Zmiana umów po przekształceniu JDG w spółkę z o.o.

Najpierw ustal, czy doszło do przekształcenia, czy tylko założenia spółki

W opisanej sytuacji kluczowe jest rozróżnienie dwóch scenariuszy. Pierwszy to formalne przekształcenie przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą w spółkę kapitałową, w szczególności spółkę z o.o., w trybie Kodeksu spółek handlowych. Drugi to zwykłe założenie nowej spółki z o.o. obok dotychczasowej działalności gospodarczej.

Jeżeli rzeczywiście przeprowadzono przekształcenie w trybie art. 551 § 5 Kodeksu spółek handlowych, dniem przekształcenia jest wpis spółki przekształconej do KRS. Od tego dnia przedsiębiorca przekształcany staje się spółką z o.o., a osoba fizyczna staje się wspólnikiem tej spółki. W takim przypadku działa zasada kontynuacji, czyli spółka z o.o. wchodzi w prawa i obowiązki związane z dotychczasowym przedsiębiorstwem.

Jeżeli natomiast spółka z o.o. została jedynie założona jako nowy podmiot, a JDG nadal istnieje lub istniała odrębnie, nie ma automatycznego przejścia umów z rodzicami na spółkę. Wtedy trzeba zadbać o zgodę rodziców na zmianę strony umowy albo zawrzeć nowe umowy ze spółką.

Formalne przekształcenie JDG w spółkę z o.o. a zawarte umowy

Przy formalnym przekształceniu podstawowe znaczenie ma art. 584² § 1 Kodeksu spółek handlowych, zgodnie z którym spółce przekształconej przysługują wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego. Oznacza to, że umowy zawarte wcześniej przez przedsiębiorcę prowadzącego JDG co do zasady nie wygasają i nie trzeba zawierać ich od nowa tylko dlatego, że doszło do przekształcenia.

W praktyce stroną dotychczasowych umów staje się spółka z o.o. powstała z przekształcenia. Dotyczy to także umów z rodzicami dotyczących zajęć dla dzieci, o ile z samej umowy, ustawy albo charakteru świadczenia nie wynika szczególny wyjątek. Warto jednak sprawdzić, czy umowa nie zawiera postanowienia wymagającego zgody rodzica na zmianę formy prowadzenia działalności, zmianę podmiotu wykonującego zajęcia albo powierzenie zajęć innym osobom.

Taką zasadę potwierdza orzecznictwo. W postanowieniu Sądu Najwyższego z dnia 29 stycznia 2016 r., sygn. akt II CZ 94/15, wskazano na kontynuacyjny charakter przekształcenia przedsiębiorcy w spółkę kapitałową. Podobnie Sąd Apelacyjny w Łodzi w wyroku z dnia 30 września 2014 r., sygn. akt I ACa 829/14, podkreślił, że po dniu przekształcenia nie zmienia się treść stosunków cywilnoprawnych zawartych przez przedsiębiorcę z osobami trzecimi, lecz z mocy ustawy ich stroną staje się spółka kapitałowa.

Czy trzeba podpisywać aneks z rodzicami?

Przy formalnym przekształceniu aneks nie jest zazwyczaj konieczny do samego przejścia umowy na spółkę. Może być jednak bardzo przydatny organizacyjnie. Aneks może potwierdzać nowe dane spółki, numer KRS, NIP, adres do korespondencji, numer rachunku bankowego, dane do faktur oraz informację, że pozostałe warunki współpracy nie ulegają zmianie.

Jeżeli umowy zawarte z rodzicami są proste i dotyczą bieżących zajęć, często wystarczy pisemna informacja wysłana e-mailem lub przekazana przez system komunikacji używany w szkole. Dla bezpieczeństwa warto zachować dowód doręczenia takiej informacji. Przy usługach dla konsumentów jasne poinformowanie o danych przedsiębiorcy jest szczególnie istotne, bo rodzic powinien wiedzieć, z kim zawiera i kontynuuje umowę oraz komu płaci wynagrodzenie.

Aneks będzie wskazany zwłaszcza wtedy, gdy zmienia się coś więcej niż sama forma prawna, na przykład osoba prowadząca zajęcia, harmonogram, cena, sposób płatności, zakres odpowiedzialności, regulamin, miejsce zajęć albo zasady rezygnacji. Wówczas nie jest to już wyłącznie aktualizacja danych, lecz zmiana treści umowy. Przy większej zmianie warunków trzeba więc rozstrzygnąć, czy właściwy będzie aneks czy nowa umowa.

Kiedy potrzebna jest cesja albo porozumienie z rodzicami?

Jeżeli nie doszło do formalnego przekształcenia, lecz tylko do założenia nowej spółki z o.o., dotychczasowe umowy z rodzicami nadal wiążą ich z osobą fizyczną prowadzącą JDG. Spółka z o.o. nie staje się automatycznie stroną tych umów. W takim przypadku nie wystarczy jednostronna informacja, że od teraz stroną jest spółka.

