Premia uznaniowa dla członka zarządu spółki z o.o.

Czy członek zarządu może być pracownikiem spółki z o.o.?

Co do zasady ta sama osoba może być wspólnikiem spółki z o.o., członkiem jej zarządu oraz pracownikiem tej spółki. Nie jest to samo w sobie sprzeczne ani z Kodeksem pracy, ani z Kodeksem spółek handlowych. Warunkiem jest jednak to, aby zatrudnienie miało realny charakter i spełniało cechy stosunku pracy, w szczególności odpłatność, osobiste świadczenie pracy, wykonywanie pracy na rzecz pracodawcy oraz podporządkowanie pracownicze.

Inaczej ocenia się sytuację, w której członek zarządu jest jednocześnie jedynym wspólnikiem spółki albo w praktyce nie ma nad nim żadnego podmiotu wykonującego uprawnienia pracodawcy. W orzecznictwie Sądu Najwyższego podkreśla się, że w takim układzie może brakować rzeczywistego podporządkowania pracowniczego, a umowa o pracę może zostać zakwestionowana, zwłaszcza na potrzeby ubezpieczeń społecznych.

Jeżeli nie jest Pan jedynym wspólnikiem, a umowa o pracę została zawarta prawidłowo i faktycznie wykonuje Pan obowiązki dyrektora zarządzającego, zatrudnienie może być dopuszczalne. To jednak nie oznacza, że jako członek zarządu może Pan samodzielnie decydować o własnej premii.

Premia uznaniowa a premia regulaminowa

Premia uznaniowa jest świadczeniem zależnym od decyzji pracodawcy. Jeżeli pracodawca nie określił obiektywnych i sprawdzalnych warunków jej nabycia, pracownik co do zasady nie ma roszczenia o jej wypłatę. W praktyce ma ona charakter nagrody lub dodatkowego świadczenia przyznawanego za ocenę pracy, wyników albo szczególnego zaangażowania.

Jeżeli jednak dokumenty obowiązujące w spółce wskazują konkretne warunki, po spełnieniu których premia należy się pracownikowi, świadczenie może nabrać charakteru roszczeniowego. Sama nazwa „premia uznaniowa” nie przesądza więc sprawy. Liczy się rzeczywista treść regulaminu, uchwały, aneksu do umowy albo praktyka wypłat w spółce.

Zasady premiowania mogą wynikać między innymi z umowy o pracę, aneksu, regulaminu wynagradzania, regulaminu premiowania, uchwały właściwego organu albo indywidualnej decyzji pracodawcy. Jeżeli dokument ma obejmować także członka zarządu, trzeba dodatkowo uwzględnić przepisy o reprezentacji spółki w relacji z członkiem zarządu.

Kto reprezentuje spółkę przy premii dla członka zarządu?

Kluczowe znaczenie ma art. 210 § 1 Kodeksu spółek handlowych. Zgodnie z tym przepisem w umowie między spółką z o.o. a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Przepis ten ma chronić spółkę przed konfliktem interesów. Członek zarządu nie powinien występować jednocześnie jako osoba reprezentująca spółkę i jako osoba, której przysługuje świadczenie. Dotyczy to także sytuacji, gdy według KRS ma prawo do samodzielnej reprezentacji spółki.

W konsekwencji aneks do umowy o pracę przewidujący premię dla członka zarządu powinien podpisać w imieniu spółki nie sam członek zarządu, lecz rada nadzorcza albo prawidłowo ustanowiony pełnomocnik. Podobnie należy oceniać indywidualną decyzję o przyznaniu premii, jeżeli jej adresatem jest członek zarządu.

Czy drugi członek zarządu może przyznać premię?

Co do zasady nie wystarczy, że decyzję w imieniu spółki podpisze drugi członek zarządu. Art. 210 § 1 K.s.h. ustanawia szczególny sposób reprezentacji spółki w relacjach z członkiem zarządu. Oznacza to, że przy czynnościach dotyczących wynagrodzenia, premii lub innych świadczeń dla członka zarządu należy korzystać z rady nadzorczej albo pełnomocnika powołanego przez zgromadzenie wspólników.

Jeżeli spółka ma radę nadzorczą, to ona może reprezentować spółkę przy takiej czynności, o ile działa zgodnie z przepisami i zasadami funkcjonowania rady. Jeżeli rady nadzorczej nie ma, zgromadzenie wspólników powinno powołać pełnomocnika. Uchwała powinna jasno wskazywać, kogo umocowano i do jakich czynności, na przykład do podpisania aneksu, przyznania premii albo ustalenia warunków wynagradzania członka zarządu.

W przypadku jednoosobowej spółki z o.o., w której jedyny wspólnik jest jedynym członkiem zarządu, czynność prawna między nim a reprezentowaną przez niego spółką wymaga co do zasady formy aktu notarialnego. Niezależnie od tego trzeba pamiętać, że w takim układzie sama umowa o pracę może budzić poważne wątpliwości z powodu braku podporządkowania pracowniczego.

Regulamin premiowania obejmujący członka zarządu

Jeżeli regulamin premiowania dotyczy wyłącznie pracowników niebędących członkami zarządu, zarząd może co do zasady działać w zwykłym trybie przewidzianym dla pracodawcy, z uwzględnieniem przepisów prawa pracy i dokumentów wewnętrznych spółki. Problem pojawia się wtedy, gdy regulamin ma obejmować także członka zarządu zatrudnionego na umowę o pracę.

