Reprezentacja spółki z o.o. przy zarządzie wieloosobowym

Kto reprezentuje spółkę z o.o. przy zarządzie wieloosobowym?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest odrębną osobą prawną. Jej wspólnicy ani członkowie zarządu nie zawierają umów we własnym imieniu, gdy działają za spółkę. Zgodnie z art. 201 i art. 204 Kodeksu spółek handlowych to zarząd prowadzi sprawy spółki i ją reprezentuje, a prawo reprezentacji obejmuje czynności sądowe i pozasądowe.

Przy zarządzie wieloosobowym najważniejszy jest art. 205 § 1 KSH. W pierwszej kolejności trzeba przeczytać umowę spółki. Może ona przewidywać na przykład, że:

• każdy członek zarządu reprezentuje spółkę samodzielnie,
• prezes zarządu ma prawo samodzielnej reprezentacji, a pozostali członkowie działają łącznie,
• konieczne jest współdziałanie dwóch członków zarządu,
• członek zarządu działa łącznie z prokurentem.

Nie można więc zakładać, że prezes zarządu zawsze może sam podpisać umowę. Tytuł prezesa określa funkcję w zarządzie, ale zakres jego prawa do samodzielnego reprezentowania spółki zależy od obowiązującego sposobu reprezentacji.

Jeżeli natomiast umowa spółki w ogóle nie zawiera postanowień o reprezentacji zarządu wieloosobowego, działa ustawowa reguła: oświadczenie w imieniu spółki muszą złożyć wspólnie dwóch członków zarządu albo jeden członek zarządu razem z prokurentem.

Umowa spółki i KRS – co trzeba sprawdzić przed podpisaniem dokumentu?

Przed podpisaniem istotnej umowy nie wystarczy sprawdzić nazwisk członków zarządu. Trzeba ustalić jednocześnie, jaki sposób reprezentacji obowiązuje i czy osoby podpisujące dokument nadal mają właściwe umocowanie.

W praktyce należy porównać:

• aktualny tekst umowy spółki,
• aktualny odpis lub informację z KRS dotyczącą składu zarządu i sposobu reprezentacji,
• uchwały dotyczące ostatnich zmian w zarządzie, jeżeli zmiany nastąpiły niedawno,
• dane dotyczące prokurentów i rodzaju udzielonej prokury,
• pełnomocnictwa, jeżeli za spółkę ma działać pełnomocnik.

Dane ujawnione w KRS korzystają z ustawowego domniemania prawdziwości. Rejestr pokazuje także sposób reprezentacji przedsiębiorcy, dlatego jest podstawowym źródłem weryfikacji dla kontrahenta. Przy świeżych zmianach personalnych trzeba jednak pamiętać, że wpis członka zarządu ma co do zasady charakter deklaratoryjny. O powołaniu lub odwołaniu może więc rozstrzygać odpowiednia uchwała i jej skuteczność, zanim zmiana zostanie technicznie ujawniona w rejestrze.

Inaczej wygląda zmiana samego postanowienia umowy spółki dotyczącego sposobu reprezentacji. Zgodnie z art. 255 § 1 KSH zmiana umowy spółki wymaga uchwały wspólników i wpisu do rejestru. Nie należy więc traktować samej uchwały o zmianie umowy jako wystarczającej do natychmiastowego stosowania nowego brzmienia jej postanowień. Wniosek o wpis danych podlegających ujawnieniu w KRS powinien być co do zasady złożony w terminie 7 dni od zdarzenia uzasadniającego wpis, chyba że przepis szczególny przewiduje inaczej.

Reprezentacja łączna, prokurent i pełnomocnik

Prokurent nie jest członkiem zarządu. Działa na podstawie szczególnego rodzaju pełnomocnictwa uregulowanego w Kodeksie cywilnym. Prokura obejmuje co do zasady czynności sądowe i pozasądowe związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, z wyjątkami wymagającymi szczególnego umocowania.

Prokura może być udzielona jednej osobie do samodzielnego działania, kilku osobom łącznie albo w taki sposób, że prokurent działa wspólnie z członkiem organu zarządzającego. Dlatego przed przyjęciem podpisu prokurenta trzeba sprawdzić w KRS nie tylko jego nazwisko, lecz także rodzaj prokury i sposób jej wykonywania.

Art. 205 § 3 KSH wyraźnie stanowi, że przepisy dotyczące reprezentacji zarządu wieloosobowego nie wyłączają ustanowienia prokury ani nie ograniczają praw prokurentów wynikających z przepisów o prokurze. Nie można zatem automatycznie przenosić zasad reprezentacji zarządu na samodzielnie działającego prokurenta.

