Rezygnacja z funkcji prokurenta spółki z o.o.

Czy prokurent może zrezygnować z prokury?

Tak. Prokura jest szczególnym pełnomocnictwem przedsiębiorcy, ale prokurent nie jest zobowiązany pełnić tej funkcji wbrew swojej woli. Przepisy Kodeksu cywilnego wskazują wprost przypadki wygaśnięcia prokury, między innymi wykreślenie przedsiębiorcy z rejestru, ogłoszenie upadłości, otwarcie likwidacji, przekształcenie przedsiębiorcy oraz śmierć prokurenta. Wynika to z art. 109⁷ Kodeksu cywilnego.

Przepis nie opisuje szczegółowej procedury rezygnacji prokurenta, ale w praktyce i w doktrynie przyjmuje się, że prokurent może zrzec się prokury. Jest to jednostronne oświadczenie woli składane mocodawcy, czyli spółce. Do skuteczności takiego oświadczenia stosuje się ogólną zasadę z art. 61 Kodeksu cywilnego: oświadczenie jest złożone, gdy doszło do adresata w taki sposób, że mógł zapoznać się z jego treścią.

Najbezpieczniej przygotować pisemne oświadczenie o rezygnacji, podpisać je własnoręcznie i wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Warto zachować kopię pisma, potwierdzenie nadania, wydruk śledzenia przesyłki oraz ewentualne zwrotne potwierdzenie odbioru albo kopertę zwróconą po awizacji.

Zobacz również: wzór rezygnacji z prokury samoistnej

Komu doręczyć rezygnację z prokury w spółce z o.o.?

W spółce z o.o. znaczenie ma zasada reprezentacji biernej. Zgodnie z art. 205 § 2 Kodeksu spółek handlowych oświadczenia składane spółce oraz doręczenia pism spółce mogą być dokonywane wobec jednego członka zarządu lub prokurenta.

Jeżeli prokurent składa oświadczenie o własnej rezygnacji, nie powinien traktować samego siebie jako osoby odbierającej to oświadczenie za spółkę. Oświadczenie należy skierować do spółki, a praktycznie: na adres jej siedziby albo adres do doręczeń ujawniony w KRS. Jeżeli znany jest prywatny lub korespondencyjny adres jedynego członka zarządu, zwłaszcza gdy przebywa on za granicą, warto wysłać drugi egzemplarz również na ten adres.

W opisanej sytuacji wysłanie pisemnej rezygnacji listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres spółki jest rozwiązaniem racjonalnym i dowodowo bezpiecznym. Jeżeli przesyłka zostanie awizowana i nieodebrana, nie zawsze oznacza to automatycznie brak skutku. Kluczowe jest to, czy oświadczenie dotarło do spółki w sposób umożliwiający zapoznanie się z nim przy zachowaniu należytej organizacji odbioru korespondencji.

Co zrobić, gdy prezes jest za granicą i nie ma z nim kontaktu?

Brak realnego kontaktu z jedynym członkiem zarządu nie powinien blokować prokurenta w zakończeniu funkcji. W takim przypadku warto działać w sposób, który pokaże, że oświadczenie zostało skierowane do spółki i że prokurent dochował staranności.

• wyślij rezygnację na adres spółki ujawniony w KRS albo aktualny adres do doręczeń, jeżeli jest znany,
• jeżeli znasz adres członka zarządu za granicą, wyślij dodatkowy egzemplarz oświadczenia także tam,
• w treści pisma wskaż datę sporządzenia, dane spółki, swoje dane, funkcję prokurenta oraz jednoznaczne oświadczenie o rezygnacji z prokury,
• zachowaj wszystkie dowody nadania, doręczenia, awizacji lub zwrotu przesyłki,
• po doręczeniu poinformuj sąd rejestrowy, jeżeli spółka nie składa wniosku o wykreślenie prokury.

Warto odróżnić rezygnację z prokury od jej odwołania. Odwołania prokury dokonuje przedsiębiorca, czyli spółka działająca przez uprawniony organ. Zrzeczenie się prokury jest natomiast czynnością prokurenta, który komunikuje spółce, że nie chce dalej pełnić tej funkcji.

Znaczenie art. 61 Kodeksu cywilnego i orzecznictwa

Dla skuteczności rezygnacji kluczowe jest dojście oświadczenia do spółki. Art. 61 Kodeksu cywilnego nie wymaga faktycznego przeczytania pisma przez członka zarządu. Wystarczy, aby oświadczenie dotarło w taki sposób, że adresat mógł zapoznać się z jego treścią.

W praktyce pomocne jest stanowisko wyrażone w wyroku Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 7 lutego 2019 r., sygn. akt I AGa 175/18. Sąd wskazał, że w sytuacjach szczególnych pisemne oświadczenie o rezygnacji może być przekazane spółce pod jej adresem, adresem zarządu lub adresem do doręczeń w sposób umożliwiający nadanie mu biegu. Choć sprawa dotyczyła rezygnacji członka zarządu, argumentacja ta ma praktyczne znaczenie także przy ocenie doręczeń składanych spółce.

Nie oznacza to jednak, że każda nieodebrana przesyłka zawsze będzie bezspornie skuteczna. Jeżeli spółka później zakwestionuje doręczenie, znaczenie będą miały okoliczności konkretnej sprawy: adres użyty do wysyłki, sposób nadania, awizacja, treść pisma, możliwość odbioru korespondencji oraz to, czy spółka mogła realnie zapoznać się z oświadczeniem.

