Usługi B2B członków zarządu dla fundacji

Czy członek zarządu fundacji może wystawiać fundacji faktury?

Tak, co do zasady jest to dopuszczalne. Przepisy nie wprowadzają ogólnego zakazu, aby członek zarządu fundacji prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą świadczył na rzecz fundacji usługi księgowe, szkoleniowe, fotograficzne, artystyczne, doradcze czy związane z przygotowaniem projektów.

Nie oznacza to jednak pełnej dowolności. Taka współpraca powinna być uzasadniona potrzebami fundacji, prawidłowo udokumentowana, rozliczana według stawek rynkowych i zawarta przez osobę lub organ, który może reprezentować fundację w relacji z członkiem jej zarządu.

Największe ryzyko nie polega więc na samym modelu B2B, lecz na konflikcie interesów, nieprawidłowej reprezentacji, braku dokumentacji oraz ewentualnym naruszeniu zasad rozliczania dotacji.

Jak uregulować to w statucie fundacji?

Statut powinien jasno określać zasady reprezentacji fundacji oraz sposób zawierania umów z członkami zarządu. Jest to szczególnie ważne, gdy wszystkie osoby zaangażowane w prowadzenie fundacji mają jednocześnie wykonywać na jej rzecz odpłatne usługi jako przedsiębiorcy.

Najbezpieczniejsze rozwiązania to w szczególności:

• powołanie organu nadzorczego, na przykład rady fundacji, uprawnionego do zatwierdzania i podpisywania umów z członkami zarządu,
• przewidzenie w statucie pełnomocnika ustanawianego przez fundatora, radę fundacji albo inny wskazany organ do reprezentowania fundacji przy takich umowach,
• wprowadzenie obowiązku wyłączenia członka zarządu od głosowania w sprawie dotyczącej jego własnej umowy lub wynagrodzenia,
• opisanie zasad kontroli dokumentów, odbioru usług i akceptowania faktur.

Jeżeli statut nie reguluje takich sytuacji, fundacja nadal może próbować zawrzeć umowę, ale rośnie ryzyko zarzutu działania w konflikcie interesów albo wadliwej reprezentacji. Dlatego zasady warto przygotować już przed rejestracją fundacji w KRS.

Umowy B2B z członkami zarządu - co powinny zawierać?

Umowa z członkiem zarządu prowadzącym działalność gospodarczą powinna być traktowana tak samo poważnie jak umowa z zewnętrznym wykonawcą. Powinna określać zakres usług, wynagrodzenie, terminy, sposób potwierdzania wykonania prac, zasady odpowiedzialności oraz dane potrzebne do wystawienia faktury.

W praktyce warto przygotować oddzielne umowy dla różnych rodzajów usług. Inaczej należy opisać stałą obsługę księgową, inaczej prowadzenie warsztatów fotograficznych, a inaczej przygotowanie wniosku dotacyjnego czy autorskiego programu zajęć artystycznych.

Wynagrodzenie powinno odpowiadać cenom rynkowym. Jeżeli fundacja płaci członkowi zarządu znacznie więcej niż zapłaciłaby podmiotowi zewnętrznemu, może to budzić zastrzeżenia darczyńców, grantodawców, organów kontroli albo urzędu skarbowego.

Działalność odpłatna fundacji a działalność gospodarcza

Trzeba odróżnić dwie sprawy. Pierwsza to zakup usług przez fundację od przedsiębiorcy będącego członkiem zarządu. Druga to sprzedaż usług przez samą fundację, na przykład odpłatnych warsztatów, szkoleń, zajęć artystycznych lub materiałów edukacyjnych.

Zakup usług od członka zarządu nie powoduje sam w sobie, że fundacja prowadzi działalność gospodarczą. Natomiast odpłatne działania fundacji mogą być zakwalifikowane jako odpłatna działalność pożytku publicznego albo działalność gospodarcza, zależnie od ich charakteru, sposobu rozliczania i tego, czy fundacja osiąga wynagrodzenie wyższe niż koszty danej działalności.

