Świadczenie usług spółce przez członka zarządu

Czy członek zarządu może wystawiać faktury własnej spółce?

Co do zasady tak. Sam fakt, że osoba fizyczna jest wspólnikiem i członkiem zarządu spółki z o.o., nie wyklucza prowadzenia przez nią jednoosobowej działalności gospodarczej ani świadczenia usług na rzecz tej spółki. Taka współpraca wymaga jednak większej staranności niż umowa z podmiotem całkowicie niezależnym.

W opisanej sytuacji występują trzy płaszczyzny ryzyka:

• korporacyjna - czy spółka była prawidłowo reprezentowana przy zawarciu umowy z członkiem zarządu,
• podatkowa - czy wynagrodzenie jest rynkowe, usługi są rzeczywiste, a wydatek może być kosztem uzyskania przychodu,
• organizacyjna - czy usługi świadczone w ramach działalności gospodarczej nie pokrywają się z obowiązkami zarządczymi wykonywanymi z tytułu powołania.

Największym błędem jest podpisanie umowy w taki sposób, że ta sama osoba działa jednocześnie jako reprezentant spółki i jako przedsiębiorca przyjmujący zlecenie. W relacji spółki z członkiem zarządu należy stosować szczególną zasadę reprezentacji z art. 210 Kodeksu spółek handlowych.

Zobacz również: wykonywanie pracy dla spółki przez jej udziałowca i prezesa

Jak prawidłowo zawrzeć umowę ze spółką?

Zgodnie z art. 210 § 1 K.s.h. w umowie między spółką z o.o. a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Jeżeli spółka nie ma rady nadzorczej, w praktyce najczęściej powołuje się pełnomocnika.

Pełnomocnikiem może być na przykład drugi wspólnik albo inna zaufana osoba. Uchwała powinna jasno wskazywać, że pełnomocnik jest uprawniony do zawarcia konkretnej umowy albo określonego rodzaju umów z członkiem zarządu. Warto określić także podstawowe warunki współpracy, takie jak zakres usług, wynagrodzenie, czas trwania umowy i sposób rozliczeń.

Jeżeli zgromadzenie wspólników odbywa się bez formalnego zwołania, można rozważyć tryb przewidziany w art. 240 K.s.h., o ile cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłasza sprzeciwu co do odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.

W spółce dwuosobowej, w której członek zarządu ma podpisać umowę jako przedsiębiorca, nie należy przyjmować uproszczenia, że może on sam zlecać sobie usługi. Takie działanie może prowadzić do sporu o ważność umowy, odpowiedzialności członka zarządu wobec spółki oraz problemów podatkowych.

Czy potrzebna jest zgoda wspólników?

Trzeba odróżnić dwie kwestie: reprezentację spółki oraz zgodę organu spółki. Reprezentacja z art. 210 K.s.h. dotyczy tego, kto podpisuje umowę w imieniu spółki. Zgoda wspólników może być dodatkowo wymagana przez ustawę albo umowę spółki.

Art. 15 K.s.h. wymaga zgody zgromadzenia wspólników między innymi przy zawieraniu przez spółkę kapitałową z członkiem zarządu umowy kredytu, pożyczki, poręczenia albo innej podobnej umowy. Zwykła umowa o świadczenie usług nie zawsze mieści się w tej kategorii, ale trzeba ocenić jej treść. Jeżeli umowa prowadzi do nieuzasadnionego przysporzenia dla członka zarządu kosztem spółki, ryzyko rośnie.

Umowa spółki może przewidywać własne ograniczenia, na przykład obowiązek uzyskania zgody zgromadzenia wspólników na każdą umowę z członkiem zarządu, na umowy powyżej określonej kwoty albo na czynności z podmiotami powiązanymi. Przed rozpoczęciem rozliczeń trzeba więc sprawdzić nie tylko K.s.h., lecz także aktualną treść umowy spółki.

Jeżeli ustawa wymaga uchwały wspólników, zastosowanie może mieć art. 17 K.s.h. Czynność dokonana bez wymaganej ustawowo uchwały jest nieważna, a zgoda może zostać udzielona także po złożeniu oświadczenia przez spółkę, jednak nie później niż w terminie dwóch miesięcy od dnia złożenia tego oświadczenia. Jeżeli natomiast wymóg zgody wynika wyłącznie z umowy spółki, czynność pozostaje ważna, ale członek zarządu może ponosić odpowiedzialność wobec spółki za naruszenie umowy spółki.

