Wynagrodzenie członka zarządu na zwolnieniu lekarskim

Dwie role w jednej spółce: pracownik i członek zarządu

W spółce z o.o. ta sama osoba może pełnić funkcję członka zarządu na podstawie powołania i jednocześnie pozostawać ze spółką w stosunku pracy, o ile zakres obowiązków pracowniczych jest rzeczywisty, odrębny od funkcji zarządczych i prawidłowo ukształtowany. W opisanej sytuacji obowiązki pracownicze dotyczą pracy kierowcy, natomiast funkcja członka zarządu dotyczy prowadzenia spraw spółki i jej reprezentacji.

Te dwa tytuły należy oceniać oddzielnie. Wynagrodzenie z umowy o pracę jest wynagrodzeniem ze stosunku pracy i wiąże się z obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi, w tym ubezpieczeniem chorobowym. Dlatego w razie niezdolności do pracy pracownik może mieć prawo do wynagrodzenia chorobowego albo zasiłku chorobowego, zależnie od okresu choroby i spełnienia ustawowych warunków.

Inaczej wygląda wynagrodzenie z powołania do zarządu. Jest ono przychodem z działalności wykonywanej osobiście. Co do zasady nie daje samo w sobie prawa do zasiłku chorobowego, ponieważ nie jest tytułem do ubezpieczenia chorobowego. Nie oznacza to jednak automatycznie, że spółka nie może wypłacać wynagrodzenia z powołania w czasie choroby. Trzeba odróżnić prawo do świadczenia chorobowego od prawa do wynagrodzenia korporacyjnego ustalonego uchwałą wspólników.

Zwolnienie lekarskie a wykonywanie czynności zarządczych

Największe ryzyko w opisanej sytuacji dotyczy nie samej wypłaty wynagrodzenia z powołania, lecz faktycznego wykonywania czynności zarobkowych w okresie orzeczonej niezdolności do pracy. Zgodnie z art. 17 ustawy zasiłkowej ubezpieczony, który w okresie zwolnienia wykonuje pracę zarobkową albo wykorzystuje zwolnienie niezgodnie z jego celem, traci prawo do zasiłku chorobowego za cały okres tego zwolnienia.

Jeżeli więc członek zarządu pobiera zasiłek chorobowy jako pracownik, powinien zachować szczególną ostrożność przy podejmowaniu jakichkolwiek aktywności na rzecz spółki. Podpisywanie umów, prowadzenie negocjacji, bieżące zarządzanie pracownikami, wydawanie dyspozycji, udział w posiedzeniach zarządu czy reprezentowanie spółki wobec kontrahentów może zostać potraktowane jako praca zarobkowa.

Nie każda sytuacja jest jednak identyczna. Jeżeli wynagrodzenie z powołania jest należne wyłącznie za formalne zajmowanie stanowiska, a członek zarządu w czasie zwolnienia faktycznie nie wykonuje czynności zarządczych, samo otrzymanie wynagrodzenia może być oceniane inaczej niż aktywna praca na rzecz spółki. W praktyce sporne przypadki są jednak często oceniane rygorystycznie, zwłaszcza gdy dokumenty spółki lub korespondencja pokazują aktywność członka zarządu w okresie L4.

Co powinna regulować uchwała o wynagrodzeniu zarządu?

Podstawą wypłaty wynagrodzenia członkowi zarządu z powołania powinna być umowa spółki albo uchwała wspólników. Zgodnie z art. 203¹ Kodeksu spółek handlowych uchwała wspólników może ustalać zasady wynagradzania członków zarządu, w szczególności maksymalną wysokość wynagrodzenia, zasady przyznawania świadczeń dodatkowych oraz ich maksymalną wartość.

Dla oceny prawa do wypłaty w czasie choroby najważniejsze jest brzmienie uchwały. Jeżeli uchwała wskazuje, że wynagrodzenie przysługuje za samo zajmowanie stanowiska członka zarządu, za pozostawanie w składzie zarządu albo za ponoszenie odpowiedzialności organizacyjnej, argument za dalszą wypłatą jest silniejszy. Jeżeli natomiast uchwała mówi, że wynagrodzenie należy się za faktyczne pełnienie funkcji, wykonywanie obowiązków, udział w posiedzeniach lub bieżące prowadzenie spraw spółki, wypłata za okres całkowitego niewykonywania czynności może być bardziej ryzykowna. W podobnych sprawach spółkowych warto też uwzględnić zagadnienie: premia uznaniowa dla członka zarządu spółki z o.o.

