Czy wspólnik może wynająć lokal od spółki z o.o.?

Czy spółka z o.o. może wynająć lokal własnemu wspólnikowi?

Co do zasady tak. Kodeks spółek handlowych nie zakazuje zawierania umów najmu między spółką z o.o. a jej wspólnikiem. Sam fakt, że wspólnik jest jednocześnie pracownikiem spółki, również nie wyłącza możliwości zawarcia takiej umowy.

Warunkiem jest jednak prawidłowe przygotowanie transakcji. Umowa powinna jasno określać przedmiot najmu, czyli np. konkretną część lokalu, metraż, sposób korzystania z wyposażenia, zasady rozliczania mediów, okres najmu, czynsz oraz odpowiedzialność za szkody. W praktyce warto sporządzić także protokół zdawczo-odbiorczy oraz dokumentację potwierdzającą rynkową wysokość czynszu.

Jeżeli wspólnik nie jest członkiem zarządu, umowę podpisuje za spółkę zarząd zgodnie z zasadami reprezentacji ujawnionymi w KRS i wynikającymi z umowy spółki. Inaczej jest wtedy, gdy wspólnik jest zarazem członkiem zarządu. W takim przypadku należy uwzględnić szczególne reguły reprezentacji spółki przy umowach z członkiem zarządu, wynikające z Kodeksu spółek handlowych.

Kiedy potrzebna jest uchwała wspólników?

W pierwszej kolejności trzeba sprawdzić umowę spółki. Może ona przewidywać, że zawarcie umowy między spółką a jej wspólnikiem wymaga zgody zgromadzenia wspólników. Taki zapis jest częsty w spółkach rodzinnych albo w spółkach, w których wspólnicy chcą kontrolować transakcje z podmiotami powiązanymi.

Znaczenie może mieć także art. 230 K.s.h., zgodnie z którym rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego wymaga uchwały wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Jednocześnie przepis ten wyłącza sankcję nieważności z art. 17 § 1 K.s.h., co oznacza, że brak uchwały z art. 230 K.s.h. nie powoduje automatycznie nieważności czynności.

W umowach najmu problemem bywa ustalenie wartości świadczenia. Przy najmie na czas oznaczony i nieoznaczony trzeba ocenić ekonomiczny ciężar zobowiązania, wysokość czynszu oraz okres, na jaki spółka oddaje lokal do używania. W wyroku z dnia 4 sierpnia 2005 r., sygn. akt III CK 640/04, Sąd Najwyższy wskazał, że przy umowie najmu na czas oznaczony należy brać pod uwagę wartość świadczenia okresowego, a nie automatycznie sumę wszystkich świadczeń za cały okres trwania umowy. Jeżeli zarząd ma wątpliwości, najbezpieczniej jest przedstawić sprawę zgromadzeniu wspólników.

Najem musi być realny, a nie pozorny

Umowa najmu powinna odpowiadać rzeczywistemu sposobowi korzystania z lokalu. Jeżeli wspólnik w praktyce nie używa pomieszczenia, nie ma dostępu do wyposażenia albo lokal nadal służy wyłącznie spółce, powstaje ryzyko uznania umowy za pozorną.

Pozorna czynność prawna jest nieważna na podstawie art. 83 Kodeksu cywilnego. Jeżeli na podstawie takiej umowy przekazano pieniądze, może pojawić się obowiązek ich zwrotu jako świadczenia nienależnego, zgodnie z art. 410 Kodeksu cywilnego.

Dlatego w interesie obu stron leży zachowanie dokumentów potwierdzających faktyczne wykonywanie najmu: protokołu wydania, zdjęć pomieszczenia, faktur za czynsz i media, ewidencji dostępu, korespondencji dotyczącej napraw oraz rozliczeń wyposażenia.

Czynsz rynkowy i ryzyka podatkowe

Najważniejszym podatkowo elementem jest wysokość czynszu. Powinien on odpowiadać stawkom, jakie spółka mogłaby uzyskać od niezależnego najemcy w podobnej lokalizacji, za podobny standard lokalu i przy porównywalnym zakresie usług dodatkowych.

Jeżeli wspólnik ma istotny udział w spółce, spółka i wspólnik mogą być traktowani jako podmioty powiązane w rozumieniu art. 11a ustawy o CIT. W takiej sytuacji warunki transakcji powinny odpowiadać zasadzie ceny rynkowej, o której mowa w art. 11c ust. 1 ustawy o CIT. Jeżeli organ podatkowy uzna, że czynsz został zaniżony albo zawyżony z powodu powiązań, może określić dochód podatnika z pominięciem nierynkowych warunków.

Warto także ustalić sposób rozliczania VAT, mediów, kosztów eksploatacyjnych i wyposażenia. Inaczej ocenia się najem pustej powierzchni, inaczej najem z pełnym zapleczem technicznym, sprzętem, usługami recepcji albo dostępem do infrastruktury spółki. Im bardziej transakcja odbiega od typowego najmu, tym większe znaczenie ma precyzyjna dokumentacja.

Czy własna działalność wspólnika koliduje z etatem?

