Samochód w leasingu na fundację i prywatne wpłaty

Leasing zawarty przez fundację nie jest prywatnym zakupem

Najważniejszy punkt wyjścia jest prosty: jeżeli umowę leasingu podpisał Pan jako prezes fundacji, ale w imieniu fundacji, to stroną umowy jest fundacja. Faktury wystawione na fundację dokumentują jej zobowiązania, a samochód jest przedmiotem używanym na podstawie umowy zawartej przez fundację. Nie można więc założyć, że auto będzie prywatne tylko dlatego, że raty zostały zapłacone z prywatnego rachunku.

Fundacja jest odrębną osobą prawną. Jej majątek nie jest majątkiem fundatora ani członków zarządu. Po wpisie fundacji do rejestru fundator nie może swobodnie traktować składników majątkowych fundacji jak własnych, nawet jeżeli sam fundację utworzył i finansuje jej działalność.

Oznacza to, że księgowa ma rację co do zasady: faktury leasingowe powinny zostać przekazane do księgowości fundacji. Pozostawienie ich poza księgami mogłoby zniekształcić obraz zobowiązań i kosztów fundacji, a przy kontroli podatkowej lub rachunkowej wywołać poważne pytania.

Jak potraktować raty zapłacone z prywatnego konta?

Sama zapłata z rachunku prywatnego nie powoduje automatycznie, że leasing staje się prywatny. Powoduje natomiast konieczność prawidłowego rozliczenia relacji między Panem a fundacją. W praktyce najczęściej rozważa się trzy rozwiązania.

• Darowizna na rzecz fundacji - fundator przekazuje fundacji środki albo spłaca jej zobowiązanie bez żądania zwrotu. Wymaga to jasnego udokumentowania celu i woli darczyńcy.
• Pożyczka dla fundacji - fundator finansuje zobowiązanie fundacji, ale fundacja ma obowiązek zwrotu. Wymaga to umowy pożyczki, ustalenia kwoty, terminu zwrotu i ewentualnego oprocentowania.
• Wydatek poniesiony za fundację do rozliczenia - możliwy w niektórych sytuacjach, ale powinien wynikać z dokumentów wewnętrznych i zostać ujęty w księgach jako zobowiązanie fundacji wobec osoby, która zapłaciła.

Najbezpieczniej nie wybierać rozwiązania wyłącznie opisem przelewu po fakcie. Warto przygotować uchwałę zarządu albo pisemne oświadczenie, z którego wynika, czy wpłaty były darowizną, pożyczką, czy kwotą do zwrotu. Dokument powinien wskazywać numery faktur, kwoty, daty przelewów i rachunek, z którego nastąpiła płatność.

Darowizna, pożyczka czy zwrot kosztów - co jest najkorzystniejsze?

Jeżeli zależy Panu na odzyskaniu pieniędzy, nie należy opisywać wpłat jako darowizny. Darowizna jest świadczeniem nieodpłatnym i co do zasady nie tworzy po stronie fundacji obowiązku zwrotu. Może być podatkowo neutralna przy właściwym przeznaczeniu dochodu fundacji na cele statutowe, ale nie rozwiązuje problemu odzyskania wpłaconych pieniędzy.

Jeżeli wpłaty mają zostać Panu zwrócone, właściwsza może być pożyczka albo rozliczenie wydatku poniesionego za fundację. Trzeba jednak zadbać o zgodność z zasadami reprezentacji fundacji. Gdy po jednej stronie występuje fundacja, a po drugiej jej fundator lub prezes, należy szczególnie uważać na konflikt interesów oraz na to, kto może skutecznie podpisać umowę w imieniu fundacji.

Jeżeli fundacja ma status organizacji pożytku publicznego, dodatkowo trzeba sprawdzić ograniczenia dotyczące korzystania z majątku organizacji przez osoby powiązane, w tym członków organów i fundatorów. Świadczenia na rzecz takich osób powinny być przejrzyste, uzasadnione i co do zasady rynkowe.

Czy samochód może służyć prywatnie prezesowi fundacji?

Samochód w leasingu na fundację powinien mieć związek z działalnością fundacji. Może to być dojazd do placówek, przewóz dokumentów, obsługa administracyjna, spotkania związane z działalnością statutową albo inne realne potrzeby organizacji. Jeżeli jednak auto ma służyć głównie prywatnym dojazdom, powstaje ryzyko podatkowe i organizacyjne.

