Dopisek „w likwidacji” na fakturach spółki z o.o.

Kiedy spółka z o.o. zaczyna działać jako spółka w likwidacji?

W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością podstawowe znaczenie ma art. 274 Kodeksu spółek handlowych. Zgodnie z tym przepisem otwarcie likwidacji następuje z dniem uprawomocnienia się orzeczenia sądu o rozwiązaniu spółki, powzięcia przez wspólników uchwały o rozwiązaniu spółki albo zaistnienia innej przyczyny jej rozwiązania. Likwidację prowadzi się pod firmą spółki z dodaniem oznaczenia „w likwidacji”.

Jeżeli więc przyczyną rozwiązania spółki jest uchwała wspólników, punktem wyjścia jest dzień powzięcia tej uchwały. Nie jest nim dopiero dzień, w którym sąd rejestrowy wpisze otwarcie likwidacji do KRS. Wpis w rejestrze jest bardzo ważny praktycznie, bo ujawnia stan spółki wobec osób trzecich, ale co do zasady nie tworzy samego stanu likwidacji.

W praktyce oznacza to, że już od dnia otwarcia likwidacji spółka powinna konsekwentnie używać pełnej firmy, np. „ABC spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w likwidacji” albo „ABC sp. z o.o. w likwidacji”. Dotyczy to umów, korespondencji, zamówień, dokumentów księgowych, danych przekazywanych kontrahentom oraz faktur.

Czy trzeba czekać na wpis likwidacji do KRS?

Nie warto przyjmować, że dopisek „w likwidacji” należy stosować dopiero od dnia wpisu do KRS. Likwidatorzy mają obowiązek zgłosić otwarcie likwidacji do rejestru, ale samo zgłoszenie i późniejszy wpis nie są zwykle momentem powstania likwidacji. Wpis potwierdza i ujawnia stan wynikający z wcześniejszego zdarzenia, np. uchwały wspólników.

Podobny kierunek wynika z orzecznictwa dotyczącego spółki akcyjnej. W postanowieniu Sądu Najwyższego z dnia 9 kwietnia 2008 r., sygn. akt V CSK 508/07, wskazano, że przy uchwale walnego zgromadzenia o rozwiązaniu i likwidacji spółki otwarcie likwidacji następuje z dniem podjęcia uchwały, a wpis do rejestru ma charakter deklaratoryjny. Chociaż orzeczenie dotyczyło spółki akcyjnej i art. 461 Kodeksu spółek handlowych, argumentacja jest istotna także przy ocenie podobnego mechanizmu w spółce z o.o.

Dlatego w opisanej sytuacji bezpieczniejszym rozwiązaniem jest korygowanie dokumentów zakupu wystawionych od dnia uchwały o rozwiązaniu spółki i otwarciu likwidacji, a nie dopiero od dnia wpisu w KRS. Taka praktyka ogranicza ryzyko zarzutu, że spółka po otwarciu likwidacji posługiwała się niepełną firmą.

Faktura bez dopisku „w likwidacji” a nota korygująca

Faktura powinna zawierać m.in. dane identyfikujące sprzedawcę i nabywcę. Jeżeli nabywcą jest spółka w likwidacji, prawidłowe oznaczenie firmy powinno obejmować również dodatek „w likwidacji”. Brak tego dodatku jest błędem w danych nabywcy, a nie błędem w kwocie podatku, stawce VAT, cenie czy przedmiocie sprzedaży.

W takich sytuacjach spółka jako nabywca może co do zasady wystawić notę korygującą. Nota powinna wskazywać treść błędną oraz treść prawidłową, czyli pełną firmę spółki z dodatkiem „w likwidacji”. Należy pamiętać, że nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury.

Jeżeli faktura zawiera prawidłowy NIP, adres i pozostałe dane pozwalające bez wątpliwości ustalić, że nabywcą jest ta sama spółka, sam brak dopisku „w likwidacji” zwykle nie powinien być traktowany jako błąd uniemożliwiający identyfikację transakcji. Nie oznacza to jednak, że warto go pozostawiać bez reakcji. W okresie likwidacji porządek dokumentacyjny ma szczególne znaczenie, zwłaszcza przy zamykaniu ksiąg, sporządzaniu sprawozdań i rozliczeniach podatkowych.

Od jakiej daty wystawiać noty korygujące?

