Darowizna udziałów w spółce z o.o. a ZUS

Czy darowizna udziałów bez notarialnego poświadczenia podpisów jest ważna?

Udziały w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością są prawami wspólnika, a nie własnością majątku spółki. Wspólnik posiada udziały i wykonuje prawa udziałowe, natomiast właścicielem majątku pozostaje sama spółka jako odrębny podmiot prawa.

Przeniesienie udziałów, także w formie darowizny, wymaga zachowania formy przewidzianej w Kodeksie spółek handlowych. Zgodnie z art. 180 Kodeksu spółek handlowych zbycie udziału, jego części lub ułamkowej części udziału oraz jego zastawienie powinno być dokonane w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. W praktyce oznacza to, że sama umowa sporządzona i podpisana w domu nie wystarcza.

Jeżeli umowa darowizny 5% udziałów została podpisana bez notarialnego poświadczenia podpisów i nie zachodzi szczególny tryb elektroniczny przewidziany dla określonych czynności w systemie teleinformatycznym, czynność jest dotknięta wadą formy. Skutkiem jest brak skutecznego przejścia udziałów na obdarowanego.

W takiej sytuacji nie można zakładać, że żona stała się wspólnikiem tylko dlatego, że strony podpisały prywatny dokument darowizny. Z punktu widzenia prawa udziałowego mąż nadal pozostaje właścicielem wszystkich udziałów, chyba że później doszło do skutecznego przeniesienia udziałów w wymaganej formie.

Zobacz również: darowizna udziałów w spółce z o.o. na rzecz członka rodziny

Jak teraz prawidłowo przekazać udziały małżonkowi?

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest potraktowanie wcześniejszej, wadliwej umowy jako czynności, która nie wywołała skutku przeniesienia udziałów, i zawarcie nowej umowy darowizny w prawidłowej formie. Nie chodzi o samo „uzupełnienie” starego dokumentu po dwóch latach, lecz o dokonanie skutecznej czynności prawnej zgodnie z wymogami Kodeksu spółek handlowych.

Przed podpisaniem umowy trzeba sprawdzić umowę spółki. Może ona przewidywać ograniczenia zbywania udziałów, np. konieczność uzyskania zgody spółki, zarządu, zgromadzenia wspólników albo spełnienia innych warunków. Jeżeli takie postanowienia istnieją, należy je wykonać przed albo równolegle z zawarciem umowy darowizny.

Typowa kolejność działań wygląda następująco:

1. sprawdzenie umowy spółki pod kątem ograniczeń zbywania udziałów,
2. zawarcie umowy darowizny udziałów w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi,
3. pisemne zawiadomienie spółki o przejściu udziałów i przekazanie dowodu dokonania czynności,
4. wpisanie zmiany w księdze udziałów prowadzonej przez zarząd,
5. sporządzenie aktualnej listy wspólników,
6. ocena i dokonanie zgłoszeń do KRS, jeżeli zmiana dotyczy danych ujawnianych w rejestrze albo dokumentów składanych do akt rejestrowych.

Zgodnie z art. 187 § 1 Kodeksu spółek handlowych przejście udziału jest skuteczne wobec spółki od chwili, gdy spółka otrzyma od jednego z zainteresowanych zawiadomienie wraz z dowodem dokonania czynności. W praktyce, jeżeli darczyńca jest jednocześnie członkiem zarządu, warto zadbać o jednoznaczny, pisemny ślad: zawiadomienie, datę wpływu do spółki i załącznik w postaci kopii umowy.

Co trzeba zgłosić do KRS po darowiźnie udziałów?

Po skutecznej darowiźnie zarząd powinien zaktualizować dokumentację korporacyjną spółki. Chodzi przede wszystkim o księgę udziałów oraz listę wspólników. Jeżeli zmiana wpływa na dane ujawnione w rejestrze przedsiębiorców, trzeba złożyć odpowiedni wniosek przez system obsługujący postępowanie rejestrowe.

W KRS ujawnia się m.in. jedynego wspólnika spółki z o.o. oraz wspólników posiadających co najmniej 10% udziałów. Jeżeli więc po darowiźnie mąż ma 95% udziałów, a żona 5%, w rejestrze co do zasady trzeba usunąć informację, że mąż jest jedynym wspólnikiem. Żona z udziałem 5% może nie być ujawniana jako wspólnik w samym rejestrze, ale powinna wynikać z aktualnej listy wspólników znajdującej się w dokumentacji spółki.

