Przekroczenie 24 miesięcy zawieszenia spółki z o.o.

Jak długo spółka z o.o. może być zawieszona?

Zasady zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej reguluje ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców. Dla przedsiębiorców wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, w tym spółki z o.o., zawieszenie może trwać co do zasady od 30 dni do 24 miesięcy. Jeżeli spółka po okresie zawieszenia ma zostać zamknięta, trzeba osobno rozważyć likwidację zawieszonej spółki z o.o..

Spółka z o.o. może zawiesić działalność, jeżeli nie zatrudnia pracowników. Wyjątek obejmuje sytuacje, w których zatrudnieni pracownicy korzystają z określonych urlopów związanych z rodzicielstwem, np. urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego lub wychowawczego, i nie łączą urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u tego pracodawcy.

Samo przekroczenie 24 miesięcy nie oznacza, że spółka może dalej skutecznie pozostawać w zawieszeniu tylko dlatego, że tak wynika z odpisu KRS. W aktualnym modelu rejestrowym, jeżeli nie złożono wniosku o wznowienie przed upływem 24 miesięcy, wpis informacji o wznowieniu powinien nastąpić w dniu następnym po upływie tego okresu przez automatyczne zamieszczenie informacji w rejestrze.

Co wolno spółce w okresie zawieszenia?

W okresie zawieszenia spółka nie powinna wykonywać bieżącej działalności gospodarczej ani osiągać bieżących przychodów z tej działalności. Nie oznacza to jednak całkowitego zakazu wykonywania jakichkolwiek czynności.

W czasie zawieszenia spółka może w szczególności:

• wykonywać czynności niezbędne do zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, w tym rozwiązywać wcześniejsze umowy,
• przyjmować należności i regulować zobowiązania powstałe przed datą zawieszenia,
• zbywać własne środki trwałe i wyposażenie,
• uczestniczyć w postępowaniach sądowych, podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością sprzed zawieszenia,
• wykonywać obowiązki nakazane przepisami prawa,
• osiągać przychody finansowe, także związane z działalnością prowadzoną przed zawieszeniem,
• podlegać kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą.

Jeżeli spółka po upływie 24 miesięcy była traktowana jako wznowiona, trzeba ocenić, czy w tym okresie faktycznie nie podjęła czynności, które mogły powodować dodatkowe obowiązki podatkowe, księgowe lub rejestrowe.

Czy trzeba wznawiać działalność na 1 dzień?

Pomysł „wznowienia działalności na 1 dzień i ponownego zawieszenia” bywa stosowany jako techniczny sposób uporządkowania wpisów, ale nie zawsze jest prawidłowym opisem sytuacji. Jeżeli 24-miesięczny okres już upłynął, działalność powinna być traktowana jako wznowiona po upływie tego okresu. Problem polega wtedy nie tyle na braku wznowienia, ile na niezgodności danych widocznych w rejestrze z mechanizmem wynikającym z przepisów.

W praktyce należy sprawdzić akta w Portalu Rejestrów Sądowych i aktualny odpis KRS. Jeżeli odpis nadal wykazuje zawieszenie, możliwe są dwa działania, zależnie od tego, co pozwala zrobić system i jaką praktykę przyjmie sąd rejestrowy:

• złożenie wniosku przez PRS o ujawnienie wznowienia lub uporządkowanie wpisu, z wyjaśnieniem, że okres 24 miesięcy już upłynął,
• złożenie wniosku o ponowne zawieszenie działalności na kolejny okres, jeżeli spółka nadal spełnia warunki zawieszenia, a wpis wznowienia został już ujawniony albo zostanie ujawniony technicznie.

Nie należy zakładać, że status widoczny w systemie sam w sobie usuwa skutki przekroczenia ustawowego okresu zawieszenia. Jeżeli wpis jest nieaktualny, warto uporządkować go przed kolejnymi czynnościami, zwłaszcza przed składaniem nowego wniosku o zawieszenie.

Jak złożyć wniosek do KRS?

Wnioski dotyczące spółki z o.o. wpisanej do KRS składa się elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych. Papierowe formularze KRS nie są obecnie właściwą drogą dla takich zmian.