W takim przypadku regulamin, uchwała albo inny dokument może wpływać na sytuację majątkową członka zarządu. Jeżeli tworzy dla niego podstawę do otrzymania premii albo zmienia warunki jego zatrudnienia, bezpiecznym rozwiązaniem jest zastosowanie trybu z art. 210 § 1 K.s.h. Oznacza to udział rady nadzorczej albo pełnomocnika zgromadzenia wspólników w zakresie dotyczącym członka zarządu.

Nie rekomenduje się przyznawania premii członkowi zarządu poprzez dokument podpisany samodzielnie przez tego członka zarządu. Taka czynność może zostać zakwestionowana jako dokonana z naruszeniem zasad reprezentacji, a w konsekwencji oceniana jako nieważna na zasadach prawa cywilnego.

Jak bezpiecznie przyznać premię członkowi zarządu?

Najbezpieczniejsza procedura zależy od struktury spółki, treści umowy spółki i rodzaju premii. W praktyce warto wykonać kilka kroków. Po pierwsze, należy ustalić, czy premia ma być jednorazową decyzją uznaniową, zmianą umowy o pracę, elementem regulaminu czy świadczeniem wynikającym z uchwały. Po drugie, trzeba sprawdzić, czy w spółce działa rada nadzorcza. Po trzecie, jeżeli rady nie ma, zgromadzenie wspólników powinno powołać pełnomocnika do konkretnej czynności.

Pełnomocnictwo powinno być udzielone w sposób precyzyjny. Z uchwały powinno wynikać, czy pełnomocnik może podpisać aneks, przyznać konkretną premię, uzgodnić jej wysokość, określić termin wypłaty albo reprezentować spółkę przy zmianie regulaminu premiowania. Im bardziej precyzyjna uchwała, tym mniejsze ryzyko sporu.

Warto też zadbać o dokumenty potwierdzające podstawę wypłaty: uchwałę zgromadzenia wspólników, uchwałę rady nadzorczej, pełnomocnictwo, aneks, decyzję premiową, listę płac oraz uzasadnienie biznesowe. Jest to istotne nie tylko dla spółki, ale również dla ewentualnej kontroli podatkowej, składkowej lub sporu wspólników.

FAQ

Czy mogę przyznać premię pracownikom, ale wyłączyć z niej siebie?

Tak. Jeżeli decyzja dotyczy wyłącznie pracowników niebędących członkami zarządu, a Pan działa w granicach uprawnień pracodawcy i dokumentów spółki, problem art. 210 K.s.h. zasadniczo nie występuje. Trzeba jednak uważać, aby dokument nie tworzył pośrednio uprawnienia premiowego także dla Pana.

Czy premia uznaniowa musi być wpisana do umowy o pracę?

Nie zawsze. Może wynikać z decyzji pracodawcy, regulaminu, uchwały albo praktyki premiowania. Jeżeli jednak ma dotyczyć członka zarządu, sposób jej przyznania musi być zgodny z zasadami reprezentacji spółki wobec członka zarządu.

Czy uchwała wspólników wystarczy do wypłaty premii?

To zależy od treści uchwały. Jeżeli uchwała jedynie powołuje pełnomocnika, pełnomocnik powinien następnie dokonać właściwej czynności w imieniu spółki. Jeżeli uchwała sama ustala premię, trzeba ocenić, czy mieści się w kompetencjach zgromadzenia wspólników i czy jest zgodna z umową spółki.

Co grozi za samodzielne podpisanie aneksu premiowego przez członka zarządu?

Największym ryzykiem jest zakwestionowanie ważności czynności z powodu naruszenia zasad reprezentacji. Może to prowadzić do sporu o zwrot wypłaconej premii, odpowiedzialność osób decyzyjnych oraz problemy przy kontroli dokumentacji pracowniczej, podatkowej lub składkowej.

Czy jedyny wspólnik i jedyny członek zarządu może mieć umowę o pracę ze spółką?

Taka konstrukcja jest bardzo ryzykowna, ponieważ zwykle brakuje realnego podporządkowania pracowniczego. W orzecznictwie wskazuje się, że umowa o pracę z jedynym wspólnikiem może zostać zakwestionowana. W takiej sytuacji warto rozważyć inną podstawę wynagradzania, na przykład powołanie lub umowę cywilnoprawną, po analizie konkretnego stanu faktycznego.

Podsumowanie

Członek zarządu spółki z o.o. zatrudniony na umowę o pracę nie powinien samodzielnie przyznawać sobie premii uznaniowej ani podpisywać aneksu dotyczącego własnego wynagrodzenia. Nawet samodzielna reprezentacja ujawniona w KRS nie uchyla art. 210 K.s.h.

W sprawach dotyczących premii członka zarządu spółkę powinna reprezentować rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Dotyczy to zarówno indywidualnej decyzji premiowej, jak i dokumentów, które zmieniają lub tworzą prawo członka zarządu do dodatkowego wynagrodzenia.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych, Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
2. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16 grudnia 2008 r., sygn. akt I UK 162/08
3. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 9 czerwca 2010 r., sygn. akt II UK 33/10
4. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Lublinie z dnia 9 maja 2019 r., sygn. akt II AUa 976/18
5. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 18 grudnia 2019 r., sygn. akt I PK 204/18

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.