Zmiana prezesa zarządu w spółce z o.o.

Zmiana prezesa a przekazanie udziałów

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością trzeba odróżnić dwie sprawy: status wspólnika oraz funkcję członka zarządu. Przeniesienie udziałów na żonę dotychczasowego prezesa może zmienić strukturę właścicielską spółki, ale samo w sobie nie powoduje, że żona staje się prezesem zarządu. Do objęcia funkcji w zarządzie potrzebne jest powołanie zgodnie z Kodeksem spółek handlowych i umową spółki. Zmiana struktury właścicielskiej wymaga także ustalenia beneficjenta rzeczywistego spółki z o.o. w CRBR. Po zmianie właścicielskiej trzeba też terminowo przeprowadzić zmianę beneficjenta rzeczywistego w CRBR po sprzedaży udziałów.

Najpierw należy więc sprawdzić umowę spółki. Może ona przewidywać, że członków zarządu powołuje zgromadzenie wspólników, rada nadzorcza albo inny podmiot wskazany w umowie. Może też określać minimalną i maksymalną liczbę członków zarządu, kadencję, sposób reprezentacji oraz to, czy w zarządzie występuje funkcja prezesa i wiceprezesów. Przed przygotowaniem dokumentów warto sprawdzić akta rejestrowe spółki z o.o. w PRS, aby oprzeć wniosek na aktualnych danych.

Jeżeli umowa spółki nie wprowadza odmiennych zasad, członek zarządu spółki z o.o. może zostać odwołany uchwałą wspólników w każdym czasie. W tej samej uchwale albo w osobnej uchwale wspólnicy mogą powołać nową osobę do zarządu i wskazać, że będzie pełnić funkcję prezesa zarządu, o ile jest to zgodne z umową spółki.

Czy można zmienić prezesa na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników?

Tak, zmiana prezesa może zostać dokonana na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników. Nie ma przeszkód, aby podczas zgromadzenia, na którym zatwierdza się sprawozdanie finansowe, podejmuje uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty oraz udziela absolutorium, wspólnicy podjęli również uchwały dotyczące składu zarządu. Niezależnie od zmian korporacyjnych należy pilnować, kto podpisuje sprawozdanie finansowe spółki z o.o. i kiedy je wysłać.

Trzeba jednak zadbać o formalności. Jeżeli zgromadzenie jest formalnie zwoływane, porządek obrad powinien obejmować punkt dotyczący odwołania dotychczasowego prezesa i powołania nowego prezesa albo szerzej: zmian w składzie zarządu. Podjęcie uchwały w sprawie nieobjętej porządkiem obrad jest co do zasady ryzykowne, chyba że reprezentowany jest cały kapitał zakładowy i nikt z obecnych nie sprzeciwi się podjęciu uchwały.

Nieobecność dotychczasowego prezesa na zgromadzeniu nie blokuje jego odwołania. Przepisy nie uzależniają skuteczności odwołania od obecności osoby odwoływanej. Znaczenie może mieć natomiast to, czy dotychczasowy prezes nadal jest wspólnikiem, czy działa przez pełnomocnika oraz czy uchwały są podejmowane z zachowaniem wymogów większości i kworum wynikających z umowy spółki.

Jeżeli dotychczasowy prezes jest jednocześnie wspólnikiem, należy pamiętać o ograniczeniach głosowania w sprawach dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki, w tym o udzieleniu mu absolutorium. To odrębna kwestia od samego odwołania z funkcji prezesa, ale przy zwyczajnym zgromadzeniu wspólników często pojawia się w tym samym pakiecie uchwał.

Odwołanie czy rezygnacja dotychczasowego prezesa?

Spółka ma zasadniczo dwa praktyczne warianty działania. Pierwszy polega na odwołaniu dotychczasowego prezesa uchwałą wspólników i powołaniu nowej osoby. Drugi polega na tym, że dotychczasowy prezes składa rezygnację, a wspólnicy podejmują uchwałę o powołaniu nowego członka zarządu albo prezesa zarządu.

Odwołanie jest najprostsze wtedy, gdy spółka chce mieć pełną kontrolę nad datą zmiany i treścią uchwał. Uchwała może wskazywać, że odwołanie następuje z dniem jej podjęcia albo z inną, późniejszą datą. Podobnie uchwała o powołaniu nowej osoby może określać dzień rozpoczęcia pełnienia funkcji.

Rezygnacja jest jednostronnym oświadczeniem woli członka zarządu. Dla celów dowodowych powinna mieć formę pisemną albo inną formę pozwalającą wykazać, kiedy i komu została złożona. Co do zasady spółka nie musi wyrażać zgody na rezygnację, ale oświadczenie musi dojść do właściwego adresata w taki sposób, aby mógł się z nim zapoznać.