Brak zgłoszenia do KRS nie zastępuje wadliwej formy umowy. Jeżeli pierwotna darowizna była nieważna, samo późniejsze zgłoszenie albo sama lista wspólników nie naprawiają przeniesienia udziałów. Najpierw musi istnieć ważna czynność prawna przenosząca udziały.

Darowizna udziałów między małżonkami a podatek

Darowizna udziałów między małżonkami może korzystać ze zwolnienia w podatku od spadków i darowizn, ale trzeba rozróżnić dwie sytuacje.

Jeżeli wcześniejsza umowa była nieważna z powodu niezachowania wymaganej formy, co do zasady nie doszło do skutecznego nabycia udziałów. W takim wariancie nie należy sztucznie zgłaszać nieważnej czynności jako skutecznej darowizny. Termin podatkowy należy oceniać w związku z nową, prawidłowo zawartą umową.

Jeżeli małżonkowie zawrą nową, ważną umowę darowizny w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi, obdarowany małżonek powinien zasadniczo złożyć zgłoszenie SD-Z2 w terminie 6 miesięcy od dnia powstania obowiązku podatkowego, aby skorzystać ze zwolnienia dla najbliższej rodziny. Samo notarialne poświadczenie podpisów nie jest tym samym co akt notarialny dokumentujący darowiznę, dlatego nie należy zakładać, że wszystkie obowiązki zgłoszeniowe wykona za strony notariusz.

Warto także ustalić wartość darowanych udziałów. Przy udziałach w spółce z o.o. wartość nominalna udziałów nie zawsze odpowiada wartości rynkowej. Ma to znaczenie dla prawidłowego wypełnienia zgłoszenia i ewentualnej oceny przez urząd skarbowy.

Jakie znaczenie ma darowizna dla ZUS?

Wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. jest na gruncie przepisów ubezpieczeniowych traktowany jak osoba prowadząca pozarolniczą działalność. Dlatego jeżeli mąż był jedynym wspólnikiem, ZUS może oczekiwać zgłoszenia do ubezpieczeń i opłacania składek z tego tytułu, o ile nie wystąpiły szczególne okoliczności wyłączające albo modyfikujące obowiązek.

Jeżeli darowizna 5% udziałów była nieważna, to w spornym okresie mąż formalnie nadal pozostawał jedynym wspólnikiem. Wtedy argument, że spółka już od dwóch lat miała dwóch wspólników, będzie słaby, jeżeli nie da się wykazać skutecznego przeniesienia udziałów w wymaganej formie.

Nawet prawidłowa darowizna niewielkiej części udziałów nie zawsze kończy ryzyko sporu z ZUS. W praktyce organ może badać, czy drugi wspólnik ma realny udział w spółce, czy jedynie symboliczny i pozorny. Przy strukturze 95% do 5% trzeba liczyć się z pytaniem, czy wspólnik mniejszościowy rzeczywiście uczestniczy w spółce, ponosi ekonomiczne ryzyko, wykonuje prawa udziałowe i czy podział nie został dokonany wyłącznie w celu uniknięcia składek.

Nie oznacza to automatycznie, że każdy podział 95% do 5% jest nieskuteczny wobec ZUS. Ocenie podlegają konkretne okoliczności: treść umowy spółki, uprawnienia wspólników, sposób głosowania, faktyczne uczestnictwo w zgromadzeniach, prawo do dywidendy, finansowanie udziałów i dokumentacja spółki.

Przed podjęciem działań warto ustalić:

• czy mąż był zgłoszony do ZUS jako wspólnik jednoosobowej spółki z o.o.,
• czy został wyrejestrowany po wadliwej darowiźnie,
• czy miał w tym czasie inne tytuły do ubezpieczeń, np. umowę o pracę, działalność gospodarczą albo zlecenie,
• czy wystąpił zbieg tytułów ubezpieczeniowych,
• jakie dokumenty spółki potwierdzają albo nie potwierdzają zmianę wspólników.

Co zrobić po dwóch latach od wadliwej darowizny?

