Kto podpisuje wniosek o zmianę prokurenta w KRS?

Prokura w spółce z o.o. a rola zarządu

W opisanej sytuacji chodzi o spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością wpisaną do rejestru przedsiębiorców KRS. Prokura jest szczególnym pełnomocnictwem handlowym udzielanym przez przedsiębiorcę, a nie funkcją w organie spółki. Prokurent nie jest członkiem zarządu i nie zastępuje zarządu w każdej czynności organizacyjnej spółki.

Zgodnie z art. 109¹ § 1 Kodeksu cywilnego prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

W spółce z o.o. ustanowienie prokury wymaga co do zasady zgody wszystkich członków zarządu. Odwołać prokurę może natomiast każdy członek zarządu, chyba że szczególne okoliczności sprawy wymagają dodatkowej analizy umowy spółki, zasad reprezentacji albo treści podjętych uchwał.

Dlatego dokumentem podstawowym przy zmianie prokurenta jest uchwała lub inny prawidłowy akt zarządu o odwołaniu dotychczasowego prokurenta i ustanowieniu nowego prokurenta. Do wniosku dołącza się również zgodę osoby powołanej na pełnienie funkcji prokurenta, o ile wymóg ten nie został spełniony w inny dopuszczalny sposób w dokumentach składanych do KRS.

Kto powinien podpisać wniosek o zmianę prokurenta?

Najbezpieczniejsze rozwiązanie jest następujące: wniosek o wpis zmiany prokurenta do KRS podpisuje zarząd spółki zgodnie z zasadą reprezentacji ujawnioną w KRS i wynikającą z umowy spółki. Jeżeli spółkę reprezentuje dwóch członków zarządu łącznie, wniosek powinien zostać podpisany przez te osoby. Jeżeli reprezentacja jest samodzielna, wystarczy podpis osoby uprawnionej do samodzielnej reprezentacji.

W praktyce wniosek może podpisać także pełnomocnik procesowy, na przykład adwokat albo radca prawny, jeżeli posiada prawidłowe pełnomocnictwo od spółki i działa w systemie elektronicznym. To często najprostsze rozwiązanie, gdy członkowie zarządu są cudzoziemcami i nie mają polskiego profilu zaufanego ani kwalifikowanego podpisu elektronicznego akceptowanego w systemie.

Nie jest natomiast prawidłowe składanie wniosku przez poprzedniego prokurenta, jeżeli został on skutecznie odwołany. Od chwili odwołania traci umocowanie do działania za spółkę, nawet jeżeli jego wykreślenie z KRS nie zostało jeszcze ujawnione.

Czy nowy prokurent może podpisać wniosek do KRS?

Nowy prokurent uzyskuje umocowanie od chwili skutecznego udzielenia prokury. Wpis prokury do KRS ma zasadniczo charakter deklaratoryjny, czyli potwierdza istniejące już umocowanie. Z tego powodu w praktyce pojawia się argument, że nowy prokurent może wystąpić w imieniu spółki także przed sądem rejestrowym.

Problem polega na tym, że nie wszystkie sądy rejestrowe uznają, iż prokura obejmuje podpisanie wniosku o zmianę danych w KRS. Część sądów przyjmuje, że obowiązki rejestrowe dotyczą sfery organizacyjnej spółki, a nie bieżącego prowadzenia przedsiębiorstwa. W takim podejściu prokurent nie jest osobą właściwą do podpisania wniosku rejestrowego.

Takie stanowisko zostało wyrażone między innymi w postanowieniu Sądu Okręgowego w Szczecinie z dnia 4 lipca 2014 r., sygn. akt VIII Gz 111/14. Sąd wskazał, że prokura nie obejmuje czynności dotyczących sfery organizacyjnej mocodawcy oraz wykonywania obowiązków prawnych niezależnych od prowadzenia przedsiębiorstwa, do których zaliczono obowiązki rejestrowe.

