Umowa o pracę a funkcja prezesa zarządu

Czy po powołaniu na prezesa trzeba zawrzeć nową umowę o pracę?

Nie, samo objęcie funkcji prezesa zarządu nie wymaga automatycznie zawarcia nowej umowy o pracę. Powołanie do zarządu tworzy przede wszystkim stosunek organizacyjny między członkiem zarządu a spółką. Jest on czym innym niż stosunek pracy wynikający z wcześniej zawartej umowy.

Jeżeli pracownik miał już ważną umowę o pracę ze spółką, a następnie został powołany do zarządu, umowa ta może nadal obowiązywać. Kluczowe jest jednak to, czy jej treść nadal odpowiada rzeczywistości. Jeżeli zakres obowiązków, stanowisko, wynagrodzenie albo miejsce wykonywania pracy mają zostać zmienione, zwykle potrzebny będzie aneks albo nowa umowa.

Właśnie w takim momencie pojawia się znaczenie art. 210 Kodeksu spółek handlowych. Przepis ten dotyczy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i reguluje sposób reprezentowania spółki w umowach oraz sporach z członkiem zarządu. Co do zasady spółkę reprezentuje wtedy rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Nie powinien tego robić zwykły zarząd, którego członkiem jest osoba podpisująca umowę.

Kiedy art. 210 KSH ma praktyczne znaczenie?

Art. 210 KSH nie oznacza, że każda osoba powołana do zarządu musi dostać nową umowę o pracę. Oznacza natomiast, że jeżeli spółka z o.o. zawiera umowę z osobą, która jest już członkiem zarządu, musi zadbać o prawidłową reprezentację spółki.

Dotyczy to zwłaszcza:

• podpisania nowej umowy o pracę z prezesem zarządu,
• podpisania aneksu zmieniającego stanowisko, zakres obowiązków albo wynagrodzenie,
• zawarcia kontraktu menedżerskiego, umowy zlecenia albo umowy o świadczenie usług,
• rozwiązania umowy albo zawarcia porozumienia z członkiem zarządu, jeżeli czynność ma charakter umowy między spółką a tą osobą.

Jeżeli umowa albo aneks zostaną podpisane przez niewłaściwą osobę po stronie spółki, może powstać spór o ważność czynności prawnej. To szczególnie istotne przy roszczeniach o wynagrodzenie, odprawę, odszkodowanie, zakaz konkurencji albo świadczenia z ubezpieczeń społecznych.

Formy wynagradzania prezesa zarządu

Członek zarządu może otrzymywać wynagrodzenie na różnych podstawach. Najczęściej spotykane rozwiązania to:

• umowa o pracę, jeżeli realnie istnieją cechy stosunku pracy,
• umowa cywilnoprawna, np. zlecenie albo kontrakt menedżerski,
• uchwała wspólników przyznająca wynagrodzenie z tytułu pełnienia funkcji,
• brak dodatkowego wynagrodzenia za funkcję w zarządzie, jeżeli wspólnicy tak ukształtują relacje w spółce.

Uchwała powołująca członka zarządu nie zawsze musi regulować wynagrodzenie, ale z praktycznego punktu widzenia warto jasno wskazać, czy funkcja jest odpłatna, od kiedy przysługuje wynagrodzenie, w jakiej wysokości i na jakich zasadach jest wypłacane. Pozwala to ograniczyć późniejsze spory między spółką, wspólnikami i członkiem zarządu.

Wybór podstawy wynagradzania powinien uwzględniać nie tylko prawo pracy, ale także podatki, składki, treść umowy spółki, strukturę właścicielską oraz to, czy członek zarządu wykonuje również inne obowiązki niż samo prowadzenie spraw spółki i jej reprezentowanie.

Kiedy umowa o pracę z prezesem jest uzasadniona?

Umowa o pracę z prezesem zarządu jest dopuszczalna, ale nie w każdej sytuacji będzie najlepszym albo najbezpieczniejszym rozwiązaniem. O jej charakterze nie decyduje sama nazwa dokumentu, lecz rzeczywisty sposób wykonywania obowiązków.

Zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy:

„Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.”

Art. 22 § 1(1) Kodeksu pracy wskazuje dodatkowo, że zatrudnienie w takich warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy bez względu na nazwę zawartej umowy. Oznacza to, że sama etykieta „kontrakt menedżerski” albo „umowa o współpracy” nie przesądza jeszcze o braku stosunku pracy, jeżeli w praktyce występuje podporządkowanie pracownicze.

W przypadku prezesa zarządu szczególnie ważne jest ustalenie, kto faktycznie wydaje mu polecenia, kto kontroluje czas i miejsce wykonywania pracy oraz czy prezes ma samodzielność typową dla organu spółki. Im większa samodzielność zarządcza i brak realnego kierownictwa pracodawcy, tym większe ryzyko, że umowa o pracę zostanie zakwestionowana jako nieodpowiadająca rzeczywistemu modelowi współpracy.

