Wynajem nie swoich pojazdów w działalności

Czy można wynajmować pojazdy, które nie są własnością firmy?

Tak, samo prawo cywilne nie wymaga, aby wynajmujący był właścicielem rzeczy oddawanej w najem. Z przepisów Kodeksu cywilnego o najmie wynika przede wszystkim obowiązek oddania rzeczy do używania oraz prawo do pobierania czynszu. Najem ma charakter zobowiązaniowy, dlatego kluczowe jest to, czy osoba zawierająca umowę ma prawo dysponować pojazdem w takim zakresie.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca może wynajmować samochód należący do znajomego, członka rodziny albo innego podmiotu, jeżeli właściciel wyraźnie na to pozwolił. Zgoda powinna obejmować nie tylko korzystanie z pojazdu, lecz także jego dalsze odpłatne udostępnianie osobom trzecim. Dla bezpieczeństwa warto sporządzić pisemną umowę, w której będzie wskazane, kto może zawierać umowy z klientami, kto pobiera czynsz, kto odpowiada za szkody, serwis, mandaty, holowanie i udział własny w ubezpieczeniu.

Podobny mechanizm występuje przy pojazdach leasingowanych. Formalnym właścicielem auta może być finansujący, ale korzystający może je dalej udostępniać tylko wtedy, gdy pozwala na to umowa leasingu albo odrębna zgoda finansującego. Sam fakt, że auto nie jest zarejestrowane na przedsiębiorcę, nie przekreśla więc wynajmu, ale brak zgody osoby uprawnionej może narazić przedsiębiorcę na odpowiedzialność kontraktową i odszkodowawczą.

Znaczenie PKD i wpisu w CEIDG

Kody PKD dotyczące wynajmu pojazdów są ważne porządkowo i statystycznie, ale nie są koncesją ani zezwoleniem na zawieranie umów najmu samochodów. Jeżeli działalność polegająca na wynajmie pojazdów ma być wykonywana stale, dane ujawnione w CEIDG powinny odpowiadać rzeczywistemu zakresowi działalności.

Art. 15 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy przewiduje obowiązek złożenia wniosku o zmianę wpisu w terminie 7 dni od dnia zmiany danych. Z kolei art. 16 tej ustawy wiąże wpis z domniemaniem prawdziwości danych ujawnionych w CEIDG. Dlatego nie warto traktować PKD jako formalności bez znaczenia, zwłaszcza gdy wynajem aut ma stać się stałym źródłem przychodu.

Jeżeli przedsiębiorca ma już wpisane kody związane z wynajmem pojazdów, zwykle nie ma potrzeby dodawania kolejnego kodu tylko dlatego, że samochody nie są jego własnością. Trzeba jednak zadbać, aby opis działalności, umowy i rozliczenia były spójne z faktycznym modelem działania.

Własny najem czy pośrednictwo - który model wybrać?

Najważniejsza decyzja dotyczy tego, czy przedsiębiorca ma występować wobec klienta jako wynajmujący, czy jako pośrednik. W pierwszym modelu przedsiębiorca zawiera umowę z klientem we własnym imieniu i to on odpowiada wobec klienta za udostępnienie pojazdu zgodnie z umową. W takim wariancie powinien mieć od właściciela pojazdu wyraźne prawo do dalszego oddawania auta w odpłatne używanie.

W drugim modelu przedsiębiorca nie wynajmuje auta we własnym imieniu, lecz organizuje transakcję między właścicielem pojazdu a najemcą. Może działać jako pośrednik albo pełnomocnik właściciela, jeżeli ma odpowiednie umocowanie. Wtedy jego wynagrodzeniem jest zazwyczaj prowizja, a nie cały czynsz najmu. Taki model bywa bezpieczniejszy podatkowo i dowodowo, jeżeli samochody mają pozostać w dyspozycji właścicieli.

Nie należy mieszać obu modeli w dokumentach. Jeżeli umowa z klientem wskazuje przedsiębiorcę jako wynajmującego, a pieniądze są pobierane jako czynsz najmu, trudno później twierdzić, że przedsiębiorca był tylko pośrednikiem. Jeżeli natomiast przedsiębiorca ma pobierać wyłącznie prowizję, umowy, regulamin, potwierdzenia rezerwacji i faktury powinny to jasno pokazywać.

Jak wystawiać faktury i rozliczać przychód?

Jeżeli przedsiębiorca wynajmuje pojazd we własnym imieniu, przychodem przedsiębiorcy jest co do zasady należność za usługę najmu. W takim przypadku dokument sprzedaży powinien opisywać usługę najmu pojazdu, a nie pośrednictwo. Od tego, czy przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, korzysta ze zwolnienia albo rozlicza sprzedaż w innym reżimie, zależy sposób oznaczenia podatku na fakturze.

Jeżeli przedsiębiorca działa jako pośrednik, powinien dokumentować swoje wynagrodzenie prowizyjne. Wtedy faktura wystawiana przez przedsiębiorcę powinna obejmować usługę pośrednictwa, obsługi rezerwacji, organizacji wynajmu albo podobną usługę zgodną z umową. Sam czynsz najmu powinien być rozliczony między właścicielem pojazdu a najemcą, chyba że przedsiębiorca pobiera pieniądze w imieniu właściciela i przekazuje je dalej na podstawie jasno opisanych zasad.

Trzeba też uważać na nieodpłatne udostępnienie samochodu przedsiębiorcy. Jeżeli właściciel przekazuje auto bez wynagrodzenia, a przedsiębiorca wykorzystuje je do zarobkowego wynajmu, mogą powstać skutki w podatku dochodowym związane z nieodpłatnym świadczeniem. W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych znaczenie ma m.in. art. 11 dotyczący przychodów i wartości świadczeń. W konkretnym przypadku rozliczenie powinno zostać ocenione z księgowym albo doradcą podatkowym, bo znaczenie mają treść umowy, przepływy pieniężne i status stron.