Usługi z działalności gospodarczej a czynności zarządu

Urząd skarbowy może zakwestionować rozliczenie, jeżeli faktury wystawiane przez członka zarządu obejmują w rzeczywistości czynności zarządzania spółką, a nie odrębne usługi gospodarcze. Samo prowadzenie spraw spółki, podejmowanie decyzji zarządczych, reprezentowanie spółki i organizowanie jej działalności to typowe czynności wykonywane w ramach funkcji członka zarządu.

Inaczej można oceniać sytuację, gdy przedsiębiorca wykonuje na rzecz spółki realne, wyodrębnione usługi, na przykład obsługę księgową klientów, doradztwo specjalistyczne, usługi informatyczne, projektowe albo analityczne. Wtedy trzeba jednak wykazać, że:

• zakres usług został opisany w umowie,
• usługi zostały faktycznie wykonane,
• spółka potrzebowała tych usług dla swojej działalności,
• wynagrodzenie odpowiada wartości rynkowej,
• rozliczenie nie służy jedynie wypłacie środków wspólnikowi poza typowym wynagrodzeniem lub dywidendą.

W praktyce warto prowadzić dokumentację wykonanych usług: zestawienia czynności, raporty, korespondencję z klientami, protokoły odbioru, ewidencję czasu pracy albo inne dowody potwierdzające, że usługa rzeczywiście została wykonana.

Ryzyko podatkowe i ceny transferowe

W relacji między spółką a jej wspólnikiem lub członkiem zarządu mogą występować powiązania w rozumieniu przepisów o cenach transferowych. Obecnie podstawowe regulacje w tym zakresie znajdują się w art. 11a i następnych ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zamiast dawnych zasad opartych między innymi na progu 5%, aktualne przepisy posługują się pojęciem wywierania znaczącego wpływu, w tym co do zasady udziałem co najmniej 25% w kapitale, prawach głosu, udziałach lub prawach do zysku.

Organ podatkowy może badać, czy warunki transakcji odpowiadają warunkom, które ustaliłyby między sobą podmioty niezależne. Jeżeli wynagrodzenie jest zawyżone, spółka może mieć problem z zaliczeniem całości wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Jeżeli jest zaniżone, ryzyko może pojawić się po stronie przedsiębiorcy świadczącego usługi.

Dla celów podatkowych istotne są przede wszystkim trzy elementy:

• związek kosztu z przychodem spółki - wydatek powinien być poniesiony w celu osiągnięcia, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• rzeczywistość świadczenia - faktura sama w sobie nie wystarcza, jeżeli nie ma dowodów wykonania usługi,
• rynkowość ceny - wynagrodzenie powinno być porównywalne ze stawkami stosowanymi między niezależnymi podmiotami.

Przy większej skali rozliczeń trzeba dodatkowo zweryfikować, czy nie powstaje obowiązek sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych. Dla transakcji usługowych ustawowe progi dokumentacyjne mogą być istotne, ale ich zastosowanie zależy od rodzaju transakcji, wartości, statusu stron oraz innych okoliczności.

Jeżeli spółka rozlicza się ryczałtem od dochodów spółek, czyli tak zwanym estońskim CIT, należy dodatkowo ocenić, czy wypłaty na rzecz wspólnika lub podmiotu powiązanego nie stanowią ukrytych zysków. Sama faktura za realną usługę nie musi automatycznie oznaczać ukrytego zysku, ale ryzyko rośnie, gdy świadczenie jest pozorne, zbędne albo wycenione ponad wartość rynkową.

Zakaz konkurencji członka zarządu

Zgodnie z art. 211 K.s.h. członek zarządu nie może bez zgody spółki zajmować się interesami konkurencyjnymi ani uczestniczyć w określonych podmiotach konkurencyjnych. Zakaz obejmuje także udział w konkurencyjnej spółce kapitałowej, jeżeli członek zarządu posiada co najmniej 10% udziałów albo akcji albo ma prawo powołania co najmniej jednego członka zarządu.

Jeżeli działalność gospodarcza członka zarządu polega na obsłudze tych samych klientów, oferowaniu takich samych usług albo przejmowaniu zleceń, które mogłaby wykonać spółka, należy uzyskać zgodę spółki. Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, zgody udziela organ uprawniony do powołania zarządu.