Prywatne korzystanie z samochodu fundacji przez prezesa, fundatora albo inną osobę powiązaną może być potraktowane jako świadczenie na rzecz tej osoby. W zależności od szczegółów może to powodować obowiązki podatkowe, konieczność ustalenia odpłatności, rozliczenia przychodu albo korekty kosztów. W fundacji prowadzącej działalność pożytku publicznego może też pojawić się pytanie, czy majątek organizacji jest wykorzystywany zgodnie z jej celami.

Dlatego warto ustalić pisemne zasady używania samochodu: kto może nim jeździć, w jakim celu, czy dopuszczalny jest użytek prywatny, jak rozliczane jest paliwo, parkingi, serwis, ubezpieczenie i ewentualna odpłatność za prywatne korzystanie.

Szkoły prowadzone przez fundację a rozliczenie leasingu

Jeżeli fundacja prowadzi szkoły lub placówki oświatowe, trzeba odróżnić rachunki i rozliczenia poszczególnych jednostek od majątku samej fundacji. Szkoła niepubliczna może mieć odrębny rachunek i własne rozliczenia organizacyjne, ale organem prowadzącym pozostaje fundacja, jeżeli to ona widnieje w dokumentach jako prowadzący.

Prowadzenie szkoły lub placówki niepublicznej co do zasady nie jest działalnością gospodarczą w rozumieniu Prawa oświatowego, ale nie oznacza to dowolności w wydatkowaniu środków. Jeżeli określone środki pochodzą z dotacji oświatowych, mogą być wydawane wyłącznie zgodnie z przepisami regulującymi ich przeznaczenie. Samochód finansowany z majątku fundacji powinien być związany z jej działalnością i prawidłowo ujęty w księgach.

Nie należy mieszać trzech poziomów rozliczeń: prywatnego majątku fundatora, majątku fundacji oraz środków przypisanych do działalności oświatowej. Nawet jeżeli pieniądze na raty pochodzą prywatnie od Pana, faktury wystawione na fundację dokumentują zobowiązania fundacji.

Wykup auta po leasingu - kto będzie właścicielem?

Po zakończeniu leasingu prawo wykupu przysługuje zwykle korzystającemu, czyli temu podmiotowi, który zawarł umowę leasingu. W opisanej sytuacji będzie to fundacja, o ile umowa nie zostanie wcześniej skutecznie zmieniona. Jeżeli fundacja wykupi samochód, pojazd stanie się jej własnością.

Nie można bezpiecznie założyć, że po wykupie samochód przejdzie na Pana dlatego, że prywatnie zapłacił Pan wcześniejsze raty. Taki skutek musiałby wynikać z odrębnej czynności prawnej, np. sprzedaży auta przez fundację, cesji leasingu przed wykupem albo innego zgodnego z prawem rozliczenia. Każde z tych rozwiązań ma inne skutki podatkowe i organizacyjne.

Sprzedaż samochodu przez fundację na rzecz fundatora lub prezesa powinna nastąpić za cenę rynkową i z zachowaniem zasad reprezentacji. Sprzedaż po zaniżonej cenie może zostać zakwestionowana jako nieuzasadnione przysporzenie dla osoby powiązanej albo działanie na szkodę fundacji.

Cesja leasingu na osobę prywatną

Jeżeli od początku celem było prywatne korzystanie z samochodu i prywatne nabycie auta, warto zapytać leasingodawcę o możliwość cesji leasingu na Pana jako osobę fizyczną. Cesja oznacza przeniesienie praw i obowiązków z umowy leasingu na nowego korzystającego. W praktyce wymaga zgody leasingodawcy, akceptacji zdolności płatniczej nowego korzystającego oraz podpisania odpowiednich dokumentów.

Nie każdy leasingodawca zgodzi się na cesję z fundacji na osobę prywatną. Znaczenie mają warunki umowy, ogólne warunki leasingu, historia spłat, rodzaj leasingu oraz wewnętrzne procedury finansującego. Czasem leasingodawca dopuszcza leasing konsumencki, a czasem wymaga, aby nowy korzystający prowadził działalność gospodarczą.

Podatkowo trzeba też sprawdzić, czy zmiana strony umowy nie wpływa na kwalifikację leasingu i dotychczasowe rozliczenia. W leasingu operacyjnym samochodu osobowego istotny bywa minimalny okres trwania umowy, a konkretne skutki zależą od konstrukcji umowy i daty planowanej cesji.

