Zaległe składki ZUS wspólników spółki jawnej

Czy można zamknąć spółkę jawną z datą wsteczną?

Co do zasady nie. Spółka jawna wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS nie przestaje istnieć tylko dlatego, że wspólnicy przestali wystawiać faktury, przenieśli aktywność do spółki z o.o. albo nie wykonywali już bieżących czynności handlowych. Dla zakończenia bytu prawnego spółki konieczne jest przeprowadzenie właściwych czynności i doprowadzenie do wykreślenia jej z rejestru.

Na gruncie Kodeksu spółek handlowych rozwiązanie spółki jawnej następuje z chwilą wykreślenia jej z rejestru. W praktyce oznacza to, że sąd rejestrowy nie wykreśla spółki skutecznie z datą sprzed roku tylko dlatego, że wtedy faktycznie zakończono działalność. Można wykazać, kiedy spółka realnie przestała działać, ale nie jest to tożsame z cofnięciem daty wykreślenia z KRS.

Dlatego pierwszym krokiem powinno być jak najszybsze uporządkowanie sytuacji rejestrowej: podjęcie decyzji o rozwiązaniu spółki, przeprowadzenie likwidacji albo innego uzgodnionego sposobu zakończenia działalności, jeżeli jest dopuszczalny, oraz złożenie wniosku do KRS. Im dłużej spółka figuruje w rejestrze, tym większe ryzyko dalszych pytań ze strony ZUS, urzędu skarbowego i kontrahentów.

Wspólnik spółki jawnej a obowiązek ubezpieczenia w ZUS

Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegają między innymi osoby prowadzące pozarolniczą działalność. Do tej kategorii ustawa zalicza również wspólników spółki jawnej. W konsekwencji sam status wspólnika spółki jawnej może być dla ZUS podstawą do uznania, że istnieje tytuł do ubezpieczeń.

Istotne znaczenie ma także art. 13 pkt 4 ustawy systemowej, zgodnie z którym osoby prowadzące pozarolniczą działalność podlegają ubezpieczeniom od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności do dnia zaprzestania jej wykonywania, z wyłączeniem okresu, na który wykonywanie działalności zostało skutecznie zawieszone na podstawie właściwych przepisów. W przypadku spółki jawnej problem polega na tym, że ZUS często wiąże obowiązek składkowy z formalnym statusem wspólnika oraz istnieniem spółki w rejestrze.

Nie można więc bezpiecznie przyjąć, że brak faktur albo brak przychodów automatycznie kończy obowiązek opłacania składek. Brak przychodu może być ważnym dowodem, ale zwykle nie wystarczy samodzielnie. Znaczenie mogą mieć także zamknięcie rachunków, brak umów, brak zakupów, brak pracowników, brak majątku używanego w działalności, korespondencja z kontrahentami oraz dokumenty księgowe potwierdzające faktyczne wygaszenie aktywności.

Czy można bronić się przed zaległymi składkami?

Tak, ale trzeba odróżnić dwie kwestie. Pierwsza to brak możliwości formalnego wykreślenia spółki jawnej z KRS z datą wsteczną. Druga to ewentualny spór z ZUS o to, czy w danym okresie rzeczywiście istniał tytuł do ubezpieczeń i obowiązek zapłaty składek. Tego drugiego nie rozstrzyga automatycznie sama data w KRS, choć w praktyce ma ona duże znaczenie.

W orzecznictwie sądowym pojawia się pogląd, że dla objęcia ubezpieczeniem społecznym znaczenie ma faktyczne wykonywanie działalności, a nie wyłącznie formalny wpis. W przywoływanym w praktyce wyroku Sądu Apelacyjnego w Krakowie z dnia 26 czerwca 2013 r., sygn. akt III AUa 1722/12, sąd wskazał, że samo figurowanie w ewidencji nie przesądza o wykonywaniu działalności, jeżeli osoba nie świadczyła usług, nie sprzedawała towarów i nie podejmowała czynności typowych dla działalności gospodarczej.

Ten argument może być użyteczny także przy analizie sytuacji wspólników spółki jawnej, ale nie należy traktować go jako prostego sposobu na automatyczne anulowanie składek. ZUS może twierdzić, że wspólnik spółki jawnej podlega ubezpieczeniom do czasu wykreślenia spółki z KRS albo utraty statusu wspólnika. Wtedy konieczne może być złożenie wyjaśnień, korekt dokumentów, wniosek o wydanie decyzji, a następnie ewentualne odwołanie do sądu.

Jak przygotować się do rozmowy lub sporu z ZUS?

Najważniejsze jest zebranie dokumentów pokazujących, co rzeczywiście działo się ze spółką po wystawieniu ostatnich faktur. Przydatne mogą być między innymi księgi rachunkowe albo podatkowa dokumentacja, zestawienie sprzedaży i zakupów, wyciągi bankowe, potwierdzenie braku zatrudnienia, wypowiedzenia umów, korespondencja z kontrahentami, dokumenty dotyczące rozwiązania umów najmu, sprzedaży wyposażenia lub zakończenia korzystania z narzędzi potrzebnych do działalności.

