć nie zastępuje to doręczenia samej spółce.

Co oznacza dwukrotne awizowanie pisma?

Zgodnie z art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. W przypadku osoby prawnej, takiej jak spółka z o.o., kluczowe jest dotarcie oświadczenia do spółki na właściwy adres.

Jeżeli przesyłka została wysłana na prawidłowy adres spółki ujawniony w KRS i wróciła po dwukrotnym awizowaniu, może to być mocny argument, że spółka miała możliwość zapoznania się z pismem, lecz go nie odebrała. Nie należy jednak wyrzucać koperty ani potwierdzeń. W praktyce to właśnie dowody nadania, zwrotu i awizacji będą istotne przy wykazywaniu skuteczności złożenia oświadczenia.

Dla bezpieczeństwa warto powtórzyć doręczenie kilkoma kanałami: ponownie listem poleconym, e-mailem na adres spółki, a jeśli to możliwe także przez osobiste złożenie dokumentu w lokalu spółki. Każde potwierdzenie może mieć znaczenie, zwłaszcza gdy później trzeba będzie przekonać sąd rejestrowy, że wpis prokurenta w KRS jest nieaktualny.

Śmierć jednoosobowego prezesa zarządu a prokura

Śmierć jedynego członka zarządu spółki z o.o. nie jest w Kodeksie cywilnym wskazana jako automatyczna przyczyna wygaśnięcia prokury. Prokura nie jest udzielona przez osobę fizyczną pełniącą funkcję prezesa, lecz przez przedsiębiorcę, czyli spółkę.

Jeżeli brak zarządu łączy się z zadłużeniem spółki, trzeba oddzielić status prokurenta od odpowiedzialności osób, które pełniły funkcję w zarządzie. Inaczej ocenia się odpowiedzialność byłego członka zarządu za długi spółki z o.o., a inaczej bieżącą odpowiedzialność członka zarządu spółki z o.o. z art. 299 KSH.

Gdy wierzyciel nie uzyska zaspokojenia z majątku spółki, znaczenie ma to, co bezskuteczna egzekucja wobec spółki z o.o. oznacza dla zarządu, oraz jak przebiega egzekucja przeciwko spółce z o.o. a pozew przeciwko zarządowi. Samo pozostawanie prokurenta w KRS nie czyni go z tego powodu członkiem zarządu.

Niezależnie od wierzycieli prywatnych osobno ocenia się odpowiedzialność prezesa za podatki i ZUS spółki z o.o.. Są to szczególne zobowiązania publicznoprawne, których nie należy utożsamiać z zakresem odpowiedzialności prokurenta.

Problem ma więc głównie charakter organizacyjny i rejestrowy. Jeżeli zarząd był jednoosobowy i prezes zmarł, spółka może nie mieć organu uprawnionego do bieżącego działania oraz do złożenia wniosku o wykreślenie prokurenta z KRS. To nie oznacza jednak, że prokurent pozostaje związany funkcją do czasu powołania nowego zarządu. Skuteczne złożenie spółce oświadczenia o zrzeczeniu się prokury powinno prowadzić do wygaśnięcia umocowania, natomiast aktualizacja KRS jest kolejnym etapem. Powiązanym problemem jest również jednoosobowy zarząd spółki z o.o..

W takiej sytuacji warto ustalić w KRS aktualny adres spółki oraz dane wspólników albo osób uprawnionych do powołania nowego zarządu, jeżeli są dostępne. Wspólnicy powinni doprowadzić do obsadzenia zarządu, a spółka powinna złożyć wniosek rejestrowy aktualizujący dane.

Obsadzenie zarządu jest szczególnie pilne, gdy spółka ma problemy finansowe. Nowy organ powinien niezwłocznie ocenić, co oznacza utrata płynności spółki z o.o. i co powinien zrobić zarząd, a także czy nie upływa termin na złożenie wniosku o upadłość spółki z o.o..

Jak doprowadzić do wykreślenia prokurenta z KRS?

Co do zasady obowiązek zgłoszenia udzielenia i wygaśnięcia prokury do KRS obciąża spółkę. Wpis prokury ma znaczenie jawności rejestrowej, ale samo wygaśnięcie umocowania nie powinno zależeć wyłącznie od chwili dokonania wpisu wykreślenia w rejestrze.

Jeżeli wspólnicy powołają nowy zarząd, uporządkowanie nieaktualnego wpisu prokury powinno być jednym z pierwszych działań organizacyjnych. Szerszą checklistę stanowią pierwsze obowiązki zarządu po wpisie spółki z o.o. do KRS. Jeżeli nowy organ dopiero jest obsadzany, praktyczne znaczenie ma prawidłowa uchwała o powołaniu zarządu spółki z o.o.. Po zmianie składu warto też pamiętać o ustawowym zakazie konkurencji członka zarządu spółki z o.o..