Warto też sprawdzić, czy uchwała przewiduje zasady pomniejszania wynagrodzenia za okres nieobecności, choroby, urlopu, zawieszenia w czynnościach albo czasowego braku możliwości wykonywania funkcji. Jeżeli dokumenty spółki milczą na ten temat, spółka powinna przyjąć rozwiązanie spójne, uchwałodawczo potwierdzone i możliwe do obrony gospodarczo.

Czy można wypłacać wynagrodzenie z powołania podczas L4?

Można rozważać wypłatę wynagrodzenia z powołania podczas zwolnienia lekarskiego, ale tylko wtedy, gdy istnieje do tego podstawa w dokumentach spółki i członek zarządu nie wykonuje czynności, które mogłyby zostać uznane za pracę zarobkową w okresie niezdolności do pracy. Sama zgoda pozostałych wspólników nie wystarcza, jeżeli nie została prawidłowo wyrażona w uchwale albo nie wynika z umowy spółki.

Bezpieczniejsze jest rozdzielenie dwóch kwestii. Pierwsza to prawo do zasiłku chorobowego z tytułu umowy o pracę. Druga to prawo do wynagrodzenia z powołania. Zasiłek jest świadczeniem z ubezpieczenia chorobowego i może zostać zakwestionowany, gdy osoba na L4 pracuje. Wynagrodzenie z powołania jest natomiast świadczeniem korporacyjnym, którego należność zależy od podstawy przyznania i zasad ustalonych przez wspólników.

Jeżeli choroba uniemożliwia wykonywanie pracy fizycznej kierowcy, ale nie wyklucza intelektualnie prostych czynności zarządczych, nadal trzeba zachować ostrożność. Z perspektywy prawa zasiłkowego istotne jest bowiem to, czy w okresie zwolnienia była wykonywana praca zarobkowa, a nie tylko to, czy była ona lżejsza niż praca kierowcy.

Jak poprawić dokumenty spółki?

Jeżeli wspólnicy chcą, aby wynagrodzenie z powołania było wypłacane także w okresach czasowej choroby członka zarządu, powinni uregulować to w uchwale albo w polityce wynagradzania zarządu. Dokument powinien jasno wskazywać, czy wynagrodzenie przysługuje za formalne zajmowanie stanowiska, za gotowość organizacyjną, za odpowiedzialność związaną z mandatem, czy wyłącznie za faktyczne wykonywanie czynności.

W uchwale można przewidzieć między innymi:

• stałe miesięczne wynagrodzenie należne z tytułu powołania do zarządu,
• zasady zachowania wynagrodzenia w okresie przejściowej choroby,
• warunki pomniejszenia wynagrodzenia, jeżeli członek zarządu faktycznie nie wykonuje funkcji przez dłuższy czas,
• zakaz podejmowania czynności zarządczych w okresie zwolnienia lekarskiego, jeżeli członek zarządu pobiera zasiłek chorobowy jako pracownik,
• zasady zastępstwa lub reprezentacji spółki przez innych członków zarządu albo prokurenta.

Uchwały działające wstecz należy traktować ostrożnie. W niektórych sytuacjach możliwe jest ustalenie zasad wynagrodzenia obejmujących okres już rozpoczęty, ale wymaga to indywidualnej oceny, zgodności z umową spółki, prawidłowego uzasadnienia gospodarczego oraz uwzględnienia skutków podatkowych i składkowych. Najbezpieczniej jest przyjmować jasne zasady na przyszłość albo od konkretnej, jednoznacznie wskazanej daty.

Praktyczne kroki dla spółki

W opisanej sytuacji spółka powinna najpierw sprawdzić aktualną uchwałę o wynagrodzeniu członka zarządu oraz umowę spółki. Następnie należy ustalić, czy w okresie zwolnienia lekarskiego członek zarządu faktycznie podejmował czynności na rzecz spółki. Jeżeli tak, trzeba liczyć się z ryzykiem zakwestionowania zasiłku chorobowego.