Warto też sprawdzić, czy w okresie objętym żądaniem ZUS wspólnicy nie wykonywali żadnych czynności przygotowawczych albo organizacyjnych w ramach spółki jawnej. Dla ZUS znaczenie mogą mieć nie tylko faktury sprzedaży, ale także aktywne poszukiwanie klientów, zamawianie towarów, prowadzenie strony internetowej, utrzymywanie biura czy zawieranie nowych umów.

Jeżeli zaległość została już wykazana na koncie, możliwe działania zależą od stanu sprawy. Czasem w grę wchodzi złożenie korekt dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych, czasem wniosek o wydanie decyzji, a czasem odwołanie od decyzji ZUS. Jeżeli składki są należne, można rozważyć wniosek o ulgę w spłacie, na przykład raty albo odroczenie terminu płatności. Umorzenie zaległości jest rozwiązaniem wyjątkowym i zależy od spełnienia ustawowych przesłanek.

Co zrobić ze spółką jawną, która już nie działa?

Nie warto pozostawiać spółki jawnej w KRS jako podmiotu martwego. Taki stan może generować dalsze obowiązki, w tym obowiązki rejestrowe, podatkowe, księgowe i składkowe. Jeżeli wspólnicy zgodnie chcą zakończyć działalność, powinni ustalić tryb zamknięcia spółki, sporządzić wymagane dokumenty i złożyć wniosek do sądu rejestrowego.

W typowej sytuacji konieczne będzie podjęcie uchwały lub innej czynności przewidzianej umową spółki, przeprowadzenie likwidacji albo zastosowanie innego sposobu zakończenia spraw spółki, rozliczenie majątku, zamknięcie ksiąg oraz złożenie wniosku o wykreślenie z KRS. Dopiero wykreślenie spółki kończy jej byt prawny.

Równolegle trzeba uporządkować dokumenty wobec ZUS. Jeżeli wspólnicy byli zgłoszeni do ubezpieczeń z tytułu udziału w spółce jawnej, należy sprawdzić, czy zgłoszenia i wyrejestrowania odpowiadają rzeczywistej sytuacji. Jeżeli przez przeoczenie nie złożono dokumentów, trzeba ustalić, czy składać je z bieżącą datą, z datą faktycznego ustania tytułu, czy najpierw wystąpić o stanowisko lub decyzję ZUS.

FAQ

Czy brak faktur oznacza brak obowiązku składek ZUS?

Nie zawsze. Brak faktur jest ważnym dowodem, ale ZUS może badać także inne czynności, na przykład zakupy, reklamę, poszukiwanie klientów, utrzymywanie biura albo przygotowywanie transakcji. Liczy się całokształt okoliczności.

Czy spółkę jawną można wykreślić z KRS rok wstecz?

Co do zasady nie. Wykreślenie spółki z KRS następuje na podstawie postanowienia sądu rejestrowego i wywołuje skutek związany z tym postępowaniem, a nie z dowolną datą wskazaną przez wspólników.

Czy założenie spółki z o.o. kończy obowiązki w starej spółce jawnej?

Nie. Nowa spółka z o.o. jest odrębnym podmiotem. Jej założenie nie powoduje automatycznego rozwiązania spółki jawnej, wykreślenia jej z KRS ani wyrejestrowania wspólników z ZUS.

Co zrobić, gdy ZUS naliczył zaległe składki?

Najpierw trzeba ustalić, za jaki okres i z jakiego tytułu ZUS nalicza składki. Następnie należy zebrać dokumenty, ocenić możliwość korekt lub wniosku o decyzję i pilnować terminów odwoławczych, jeżeli decyzja została już wydana.

Czy można uniknąć odsetek od zaległych składek?

Jeżeli składki okażą się należne, odsetki co do zasady również mogą być wymagane. W określonych sytuacjach można jednak rozważyć ulgę w spłacie, rozłożenie zaległości na raty albo inne rozwiązania przewidziane w przepisach.

Podsumowanie

Zamknięcie spółki jawnej z datą wsteczną w celu uniknięcia składek ZUS nie jest bezpiecznym ani typowym rozwiązaniem prawnym. Spółkę trzeba formalnie zakończyć i wykreślić z KRS, a równolegle uporządkować zgłoszenia oraz rozliczenia wobec ZUS. Jeżeli spółka faktycznie nie działała, można próbować wykazywać brak realnego wykonywania działalności, lecz wymaga to mocnych dowodów i przygotowania na spór z organem.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887
2. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych, Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
3. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z dnia 26 czerwca 2013 r., sygn. akt III AUa 1722/12

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.