Faktura wspólnika dla spółki z o.o. a podatek liniowy

Czy wspólnik spółki z o.o. może wystawiać faktury własnej spółce?

Tak. Przepisy nie zakazują wspólnikowi spółki z ograniczoną odpowiedzialnością prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej i świadczenia usług na rzecz spółki, w której posiada udziały. Nie ma też ogólnego zakazu, aby profil tej działalności był podobny do profilu działalności spółki.

W praktyce istotne jest jednak, aby współpraca nie była pozorna. Spółka powinna otrzymywać realne usługi, a wspólnik powinien być w stanie wykazać, co zostało wykonane, kiedy, na jakiej podstawie i za jakie wynagrodzenie. Sama faktura bez rzeczywistego świadczenia może zostać zakwestionowana podatkowo.

Warto też doprecyzować pojęcie dokumentu. Obecnie przedsiębiorcy najczęściej wystawiają faktury, także wtedy, gdy korzystają ze zwolnienia z VAT. Określenie „rachunek” bywa używane potocznie, ale w rozliczeniach gospodarczych bezpieczniej posługiwać się fakturą albo innym dokumentem wymaganym dla danego rodzaju transakcji.

Podatek liniowy a usługi dla spółki

Jeżeli wspólnik prowadzi działalność gospodarczą opodatkowaną podatkiem liniowym, samo wystawianie faktur spółce z o.o., w której jest udziałowcem, nie powoduje automatycznej utraty prawa do tej formy opodatkowania.

Ograniczenie wynika z art. 9a ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dotyczy ono sytuacji, w której podatnik wybrał podatek liniowy, a następnie uzyskuje przychody z działalności gospodarczej ze świadczenia usług na rzecz obecnego lub byłego pracodawcy, odpowiadających czynnościom wykonywanym w ramach stosunku pracy w okresie wskazanym w tym przepisie. W takim przypadku podatnik traci prawo do podatku liniowego za dany rok i musi obliczyć zaliczki według skali podatkowej, o której mowa w art. 27 ust. 1 ustawy o PIT, wraz z odsetkami od zaległości.

Jeżeli wspólnik nie był i nie jest pracownikiem tej spółki, opisane ograniczenie zasadniczo nie powinno mieć zastosowania tylko dlatego, że posiada udziały. Jeżeli natomiast wspólnik jest jednocześnie zatrudniony w spółce na umowę o pracę, trzeba porównać zakres obowiązków pracowniczych z zakresem usług fakturowanych z działalności gospodarczej.

Kiedy podatek liniowy może być zagrożony?

Ryzyko utraty podatku liniowego pojawia się przede wszystkim wtedy, gdy spółka jest albo była pracodawcą wspólnika, a usługi świadczone w ramach działalności gospodarczej pokrywają się z obowiązkami wykonywanymi na etacie. Nie decyduje sama nazwa usługi na fakturze, lecz rzeczywisty zakres wykonywanych czynności.

Jeżeli przykładowo wspólnik był zatrudniony jako programista i w tym samym roku wystawia spółce faktury za te same prace programistyczne, organ podatkowy może uznać, że spełnione są przesłanki z art. 9a ust. 3 ustawy o PIT. Inaczej może wyglądać sytuacja, gdy zakres usług jest faktycznie odmienny, na przykład dotyczy doradztwa strategicznego, którego wspólnik nie wykonywał jako pracownik.

Każdorazowo liczy się dokumentacja: umowa, zakres usług, protokoły odbioru, korespondencja, raporty, ewidencje czasu pracy lub inne dowody potwierdzające, że fakturowane świadczenia były realne i różniły się od ewentualnych obowiązków pracowniczych.

Umowa między wspólnikiem a spółką

Podstawą rozliczeń powinna być pisemna umowa określająca co najmniej rodzaj usług, sposób ich wykonania, wynagrodzenie, terminy rozliczeń, odpowiedzialność stron i sposób potwierdzania wykonania prac. Przy stałej współpracy warto unikać zbyt ogólnych zapisów, takich jak „usługi doradcze” bez wskazania, na czym faktycznie polega świadczenie.

Jeżeli wspólnik jest jednocześnie członkiem zarządu spółki, trzeba pamiętać o zasadach reprezentacji spółki przy umowach z członkiem zarządu. Zgodnie z art. 210 Kodeksu spółek handlowych w umowie między spółką z o.o. a członkiem zarządu spółkę co do zasady reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Naruszenie tych zasad może podważać skuteczność umowy.