Przy zarządzie wieloosobowym rezygnację składa się zasadniczo spółce, przy czym w praktyce kieruje się ją do innego członka zarządu albo prokurenta. Jeżeli rezygnacja miałaby doprowadzić do tego, że w zarządzie nie pozostanie żadna osoba, trzeba uwzględnić szczególne zasady przewidziane w Kodeksie spółek handlowych dla takiej sytuacji.

W opisanej sprawie, skoro zarząd składa się z prezesa i dwóch wiceprezesów, najczęściej możliwe będzie zarówno odwołanie prezesa uchwałą wspólników, jak i złożenie przez niego rezygnacji jednemu z pozostałych członków zarządu. Ostateczny wybór powinien uwzględniać umowę spółki, treść planowanych uchwał i to, czy spółka chce uniknąć jakiejkolwiek luki organizacyjnej.

Kto podpisuje protokół i listę obecności?

Uchwały zgromadzenia wspólników powinny być wpisane do księgi protokołów. Zgodnie z art. 248 § 1 Kodeksu spółek handlowych protokół podpisują obecni albo co najmniej przewodniczący zgromadzenia i osoba sporządzająca protokół. Jeżeli protokół sporządza notariusz, zarząd wnosi wypis protokołu do księgi protokołów.

W zwykłej sytuacji protokół podpisuje więc przewodniczący zgromadzenia oraz protokolant, jeżeli taki został wyznaczony. Nowy prezes podpisuje protokół tylko wtedy, gdy pełni jedną z tych funkcji albo gdy spółka przyjęła praktykę podpisywania protokołu przez wszystkich obecnych. Sam fakt powołania na prezesa nie oznacza automatycznie obowiązku podpisania protokołu.

Lista obecności powinna być podpisana przez uczestników zgromadzenia. Jeżeli żona dotychczasowego prezesa uczestniczy w zgromadzeniu jako wspólnik, pełnomocnik wspólnika albo inna osoba uprawniona do udziału, podpisuje listę obecności jako uczestnik. Jeżeli dotychczasowy prezes nie bierze udziału w zgromadzeniu, nie podpisuje listy obecności.

Do protokołu warto dołączyć dokumenty pełnomocnictw, jeżeli wspólnicy działają przez pełnomocników, oraz zadbać o jednoznaczne oznaczenie uchwał: osobno w sprawie odwołania lub stwierdzenia rezygnacji, osobno w sprawie powołania nowego członka zarządu albo prezesa zarządu.

Jak sformułować uchwały o zmianie prezesa?

Uchwały powinny być proste, ale precyzyjne. W uchwale o odwołaniu należy wskazać imię i nazwisko dotychczasowego prezesa, funkcję, z której jest odwoływany, oraz datę skuteczności odwołania, jeżeli ma być inna niż dzień podjęcia uchwały. W uchwale o powołaniu należy wskazać imię i nazwisko nowej osoby, funkcję oraz datę rozpoczęcia pełnienia mandatu.

Jeżeli dotychczasowy prezes składa rezygnację przed zgromadzeniem, uchwała wspólników nie musi go odwoływać. Można wówczas odnotować w protokole, że do spółki wpłynęła rezygnacja, a następnie podjąć uchwałę o powołaniu nowej osoby. Dla porządku dokumentacyjnego warto przechowywać oryginał rezygnacji albo potwierdzenie jej skutecznego doręczenia.

Jeżeli umowa spółki przewiduje trzyosobowy zarząd albo wymaga obsadzenia konkretnej funkcji prezesa, uchwały powinny zapewniać ciągłość składu organu. Jeżeli natomiast umowa dopuszcza zarząd jednoosobowy lub wieloosobowy w elastycznym zakresie, przejściowa zmiana liczby członków zarządu zwykle nie powoduje problemu, o ile nie narusza umowy spółki.

Zgłoszenie zmiany prezesa do KRS

Po podjęciu uchwał albo po skutecznej rezygnacji i powołaniu nowej osoby zmianę należy zgłosić do Krajowego Rejestru Sądowego. Co do zasady wniosek o wpis zmiany powinien zostać złożony w terminie 7 dni od zdarzenia uzasadniającego wpis. Obecnie w sprawach rejestrowych spółek wpisanych do KRS zasadnicze znaczenie ma elektroniczny tryb składania wniosków. Jeżeli spółka korzysta z systemu elektronicznego, trzeba sprawdzić, czy dane zmiany w spółce przez S24 są w ogóle dopuszczalne.