W praktyce najbezpieczniejsze jest podpisanie z rodzicami porozumienia, w którym strony zgadzają się, że od określonej daty miejsce dotychczasowego przedsiębiorcy zajmuje spółka z o.o., a pozostałe warunki umowy pozostają bez zmian. Taki dokument bywa potocznie nazywany aneksem, ale jego treść powinna jasno obejmować zgodę rodzica na zmianę strony umowy.

Sama cesja może być niewystarczająca, ponieważ typowa cesja dotyczy przede wszystkim przeniesienia wierzytelności, na przykład prawa do zapłaty. Umowa o prowadzenie zajęć obejmuje jednak również obowiązki, takie jak przeprowadzenie zajęć, zapewnienie organizacji, bezpieczeństwa i kontaktu z rodzicami. Do pełnego przeniesienia takiej umowy na spółkę potrzebna jest więc zgoda drugiej strony albo porozumienie obejmujące zarówno prawa, jak i obowiązki.

Co powinno znaleźć się w informacji albo aneksie?

Informacja do rodziców po formalnym przekształceniu powinna być krótka, ale konkretna. Warto wskazać datę, od której działa spółka z o.o., pełną firmę spółki, adres, KRS, NIP, ewentualnie nowy numer rachunku bankowego oraz wyjaśnić, że dotychczasowe warunki umowy pozostają bez zmian.

Jeżeli dokument ma jednocześnie przenosić umowę na nową spółkę, powinien zawierać wyraźne oświadczenie rodzica o zgodzie na zmianę strony umowy. Dobrze wskazać także, że spółka przejmuje wykonywanie usług od konkretnej daty, a rozliczenia sprzed tej daty pozostają po stronie dotychczasowego przedsiębiorcy albo są przejmowane przez spółkę, jeżeli tak strony uzgadniają.

Przy umowach dotyczących zajęć dla dzieci szczególnie warto zadbać o przejrzystość. Rodzic powinien wiedzieć, kto odpowiada za zajęcia, kto wystawia dokumenty księgowe, komu zgłaszać reklamacje lub rezygnację oraz czy zajęcia nadal prowadzi ta sama osoba. Jeżeli zajęcia odbywają się na terenie szkoły, trzeba również sprawdzić umowę lub uzgodnienia ze szkołą, ponieważ szkoła może wymagać aktualizacji danych wykonawcy.

Podsumowanie

Jeżeli JDG została formalnie przekształcona w spółkę z o.o., umowy z rodzicami co do zasady przechodzą na spółkę z mocy prawa. Wtedy najczęściej wystarczy poinformowanie rodziców o nowych danych, a aneks pełni funkcję porządkującą. Jeżeli jednak spółka z o.o. została po prostu założona jako nowy podmiot, umowy nie przechodzą automatycznie. W takim wariancie potrzebna jest zgoda rodziców, najlepiej w formie porozumienia zmieniającego stronę umowy.

FAQ

Czy po przekształceniu JDG w spółkę z o.o. trzeba zawierać nowe umowy?

Co do zasady nie. Jeżeli doszło do formalnego przekształcenia w trybie Kodeksu spółek handlowych, spółka z o.o. wstępuje w prawa i obowiązki przedsiębiorcy, więc umowy trwają dalej. Warto jednak poinformować klientów o nowych danych.

Czy aneks do umowy z rodzicami jest obowiązkowy?

Przy formalnym przekształceniu zwykle nie jest obowiązkowy, jeśli zmieniają się tylko dane przedsiębiorcy. Aneks jest jednak praktyczny, ponieważ porządkuje dokumentację i ogranicza ryzyko nieporozumień przy płatnościach, fakturach oraz kontaktach z rodzicami.

Czy wystarczy cesja umowy na spółkę z o.o.?

Nie zawsze. Cesja dotyczy głównie przeniesienia wierzytelności, natomiast umowa o prowadzenie zajęć obejmuje także obowiązki usługodawcy. Jeżeli spółka ma przejąć całą umowę, potrzebna jest zgoda rodzica albo porozumienie przenoszące prawa i obowiązki.

Co jeśli spółka z o.o. została tylko założona, a nie powstała z przekształcenia?

Wtedy nie ma automatycznego przejścia umów z JDG na spółkę. Należy uzyskać zgodę rodziców na zmianę strony umowy albo zawrzeć nowe umowy bezpośrednio ze spółką z o.o.

Czy rodzice mogą nie zgodzić się na przejęcie umowy przez nową spółkę?

Jeżeli nie doszło do formalnego przekształcenia, rodzice co do zasady powinni wyrazić zgodę na zmianę strony umowy. Bez takiej zgody dotychczasowa umowa nadal wiąże rodzica z przedsiębiorcą prowadzącym JDG, a nie z nową spółką.