Umowa między spółką z o.o. a członkiem zarządu

Kto reprezentuje spółkę przy umowie z członkiem zarządu?

Podstawową zasadę określa art. 210 Kodeksu spółek handlowych. W umowie między spółką z o.o. a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Oznacza to, że członek zarządu nie powinien podpisywać takiej umowy jednocześnie jako osoba prywatna i jako reprezentant spółki. Dotyczy to nie tylko umów związanych z funkcją w zarządzie, lecz także zwykłych umów gospodarczych, np. najmu prywatnego lokalu dla spółki, sprzedaży rzeczy spółce, pożyczki, umowy-zlecenia lub umowy o świadczenie usług.

Jeżeli w spółce nie ma rady nadzorczej, praktycznym rozwiązaniem jest powołanie pełnomocnika uchwałą zgromadzenia wspólników. Pełnomocnik podpisuje umowę wyłącznie w imieniu spółki, natomiast członek zarządu podpisuje ją jako druga strona umowy.

Spółka z dwoma wspólnikami a jednoosobowy zarząd

W opisanej sytuacji spółka ma dwóch wspólników: jeden posiada 10% udziałów, drugi 90% udziałów i jest jedynym członkiem zarządu. Taka spółka nie jest spółką jednoosobową w rozumieniu art. 173 § 1 K.s.h., ponieważ udziały nie należą do jednego wspólnika.

Dlatego szczególna reguła z art. 210 § 2 K.s.h., zgodnie z którą czynność prawna między jedynym wspólnikiem będącym jedynym członkiem zarządu a spółką wymaga aktu notarialnego, co do zasady nie znajdzie tu zastosowania. Sam fakt posiadania 90% udziałów nie wystarcza, aby traktować wspólnika większościowego jak jedynego wspólnika.

W przedstawionym modelu właściwe będzie więc zastosowanie art. 210 § 1 K.s.h.: spółkę powinna reprezentować rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Jak powołać pełnomocnika do podpisania umowy?

Pełnomocnika powołuje zgromadzenie wspólników w uchwale. Uchwała powinna jasno wskazywać co najmniej: osobę pełnomocnika, członka zarządu, z którym spółka ma zawrzeć umowę, rodzaj lub treść czynności oraz zakres umocowania.

Dla bezpieczeństwa najlepiej powoływać pełnomocnika do konkretnej czynności, np. do zawarcia oznaczonej umowy najmu, umowy-zlecenia albo umowy sprzedaży. W praktyce spotyka się także pełnomocnictwa rodzajowe, ale im bardziej ogólne umocowanie, tym większe ryzyko sporu, czy pełnomocnik rzeczywiście mógł podpisać daną umowę.

Uchwała o powołaniu pełnomocnika jest sprawą osobową, dlatego należy uwzględnić zasady głosowania tajnego z art. 247 § 2 K.s.h. W zwykłej spółce z o.o. oznacza to najczęściej konieczność odbycia zgromadzenia wspólników, a nie podjęcia uchwały w trybie pisemnym, ponieważ tryb pisemny z art. 227 § 2 K.s.h. nie zapewnia tajności głosowania.

Uchwała może sama stanowić dokument pełnomocnictwa. Warto jednak przygotować ją tak, aby pełnomocnik mógł okazać dokument przy podpisywaniu umowy, a druga strona i księgowość spółki miały jasną podstawę reprezentacji.

Czy pełnomocnika trzeba zgłaszać do KRS?

Pełnomocnika powołanego wyłącznie na podstawie art. 210 § 1 K.s.h. do zawarcia umowy z członkiem zarządu zasadniczo nie zgłasza się do KRS. Nie jest to prokurent ani członek organu spółki.

Uchwałę należy natomiast zachować w dokumentacji spółki. Dobrą praktyką jest dołączenie jej kopii do podpisywanej umowy oraz wskazanie w komparycji umowy, że spółka działa przez pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników z określonego dnia.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy mamy rzeczywiście jednoosobową spółkę z o.o., w której jedyny wspólnik jest jedynym członkiem zarządu. Wtedy czynność prawna między tym wspólnikiem a spółką wymaga formy aktu notarialnego, a notariusz zawiadamia sąd rejestrowy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Ten wyjątek nie obejmuje jednak typowej spółki z dwoma wspólnikami.

Jaka forma uchwały i pełnomocnictwa jest potrzebna?

Co do zasady uchwała powinna być sporządzona co najmniej na piśmie. Jeżeli jednak sama umowa wymaga szczególnej formy, trzeba uwzględnić również zasady dotyczące pełnomocnictwa wynikające z Kodeksu cywilnego. Przykładowo przy sprzedaży nieruchomości konieczny będzie akt notarialny, a pełnomocnictwo powinno odpowiadać wymaganej formie.

Przy typowych umowach, takich jak najem lokalu, umowa-zlecenia, umowa o świadczenie usług czy pożyczka pieniężna, najczęściej stosuje się pisemną uchwałę zgromadzenia wspólników i pisemną umowę podpisaną przez pełnomocnika za spółkę oraz przez członka zarządu jako drugą stronę.