Do wniosku o zawieszenie działalności spółki z o.o. zwykle dołącza się:

• uchwałę zarządu o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej, chyba że umowa spółki wymaga innej procedury,
• oświadczenie o niezatrudnianiu pracowników albo informację, że spółka mieści się w ustawowym wyjątku dotyczącym pracowników przebywających na określonych urlopach,
• ewentualne wyjaśnienie dotyczące wcześniejszego przekroczenia 24 miesięcy, jeżeli wpis w KRS nie odzwierciedla rzeczywistego stanu.

Wniosek podpisują osoby uprawnione do reprezentacji spółki zgodnie z zasadami ujawnionymi w KRS. Wpis informacji o zawieszeniu i wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej jest wolny od opłaty sądowej i nie podlega ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Zaległe sprawozdania finansowe i zgromadzenia wspólników

Zawieszenie działalności nie zawsze zwalnia spółkę z obowiązków rachunkowych i korporacyjnych. Jeżeli zawieszenie nie obejmowało całego roku obrotowego albo w spółce wystąpiły zdarzenia majątkowe lub finansowe, co do zasady trzeba prowadzić księgi, sporządzić roczne sprawozdanie finansowe, zatwierdzić je i złożyć do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Ustawa o rachunkowości przewiduje wyjątek pozwalający nie zamykać ksiąg rachunkowych za rok obrotowy, w którym działalność jednostki przez cały czas pozostawała zawieszona, o ile nie wystąpiły zdarzenia wywołujące skutki majątkowe lub finansowe. W praktyce trzeba sprawdzić każdy rok osobno, bo nawet drobna operacja, odpis, koszt bankowy, należność, zobowiązanie albo zmiana rachunku może mieć znaczenie księgowe.

Jeżeli sprawozdania nie zostały złożone, zarząd powinien ustalić z księgowym, które lata wymagają sporządzenia dokumentów, które sprawozdania zostały zatwierdzone, a które trzeba złożyć jako niezatwierdzone i następnie ponownie po zatwierdzeniu. Braki w RDF mogą skutkować postępowaniem przymuszającym przed sądem rejestrowym, grzywnami, a w skrajnych przypadkach także dalszymi konsekwencjami rejestrowymi.

Podatki, ZUS i VAT po przekroczeniu 24 miesięcy

Za okres skutecznego zawieszenia spółka co do zasady nie wpłaca bieżących zaliczek na CIT. Nie oznacza to jednak automatycznego braku wszystkich obowiązków podatkowych. Roczne zeznanie CIT-8 może być nadal wymagane, jeżeli spółka jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych i nie korzysta z odrębnego zwolnienia.

W VAT zawieszenie działalności może zwalniać z obowiązku składania plików i deklaracji za okresy rozliczeniowe objęte zawieszeniem, ale są wyjątki, między innymi przy czynnościach opodatkowanych, imporcie usług, wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów lub innych zdarzeniach wymagających rozliczenia. Dlatego status VAT trzeba ocenić indywidualnie. Powiązanym problemem jest również sprzedaż środka trwałego przez zawieszoną spółkę a VAT.

Jeżeli spółka nie zatrudnia pracowników i nie zgłasza ubezpieczonych, obowiązki wobec ZUS są zazwyczaj ograniczone. Jeżeli jednak po upływie zawieszenia spółka formalnie wróciła do aktywności albo pojawiły się osoby zgłoszone do ubezpieczeń, trzeba sprawdzić, czy nie powstały obowiązki płatnika składek.

Rachunek bankowy spółki i formularz NIP-8

Spółka z o.o. nie ma ogólnego obowiązku utrzymywania aktywnego rachunku bankowego wyłącznie dlatego, że pozostaje w okresie zawieszenia. W praktyce rachunek może być jednak potrzebny do regulowania zobowiązań, zwrotów podatku, rozliczeń z kontrahentami lub obsługi płatności, które ze względu na przepisy powinny przejść przez rachunek płatniczy.