Po upływie dwóch lat najważniejsze jest uporządkowanie stanu prawnego, a nie tworzenie dokumentów z datą wsteczną. Antydatowanie umów albo zgłoszeń może pogorszyć sytuację i narazić strony na dodatkowe problemy dowodowe.

Rozsądny plan działania obejmuje zwykle trzy etapy. Po pierwsze, trzeba potwierdzić, czy pierwotna umowa była rzeczywiście nieważna i czy nie istniały inne dokumenty spełniające wymogi formy. Po drugie, należy zdecydować, czy strony nadal chcą przekazać część udziałów i w jakiej proporcji. Po trzecie, trzeba przeprowadzić prawidłową procedurę korporacyjną, podatkową i ewentualnie ubezpieczeniową.

Jeżeli ZUS już wszczął postępowanie albo wydał decyzję, nie należy ograniczać się do późniejszego zawarcia prawidłowej darowizny. Nowa umowa działa zasadniczo na przyszłość i nie zmienia automatycznie sytuacji za okres wcześniejszy. W sprawie ZUS trzeba przygotować odrębną argumentację, sprawdzić okresy przedawnienia należności składkowych, tytuły ubezpieczeniowe i dokumenty zgłoszeniowe.

FAQ

Czy można potwierdzić starą darowiznę udziałów u notariusza po latach?

Co do zasady bezpieczniej jest zawrzeć nową umowę w prawidłowej formie, niż próbować „naprawiać” umowę, która nie spełniała wymogów ustawowych. Skutki takiej nowej umowy należy oceniać od daty jej prawidłowego zawarcia.

Czy brak zgłoszenia do KRS powoduje nieważność darowizny udziałów?

Nie sam brak zgłoszenia do KRS jest zasadniczym problemem, lecz forma umowy. Jeżeli umowa została zawarta prawidłowo, brak albo opóźnienie zgłoszenia może powodować problemy rejestrowe i dowodowe, ale nie musi oznaczać nieważności samego przeniesienia udziałów.

Czy żona z 5% udziałów zawsze wyłącza ZUS męża jako jedynego wspólnika?

Nie zawsze. Jeżeli drugi wspólnik ma tylko symboliczny udział i nie wykonuje realnie praw wspólnika, ZUS może kwestionować skuteczność takiej struktury dla celów ubezpieczeniowych. Każda sprawa wymaga analizy dokumentów i faktycznego działania spółki.

Czy darowiznę udziałów od męża trzeba zgłosić do urzędu skarbowego?

Przy ważnej darowiźnie między małżonkami zwykle należy złożyć zgłoszenie SD-Z2 w terminie 6 miesięcy, aby skorzystać ze zwolnienia podatkowego. Wyjątki zależą od formy czynności i sposobu jej udokumentowania.

Czy prokurent może sam zgłosić zmianę wspólników do KRS?

Zgłoszeń rejestrowych dokonuje spółka reprezentowana zgodnie z zasadami reprezentacji, najczęściej przez zarząd. Prokura daje szerokie umocowanie do czynności związanych z przedsiębiorstwem, ale przy zgłoszeniach korporacyjnych trzeba każdorazowo sprawdzić zakres umocowania i wymagania systemu rejestrowego.

Podsumowanie

Darowizna udziałów w spółce z o.o. wymaga zachowania formy przewidzianej w Kodeksie spółek handlowych. Jeżeli małżonkowie podpisali jedynie zwykłą umowę, bez notarialnego poświadczenia podpisów, udziały najprawdopodobniej nie przeszły skutecznie na obdarowanego.

Po wykryciu błędu należy uporządkować sprawę na przyszłość: zawrzeć prawidłową umowę, zawiadomić spółkę, zaktualizować księgę udziałów i listę wspólników, ocenić obowiązki wobec KRS oraz zgłosić darowiznę dla celów podatkowych, jeżeli jest to wymagane. W sporze z ZUS trzeba dodatkowo przeanalizować, czy mąż był w danym okresie traktowany jako jedyny albo niemal jedyny wspólnik oraz czy istniały inne tytuły do ubezpieczeń.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych, Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037

2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93

3. Ustawa z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn, Dz.U. 1983 nr 45 poz. 207

4. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.