Powołanie członka zarządu na kolejną kadencję

Kadencja a mandat członka zarządu spółki z o.o.

W sprawach dotyczących zarządu spółki z o.o. kluczowe jest rozróżnienie dwóch pojęć: kadencji i mandatu. Kadencja oznacza okres, na jaki dana osoba została powołana. Mandat oznacza natomiast umocowanie do wykonywania funkcji członka zarządu.

W praktyce może się zdarzyć, że kadencja liczona zgodnie z umową spółki już upłynęła albo zbliża się do końca, ale mandat wygasa dopiero w terminie wskazanym w Kodeksie spółek handlowych. Dlatego nie zawsze prawidłową datą ponownego powołania będzie rocznica pierwotnego powołania do zarządu.

Podstawowe znaczenie ma art. 202 Kodeksu spółek handlowych. Przepis ten wskazuje, kiedy wygasa mandat członka zarządu, jeżeli umowa spółki nie zawiera odmiennych regulacji.

Przy powołaniu na okres dłuższy niż rok mandat wygasa zasadniczo z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji. Obecnie przepisy wyraźnie stanowią też, że kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Kiedy ponownie powołać członka zarządu na 5-letnią kadencję?

Jeżeli członek zarządu został powołany 1 lutego 2011 r. na 5-letnią kadencję, nie należy automatycznie przyjmować, że jego mandat wygasa dokładnie 1 lutego 2016 r. Decydujące znaczenie ma to, jak umowa spółki reguluje kadencję oraz jaki jest rok obrotowy spółki.

Jeżeli umowa spółki nie zawiera szczególnych zasad i spółka ma rok obrotowy zgodny z rokiem kalendarzowym, według obecnego brzmienia przepisów kadencję liczy się w pełnych latach obrotowych. Przy takim założeniu pierwszym pełnym rokiem obrotowym po powołaniu w dniu 1 lutego 2011 r. byłby rok 2012, a pięcioletni okres obejmowałby pełne lata obrotowe 2012-2016. Mandat wygasałby wtedy z dniem zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za rok 2016.

Jeżeli jednak umowa spółki przewiduje inny sposób liczenia kadencji, na przykład wskazuje, że kadencja trwa 5 lat liczonych od dnia powołania, trzeba zastosować postanowienia umowy spółki. Wtedy ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji może wypaść inaczej. Dlatego przed podjęciem uchwały należy zawsze sprawdzić aktualne brzmienie umowy spółki.

Czy ponowne powołanie wymaga uchwały?

Tak, co do zasady ponowne powołanie tej samej osoby do zarządu wymaga uchwały właściwego organu. Zgodnie z art. 201 § 4 Kodeksu spółek handlowych członek zarządu jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Jeżeli więc umowa spółki nie przekazuje tej kompetencji innemu organowi, na przykład radzie nadzorczej, uchwałę powinni podjąć wspólnicy. Nie jest to technicznie „przedłużenie” mandatu bez czynności korporacyjnej, lecz nowe powołanie tej samej osoby na kolejną kadencję.

Uchwała powinna jasno wskazywać osobę powoływaną do zarządu, funkcję, jeżeli ma to znaczenie w danej spółce, oraz kadencję albo podstawę jej ustalenia zgodnie z umową spółki. Dobrą praktyką jest podjęcie uchwały na tym samym zgromadzeniu, na którym zatwierdzane jest sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji.

Jak zachować ciągłość mandatu?

Aby uniknąć przerwy w umocowaniu członka zarządu, uchwałę o powołaniu na kolejną kadencję najlepiej podjąć najpóźniej w dniu zgromadzenia wspólników, z którym zgodnie z art. 202 Kodeksu spółek handlowych wygasa dotychczasowy mandat.

W praktyce najbezpieczniejszy porządek obrad zgromadzenia obejmuje najpierw zatwierdzenie sprawozdania finansowego za właściwy rok obrotowy, a następnie podjęcie uchwały o powołaniu członka zarządu na kolejną kadencję. Pozwala to ograniczyć ryzyko, że spółka będzie działała przez pewien czas bez skutecznie obsadzonego zarządu albo z niejasnym statusem osoby podpisującej dokumenty.

Co trzeba sprawdzić przed podjęciem uchwały?

Przed ponownym powołaniem członka zarządu warto zweryfikować przede wszystkim:

• aktualne brzmienie umowy spółki, zwłaszcza postanowienia o kadencji, wspólnej kadencji i organie powołującym zarząd,
• rok obrotowy spółki oraz datę zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe,
• czy zarząd jest jednoosobowy czy wieloosobowy,
• czy w spółce działa rada nadzorcza i czy ma kompetencję do powoływania zarządu,
• czy wcześniejsze uchwały powołujące członków zarządu były prawidłowo podjęte i udokumentowane.

Jeżeli ta sama osoba zostaje powołana ponownie i nie zmieniają się dane ujawnione w KRS, w praktyce podstawowe znaczenie ma prawidłowa dokumentacja uchwały w aktach spółki. Jeżeli jednak dochodzi do zmiany składu zarządu, funkcji, sposobu reprezentacji albo innych danych ujawnianych w rejestrze, konieczne może być złożenie odpowiedniego wniosku do KRS.

FAQ

Czy ponowne powołanie tej samej osoby to nowa uchwała?

Tak. Co do zasady należy podjąć nową uchwałę o powołaniu tej osoby na kolejną kadencję. Nie wystarczy samo stwierdzenie, że poprzednia kadencja jest kontynuowana, chyba że szczególne postanowienia umowy spółki przewidują inny mechanizm.

Czy uchwałę trzeba podjąć dokładnie w dniu wygaśnięcia mandatu?

Najbezpieczniej podjąć ją na zgromadzeniu, z którym związane jest wygaśnięcie dotychczasowego mandatu. Można też zaplanować uchwałę w sposób zapewniający ciągłość, ale trzeba uważać, aby jej treść i data rozpoczęcia kolejnej kadencji nie tworzyły luki albo wątpliwości.

Czy umowa spółki może zmienić zasady z Kodeksu spółek handlowych?

W wielu elementach tak. Art. 202 Kodeksu spółek handlowych przewiduje możliwość odmiennego uregulowania określonych kwestii w umowie spółki. Dlatego każdą sprawę trzeba zacząć od analizy umowy spółki, a dopiero potem stosować reguły ustawowe.

Czy po ponownym powołaniu trzeba składać wniosek do KRS?

To zależy od tego, czy zmieniają się dane ujawnione w rejestrze. Jeżeli skład zarządu i sposób reprezentacji pozostają bez zmian, często kluczowe jest prawidłowe przechowanie uchwały w dokumentacji spółki. Jeżeli jednak zmienia się osoba, funkcja albo sposób reprezentacji, należy rozważyć złożenie wniosku do KRS.

Podsumowanie

Ponowne powołanie członka zarządu spółki z o.o. na kolejną kadencję powinno nastąpić w formie uchwały właściwego organu, zwykle zgromadzenia wspólników. Nie należy opierać się wyłącznie na dacie pierwotnego powołania, ponieważ mandat może wygasać dopiero z dniem zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji.

W opisanej sytuacji konieczne jest sprawdzenie umowy spółki i roku obrotowego. Jeżeli spółka ma rok obrotowy zgodny z kalendarzowym, a umowa nie przewiduje odmiennych zasad, przy ocenie według obecnych przepisów istotne będzie zgromadzenie zatwierdzające sprawozdanie za ostatni pełny rok obrotowy pięcioletniej kadencji.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych, Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.