Jeżeli wspólnicy chcą kontynuować wypłatę wynagrodzenia z powołania, powinni podjąć uchwałę doprecyzowującą zasady wynagradzania. Uchwała powinna być spójna z rzeczywistym funkcjonowaniem spółki. Nie powinna tworzyć fikcji, że wynagrodzenie przysługuje biernie, jeżeli w praktyce członek zarządu nadal codziennie prowadzi sprawy spółki podczas L4.

Warto również zadbać o organizację zastępstwa. Jeżeli w zarządzie są inni członkowie, mogą przejąć bieżące czynności. Jeżeli spółka ma jednoosobowy zarząd, trzeba rozważyć powołanie dodatkowego członka zarządu, ustanowienie prokurenta albo inne rozwiązanie zgodne z umową spółki. Dzięki temu osoba na zwolnieniu lekarskim nie będzie musiała podejmować działań, które mogłyby narazić ją na utratę świadczeń chorobowych.

FAQ

Czy samo pobieranie wynagrodzenia z powołania powoduje utratę zasiłku chorobowego?

Nie zawsze. Ryzyko utraty zasiłku wiąże się przede wszystkim z wykonywaniem pracy zarobkowej lub wykorzystywaniem zwolnienia niezgodnie z jego celem. Jeżeli wynagrodzenie jest należne za samo zajmowanie stanowiska, a członek zarządu faktycznie nie wykonuje czynności w czasie L4, sytuacja może być oceniana inaczej. Wymaga to jednak analizy dokumentów i faktów.

Czy członek zarządu z powołania ma prawo do zasiłku chorobowego?

Sam tytuł powołania do zarządu co do zasady nie daje prawa do zasiłku chorobowego, ponieważ nie jest tytułem do ubezpieczenia chorobowego. Prawo do zasiłku może wynikać z innego tytułu, na przykład z umowy o pracę, jeżeli spełnione są warunki ustawowe.

Czy można zmienić uchwałę o wynagrodzeniu zarządu w trakcie choroby?

Tak, wspólnicy mogą zmienić zasady wynagradzania członków zarządu, o ile robią to zgodnie z Kodeksem spółek handlowych i umową spółki. Trzeba jednak uważać na uchwały działające wstecz oraz na sytuacje, w których treść uchwały nie odpowiada rzeczywistemu sposobowi wykonywania funkcji.

Czy członek zarządu może podpisać pilny dokument podczas L4?

Każda taka czynność może zwiększać ryzyko sporu z organem wypłacającym świadczenie chorobowe. Jeżeli dokument ma znaczenie dla bieżącej działalności spółki i podpis jest elementem zarządzania, może zostać uznany za wykonywanie pracy zarobkowej. Bezpieczniej wcześniej ustanowić zastępstwo, prokurenta albo drugiego członka zarządu.

Co zrobić, jeśli uchwała nie mówi nic o chorobie członka zarządu?

Należy przeanalizować, czy wynagrodzenie zostało przyznane za samo zajmowanie stanowiska, czy za faktyczne wykonywanie funkcji. Jeżeli zapis jest niejasny, warto podjąć nową uchwałę doprecyzowującą zasady wynagradzania na przyszłość i dostosować praktykę spółki do jej treści.

Podsumowanie

Wynagrodzenie członka zarządu na zwolnieniu lekarskim jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy wynika z prawidłowej podstawy korporacyjnej i nie wiąże się z faktycznym wykonywaniem pracy zarobkowej w okresie pobierania zasiłku chorobowego. Najważniejsze jest brzmienie uchwały wspólników, rzeczywiste zachowanie członka zarządu oraz prawidłowe rozdzielenie funkcji pracowniczej od funkcji zarządczej.

Jeżeli spółka chce wypłacać wynagrodzenie z powołania także w okresach choroby, powinna przyjąć jasne zasady wynagradzania zarządu, zapewnić zastępstwo w czasie L4 i unikać sytuacji, w której osoba korzystająca ze zwolnienia lekarskiego faktycznie prowadzi sprawy spółki.