Jeżeli bank zamknął rachunek spółki, zmianę danych uzupełniających należy zgłosić do urzędu skarbowego na formularzu NIP-8. Dotyczy to zarówno usunięcia nieaktualnego rachunku, jak i zgłoszenia nowego rachunku po jego otwarciu. Zmiany danych uzupełniających zgłasza się co do zasady w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana.

Dane podstawowe spółki, takie jak firma, siedziba czy adres ujawniony w KRS, aktualizuje się przez wniosek do KRS. Dane uzupełniające, w tym rachunki bankowe i miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej, aktualizuje się odrębnie na NIP-8.

Czy spółce grożą kary?

Samo przekroczenie 24 miesięcy zawieszenia nie musi automatycznie oznaczać nałożenia kary pieniężnej. Ryzyko pojawia się jednak wtedy, gdy spółka nie złożyła wymaganych sprawozdań finansowych, nie wykonała obowiązków podatkowych, nie zaktualizowała danych albo nie odpowiada na wezwania sądu rejestrowego.

Sąd rejestrowy może wszcząć postępowanie przymuszające, wzywać zarząd do złożenia dokumentów i nakładać grzywny. Niezłożenie sprawozdania finansowego może również powodować odpowiedzialność przewidzianą w ustawie o rachunkowości. Skala ryzyka zależy od tego, ile lat pozostaje nieuporządkowanych i czy spółka faktycznie nie prowadziła żadnych operacji.

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest przygotowanie chronologii: data zawieszenia, upływ 24 miesięcy, faktyczne czynności spółki, lata objęte sprawozdaniami, stan rachunku bankowego, status VAT i CIT oraz aktualny stan wpisu KRS.

FAQ

Czy spółka nadal jest zawieszona, jeżeli tak pokazuje KRS?

Niekoniecznie. Jeżeli minęły 24 miesiące zawieszenia, wpis informacji o wznowieniu powinien nastąpić automatycznie. Jeżeli KRS nadal pokazuje zawieszenie, trzeba zweryfikować akta w PRS i rozważyć wniosek porządkujący wpis.

Czy trzeba składać wniosek o wznowienie działalności?

Jeżeli okres 24 miesięcy już upłynął, wznowienie powinno wynikać z mechanizmu ustawowego. Wniosek może być jednak potrzebny technicznie, gdy wpis w KRS pozostał nieaktualny albo gdy system wymaga uporządkowania statusu przed ponownym zawieszeniem.

Czy można ponownie zawiesić spółkę z o.o.?

Tak, jeżeli spółka spełnia warunki zawieszenia, zwłaszcza nie zatrudnia pracowników poza ustawowymi wyjątkami. Ponowne zawieszenie składa się elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych.

Czy zawieszona spółka musi składać sprawozdania finansowe?

Nie zawsze, ale nie można przyjąć automatycznie, że obowiązek odpada. Jeżeli zawieszenie nie obejmowało całego roku albo wystąpiły zdarzenia majątkowe lub finansowe, sprawozdanie może być konieczne.

Czy spółka musi mieć rachunek bankowy podczas zawieszenia?

Nie ma ogólnego obowiązku posiadania aktywnego rachunku tylko z powodu zawieszenia. Jeżeli jednak rachunek został zamknięty lub otwarto nowy, należy zaktualizować dane uzupełniające na formularzu NIP-8.

Podsumowanie

Przekroczenie 24 miesięcy zawieszenia spółki z o.o. wymaga przede wszystkim uporządkowania wpisu w KRS i sprawdzenia, jakie obowiązki powstały po ustawowym upływie zawieszenia. Aktualny odpis KRS może nie wystarczyć do oceny sytuacji, jeżeli nadal pokazuje status zawieszenia mimo upływu maksymalnego okresu.

Zarząd powinien ustalić, czy trzeba złożyć zaległe sprawozdania finansowe, CIT-8, ewentualne rozliczenia VAT, NIP-8 dotyczący rachunku bankowego oraz nowy wniosek o zawieszenie. Im szybciej spółka uporządkuje wpisy i dokumenty, tym mniejsze ryzyko postępowania przymuszającego oraz grzywien.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców, Dz.U. 2018 poz. 646 z późn. zm.
2. Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym.
3. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
4. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych.
5. Ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.