Wniosek praktyczny jest więc ostrożny: nowy prokurent może być lepszym podpisującym niż prokurent odwołany, ale nadal nie jest to rozwiązanie całkowicie bezpieczne. Jeżeli sąd wezwał do podpisania wniosku przez osobę uprawnioną, najczęściej oczekuje podpisu zarządu zgodnie z reprezentacją albo podpisu profesjonalnego pełnomocnika.

Co zrobić, gdy zarząd nie ma podpisu elektronicznego?

Wnioski do rejestru przedsiębiorców KRS składa się elektronicznie. Jeżeli członkowie zarządu nie mają profilu zaufanego ani podpisu kwalifikowanego, sama okoliczność przebywania za granicą albo posiadania obywatelstwa państwa spoza Europy nie zwalnia spółki z obowiązku prawidłowego podpisania wniosku.

W praktyce dostępne są trzy rozwiązania. Po pierwsze, członkowie zarządu mogą uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny, który będzie możliwy do użycia przy składaniu wniosku. Po drugie, jeżeli spełniają warunki techniczne i formalne, mogą uzyskać profil zaufany. Po trzecie, spółka może udzielić pełnomocnictwa profesjonalnemu pełnomocnikowi, który złoży i podpisze wniosek w systemie.

Wybór zależy od tego, jak szybko trzeba uzupełnić braki, jakie są zasady reprezentacji spółki oraz czy osoby z zarządu mogą realnie podpisać dokumenty w wymaganej formie. Jeżeli termin z wezwania sądu jest krótki, warto działać bez zwłoki, ponieważ nieuzupełnienie braków może doprowadzić do zwrotu wniosku.

Jakie dokumenty dołączyć do zmiany prokurenta?

Przy zmianie prokurenta w spółce z o.o. zwykle potrzebne są dokumenty wykazujące odwołanie dotychczasowej prokury i ustanowienie nowej. Najczęściej będzie to uchwała zarządu albo dokument obejmujący decyzję zarządu, sporządzony zgodnie z zasadami wynikającymi z Kodeksu spółek handlowych i umowy spółki.

Do wniosku należy dołączyć także zgodę nowego prokurenta na powołanie, jeżeli nie wynika ona z podpisu tej osoby pod wnioskiem lub z innego dokumentu spełniającego wymogi rejestrowe. Warto zadbać, aby dane prokurenta były spójne we wszystkich dokumentach, ponieważ rozbieżności w imieniu, nazwisku, numerze identyfikacyjnym lub adresie do doręczeń mogą wydłużyć postępowanie.

Jeżeli wniosek składa pełnomocnik, konieczne jest również prawidłowe pełnomocnictwo oraz wykazanie umocowania osób, które podpisały pełnomocnictwo w imieniu spółki. Sąd rejestrowy bada przede wszystkim to, czy dokumenty pochodzą od osób uprawnionych i czy pozwalają na dokonanie wpisu zgodnego z rzeczywistym stanem prawnym.

Termin zgłoszenia zmiany prokurenta i znaczenie wpisu

Zmianę danych objętych wpisem do KRS należy zgłosić bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w terminie 7 dni od zdarzenia uzasadniającego wpis. W przypadku prokury takim zdarzeniem jest jej ustanowienie, odwołanie albo zmiana rodzaju prokury.

Udzielenie prokury wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Sam wpis prokury do KRS nie tworzy prokury od początku, lecz ujawnia ją w rejestrze. Podobnie odwołanie prokury jest skuteczne niezależnie od tego, czy wykreślenie zostało już ujawnione w KRS, choć brak aktualizacji rejestru może powodować praktyczne ryzyka dla spółki i osób trzecich.

Jeżeli spółka nie zgłosi wymaganej zmiany, sąd rejestrowy może wezwać ją do wykonania obowiązku, a w dalszej kolejności stosować środki przymuszające przewidziane w przepisach o KRS. Dlatego nawet przy problemach technicznych z podpisem elektronicznym warto jak najszybciej wybrać bezpieczny sposób podpisania wniosku.

