Firma nigdy nie działała – jak wykreślić wpis z CEIDG?

Czy można wykreślić firmę tak, jakby nigdy nie istniała?

W przypadku osoby fizycznej wpis działalności gospodarczej znajduje się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, czyli CEIDG. Obecnie kwestie związane z działalnością gospodarczą regulują przede wszystkim Prawo przedsiębiorców oraz ustawa o CEIDG i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy. Dawna ustawa o swobodzie działalności gospodarczej nie obowiązuje, choć może mieć znaczenie przy ocenie zdarzeń z okresu, w którym była stosowana.

Trzeba odróżnić dwie sytuacje. Pierwsza to wykreślenie działalności z CEIDG, czyli zakończenie statusu aktywnego przedsiębiorcy. Druga to usunięcie skutków samej rejestracji tak, jakby wpis nigdy nie został dokonany. W typowej sprawie nie dochodzi do całkowitego wymazania historii wpisu. CEIDG może pokazywać, że działalność została wykreślona, a w historii wpisu mogą pozostać informacje o wcześniejszej rejestracji.

Jeżeli firma została zarejestrowana, ale faktycznie nigdy nie ruszyła, najpraktyczniejszym działaniem jest złożenie wniosku o wykreślenie wpisu oraz uporządkowanie ewentualnych kwestii w ZUS i urzędzie skarbowym. Nie należy zakładać, że samo milczenie przez lata rozwiązało sprawę.

Jak złożyć wniosek o wykreślenie działalności z CEIDG?

Wniosek o wykreślenie działalności osoby fizycznej składa się na formularzu CEIDG-1. Można to zrobić elektronicznie, jeżeli przedsiębiorca ma możliwość podpisania wniosku, albo przez urząd gminy. W praktyce we wniosku wskazuje się między innymi dane przedsiębiorcy oraz datę trwałego zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej.

Jeżeli działalność nigdy nie była faktycznie wykonywana, data wskazana we wniosku powinna odpowiadać rzeczywistemu stanowi sprawy. Jeżeli wpis ma zostać wykreślony z datą sprzed wielu lat, trzeba zachować szczególną ostrożność. Taka data nie oznacza automatycznie, że ZUS albo urząd skarbowy bez żadnych pytań przyjmą, że przez cały okres nie istniały żadne obowiązki.

Warto przygotować krótkie wyjaśnienie, że po rejestracji nie rozpoczęto faktycznej działalności, nie pozyskiwano klientów, nie wystawiano faktur, nie osiągano przychodów i nie prowadzono zorganizowanych działań zarobkowych. Jeżeli urząd lub ZUS poprosi o dokumenty, liczyć będą się konkretne dowody, a nie samo zapewnienie przedsiębiorcy.

Zobacz również: wykreślenie działalności gospodarczej z datą wsteczną

Czy sam wpis w CEIDG oznacza prowadzenie działalności?

Nie zawsze. Zgodnie z Prawem przedsiębiorców działalność gospodarcza ma charakter zorganizowany, zarobkowy, jest wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły. Sam techniczny wpis do CEIDG nie przesądza jeszcze, że wszystkie te elementy rzeczywiście wystąpiły.

Wpis ma jednak duże znaczenie praktyczne. Dla urzędów jest sygnałem, że dana osoba zadeklarowała zamiar prowadzenia działalności. Dlatego w razie sporu może powstać domniemanie, że działalność była prowadzona, a osoba wpisana do CEIDG powinna wykazać okoliczności przeciwne.

Takie domniemanie można obalać różnymi dowodami. Mogą to być na przykład brak rachunku firmowego, brak faktur, brak umów z klientami, brak reklam, brak zakupów związanych z działalnością, brak lokalu, brak korespondencji handlowej, brak księgowości oraz dokumenty potwierdzające stałą pracę na etacie.

Znaczenie sprawy dla ZUS

Największe ryzyko praktyczne zwykle dotyczy ZUS. Zasada wynikająca z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wiąże obowiązek ubezpieczeniowy osoby prowadzącej pozarolniczą działalność z okresem od rozpoczęcia wykonywania działalności do zaprzestania jej wykonywania, z uwzględnieniem szczególnych reguł dotyczących zawieszenia działalności.

Jeżeli działalność była tylko zarejestrowana, ale nigdy faktycznie nie została podjęta, można argumentować, że nie powstał obowiązek opłacania składek z tego tytułu. Nie oznacza to jednak, że ZUS automatycznie przyjmie takie stanowisko bez analizy. Szczególnie po wielu latach organ może oczekiwać wyjaśnień i dokumentów. Przy ocenie formalności związanych z działalnością pomocne może być też omówienie: firma zarejestrowana pod cudzym adresem.

W opisanej sytuacji znaczenie może mieć również zatrudnienie na etacie. Jeżeli przedsiębiorca przez cały czas pracował na podstawie umowy o pracę, wpływa to na ocenę ewentualnych składek społecznych z działalności, ale nie zastępuje analizy, czy działalność była wykonywana i czy powstały jakiekolwiek obowiązki zgłoszeniowe lub zdrowotne. Każdy okres trzeba oceniać według przepisów obowiązujących w danym czasie.

Skutki podatkowe, gdy firma nie miała przychodów

Na gruncie podatkowym sam wpis w CEIDG nie tworzy jeszcze przychodu do opodatkowania. Jeżeli przedsiębiorca faktycznie nie wykonywał działalności, nie sprzedawał towarów ani usług i nie uzyskał żadnych przychodów, urząd skarbowy nie może opodatkować nieistniejącego dochodu.

