Zawieszenie działalności spółki z o.o. sp.k.

Kiedy zawieszenie działalności spółki ma sens?

W opisanej sytuacji najprostszym rozwiązaniem jest zwykle przeniesienie aktywnej działalności do jednej spółki, a następnie formalne zawieszenie działalności drugiej spółki. Pozwala to zachować podmiot w KRS, ale ograniczyć koszty bieżącego funkcjonowania.

Nie wystarczy jednak, że spółka „nic nie robi”. Dopóki działalność nie zostanie formalnie zawieszona, spółka zasadniczo pozostaje normalnie działającym przedsiębiorcą i nadal trzeba liczyć się z obowiązkami rejestrowymi, księgowymi, podatkowymi oraz ewentualnie składkowymi.

W przypadku spółki z o.o. spółki komandytowej trzeba odróżnić dwa podmioty: spółkę komandytową, która prowadzi działalność, oraz spółkę z o.o. będącą komplementariuszem. Zawieszenie działalności jednej spółki komandytowej nie oznacza automatycznie zawieszenia działalności spółki z o.o. ani drugiej spółki komandytowej.

Warunki zawieszenia działalności spółki w KRS

Przedsiębiorca wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na zasadach wynikających z Prawa przedsiębiorców. Dla podmiotów wpisanych do KRS okres zawieszenia wynosi co do zasady od 30 dni do 24 miesięcy.

Kluczowym warunkiem jest brak zatrudniania pracowników. W praktyce przed zawieszeniem trzeba więc sprawdzić, czy spółka nie zatrudnia osób na podstawie umowy o pracę. Jeżeli w spółce są pracownicy, konieczne może być wcześniejsze zakończenie stosunków pracy albo przejście zakładu pracy lub jego części do drugiej spółki. W niektórych przypadkach przepisy przewidują szczególne zasady przy pracownikach korzystających z urlopów związanych z rodzicielstwem, dlatego stan zatrudnienia trzeba ocenić indywidualnie.

Decyzja o zawieszeniu powinna być podjęta zgodnie z umową spółki i zasadami reprezentacji. W praktyce przygotowuje się uchwałę wspólników albo inny dokument korporacyjny wymagany w danym przypadku oraz oświadczenie dotyczące niezatrudniania pracowników.

Zgłoszenia dokonuje się do KRS, obecnie co do zasady elektronicznie. Dane z KRS są przekazywane do właściwych rejestrów i instytucji, ale w konkretnych sytuacjach mogą pojawić się dodatkowe obowiązki aktualizacyjne, na przykład dotyczące danych uzupełniających albo statusu płatnika składek.

Co wolno robić w okresie zawieszenia?

W okresie zawieszenia spółka nie powinna wykonywać bieżącej działalności gospodarczej ani osiągać bieżących przychodów z tej działalności. Nie oznacza to jednak całkowitego zakazu jakichkolwiek czynności.

W czasie zawieszenia przedsiębiorca może w szczególności:

1. wykonywać czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, w tym rozwiązywać wcześniejsze umowy;
2. przyjmować należności powstałe przed zawieszeniem;
3. regulować zobowiązania powstałe przed zawieszeniem;
4. zbywać własne środki trwałe i wyposażenie;
5. uczestniczyć w postępowaniach sądowych, administracyjnych i podatkowych związanych z działalnością sprzed zawieszenia;
6. wykonywać obowiązki nakazane przepisami prawa;
7. osiągać przychody finansowe, także związane z działalnością prowadzoną przed zawieszeniem;
8. podlegać kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców.

Dlatego zawieszenie dobrze sprawdza się wtedy, gdy spółka ma już wygaszoną działalność operacyjną, ale musi jeszcze odzyskać należności, rozliczyć stare zobowiązania, sprzedać majątek albo zachować prawa potrzebne na przyszłość.

ZUS i składka zdrowotna po zawieszeniu spółki

Zawieszenie działalności spółki komandytowej może ograniczyć obowiązki składkowe wspólników, ale efekt zależy od konkretnego statusu wspólnika, liczby posiadanych tytułów do ubezpieczeń oraz aktualnego sposobu rozliczeń.

Wspólnik spółki komandytowej jest traktowany na gruncie ubezpieczeń jako osoba prowadząca pozarolniczą działalność. Jeżeli uczestniczy w kilku spółkach, obowiązki składkowe trzeba analizować odrębnie dla ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. W praktyce największe znaczenie ma często składka zdrowotna, ponieważ przy kilku spółkach może powstawać obowiązek jej opłacania w związku z więcej niż jednym tytułem.