Jeżeli spółka nie działa, prokurent może złożyć do sądu rejestrowego pismo informacyjne, w którym wskaże, że zrzekł się prokury, a wpis w KRS jest niezgodny z rzeczywistym stanem. Do pisma należy dołączyć:

• kopię oświadczenia o zrzeczeniu się prokury,
• dowód nadania przesyłki do spółki,
• zwrotkę albo zwróconą kopertę z adnotacją o awizacji,
• wydruki wiadomości e-mail, potwierdzenia doręczenia kurierem lub potwierdzenie złożenia w siedzibie, jeżeli istnieją,
• aktualny odpis albo wydruk informacji z KRS, z którego wynika, że dana osoba nadal figuruje jako prokurent.

W piśmie można wnieść o podjęcie przez sąd rejestrowy czynności zmierzających do usunięcia niezgodności w rejestrze, w szczególności o zobowiązanie spółki do złożenia odpowiedniego wniosku oraz o zastosowanie środków przewidzianych w ustawie o KRS. Jeżeli spółka faktycznie nie ma zarządu, sąd rejestrowy może także ocenić potrzebę podjęcia działań związanych z brakiem organu osoby prawnej.

Jak napisać oświadczenie o zrzeczeniu się prokury?

Oświadczenie powinno być krótkie i jednoznaczne. Nie trzeba uzasadniać rezygnacji ani opisywać powodów odejścia ze spółki. Najważniejsze jest jasne wskazanie, że prokurent zrzeka się umocowania.

W piśmie warto zawrzeć:

• datę i miejscowość,
• dane prokurenta,
• pełną nazwę spółki, numer KRS i adres,
• zdanie: „Niniejszym zrzekam się prokury udzielonej mi przez spółkę”,
• żądanie niezwłocznego zgłoszenia wygaśnięcia prokury do KRS,
• własnoręczny podpis.

Można również dodać, że w razie braku aktualizacji wpisu prokurent zawiadomi sąd rejestrowy o niezgodności wpisu z rzeczywistym stanem prawnym. Taki zapis nie jest warunkiem skuteczności rezygnacji, ale porządkuje dalsze działania.

FAQ

Czy muszę czekać na odwołanie prokury przez zarząd?

Nie. Odwołanie prokury przez zarząd to jedna sytuacja, ale prokurent może także zrzec się umocowania. Nie jest potrzebna zgoda spółki, natomiast trzeba zadbać o skuteczne doręczenie oświadczenia spółce.

Czy rezygnację trzeba złożyć konkretnemu prezesowi?

Nie. Oświadczenie składa się spółce jako mocodawcy. W praktyce najlepiej zaadresować pismo do spółki na adres ujawniony w KRS, a nie wyłącznie do konkretnej osoby fizycznej.

Czy dwukrotne awizo wystarczy do skutecznej rezygnacji?

Może wystarczyć, jeżeli przesyłka została wysłana na właściwy adres i spółka miała realną możliwość jej odbioru. Dla bezpieczeństwa warto jednak ponowić doręczenie innym kanałem i zachować wszystkie dowody.

Czy wpis w KRS decyduje o tym, czy nadal jestem prokurentem?

Wpis w KRS ma bardzo ważne znaczenie dla obrotu gospodarczego, ale wygaśnięcie prokury następuje co do zasady wskutek skutecznego złożenia oświadczenia o zrzeczeniu się umocowania. Jeżeli KRS nadal pokazuje nieaktualne dane, trzeba dążyć do ich sprostowania.

Co zrobić, gdy spółka nie ma zarządu?

Należy mimo to skierować oświadczenie do spółki na jej właściwy adres, a następnie zawiadomić sąd rejestrowy o braku aktualizacji wpisu i o możliwym braku organu uprawnionego do działania. Sąd może ocenić potrzebę podjęcia czynności przewidzianych przepisami rejestrowymi.

Podsumowanie

Rezygnację z funkcji prokurenta należy złożyć spółce, najlepiej na adres ujawniony w KRS i w sposób dający dowody doręczenia. Jeżeli zarząd był jednoosobowy i prezes zmarł, nie przekreśla to możliwości zrzeczenia się prokury, ponieważ adresatem oświadczenia jest spółka jako osoba prawna. Gdy korespondencja wraca po awizacji albo spółka nie składa wniosku o wykreślenie prokurenta z KRS, warto zawiadomić sąd rejestrowy i dołączyć pełną dokumentację doręczeń.