Co zrobić krok po kroku?

1. Przekazać księgowej wszystkie faktury dotyczące leasingu, opłaty wstępnej, ubezpieczenia i innych kosztów związanych z autem.
2. Przygotować zestawienie prywatnych przelewów z datami, kwotami, numerami faktur i opisem, z jakiego tytułu dokonano płatności.
3. Podjąć decyzję o charakterze wpłat: darowizna, pożyczka albo kwota do zwrotu. Decyzję należy potwierdzić dokumentem podpisanym zgodnie z zasadami reprezentacji fundacji.
4. Ustalić zasady korzystania z samochodu, zwłaszcza gdy auto ma być używane również prywatnie przez prezesa lub fundatora.
5. Sprawdzić umowę leasingu i OWUL pod kątem cesji, wcześniejszego zakończenia umowy, wykupu i opłat dodatkowych.
6. Wystąpić do leasingodawcy o warunki cesji, jeżeli samochód ma docelowo stać się Pana prywatnym pojazdem.
7. Przed wykupem ustalić finalny wariant: wykup przez fundację i dalsze używanie w fundacji, sprzedaż rynkowa na Pana rzecz albo cesja przed wykupem.

Czego nie robić?

Nie warto ukrywać faktur przed księgowością ani traktować samochodu jako prywatnego tylko dlatego, że raty są opłacane z prywatnego konta. Nie należy też wykupywać auta przez fundację po preferencyjnej cenie, a następnie przekazywać go fundatorowi bez rynkowego rozliczenia. Takie działanie może naruszać interes fundacji i powodować konsekwencje podatkowe.

Ryzykowne jest również finansowanie kosztów samochodu z rachunków szkół lub środków przeznaczonych na cele oświatowe, jeżeli pojazd nie służy tym celom w sposób możliwy do wykazania. Każdy wydatek powinien mieć podstawę w dokumentach i związek z działalnością fundacji.

FAQ

Czy mogę nie przekazywać faktur leasingowych księgowej?

Nie. Jeżeli faktury są wystawione na fundację, powinny zostać ujęte w jej księgach. Pominięcie faktur może zniekształcić rozliczenia fundacji i utrudnić wykazanie, kto faktycznie jest stroną umowy.

Czy prywatna zapłata rat oznacza, że samochód jest mój?

Nie. O własności i uprawnieniu do wykupu decyduje umowa leasingu oraz późniejsza umowa wykupu. Prywatna zapłata rat tworzy co najwyżej roszczenie lub darowiznę między Panem a fundacją, zależnie od dokumentów.

Czy lepiej opisać wpłaty jako darowiznę?

Tylko wtedy, gdy rzeczywiście nie oczekuje Pan zwrotu pieniędzy. Jeżeli chce Pan odzyskać wpłacone kwoty, trzeba rozważyć pożyczkę albo rozliczenie wydatku poniesionego za fundację.

Czy fundacja może sprzedać mi auto po wykupie za symboliczną kwotę?

To bardzo ryzykowne. Sprzedaż osobie powiązanej powinna nastąpić na warunkach rynkowych. Zaniżona cena może zostać potraktowana jako nieuzasadniona korzyść dla fundatora lub członka władz fundacji.

Czy cesja leasingu rozwiązuje problem?

Może rozwiązać problem, jeżeli leasingodawca wyrazi zgodę i zaakceptuje Pana jako nowego korzystającego. Przed podpisaniem cesji trzeba jednak sprawdzić koszty, skutki podatkowe i warunki wykupu.

Podsumowanie

W opisanej sytuacji najgorszym rozwiązaniem byłoby dalsze traktowanie leasingu jako prywatnego przy jednoczesnym pozostawieniu umowy i faktur na fundację. Trzeba uporządkować dokumenty, przekazać faktury księgowej i jasno określić, czym były prywatne płatności: darowizną, pożyczką albo wydatkiem do zwrotu.

Jeżeli samochód ma finalnie należeć do Pana, należy jeszcze przed wykupem sprawdzić możliwość cesji leasingu albo przygotować rynkową sprzedaż auta przez fundację po wykupie. Jeżeli auto ma pozostać w fundacji, trzeba ustalić zasady jego używania i rozliczyć ewentualne korzystanie prywatne.

Źródła

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, t.j. Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93

2. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, t.j. Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350

3. Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych

4. Ustawa z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach

5. Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.