Pracownik co do zasady może prowadzić działalność gospodarczą poza pracą, jeżeli nie narusza obowiązków pracowniczych, nie działa na szkodę pracodawcy i nie łamie ważnej umowy o zakazie konkurencji. Jeżeli takiej umowy nie zawarto, samo prowadzenie firmy w innym zakresie niż obowiązki etatowe zwykle nie stanowi problemu.

Trzeba jednak rozdzielić dwie sfery: pracę wykonywaną na rzecz spółki i działalność gospodarczą wspólnika. Wspólnik-pracownik nie powinien prowadzić własnego biznesu w czasie pracy, wykorzystywać bez zgody danych, sprzętu, pracowników lub kontaktów spółki ani mieszać rozliczeń firmowych z rozliczeniami pracowniczymi.

Ryzyko wzrasta, gdy działalność wspólnika jest tak angażująca, że podważa realność zatrudnienia. Jeżeli pracownik formalnie ma pełny etat, ale faktycznie nie wykonuje obowiązków, możliwe są spory z PIP, ZUS albo organami podatkowymi. Sam najem lokalu nie przesądza jeszcze o pozorności etatu, ale może być jednym z elementów ocenianych podczas kontroli.

Co powinna zawierać bezpieczna umowa najmu?

Dobrze przygotowana umowa powinna ograniczać ryzyka korporacyjne, podatkowe i pracownicze. W szczególności warto uregulować:

• dokładne oznaczenie części nieruchomości oddawanej w najem, najlepiej z opisem metrażu i załącznikiem graficznym,
• listę wyposażenia oraz stan techniczny lokalu w protokole zdawczo-odbiorczym,
• wysokość czynszu i sposób wykazania, że odpowiada warunkom rynkowym,
• zasady rozliczania mediów, opłat eksploatacyjnych, podatku od nieruchomości i ewentualnych nakładów,
• godziny i sposób dostępu do lokalu, jeżeli znajduje się on w siedzibie spółki,
• zakaz korzystania z zasobów spółki poza zakresem wyraźnie opisanym w umowie,
• zasady odpowiedzialności za szkody, ubezpieczenia oraz zwrot lokalu po zakończeniu najmu.

Przed podpisaniem umowy warto sporządzić krótką notatkę zarządu albo uchwałę, w której zostanie wskazane, dlaczego transakcja jest dla spółki uzasadniona i rynkowa. Taki dokument może mieć znaczenie dowodowe, gdy po czasie pojawi się spór między wspólnikami albo kontrola podatkowa.

Najczęstsze pytania

Czy umowa najmu ze wspólnikiem zawsze wymaga uchwały?

Nie zawsze. Uchwała może być wymagana przez umowę spółki, przepisy Kodeksu spółek handlowych albo z ostrożności, gdy wartość zobowiązania jest wysoka. Jeżeli nie ma pewności, lepiej podjąć uchwałę przed podpisaniem umowy.

Czy wspólnik-pracownik może prowadzić firmę w lokalu spółki?

Tak, jeżeli działalność jest rzeczywista, nie narusza obowiązków pracowniczych, nie jest konkurencyjna w sposób zakazany i została oddzielona od pracy wykonywanej na rzecz spółki. Ważne są osobne rozliczenia i jasne zasady korzystania z lokalu.

Czy czynsz może być niższy niż rynkowy?

Zaniżony czynsz jest ryzykowny, zwłaszcza przy powiązaniach między spółką a wspólnikiem. Organ podatkowy może badać, czy warunki odpowiadają tym, jakie ustaliłyby między sobą podmioty niezależne.

Co jeśli wspólnik jest członkiem zarządu?

Wtedy nie wystarczy zwykły podpis członka zarządu za spółkę. Trzeba zastosować szczególne zasady reprezentacji spółki przy umowach z członkiem zarządu, a w określonych sytuacjach także dodatkowe wymogi formalne.

Czy brak zakazu konkurencji oznacza pełną swobodę?

Nie. Brak pisemnej umowy o zakazie konkurencji ułatwia prowadzenie własnej działalności, ale pracownik nadal musi dbać o dobro pracodawcy, chronić jego informacje i rzeczywiście wykonywać obowiązki wynikające z etatu.

Podsumowanie

Wspólnik będący pracownikiem spółki z o.o. może wynająć od niej lokal lub część nieruchomości, ale transakcja powinna być przygotowana tak, jak umowa z niezależnym kontrahentem. Kluczowe jest sprawdzenie umowy spółki, prawidłowej reprezentacji, potrzeby uchwały wspólników, rynkowej wysokości czynszu oraz faktycznego wykonywania najmu.

Najbezpieczniej jest zadbać o dokumentację już przed podpisaniem umowy. Późniejsze odtwarzanie uzasadnienia biznesowego, stawek rynkowych albo zakresu korzystania z lokalu bywa trudne, zwłaszcza gdy między wspólnikami pojawi się konflikt albo sprawą zainteresuje się organ podatkowy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych - Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
3. Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - Dz.U. 1992 nr 21 poz. 86
4. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 4 sierpnia 2005 r., sygn. akt III CK 640/04

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.