Jeżeli wspólnik nie jest członkiem zarządu, stosuje się ogólne zasady reprezentacji spółki wynikające z umowy spółki i wpisu w KRS. Mimo to także w takim przypadku warto zadbać o uchwały lub inne dokumenty wewnętrzne, jeżeli wymagają tego postanowienia umowy spółki.

Ceny rynkowe, koszty spółki i dokumentacja

Transakcje między wspólnikiem a spółką są transakcjami między podmiotami powiązanymi. Wynagrodzenie powinno odpowiadać warunkom rynkowym, czyli takim, jakie spółka zapłaciłaby niezależnemu wykonawcy za porównywalne świadczenia.

Dla spółki wydatek może być kosztem podatkowym tylko wtedy, gdy został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie podlega wyłączeniu z kosztów. Dlatego spółka powinna posiadać nie tylko fakturę, ale również dowody wykonania usługi oraz uzasadnienie gospodarcze wydatku.

Przy większej skali rozliczeń mogą powstać obowiązki z zakresu cen transferowych. To zależy od wartości transakcji, rodzaju powiązania i innych okoliczności. Warto więc okresowo sprawdzać, czy poziom wynagrodzenia i dokumentacja są wystarczające.

VAT i faktura wystawiana przez wspólnika

Jeżeli wspólnik jest czynnym podatnikiem VAT, co do zasady wystawia fakturę z właściwą stawką VAT, chyba że dana usługa korzysta ze zwolnienia albo szczególnego sposobu rozliczenia. Jeżeli korzysta ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego, powinien wystawiać faktury zgodnie z zasadami właściwymi dla podatnika zwolnionego.

Spółka może odliczyć VAT tylko wtedy, gdy zakup ma związek z jej czynnościami opodatkowanymi i nie zachodzi ustawowe ograniczenie odliczenia. Organ podatkowy może zakwestionować odliczenie, jeżeli faktura dokumentuje czynność pozorną, nierzeczywistą albo niezwiązaną z działalnością spółki.

FAQ

Czy sam udział w spółce wyklucza podatek liniowy?

Nie. Posiadanie udziałów w spółce z o.o. nie wyklucza automatycznie opodatkowania działalności gospodarczej podatkiem liniowym. Kluczowe jest to, czy nie zachodzą ograniczenia dotyczące świadczenia usług na rzecz obecnego lub byłego pracodawcy.

Czy wspólnik może wystawić fakturę, jeżeli spółka ma taki sam profil działalności?

Tak, podobny profil działalności nie jest sam w sobie zakazany. Trzeba jednak wykazać, że usługi wspólnika były rzeczywiste, potrzebne spółce i rozliczone na warunkach rynkowych.

Czy lepiej wystawić rachunek czy fakturę?

W praktyce przedsiębiorca powinien wystawić fakturę, także wtedy, gdy korzysta ze zwolnienia z VAT. Określenie „rachunek” bywa używane potocznie, ale obecne rozliczenia gospodarcze opierają się przede wszystkim na fakturach.

Czy spółka może zaliczyć fakturę wspólnika do kosztów?

Może, jeżeli wydatek ma związek z działalnością spółki, jest właściwie udokumentowany, gospodarczo uzasadniony i nie jest wyłączony z kosztów podatkowych. Sama faktura może nie wystarczyć, jeżeli brakuje dowodów wykonania usługi.

Co jeśli wspólnik jest także członkiem zarządu?

Należy sprawdzić zasady reprezentacji spółki przy zawieraniu umowy. W umowach między spółką z o.o. a członkiem zarządu zastosowanie ma art. 210 Kodeksu spółek handlowych, który przewiduje szczególny sposób reprezentacji spółki.

Podsumowanie

Wspólnik spółki z o.o. może świadczyć usługi na rzecz własnej spółki i wystawiać za nie faktury z działalności gospodarczej. Nie traci przez to automatycznie prawa do podatku liniowego. Największe znaczenie mają: brak pokrywania się usług z obowiązkami pracowniczymi, prawidłowa umowa, rzeczywiste wykonanie usług, ceny rynkowe i poprawna dokumentacja.

Jeżeli wspólnik jest jednocześnie pracownikiem, byłym pracownikiem, członkiem zarządu albo jedynym udziałowcem, warto przeanalizować sprawę indywidualnie przed rozpoczęciem fakturowania. W takich sytuacjach skutki podatkowe i korporacyjne zależą od szczegółów współpracy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350

2. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych, Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037

3. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.