Jeżeli prokurent przestaje pełnić swoją funkcję, znaczenie ma zarówno zdarzenie powodujące ustanie prokury, jak i aktualizacja danych rejestrowych. Szerzej omawia to artykuł o rezygnacji z funkcji prokurenta spółki z o.o..

Spółka może także działać przez zwykłego pełnomocnika. Pełnomocnictwo powinno zostać udzielone przez spółkę prawidłowo reprezentowaną zgodnie z obowiązującymi zasadami. Jeżeli więc do reprezentacji potrzebni są dwaj członkowie zarządu, samo oświadczenie jednego z nich co do zasady nie wystarczy do udzielenia pełnomocnictwa w imieniu spółki.

Zmiana osób w zarządzie nie jest przy tym tym samym co zmiana mocodawcy. Mocodawcą pozostaje spółka, dlatego przy zmianach personalnych trzeba odrębnie zbadać, czy wcześniejsze pełnomocnictwo nadal obowiązuje. Problematykę tę szerzej przedstawia materiał o zmianie zarządu spółki a pełnomocnictwie.

Reprezentacja a zgoda wspólników lub innego organu

Sposobu reprezentacji nie należy mylić z wymogiem uzyskania zgody na określoną czynność. To dwa odrębne zagadnienia. Dokument może zostać podpisany przez właściwe osoby, ale do skutecznego dokonania czynności może być dodatkowo potrzebna uchwała wspólników albo zgoda innego organu wynikająca z ustawy.

Jeżeli ustawa wymaga uchwały wspólników, zgromadzenia wspólników albo rady nadzorczej do dokonania określonej czynności, zastosowanie może mieć art. 17 KSH. Brak ustawowo wymaganej uchwały może prowadzić do nieważności czynności, przy czym ustawa przewiduje możliwość późniejszego wyrażenia zgody w terminie dwóch miesięcy od złożenia oświadczenia przez spółkę.

Jeżeli natomiast obowiązek uzyskania zgody wynika wyłącznie z umowy spółki, sytuacja jest inna. Zgodnie z art. 17 § 3 KSH czynność dokonana bez takiej zgody pozostaje ważna, choć członkowie zarządu mogą ponosić wobec spółki odpowiedzialność za naruszenie umowy spółki.

Podobnie wewnętrzny podział obowiązków w zarządzie nie zmienia sam przez się sposobu reprezentacji wobec kontrahentów. To, że zgodnie z regulaminem zarządu konkretny członek odpowiada za finanse, sprzedaż albo kadry, nie oznacza jeszcze, że tylko on może reprezentować spółkę w danej kategorii spraw.

Umowa z członkiem zarządu – szczególna reprezentacja z art. 210 KSH

Jednym z najważniejszych wyjątków od zwykłej reprezentacji zarządu jest umowa pomiędzy spółką z o.o. a jej członkiem zarządu oraz spór pomiędzy nimi. W takiej sytuacji nie stosuje się zwykłego sposobu reprezentacji z art. 205 KSH.

Zgodnie z art. 210 § 1 KSH spółkę reprezentuje wtedy rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Reguła ta ma zapobiegać sytuacji, w której członek zarządu występowałby jednocześnie po obu stronach czynności albo pozostali członkowie zarządu reprezentowaliby spółkę w czynności dotyczącej bezpośrednio jednego z nich.

Przepis ten może mieć znaczenie między innymi przy umowach dotyczących warunków wykonywania funkcji i świadczeń należnych członkowi zarządu. Powiązane zagadnienia przedstawia artykuł o wynagrodzeniu prezesa zarządu w spółce z o.o..

Szczególna reguła dotyczy także sporów między spółką a członkiem zarządu. Nie można więc zakładać, że sposób reprezentacji ujawniony w KRS rozwiązuje każdą sytuację procesową z udziałem członka zarządu.

Jeżeli jedyny wspólnik spółki jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu, zastosowanie ma szczególny wyjątek przewidziany w art. 210 § 2 KSH. Czynność prawna między takim wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego.

Co się dzieje, gdy umowę podpisała niewłaściwa osoba?

Błąd w reprezentacji może mieć poważniejsze skutki niż zwykły brak technicznego podpisu. Typowym przypadkiem jest podpisanie umowy przez jednego członka zarządu, mimo że zgodnie z umową spółki konieczne było współdziałanie dwóch osób.

W przypadku umowy zastosowanie może znaleźć art. 39 Kodeksu cywilnego. Jeżeli osoba działająca jako organ osoby prawnej nie ma umocowania albo przekracza jego zakres, ważność zawartej umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę prawną. Kontrahent może wyznaczyć spółce odpowiedni termin na potwierdzenie i po jego bezskutecznym upływie staje się wolny od związania umową.

Potwierdzenie powinno pochodzić od spółki reprezentowanej już w sposób prawidłowy. Nie należy więc próbować usuwać błędu przez ponowne oświadczenie tej samej osoby działającej samodzielnie, jeżeli nadal wymagana jest reprezentacja łączna.