Najbezpieczniej przyjąć, że noty korygujące należy wystawiać do faktur zakupu wystawionych od dnia otwarcia likwidacji. Jeżeli otwarcie likwidacji nastąpiło na podstawie uchwały wspólników o rozwiązaniu spółki, będzie to zasadniczo dzień podjęcia tej uchwały.

Nie ma potrzeby poprawiania faktur wystawionych przed otwarciem likwidacji tylko dlatego, że zostały zapłacone albo zaksięgowane już po rozpoczęciu likwidacji. Dla oceny prawidłowości danych nabywcy na fakturze kluczowy jest moment wystawienia dokumentu i stan spółki w tym czasie.

Jeżeli kontrahent wystawił fakturę po otwarciu likwidacji na dotychczasową nazwę spółki bez dodatku „w likwidacji”, spółka może przesłać notę korygującą z prośbą o akceptację. Równolegle warto poinformować kontrahenta o pełnym aktualnym brzmieniu firmy, aby kolejne dokumenty były wystawiane prawidłowo.

Czy lepiej wystąpić o interpretację podatkową?

W typowych przypadkach nota korygująca będzie wystarczającym narzędziem uporządkowania danych nabywcy. Jeżeli jednak sprawa ma istotną wartość podatkową, dotyczy wielu dokumentów lub organ podatkowy może kwestionować sposób rozliczenia, można rozważyć wniosek o interpretację indywidualną. Interpretacja nie zastąpi prawidłowego zgłoszenia likwidacji do KRS ani nie rozstrzyga wszystkich kwestii rejestrowych, ale może chronić podatnika w zakresie przedstawionego problemu podatkowego.

Wniosek powinien dokładnie opisywać datę uchwały, datę wpisu w KRS, treść faktur, sposób identyfikacji spółki oraz planowany sposób korekty. Im bardziej precyzyjny opis stanu faktycznego, tym większa praktyczna wartość uzyskanej interpretacji.

FAQ

Czy dopisek „w likwidacji” jest częścią nazwy spółki?

Tak. W okresie likwidacji spółka działa pod dotychczasową firmą z dodaniem oznaczenia „w likwidacji”. Dodatek ten informuje kontrahentów, że spółka nie funkcjonuje już w zwykłym trybie, lecz jest w fazie zmierzającej do zakończenia jej bytu prawnego.

Czy wpis w KRS decyduje o dacie używania dopisku?

Co do zasady nie. Wpis w KRS ujawnia otwarcie likwidacji, ale przy uchwale wspólników stan likwidacji powstaje zasadniczo już z dniem jej podjęcia. Dlatego bezpieczniej używać dopisku „w likwidacji” od dnia uchwały.

Czy brak dopisku na fakturze pozbawia prawa do odliczenia VAT?

Sam brak dopisku „w likwidacji” nie powinien automatycznie przekreślać prawa do odliczenia VAT, jeżeli z faktury wynika, kto jest nabywcą, a transakcja rzeczywiście miała miejsce i służy działalności opodatkowanej. Mimo to błąd warto poprawić notą korygującą.

Czy nota korygująca wymaga zgody sprzedawcy?

Tak. Nota korygująca wystawiona przez nabywcę wymaga akceptacji wystawcy faktury. Akceptacja może mieć praktyczną formę ustaloną między stronami, ważne jednak, aby spółka mogła wykazać, że kontrahent przyjął korektę.

Czy trzeba poprawiać wszystkie faktury historyczne?

Nie. Co do zasady należy koncentrować się na fakturach wystawionych od dnia otwarcia likwidacji. Faktury wystawione przed tą datą były prawidłowe, jeżeli zawierały ówczesną firmę spółki bez dodatku „w likwidacji”.

Podsumowanie

W opisanej sytuacji najbezpieczniejsze jest wystawianie not korygujących do faktur zakupu wystawionych od dnia podjęcia uchwały wspólników o rozwiązaniu spółki i otwarciu likwidacji. Wpis do KRS jest istotny organizacyjnie i dowodowo, ale zasadniczo nie powinien być traktowany jako dopiero pierwszy dzień obowiązywania dodatku „w likwidacji”.

Jeżeli faktura bez dopisku nadal pozwala jednoznacznie zidentyfikować spółkę, błąd ma najczęściej charakter formalny. Dla bezpieczeństwa likwidator powinien jednak uporządkować dokumentację, przesłać kontrahentom aktualne dane spółki i korygować faktury wystawione po otwarciu likwidacji.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych, Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037

2. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług

3. Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 9 kwietnia 2008 r., sygn. akt V CSK 508/07

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.