Co powinna regulować umowa z właścicielem pojazdu?

Umowa z właścicielem pojazdu powinna być zawarta na piśmie. Nie chodzi wyłącznie o zgodę na korzystanie z auta, ale o pełne uregulowanie zasad komercyjnego wynajmu. W szczególności warto wskazać:

• czy przedsiębiorca działa we własnym imieniu, czy tylko jako pośrednik albo pełnomocnik właściciela,
• czy właściciel zgadza się na odpłatne oddawanie pojazdu osobom trzecim,
• kto ustala cenę najmu i kto pobiera pieniądze od klientów,
• jak dzielone jest wynagrodzenie i kiedy następuje rozliczenie z właścicielem,
• kto odpowiada za przeglądy, naprawy, opony, serwis, assistance i czystość pojazdu,
• kto ponosi koszty mandatów, opłat parkingowych, szkód, utraty dokumentów i udziału własnego w polisie,
• czy pojazd może wyjeżdżać za granicę i czy mogą prowadzić go inne osoby niż najemca,
• jak wygląda procedura zgłoszenia szkody, kradzieży albo zatrzymania dowodu rejestracyjnego.

Warto również sprawdzić warunki ubezpieczenia OC, AC, assistance i ewentualnego ubezpieczenia najmu krótkoterminowego. Niektóre polisy mogą ograniczać ochronę, jeżeli pojazd jest wykorzystywany komercyjnie, w wypożyczalni albo przez wielu różnych kierowców. Sama zgoda właściciela nie zastąpi odpowiedniego ubezpieczenia.

Umowa z najemcą i odpowiedzialność za samochód

Umowa z najemcą powinna precyzyjnie określać pojazd, okres najmu, wysokość czynszu, kaucję, limit kilometrów, zasady tankowania, zakaz podnajmu, zasady wyjazdu za granicę, odpowiedzialność za szkody oraz procedurę zwrotu auta. Dobrym rozwiązaniem jest protokół wydania i zwrotu pojazdu ze zdjęciami, stanem licznika i poziomem paliwa.

Jeżeli przedsiębiorca działa jako wynajmujący, klient będzie kierował roszczenia przede wszystkim do niego. Jeżeli przedsiębiorca działa jako pośrednik, umowa i dokumenty rezerwacyjne powinny jasno wskazywać, kto jest stroną najmu i kto odpowiada za wykonanie usługi. Brak takiego rozróżnienia może prowadzić do sporu, czy przedsiębiorca odpowiada jak wynajmujący, mimo że zamierzał pobrać tylko prowizję.

FAQ

Czy tylko właściciel samochodu może go wynająć?

Nie. Wynajmującym może być także osoba, która nie jest właścicielem, jeżeli ma prawo dysponować pojazdem i oddać go w odpłatne używanie. Najbezpieczniej mieć pisemną zgodę właściciela albo umowę wyraźnie dopuszczającą dalszy najem.

Czy wystarczy ustna zgoda znajomego na wynajem auta?

Ustna zgoda może być trudna do udowodnienia. Przy działalności gospodarczej zdecydowanie lepiej zawrzeć pisemną umowę, która określi zakres zgody, rozliczenia, odpowiedzialność za szkody, ubezpieczenie oraz zasady odbioru i zwrotu pojazdu.

Kiedy wystawić fakturę za najem, a kiedy za pośrednictwo?

Fakturę za najem wystawia się wtedy, gdy przedsiębiorca sam jest stroną umowy najmu wobec klienta i pobiera czynsz jako własne wynagrodzenie. Fakturę za pośrednictwo wystawia się wtedy, gdy przedsiębiorca tylko organizuje transakcję, a jego przychodem jest prowizja.

Czy pojazd musi być środkiem trwałym firmy?

Nie. To, czy pojazd jest środkiem trwałym przedsiębiorcy, nie przesądza o możliwości zawarcia umowy najmu. Ważniejsze jest to, czy przedsiębiorca ma skuteczne prawo do korzystania z auta i dalszego udostępniania go klientom.

Czy trzeba zmienić wpis w CEIDG?

Jeżeli wynajem pojazdów ma być faktycznie wykonywany w działalności, dane w CEIDG powinny być aktualne. Jeżeli odpowiednie kody PKD są już wpisane, zwykle nie trzeba dodawać kolejnych tylko z powodu wynajmu cudzych aut, ale zakres działalności powinien odpowiadać rzeczywistości.

Podsumowanie

Wynajem pojazdów nienależących do przedsiębiorcy jest dopuszczalny, ale wymaga jasnego tytułu do dysponowania autem. Sama znajomość z właścicielem i ogólna zgoda na korzystanie z samochodu mogą nie wystarczyć, jeżeli auto ma być odpłatnie udostępniane klientom. Najważniejsze jest ustalenie, czy przedsiębiorca działa jako wynajmujący, czy jako pośrednik, ponieważ od tego zależą umowy, faktury, odpowiedzialność wobec klientów i rozliczenia podatkowe.

Przed rozpoczęciem takiej działalności warto przygotować osobną umowę z właścicielem pojazdu, wzór umowy z najemcą, regulamin wynajmu oraz zasady rozliczania kaucji, szkód, mandatów i ubezpieczenia. Dzięki temu można ograniczyć ryzyko sporów i uniknąć sytuacji, w której przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność szerszą, niż zakładał.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, przepisy o najmie, art. 659 i nast.
2. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350
3. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy - Dz.U. 2018 poz. 647

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.