Jeżeli fundacja ma prowadzić działalność gospodarczą, musi mieć odpowiednie postanowienia w statucie i ujawnić tę działalność zgodnie z wymaganiami rejestrowymi. Jeżeli natomiast prowadzi jedynie odpłatną działalność statutową lub odpłatną działalność pożytku publicznego, trzeba pilnować, aby nie przekroczyć granic przewidzianych dla takiej działalności.

Podatki, VAT i rozliczenia po stronie przedsiębiorców

Każda osoba prowadząca własną działalność gospodarczą rozlicza przychody z faktur wystawianych fundacji na zasadach właściwych dla swojej firmy. Dotyczy to podatku dochodowego, składki zdrowotnej, ewentualnych składek na ubezpieczenia społeczne oraz VAT, jeżeli przedsiębiorca jest podatnikiem VAT albo wykonuje czynności objęte tym podatkiem.

Fundacja powinna otrzymywać faktury lub rachunki, opisywać je pod kątem związku z działalnością statutową albo odpłatną i ujmować w księgach zgodnie z zasadami rachunkowości. Wydatek powinien być rzeczywisty, właściwie udokumentowany i zgodny z celami fundacji.

Jeżeli fundacja uzyskuje przychody, może mieć własne obowiązki podatkowe, w tym w podatku dochodowym od osób prawnych oraz VAT. Część dochodów fundacji może korzystać ze zwolnień podatkowych, ale zależy to od przeznaczenia dochodu, rodzaju działalności i spełnienia ustawowych warunków. Nie należy zakładać automatycznie, że każda działalność fundacji jest podatkowo neutralna.

Ryzyko pozorności B2B i relacji pracowniczej

Współpraca B2B powinna odpowiadać rzeczywistemu modelowi biznesowemu. Jeżeli w praktyce osoba wykonuje czynności stale, pod ścisłym kierownictwem fundacji, w miejscu i czasie przez nią wyznaczonym, bez samodzielności i ryzyka gospodarczego, może pojawić się zarzut, że umowa cywilna albo B2B ukrywa stosunek pracy.

Ryzyko to jest mniejsze, gdy wykonawca ma własną firmę, wykonuje usługi także dla innych klientów, sam organizuje swoją pracę, ponosi odpowiedzialność za rezultat i rozlicza się na podstawie jasno opisanych zleceń. W fundacji warto dokumentować odbiór usług, efekty pracy oraz podstawę ustalenia wynagrodzenia.

Dotacje, granty i środki publiczne

Jeżeli fundacja będzie korzystać z dotacji, grantów lub innych środków publicznych, samo dopuszczenie współpracy B2B w statucie nie wystarczy. Trzeba każdorazowo sprawdzić regulamin konkursu, umowę dotacyjną, wytyczne kwalifikowalności kosztów oraz zasady wyboru wykonawców.

W praktyce grantodawca może wymagać:

• udokumentowania rozeznania rynku albo wyboru wykonawcy w procedurze konkurencyjnej,
• wyłączenia osób powiązanych z fundacją z udziału w zamówieniu,
• uzyskania zgody na zatrudnienie lub zlecenie usług członkowi zarządu,
• wykazania, że koszt jest niezbędny, racjonalny i rynkowy,
• stosowania prawa zamówień publicznych, jeżeli fundacja w konkretnym przypadku ma taki obowiązek.

Kwota 130 000 zł netto jest istotna w prawie zamówień publicznych, ale nie oznacza automatycznie, że każda fundacja przy każdym wydatku powyżej tej wartości stosuje pełną procedurę przetargową. Obowiązek zależy od statusu fundacji, źródła finansowania, rodzaju zamówienia i treści dokumentów dotacyjnych.

Jak ograniczyć ryzyko w praktyce?