Jeżeli działalność przedsiębiorcy ma charakter pomocniczy wobec spółki i nie konkuruje z jej ofertą, ryzyko naruszenia art. 211 K.s.h. jest mniejsze. Nadal jednak warto opisać w uchwale lub umowie, że wspólnicy znają zakres działalności członka zarządu i akceptują określoną współpracę.

Jak ograniczyć ryzyko zakwestionowania faktur?

Najbezpieczniejsze rozwiązanie to uporządkowanie współpracy przed wystawianiem kolejnych faktur. W szczególności warto:

• sprawdzić umowę spółki pod kątem zgód na umowy z członkiem zarządu lub podmiotem powiązanym,
• powołać uchwałą zgromadzenia wspólników pełnomocnika do zawarcia umowy z członkiem zarządu,
• zawrzeć pisemną umowę określającą zakres usług, wynagrodzenie, zasady raportowania i odpowiedzialność,
• oddzielić czynności zarządcze od usług specjalistycznych świadczonych w ramach działalności gospodarczej,
• zgromadzić porównanie stawek rynkowych, na przykład oferty innych firm lub dane z rynku,
• dokumentować wykonanie usług w każdym okresie rozliczeniowym,
• uzyskać zgodę na działalność potencjalnie konkurencyjną, jeżeli zakres działalności przedsiębiorcy pokrywa się z zakresem działalności spółki.

W odniesieniu do umów już wykonywanych warto przeanalizować, kto faktycznie reprezentował spółkę, czy istniały wymagane uchwały oraz czy możliwe jest uporządkowanie dokumentacji na przyszłość. Nie każdą wadę można skutecznie naprawić po czasie, dlatego ocena powinna obejmować konkretne dokumenty i daty czynności.

FAQ

Czy członek zarządu może nie pobierać wynagrodzenia za pełnienie funkcji?

Tak, pełnienie funkcji członka zarządu bez wynagrodzenia jest dopuszczalne, jeżeli nie zawarto umowy przewidującej zapłatę ani nie podjęto uchwały o wynagrodzeniu. Nie oznacza to jednak, że fakturami można dowolnie zastąpić wynagrodzenie za czynności zarządcze.

Kto powinien podpisać umowę z członkiem zarządu?

W imieniu spółki umowę powinien podpisać pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników albo rada nadzorcza, jeżeli działa w spółce. Członek zarządu nie powinien podpisywać umowy sam ze sobą.

Czy zgoda zgromadzenia wspólników jest zawsze konieczna?

Nie zawsze. Konieczna jest przede wszystkim wtedy, gdy wymaga jej ustawa albo umowa spółki. Niezależnie od tego zgromadzenie wspólników często podejmuje uchwałę o powołaniu pełnomocnika do podpisania umowy z członkiem zarządu.

Czy urząd skarbowy może zakwestionować koszt z faktury?

Tak. Organ może badać, czy usługa została wykonana, czy była potrzebna spółce, czy cena była rynkowa oraz czy faktura nie dokumentuje w istocie czynności wykonywanych jako członek zarządu.

Czy trzeba sporządzać dokumentację cen transferowych?

To zależy od wartości i rodzaju transakcji oraz od powiązań między stronami. Przy większych rozliczeniach ze wspólnikiem lub członkiem zarządu należy zweryfikować progi dokumentacyjne i obowiązki informacyjne.

Czy własna firma członka zarządu może być działalnością konkurencyjną?

Tak, jeżeli jej przedmiot pokrywa się z działalnością spółki albo prowadzi do obsługi tych samych klientów poza spółką. W takim przypadku potrzebna może być zgoda spółki zgodnie z art. 211 K.s.h.

Podsumowanie

Świadczenie usług przez członka zarządu na rzecz własnej spółki z o.o. jest możliwe, ale wymaga prawidłowego ułożenia dokumentów. Najważniejsze jest zastosowanie art. 210 K.s.h., czyli podpisanie umowy przez pełnomocnika zgromadzenia wspólników albo radę nadzorczą. Sama faktura nie wystarczy, jeżeli usługi nie są realne, nie są odrębne od zarządzania spółką albo zostały wycenione nierynkowo.

W praktyce warto przygotować uchwałę wspólników, pisemną umowę, dokumentację wykonania usług i uzasadnienie rynkowego wynagrodzenia. Jeżeli zakres działalności przedsiębiorcy może konkurować ze spółką, należy dodatkowo zadbać o zgodę spółki na taką aktywność.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych, t.j. Dz.U. 2024 poz. 18 z późn. zm.

2. Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.