Do wniosku zwykle dołącza się uchwałę o odwołaniu albo dokument rezygnacji, uchwałę o powołaniu nowego członka zarządu lub prezesa, aktualne dane osoby powołanej, jej adres do doręczeń oraz inne dokumenty wymagane przez system rejestrowy i przepisy. Jeżeli dokumenty są sporządzone za granicą albo podpisywane przez osoby przebywające za granicą, może pojawić się potrzeba dodatkowego potwierdzenia formy, tłumaczenia albo właściwego podpisu elektronicznego. Przy okazji wniosku rejestrowego trzeba również zweryfikować adres do e-Doręczeń w KRS dla spółki z o.o.. Przekroczenie terminu aktualizacji może narazić spółkę na karę za brak zgłoszenia do CRBR w spółce z o.o..

Wpis zmiany członka zarządu w KRS ma co do zasady charakter deklaratoryjny. Oznacza to, że skuteczność powołania wynika z uchwały lub innego właściwego aktu, a nie dopiero z wpisu w rejestrze. W praktyce jednak aktualny wpis w KRS ma duże znaczenie dla banków, kontrahentów i urzędów, dlatego nie warto zwlekać ze zgłoszeniem zmiany. Gdy rejestr zawiera dane niezgodne ze stanem faktycznym, należy ustalić, jak poprawić błędny wpis w KRS spółki z o.o..

Zmiana prezesa nie kończy bytu prawnego spółki ani nie usuwa jej dotychczasowych obowiązków. Jeżeli celem wspólników jest zakończenie nieaktywnego podmiotu, odrębnej oceny wymaga wykreślenie spółki z o.o. z KRS bez likwidacji.

FAQ

Czy dotychczasowy prezes musi być obecny przy swoim odwołaniu?

Nie. Uchwała o odwołaniu członka zarządu może zostać podjęta bez jego obecności, o ile zgromadzenie wspólników odbywa się prawidłowo, a umowa spółki nie przewiduje szczególnych wymogów.

Czy pisemna rezygnacja prezesa jest zawsze konieczna?

Nie zawsze. Jeżeli wspólnicy odwołują prezesa uchwałą, rezygnacja nie jest potrzebna. Rezygnacja jest potrzebna wtedy, gdy spółka wybiera wariant polegający na samodzielnym ustąpieniu prezesa z funkcji.

Czy nowy prezes podpisuje protokół zgromadzenia?

Tylko wtedy, gdy jest przewodniczącym zgromadzenia, protokolantem albo gdy protokół podpisują wszyscy obecni. Samo powołanie na prezesa nie oznacza automatycznie, że musi podpisać protokół.

Czy zmiana prezesa działa dopiero po wpisie do KRS?

Co do zasady nie. Powołanie jest skuteczne od daty wskazanej w uchwale albo od dnia jej podjęcia, jeżeli uchwała nie stanowi inaczej. Wpis do KRS jest jednak konieczny dla aktualizacji danych rejestrowych i praktycznego wykazywania umocowania. Pełną procedurę rejestrową opisujemy w poradniku dotyczącym zmiany danych spółki z o.o. w KRS.

Czy obywatelstwo nowego prezesa ma znaczenie?

Samo obywatelstwo co do zasady nie wyklucza pełnienia funkcji członka zarządu w polskiej spółce z o.o. W praktyce znaczenie mogą mieć dane identyfikacyjne, adres do doręczeń, sposób podpisania dokumentów oraz wymogi banków lub kontrahentów.

Co zrobić, jeśli umowa spółki wymaga trzyosobowego zarządu?

Nie należy doprowadzać do trwałej niezgodności składu zarządu z umową spółki. W takiej sytuacji najlepiej tak zaplanować uchwały, aby odwołanie jednej osoby i powołanie drugiej nastąpiły w tym samym czasie albo z wyraźnie określoną datą skuteczności.

Podsumowanie

Zmiana prezesa zarządu w spółce z o.o. jest możliwa zarówno przez odwołanie uchwałą wspólników, jak i przez rezygnację dotychczasowego prezesa. W opisanym przypadku najbezpieczniej przygotować porządek obrad zwyczajnego zgromadzenia tak, aby obejmował zmiany w zarządzie, a następnie podjąć jasne uchwały dotyczące odwołania lub przyjęcia do wiadomości rezygnacji oraz powołania nowej osoby. W podobnych sprawach warto porównać także głosowanie wspólnika nad własną kandydaturą do zarządu.

Protokół podpisują osoby wskazane w przepisach i przyjęte w praktyce zgromadzenia, najczęściej przewodniczący i protokolant. Lista obecności powinna potwierdzać udział osób obecnych na zgromadzeniu. Po zakończeniu zgromadzenia spółka powinna zadbać o zgłoszenie zmiany do KRS oraz o spójność dokumentów korporacyjnych, bankowych i organizacyjnych.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych, Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037 ze zm.
2. Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 31 marca 2016 r., sygn. akt III CZP 89/15

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.