Ostrożności wymaga zwłaszcza sytuacja, w której ta sama osoba jest jedynym wspólnikiem i jedynym członkiem zarządu. W takim układzie trudno wykazać klasyczne podporządkowanie pracownicze, dlatego forma zatrudnienia powinna być oceniona indywidualnie.

Wynagrodzenie a ryzyko zakwestionowania przez ZUS lub sąd

Wynagrodzenie członka zarządu powinno odpowiadać realnym obowiązkom, sytuacji spółki, zakresowi odpowiedzialności i rynkowym warunkom. Zbyt wysokie wynagrodzenie, ustalone bez gospodarczego uzasadnienia, może stać się przedmiotem sporu.

Sąd Najwyższy w wyroku z 21 lipca 2009 r., sygn. akt II PK 21/09, wskazał, że zasady współżycia społecznego mogą ograniczać wysokość wynagrodzenia kadry menedżerskiej także w sektorze prywatnym. Nie oznacza to zakazu wysokich zarobków członków zarządu, ale wymaga, aby wynagrodzenie miało racjonalne uzasadnienie.

Ryzyko pojawia się również przy świadczeniach z ubezpieczeń społecznych, jeżeli wysokie wynagrodzenie ma wpływać na podstawę wymiaru świadczeń chorobowych, macierzyńskich albo innych świadczeń. Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 29 listopada 2017 r., sygn. akt P 9/15, potwierdził znaczenie kontroli takich mechanizmów. W praktyce ZUS może badać, czy wynagrodzenie nie zostało ustalone w sposób pozorny albo sprzeczny z zasadami współżycia społecznego.

Co zrobić przed podpisaniem aneksu lub nowej umowy?

Przed zmianą umowy z osobą, która została członkiem zarządu, warto przejść przez kilka kroków kontrolnych:

• ustalić, czy dotychczasowa umowa o pracę nadal odpowiada faktycznym obowiązkom,
• sprawdzić, czy planowana zmiana wymaga aneksu albo nowej umowy,
• zweryfikować, kto zgodnie z KSH i dokumentami spółki może podpisać umowę z członkiem zarządu,
• podjąć uchwałę wspólników, jeżeli potrzebne jest powołanie pełnomocnika albo ustalenie wynagrodzenia,
• opisać obowiązki i wynagrodzenie w sposób spójny z rzeczywistym modelem wykonywania funkcji.

Najbezpieczniej nie traktować powołania do zarządu jako czysto formalnej zmiany. Nawet jeżeli nowa umowa nie jest konieczna, spółka powinna sprawdzić, czy dokumenty kadrowe, uchwały i zasady reprezentacji są ze sobą zgodne.

FAQ

Czy powołanie na prezesa rozwiązuje wcześniejszą umowę o pracę?

Nie. Samo powołanie do zarządu nie rozwiązuje wcześniejszej umowy o pracę. Rozwiązanie albo zmiana umowy wymaga odrębnej czynności, np. porozumienia, wypowiedzenia albo aneksu.

Czy prezes zarządu może być jednocześnie pracownikiem spółki?

Tak, ale tylko wtedy, gdy w praktyce występują cechy stosunku pracy. Najważniejsze jest realne podporządkowanie, wykonywanie pracy określonego rodzaju oraz odpłatność. Wątpliwości są większe, gdy prezes jest jednocześnie osobą faktycznie kontrolującą spółkę.

Kto podpisuje aneks do umowy o pracę z członkiem zarządu spółki z o.o.?

Co do zasady spółkę z o.o. w umowie z członkiem zarządu reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Zwykła reprezentacja przez zarząd może być niewystarczająca.

Czy uchwała wspólników może być podstawą wypłaty wynagrodzenia prezesowi?

Tak, wynagrodzenie za pełnienie funkcji w zarządzie może wynikać z uchwały. Uchwała powinna jednak jasno określać wysokość wynagrodzenia, okres jego obowiązywania i zasady wypłaty.

Czy ZUS może zakwestionować wynagrodzenie prezesa?

Tak, w określonych sytuacjach ZUS może badać, czy wynagrodzenie nie zostało ustalone pozornie, w sposób rażąco wygórowany albo w celu uzyskania wysokich świadczeń. Znaczenie mają realne obowiązki, kondycja spółki i okoliczności ustalenia wynagrodzenia.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 z późn. zm.

2. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych, art. 210.

3. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 21 lipca 2009 r., sygn. akt II PK 21/09.

4. Wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 29 listopada 2017 r., sygn. akt P 9/15.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.