Przed rozpoczęciem współpracy warto przygotować prosty pakiet dokumentów wewnętrznych. Powinien on obejmować statut z zasadami reprezentacji, uchwały organu zatwierdzającego współpracę, umowy z wykonawcami, politykę konfliktu interesów oraz opis sposobu ustalania wynagrodzeń.

Dobrą praktyką jest także porównanie stawek z ofertami rynkowymi, przechowywanie korespondencji dotyczącej zamówienia, sporządzanie protokołów odbioru usług oraz oddzielanie decyzji zarządczych od osobistego interesu członka zarządu jako wykonawcy.

Im więcej środków publicznych, darowizn celowych lub projektów grantowych, tym większe znaczenie ma przejrzystość. Nawet legalna współpraca może zostać zakwestionowana, jeżeli wygląda na transfer pieniędzy z fundacji do osób nią zarządzających bez realnej potrzeby i kontroli.

Podsumowanie

Planowany model jest możliwy: członkinie zarządu fundacji mogą prowadzić własne firmy i świadczyć na rzecz fundacji odpłatne usługi, takie jak księgowość, fotografia, przygotowywanie projektów, pozyskiwanie dotacji czy prowadzenie warsztatów artystycznych. Warunkiem bezpieczeństwa jest jednak właściwe ułożenie dokumentów i zasad reprezentacji. W podobnym kontekście praktyczne znaczenie może mieć też: delegacje członków zarządu firmy.

Najważniejsze jest, aby fundacja nie zawierała umów w sposób budzący wątpliwości, nie płaciła zawyżonych stawek, prawidłowo dokumentowała wykonanie usług i przestrzegała zasad dotacyjnych. Przy dobrze napisanym statucie i przejrzystych procedurach współpraca B2B członków zarządu z fundacją może być zgodna z prawem i praktyczna organizacyjnie.

FAQ

Czy członek zarządu fundacji może być jednocześnie jej wykonawcą?

Tak, jeżeli nie zakazuje tego statut, regulamin dotacji albo konkretna umowa finansowania. Trzeba jednak zapewnić prawidłową reprezentację fundacji i wyłączyć konflikt interesów.

Czy umowę może podpisać ten sam członek zarządu, który wystawia fakturę?

To rozwiązanie jest ryzykowne. Bezpieczniej, aby w imieniu fundacji umowę podpisała rada fundacji, pełnomocnik albo inna osoba wskazana w statucie lub uchwale właściwego organu.

Czy fundacja musi mieć radę fundacji?

Nie w każdej fundacji rada jest obowiązkowa, ale w opisanym modelu jest bardzo przydatna. Ułatwia kontrolę wydatków, zatwierdzanie umów z członkami zarządu i wykazanie transparentności.

Czy faktury od członków zarządu są kosztem fundacji?

Mogą być prawidłowym wydatkiem fundacji, jeżeli usługa jest rzeczywiście wykonana, potrzebna do działalności fundacji, właściwie udokumentowana i rozliczona według rynkowych stawek. Skutki podatkowe zależą od rodzaju działalności i sposobu finansowania.

Czy płatne warsztaty zawsze oznaczają działalność gospodarczą fundacji?

Nie zawsze. Płatne warsztaty mogą mieścić się w odpłatnej działalności statutowej albo odpłatnej działalności pożytku publicznego, ale po przekroczeniu ustawowych granic lub przy nastawieniu na zysk mogą wymagać kwalifikacji jako działalność gospodarcza.

Na co uważać przy dotacjach?

Najważniejsze jest sprawdzenie regulaminu konkursu i umowy dotacyjnej. Grantodawca może zakazać rozliczania usług osób powiązanych z zarządem albo wymagać procedury konkurencyjnej i szczególnego udokumentowania wyboru wykonawcy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach, t.j. Dz.U. 2023 poz. 166

2. Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie

3. Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych

4. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców - Dz.U. 2018 poz. 646

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.