Umowa spółki może przewidywać dodatkowe wymogi, np. zgodę wspólników na określone transakcje albo limity kwotowe. Takie postanowienia nie zastępują jednak art. 210 K.s.h., lecz działają obok niego.

Kto może być pełnomocnikiem?

Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna mająca zdolność do działania w imieniu spółki w granicach udzielonego umocowania. Może to być również wspólnik, który nie jest członkiem zarządu, jeżeli nie ma innej przeszkody wynikającej z umowy spółki, konfliktu interesów albo szczególnych okoliczności sprawy.

Nie należy natomiast powoływać na pełnomocnika tego członka zarządu, z którym spółka ma zawrzeć umowę. Takie działanie byłoby sprzeczne z celem art. 210 K.s.h., którym jest wyłączenie reprezentacji spółki przez osobę zainteresowaną treścią umowy.

Ryzykowne jest także powoływanie innego członka zarządu jako pełnomocnika do umów z członkiem zarządu. Celem przepisu jest odsunięcie zarządu od reprezentowania spółki w takich relacjach. W spółce z jednoosobowym zarządem problem ten jest szczególnie widoczny, bo jedyny członek zarządu nie może sam siebie zastąpić w reprezentowaniu spółki.

Skutki podpisania umowy z naruszeniem art. 210 K.s.h.

Jeżeli umowę z członkiem zarządu podpisze za spółkę osoba nieuprawniona, powstaje istotne ryzyko nieważności czynności albo sporu co do jej skuteczności. W praktyce może to oznaczać problemy z rozliczeniami, kosztami podatkowymi, dochodzeniem wynagrodzenia, wypowiedzeniem umowy lub odpowiedzialnością osób, które dopuściły do wadliwej reprezentacji.

W kontekście zakazu czynności z samym sobą znaczenie ma również art. 58 Kodeksu cywilnego dotyczący nieważności czynności sprzecznej z ustawą albo zmierzającej do obejścia ustawy. Z tego względu nie warto traktować uchwały o powołaniu pełnomocnika jako formalności, którą można uzupełnić dopiero po czasie.

W orzecznictwie zwracano uwagę, że art. 210 K.s.h. dotyczy umów i sporów z członkiem zarządu. Kwestia jednostronnych czynności prawnych może wymagać odrębnej oceny, co sygnalizował m.in. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 1 lipca 1999 r., sygn. akt I PKN 143/99. Przy wypowiedzeniach, odwołaniach, potrąceniach lub innych jednostronnych oświadczeniach warto więc osobno zbadać stan faktyczny.

FAQ

Czy drugi wspólnik może być pełnomocnikiem spółki?

Tak, co do zasady wspólnik niebędący członkiem zarządu może zostać powołany pełnomocnikiem do zawarcia umowy z członkiem zarządu. Trzeba jednak sprawdzić umowę spółki, możliwy konflikt interesów oraz prawidłowo podjąć uchwałę.

Czy uchwałę o powołaniu pełnomocnika trzeba zgłaszać do KRS?

Zasadniczo nie. Pełnomocnik z art. 210 K.s.h. nie jest wpisywany do KRS tylko dlatego, że został powołany do podpisania umowy z członkiem zarządu. Uchwałę należy przechowywać w dokumentacji spółki.

Czy pełnomocnik musi być powoływany do każdej umowy osobno?

Najbezpieczniej powołać pełnomocnika do konkretnej umowy. Pełnomocnictwo rodzajowe może być rozważane w niektórych sytuacjach, ale powinno być precyzyjne. Zbyt ogólne umocowanie zwiększa ryzyko zakwestionowania czynności.

Czy członek zarządu może głosować nad uchwałą o powołaniu pełnomocnika?

Jeżeli członek zarządu jest jednocześnie wspólnikiem, sama okoliczność powołania pełnomocnika do umowy z nim nie zawsze oznacza automatyczne wyłączenie od głosowania. Trzeba jednak zbadać treść uchwały, art. 244 K.s.h., umowę spółki i ewentualny konflikt interesów.

Co grozi za podpisanie umowy bez pełnomocnika albo rady nadzorczej?

Najpoważniejszym ryzykiem jest nieważność umowy lub spór o jej skuteczność. Może to utrudnić rozliczenie wynagrodzenia, czynszu, pożyczki albo innych świadczeń oraz rodzić odpowiedzialność osób działających za spółkę.

Podsumowanie

W spółce z o.o. mającej dwóch wspólników umowę z członkiem zarządu należy co do zasady podpisać przez radę nadzorczą albo pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników. Dotyczy to także sytuacji, w której członek zarządu jest większościowym wspólnikiem i jedyną osobą w zarządzie.

Uchwała powinna być prawidłowo podjęta, najlepiej w głosowaniu tajnym, oraz jasno określać zakres umocowania. Nie ma zwykle obowiązku zgłaszania takiego pełnomocnika do KRS, ale dokumenty powinny zostać zachowane w aktach spółki. Szczególne zasady aktu notarialnego dotyczą przede wszystkim rzeczywiście jednoosobowej spółki z o.o.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych, Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
3. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 1 lipca 1999 r., sygn. akt I PKN 143/99

Potrzebujesz indywidualnej odpowiedzi? Opisz swoją sytuację w formularzu poniżej. Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.