Jeżeli działalność jednej spółki zostanie skutecznie zawieszona, wspólnik powinien zweryfikować w ZUS, czy i od kiedy ustaje obowiązek opłacania składek związanych z tą spółką. Skutek nie zawsze będzie taki sam dla każdego wspólnika, zwłaszcza gdy dana osoba ma także inne działalności, etat, inną spółkę lub odrębny tytuł ubezpieczeniowy.

Podatki i księgowość zawieszonej spółki komandytowej

Trzeba pamiętać, że spółka komandytowa jest podatnikiem CIT. Starsze podejście, zgodnie z którym podatnikami podatku dochodowego byli wyłącznie wspólnicy spółki komandytowej, jest obecnie nieaktualne w odniesieniu do spółek komandytowych objętych CIT.

W okresie zawieszenia mogą nie powstawać bieżące zaliczki na podatek dochodowy, jeżeli spółka faktycznie nie prowadzi działalności i spełnia warunki ustawowe. Nie oznacza to jednak zniesienia wszystkich obowiązków. Spółka może nadal mieć obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, sporządzenia sprawozdania finansowego, złożenia deklaracji rocznej CIT-8 oraz wykonania innych czynności wynikających z przepisów rachunkowych i podatkowych.

Jeżeli w okresie zawieszenia spółka uzyska przychód, sprzeda składnik majątku, otrzyma odsetki, dokona korekty albo poniesie koszt, zdarzenie to trzeba prawidłowo ująć w księgach i rozliczeniach podatkowych.

Zawieszenie działalności a VAT

W VAT zawieszenie działalności może ograniczyć obowiązek składania JPK_V7 za pełne okresy rozliczeniowe objęte zawieszeniem, jeżeli spółka nie wykonuje czynności podlegających opodatkowaniu i nie zachodzą szczególne przypadki wymagające rozliczenia.

Nie można jednak przyjąć automatycznie, że zawieszona spółka nigdy nie składa rozliczeń VAT. Obowiązek może pojawić się między innymi przy sprzedaży majątku, korektach podatku naliczonego, rozliczaniu importu usług, wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów albo innych czynnościach, które przepisy nakazują wykazać mimo zawieszenia.

Jeżeli spółka ma być rzeczywiście „pusta”, przed zawieszeniem warto zakończyć bieżące transakcje, wystawić i odebrać faktury, rozliczyć zaliczki, sprawdzić korekty VAT oraz uporządkować umowy z kontrahentami.

Przeniesienie działalności do drugiej spółki

Jeżeli cała aktywność ma zostać skupiona w drugiej spółce, trzeba zdecydować, co dokładnie ma zostać przeniesione: pojedyncze składniki majątku, zorganizowana część przedsiębiorstwa czy całe przedsiębiorstwo. Od tego zależą skutki cywilnoprawne, podatkowe, księgowe i pracownicze.

Zgodnie z art. 55(1) Kodeksu cywilnego przedsiębiorstwo jest zorganizowanym zespołem składników niematerialnych i materialnych przeznaczonym do prowadzenia działalności gospodarczej. Obejmuje ono w szczególności nazwę przedsiębiorstwa, własność rzeczy, prawa z umów, wierzytelności, koncesje, licencje, prawa własności przemysłowej, majątkowe prawa autorskie, tajemnice przedsiębiorstwa oraz dokumentację związaną z prowadzeniem działalności.

Przeniesienie przedsiębiorstwa może nastąpić na przykład przez sprzedaż, aport albo inną dopuszczalną czynność prawną. Wybór formy ma znaczenie podatkowe i księgowe. Przy podmiotach powiązanych trzeba dodatkowo pamiętać o rynkowym charakterze rozliczeń oraz ewentualnych obowiązkach dokumentacyjnych.

Na gruncie VAT zbycie przedsiębiorstwa lub zorganizowanej części przedsiębiorstwa nie podlega opodatkowaniu VAT na podstawie art. 6 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług. To nie oznacza jednak braku innych konsekwencji podatkowych. W grę mogą wchodzić między innymi CIT, PCC, korekty podatkowe, rozliczenie wartości składników majątku oraz odpowiednie ujęcie operacji w księgach.

Pracownicy, umowy i zobowiązania

Jeżeli działalność jednej spółki ma przejść do drugiej wraz z pracownikami, trzeba uwzględnić art. 23(1) Kodeksu pracy. W razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę nowy pracodawca staje się z mocy prawa stroną dotychczasowych stosunków pracy.

Przed zawieszeniem należy także przejrzeć umowy z kontrahentami. Nie każda umowa może zostać swobodnie przeniesiona bez zgody drugiej strony. Dotyczy to zwłaszcza umów najmu, leasingu, kredytów, licencji, umów ramowych, umów z klauzulą zakazu cesji oraz kontraktów wymagających zgody na zmianę podmiotu wykonującego świadczenie.