Przy jednostronnych czynnościach prawnych sytuacja jest bardziej rygorystyczna. Art. 39 § 4 Kodeksu cywilnego przewiduje co do zasady nieważność jednostronnej czynności dokonanej przez osobę działającą jako organ bez umocowania albo z przekroczeniem jego zakresu. Ustawa przewiduje wyjątek, jeżeli adresat oświadczenia zgodził się na działanie bez umocowania – wtedy odpowiednio stosuje się reguły dotyczące potwierdzenia umowy.

Skutek błędnej reprezentacji trzeba zatem oceniać na podstawie rodzaju czynności. Inaczej może wyglądać sytuacja przy umowie, inaczej przy wypowiedzeniu, odstąpieniu od umowy czy oświadczeniu składanym w postępowaniu sądowym.

Jak bezpiecznie podpisać umowę przy zarządzie wieloosobowym?

Najwięcej problemów można wyeliminować przed złożeniem podpisów. Przy ważniejszych umowach warto zachować dokumenty potwierdzające stan reprezentacji na dzień czynności, szczególnie gdy niedawno zmieniał się zarząd albo ustanowiono lub odwołano prokurenta.

Zasada reprezentacji obowiązuje niezależnie od tego, czy dokument ma postać papierową czy elektroniczną. Jeżeli do działania spółki potrzebne są dwie osoby, użycie podpisów elektronicznych nie zmienia liczby wymaganych reprezentantów.

Najczęstsze pytania o reprezentację spółki z o.o.

Czy prezes zarządu może zawsze podpisywać umowy samodzielnie?

Nie. Samo pełnienie funkcji prezesa nie daje automatycznie jednoosobowego prawa reprezentacji. Trzeba sprawdzić umowę spółki. Jeżeli nie zawiera ona żadnych postanowień o reprezentacji zarządu wieloosobowego, stosuje się ustawową zasadę dwóch członków zarządu albo członka zarządu działającego łącznie z prokurentem.

Czy kontrahent powinien sprawdzać KRS przed zawarciem umowy?

Tak, zwłaszcza przed czynnością o większej wartości lub znaczeniu. KRS pozwala sprawdzić skład organu reprezentacji, sposób reprezentowania spółki oraz ujawnionych prokurentów. Przy niedawnych zmianach warto dodatkowo zweryfikować dokumenty korporacyjne, ponieważ wpis składu zarządu nie zawsze rozstrzyga sam moment powołania lub odwołania.

Czy dwóch członków zarządu musi podpisać dokument w tym samym miejscu?

Najważniejsze jest, aby oświadczenie spółki zostało złożone zgodnie z wymaganym sposobem reprezentacji oraz z zachowaniem formy właściwej dla danej czynności. W praktyce przy reprezentacji łącznej należy zapewnić udział wszystkich osób wymaganych do skutecznego złożenia oświadczenia. Techniczny sposób składania podpisów trzeba dostosować do rodzaju dokumentu i wymaganej formy prawnej.

Czy jeden członek zarządu może sam odebrać wypowiedzenie skierowane do spółki?

Co do zasady tak. Art. 205 § 2 KSH przewiduje, że oświadczenia składane spółce oraz doręczenia pism spółce mogą być dokonywane wobec jednego członka zarządu lub prokurenta. Jest to inna sytuacja niż składanie oświadczenia przez spółkę, gdy może być wymagana reprezentacja łączna.

Czy regulamin zarządu może zmienić sposób reprezentacji ujawniony w KRS?

Regulamin może porządkować wewnętrzny podział obowiązków, ale nie zastępuje zasad reprezentacji wynikających z ustawy i umowy spółki. Zmiana postanowienia umowy spółki o reprezentacji wymaga zachowania procedury właściwej dla zmiany umowy i wpisu do rejestru.

Czy umowę podpisaną przez jednego członka zamiast dwóch można później naprawić?

W przypadku umowy może być możliwe jej potwierdzenie przez prawidłowo reprezentowaną spółkę na podstawie art. 39 Kodeksu cywilnego. Nie należy jednak zakładać, że każdą wadliwą czynność można w ten sposób sanować. Trzeba ustalić, czy chodzi o umowę czy czynność jednostronną, jaki dokładnie brak wystąpił oraz czy nie obowiązuje szczególny przepis przewidujący inne skutki.

Źródła

• Ustawa z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych, w szczególności art. 17, art. 201, art. 204, art. 205, art. 210 oraz art. 255.
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 39 oraz art. 109¹–109⁸ dotyczące prokury.
• Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, w szczególności art. 17 i art. 22.

Potrzebujesz indywidualnej odpowiedzi? Opisz swoją sytuację w formularzu poniżej. Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.