Co odpowiedzieć sądowi na wezwanie?

Jeżeli sąd wezwał do podpisania wniosku przez osobę uprawnioną, nie należy ponownie przesyłać tego samego podpisu poprzedniego prokurenta. Trzeba usunąć brak zgodnie z treścią wezwania. Najczęściej oznacza to podpisanie wniosku przez zarząd zgodnie z reprezentacją albo złożenie pisma przez profesjonalnego pełnomocnika.

Jeżeli spółka mimo wszystko chce oprzeć się na podpisie nowego prokurenta, powinna liczyć się z ryzykiem odmowy albo ponownego wezwania. Można wtedy wyjaśnić, że prokura została skutecznie udzielona, wpis ma charakter deklaratoryjny, a prokurent działa w granicach umocowania. Nie daje to jednak gwarancji, że konkretny sąd rejestrowy podzieli takie stanowisko.

W opisanej sprawie najbezpieczniejszą rekomendacją jest więc doprowadzenie do podpisania wniosku przez zarząd albo ustanowienie pełnomocnika, który podpisze i złoży wniosek elektronicznie. Nowy prokurent może być rozwiązaniem awaryjnym, ale nie powinien być traktowany jako wariant pewny, zwłaszcza gdy sąd już raz zakwestionował podpis osoby nieuprawnionej.

FAQ

Czy wpis prokurenta do KRS jest konieczny, aby prokurent mógł działać?

Co do zasady prokurent działa od chwili skutecznego udzielenia prokury, a wpis do KRS ma charakter deklaratoryjny. Mimo to wpis jest obowiązkowy, ponieważ rejestr powinien ujawniać aktualne dane przedsiębiorcy.

Czy odwołany prokurent może podpisać wniosek, skoro nadal widnieje w KRS?

Nie powinien. Jeżeli prokura została skutecznie odwołana, dotychczasowy prokurent traci umocowanie. To, że jego wykreślenie nie zostało jeszcze wpisane do KRS, nie przywraca mu prawa do działania za spółkę.

Czy nowy prokurent może podpisać wniosek o wpis samego siebie?

Jest to rozwiązanie ryzykowne. Część argumentów przemawia za dopuszczalnością takiego podpisu, ale część sądów rejestrowych uznaje, że wnioski dotyczące zmian organizacyjnych spółki powinien podpisywać zarząd albo pełnomocnik.

Kto podpisuje wniosek, gdy zarząd jest dwuosobowy?

Należy sprawdzić zasadę reprezentacji spółki w umowie spółki i w KRS. Jeżeli wymagana jest reprezentacja łączna dwóch członków zarządu, podpis jednej osoby może być niewystarczający.

Co zrobić, gdy członkowie zarządu są cudzoziemcami i nie mają profilu zaufanego?

Najczęściej trzeba uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny albo ustanowić profesjonalnego pełnomocnika, który podpisze wniosek elektronicznie. Sam brak polskiego profilu zaufanego nie zwalnia spółki z obowiązków rejestrowych.

Podsumowanie

Wniosek o zmianę prokurenta w spółce z o.o. powinien być podpisany w sposób zgodny z zasadami reprezentacji spółki. Najbezpieczniej, aby podpis złożył zarząd albo profesjonalny pełnomocnik. Poprzedni prokurent po odwołaniu nie jest właściwą osobą do podpisania wniosku. Nowy prokurent może być umocowany do działania od chwili ustanowienia prokury, ale podpisanie przez niego wniosku do KRS wiąże się z ryzykiem, ponieważ praktyka sądów rejestrowych nie jest jednolita.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, t.j. Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
2. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych
3. Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym
4. Postanowienie Sądu Okręgowego w Szczecinie z dnia 4 lipca 2014 r., sygn. akt VIII Gz 111/14

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.