Trzeba też zdecydować, co zrobić z należnościami i zobowiązaniami. Sama sprzedaż przedsiębiorstwa nie zawsze powoduje automatyczne przejęcie długów przez nabywcę w sposób zwalniający zbywcę wobec wierzycieli. W wielu przypadkach potrzebna jest zgoda wierzyciela albo odrębne porozumienie.

Czy można wielokrotnie zawieszać działalność?

Spółka wpisana do KRS może zawiesić działalność maksymalnie na 24 miesiące. Przed upływem tego okresu trzeba pamiętać o wznowieniu działalności albo podjęciu innej decyzji, na przykład o likwidacji, połączeniu, przekształceniu albo dalszym wykorzystaniu spółki.

W praktyce możliwe jest ponowne zawieszenie działalności po jej wznowieniu, ale trzeba pilnować terminów i prawidłowo składać wnioski do KRS. Brak reakcji po upływie dopuszczalnego okresu zawieszenia może prowadzić do problemów rejestrowych, a w skrajnych przypadkach do działań sądu rejestrowego zmierzających do uporządkowania statusu podmiotu. Przy ocenie takiej sytuacji pomocne może być również omówienie tematu: przekroczenie okresu zawieszenia spółki.

W orzecznictwie administracyjnym wskazywano, że korzystanie z wielokrotnego zawieszania wymaga niedopuszczenia do wykreślenia przedsiębiorcy z rejestru oraz terminowego wznawiania działalności przed upływem maksymalnego okresu zawieszenia. Tak wypowiedział się między innymi Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 5 grudnia 2011 r., sygn. VI SA/Wa 288/11.

FAQ

Czy można zawiesić spółkę z o.o. sp.k., jeśli druga spółka działa dalej?

Tak. Każdy podmiot ocenia się oddzielnie. Zawieszenie jednej spółki komandytowej nie blokuje prowadzenia działalności przez drugą spółkę, o ile majątek, umowy, pracownicy i rozliczenia zostaną prawidłowo uporządkowane.

Czy zawieszona spółka musi prowadzić księgowość?

Co do zasady tak. Zawieszenie nie zwalnia automatycznie z obowiązków rachunkowych i sprawozdawczych. Nawet przy braku sprzedaży mogą istnieć obowiązki związane z księgami rachunkowymi, sprawozdaniem finansowym i rozliczeniami rocznymi.

Czy zawieszenie usuwa obowiązek zapłaty składki zdrowotnej?

Może ograniczyć obowiązek składkowy związany z daną spółką, ale trzeba sprawdzić sytuację każdego wspólnika. Znaczenie mają inne tytuły do ubezpieczeń, udział w innych spółkach oraz sposób zgłoszenia w ZUS.

Czy spółka może wystawiać faktury w okresie zawieszenia?

Nie powinna wystawiać faktur za nową, bieżącą działalność gospodarczą. Może jednak rozliczać zdarzenia związane z okresem sprzed zawieszenia albo czynności dopuszczalne w czasie zawieszenia, jeżeli wynikają z przepisów.

Czy lepiej zawiesić spółkę, czy ją zlikwidować?

Zawieszenie jest korzystne, gdy spółka może być jeszcze potrzebna w przyszłości. Likwidacja ma sens wtedy, gdy wspólnicy nie planują dalszego używania podmiotu i chcą definitywnie zakończyć jego istnienie. Decyzja zależy od majątku, długów, historii spółki i planów biznesowych.

Podsumowanie

Zawieszenie działalności jednej spółki z o.o. sp.k. może być skutecznym sposobem na ograniczenie kosztów, gdy cała aktywność ma zostać przeniesiona do drugiej spółki. Trzeba jednak przeprowadzić ten proces w odpowiedniej kolejności: najpierw uporządkować majątek, umowy, pracowników, zobowiązania i podatki, a dopiero potem składać wniosek do KRS.

Największym błędem jest traktowanie zawieszenia jako prostego „wyłączenia” spółki. Zawieszony podmiot nadal istnieje, może mieć obowiązki księgowe, podatkowe, rejestrowe i dokumentacyjne. Dlatego przed decyzją warto przygotować krótki plan prawno-podatkowy obejmujący obie spółki.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, t.j. Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
2. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców
3. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy
4. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
5. Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
6. Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 5 grudnia 2011 r., sygn. VI SA/Wa 288/11

Potrzebujesz indywidualnej odpowiedzi? Opisz swoją sytuację w formularzu poniżej. Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.