Wykreślenie prokurenta z KRS

Po skutecznej rezygnacji spółka powinna złożyć do KRS wniosek o wykreślenie prokurenta. Zgodnie z ustawą o Krajowym Rejestrze Sądowym wniosek o wpis zmiany powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.

Wniosek do KRS składa spółka przez osoby uprawnione do jej reprezentacji. Były prokurent, który skutecznie zrezygnował, nie powinien składać wniosku w imieniu spółki jako jej pełnomocnik rejestrowy, jeżeli jego umocowanie już ustało. Może natomiast wysłać do sądu rejestrowego pismo informacyjne z kopią rezygnacji i dowodami jej doręczenia.

Takie zawiadomienie nie zastępuje prawidłowego wniosku spółki, ale może spowodować, że sąd rejestrowy zwróci uwagę na niezgodność wpisu z rzeczywistym stanem i rozważy działania przewidziane w ustawie o KRS, w tym postępowanie przymuszające wobec spółki.

Czy do czasu wykreślenia z KRS prokurent nadal odpowiada za spółkę?

Skuteczne zrzeczenie się prokury powoduje ustanie umocowania między prokurentem a spółką. Wpis w KRS ma jednak duże znaczenie praktyczne, bo osoby trzecie mogą nadal widzieć prokurenta w rejestrze i kierować do niego korespondencję albo oczekiwać działania za spółkę.

Dlatego po złożeniu rezygnacji były prokurent nie powinien podpisywać dokumentów w imieniu spółki ani podejmować nowych czynności jako prokurent. Jeżeli otrzymuje korespondencję dotyczącą spółki, warto zachować ostrożność: nie potwierdzać nieaktualnego umocowania, dokumentować daty wpływu pism i informować nadawców, że prokura została wypowiedziana, o ile nie narusza to interesu prawnego lub obowiązków wynikających z konkretnej sytuacji.

Jak napisać oświadczenie o rezygnacji?

Oświadczenie nie musi być rozbudowane, ale powinno być jednoznaczne. W piśmie warto zawrzeć:

• miejscowość i datę,
• pełną firmę spółki, numer KRS oraz adres,
• dane prokurenta,
• jasne zdanie: „niniejszym rezygnuję z funkcji prokurenta i zrzekam się udzielonej mi prokury”,
• datę, od której rezygnacja ma być skuteczna, jeżeli prokurent chce ją wskazać,
• wniosek do spółki o niezwłoczne zgłoszenie zmiany do KRS,
• własnoręczny podpis.

Jeżeli zależy Ci na natychmiastowym skutku, nie wpisuj odległej daty przyszłej. Jeżeli natomiast chcesz dać spółce czas na organizację, możesz wskazać późniejszy dzień ustania prokury. W sprawach spornych najważniejsze jest jednak to, aby dało się wykazać, kiedy oświadczenie dotarło do spółki.

FAQ

Czy rezygnacja z prokury musi mieć formę aktu notarialnego?

Nie. Przepisy nie wymagają aktu notarialnego dla samego oświadczenia prokurenta o rezygnacji. Ze względów dowodowych najlepiej sporządzić je na piśmie i zachować dowody doręczenia spółce.

Czy mogę wysłać rezygnację tylko na adres spółki?

W wielu sytuacjach będzie to właściwa droga, zwłaszcza gdy jest to adres ujawniony w KRS lub adres do doręczeń. Jeżeli jednak znasz adres jedynego członka zarządu, warto wysłać dodatkowy egzemplarz także do niego, szczególnie gdy przebywa za granicą.

Czy nieodebrany list polecony oznacza skuteczną rezygnację?

Nie można tego ocenić automatycznie w każdej sprawie. Jeżeli pismo wysłano na prawidłowy adres i spółka miała realną możliwość zapoznania się z jego treścią, nieodebranie przesyłki może przemawiać za skutecznością doręczenia. W razie sporu decydują szczegóły doręczenia.

Kto składa wniosek o wykreślenie prokurenta z KRS?

Wniosek powinna złożyć spółka, działając przez osoby uprawnione do reprezentacji. Były prokurent może natomiast zawiadomić sąd rejestrowy o rezygnacji i przedstawić dowody, że wpis w KRS jest nieaktualny.

Czy po rezygnacji mogę nadal odbierać pisma spółki?

Po skutecznej rezygnacji nie należy działać jako prokurent. Jeżeli mimo to pisma nadal trafiają do byłego prokurenta, warto dokumentować sytuację i informować nadawców albo sąd rejestrowy, że prokura została wypowiedziana.

Podsumowanie

Rezygnacja z funkcji prokurenta w spółce z o.o. jest dopuszczalna i następuje przez złożenie spółce jednoznacznego oświadczenia woli. Gdy jedyny członek zarządu przebywa za granicą i nie ma z nim kontaktu, najbezpieczniej wysłać pismo na adres spółki ujawniony w KRS oraz dodatkowo na znany adres członka zarządu. Po skutecznej rezygnacji spółka powinna zgłosić wykreślenie prokurenta z KRS, a były prokurent może zawiadomić sąd rejestrowy i dołączyć dowody doręczenia. Najważniejsze jest zachowanie dokumentów potwierdzających, że oświadczenie rzeczywiście zostało skierowane do spółki i mogło zostać jej udostępnione.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
2. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych, Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
3. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 7 lutego 2019 r., sygn. akt I AGa 175/18

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.