Nie oznacza to jednak, że sprawę podatkową można zignorować. Trzeba sprawdzić, czy przedsiębiorca nie był zgłoszony jako podatnik VAT, czy nie składał kiedyś oświadczeń dotyczących formy opodatkowania, czy nie powstały obowiązki ewidencyjne oraz czy urząd nie ma w systemie informacji wymagających wyjaśnienia.

Jeżeli nie było sprzedaży, faktur, kosztów firmowych ani realnej aktywności gospodarczej, najczęściej kluczowe będzie wykazanie braku zdarzeń gospodarczych. W razie kontaktu z urzędem warto odpowiadać rzeczowo i konsekwentnie, zamiast ograniczać się do twierdzenia, że firma była tylko formalna.

Jakie dowody przygotować?

Przy porządkowaniu nieaktywnej działalności warto zebrać dokumenty i informacje, które pokazują, że firma nie funkcjonowała w rzeczywistości. Przydatne mogą być zwłaszcza:

• informacja o stałym zatrudnieniu na etacie w okresie objętym sprawą,
• brak faktur sprzedażowych i brak umów z kontrahentami,
• brak wpływów firmowych na rachunek bankowy albo brak rachunku firmowego,
• brak reklam, strony internetowej, ofert i aktywnej sprzedaży,
• brak zakupów typowych dla prowadzonej działalności,
• korespondencja lub oświadczenie wyjaśniające, że po rejestracji nie rozpoczęto działalności.

Im dłuższy okres od rejestracji do wykreślenia, tym większe znaczenie ma spójność wyjaśnień. Jeżeli przez lata przedsiębiorca nie składał żadnych dokumentów i nie reagował na wpis w CEIDG, urzędy mogą pytać, dlaczego wpis pozostawał aktywny mimo braku działalności.

Czy grożą kary za niewykreślenie działalności?

Nie należy utożsamiać samego spóźnionego wykreślenia wpisu z automatyczną odpowiedzialnością finansową. Ryzyko zależy od tego, czy w sprawie powstały realne obowiązki publicznoprawne, na przykład składkowe, podatkowe albo ewidencyjne, oraz czy doszło do złożenia nieprawdziwych informacji lub uszczuplenia należności.

Jeżeli działalność nie była faktycznie wykonywana i nie uzyskano przychodów, najważniejsze jest uporządkowanie wpisu oraz wyjaśnienie sytuacji. Inaczej wyglądałaby sprawa, gdyby przedsiębiorca prowadził sprzedaż, wystawiał faktury albo osiągał dochody, a jednocześnie nie rozliczał podatków lub składek.

Co zrobić krok po kroku?

1. Sprawdzić aktualny status wpisu w CEIDG i dane ujawnione w rejestrze.
2. Złożyć wniosek CEIDG-1 o wykreślenie działalności, wskazując rzeczywistą datę trwałego zaprzestania wykonywania działalności.
3. Pobrać lub zachować potwierdzenie złożenia wniosku i późniejszego wykreślenia wpisu.
4. Sprawdzić w ZUS, czy istnieje konto płatnika, zaległości, zgłoszenia lub braki w dokumentach.
5. Sprawdzić w urzędzie skarbowym, czy nie widnieją niezamknięte obowiązki, w szczególności dotyczące VAT albo deklaracji.
6. Przygotować dowody, że działalność nie była faktycznie wykonywana.

W wielu przypadkach sprawę da się uporządkować bez sporu, ale jeżeli ZUS lub urząd skarbowy zakwestionuje wyjaśnienia, trzeba prowadzić postępowanie dowodowe i powoływać się na rzeczywisty brak wykonywania działalności.

FAQ

Czy można wykreślić działalność z CEIDG z datą wsteczną?

We wniosku wskazuje się datę trwałego zaprzestania wykonywania działalności. Jeżeli jest to data sprzed lat, może wymagać wyjaśnień i dowodów. Nie jest to jednak równoznaczne z całkowitym usunięciem historii wpisu.

Czy CEIDG może sama wykreślić nieaktywną firmę?

W określonych sytuacjach wykreślenie może nastąpić z urzędu, ale nie warto na to czekać. Jeżeli przedsiębiorca wie, że działalność nie jest prowadzona, powinien sam złożyć wniosek i uporządkować dane.

Czy ZUS może żądać składek tylko dlatego, że firma była wpisana w CEIDG?

Wpis jest ważną przesłanką dowodową, ale nie zawsze przesądza o faktycznym wykonywaniu działalności. Jeżeli działalność nigdy nie była prowadzona, można bronić się dowodami braku realnej aktywności gospodarczej.

Czy brak przychodów oznacza, że urząd skarbowy nie będzie miał zastrzeżeń?

Brak przychodów przemawia za brakiem podatku dochodowego od działalności, ale warto sprawdzić również inne kwestie, na przykład ewentualny status VAT, formę opodatkowania i informacje widniejące w systemach urzędu.

Czy po wykreśleniu wpisu trzeba jeszcze coś zrobić?

Najlepiej zachować potwierdzenie wykreślenia i sprawdzić sytuację w ZUS oraz urzędzie skarbowym. Samo wykreślenie wpisu nie zawsze automatycznie zamyka wszystkie historyczne kwestie.

Źródła

• Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców.
• Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy.
• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. - o systemie ubezpieczeń społecznych.
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 stycznia 2005 r., sygn. akt I UK 105/2004.
• Wyrok Sądu Najwyższego, sygn. akt I UK 285/2004.
• Wyrok WSA w Krakowie, sygn. akt VII U 1905/10.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.