Wynagrodzenie prezesa fundacji a składki ZUS

Jak działa fundacja i dlaczego statut ma kluczowe znaczenie?

Fundacje działają na podstawie ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach. Ustawa nie reguluje szczegółowo wynagradzania zarządu, dlatego podstawowe znaczenie ma statut fundacji oraz uchwały organów wskazanych w statucie.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy o fundacjach fundator ustala statut fundacji, który określa między innymi nazwę, siedzibę, majątek, cele, zasady, formy i zakres działalności fundacji, skład i organizację zarządu, sposób powoływania oraz obowiązki i uprawnienia tego organu i jego członków. Statut może też zawierać postanowienia dotyczące prowadzenia działalności gospodarczej oraz tworzenia innych organów fundacji.

Art. 10 ustawy o fundacjach stanowi natomiast, że zarząd kieruje działalnością fundacji oraz reprezentuje fundację na zewnątrz. Oznacza to, że zarząd jest organem koniecznym, ale sama ustawa nie przesądza, czy członkowie zarządu pełnią funkcję odpłatnie, społecznie, na podstawie umowy czy wyłącznie na podstawie aktu powołania lub wyboru.

Jeżeli fundacja chce wypłacać prezesowi wynagrodzenie z działalności gospodarczej, powinna najpierw sprawdzić trzy kwestie: czy statut dopuszcza działalność gospodarczą, czy przewiduje możliwość wynagradzania członków zarządu oraz jaki organ jest uprawniony do ustalania i zatwierdzania takiego wynagrodzenia.

W przypadku fundacji prowadzącej działalność gospodarczą trzeba także pamiętać, że działalność ta powinna być zgodna ze statutem, odpowiednio ujawniona w KRS i służyć realizacji celów fundacji. Co do zasady fundacja nie działa po to, aby dzielić zysk między osoby związane z fundacją, lecz aby realizować cele wskazane w statucie.

Czy prezes fundacji może otrzymywać wynagrodzenie?

Tak, prezes fundacji może otrzymywać wynagrodzenie, o ile nie sprzeciwia się temu statut, cel fundacji, przepisy szczególne ani zasady prawidłowej gospodarki majątkiem fundacji. Ustawa o fundacjach nie zakazuje wynagradzania członków zarządu.

W praktyce wynagrodzenie prezesa może mieć różne podstawy prawne:

• umowę o pracę, jeżeli fundacja chce zatrudnić prezesa jako pracownika,
• umowę zlecenia lub umowę o świadczenie usług, jeżeli prezes wykonuje określone czynności na podstawie umowy cywilnoprawnej,
• kontrakt menedżerski, jeżeli strony chcą uregulować zarządzanie fundacją w formule usługowej,
• uchwałę właściwego organu o wynagrodzeniu za pełnienie funkcji w zarządzie, bez zawierania dodatkowej umowy.

Każda z tych form ma inne skutki w ZUS, podatku dochodowym i księgowości fundacji. Dlatego kluczowe jest nie tylko to, jak dokument zostanie nazwany, lecz także to, co prezes faktycznie robi i na jakich zasadach.

Jeżeli prezes wykonuje pracę w warunkach podporządkowania, w stałych godzinach, w miejscu wskazanym przez fundację i pod bieżącym kierownictwem, samo nazwanie świadczenia wynagrodzeniem z uchwały może nie wystarczyć. W razie kontroli może pojawić się zarzut, że w rzeczywistości doszło do zatrudnienia pracowniczego albo do wykonywania usług.

Zobacz również: wynagrodzenie prezesa zarządu w spółce z o.o.

Stosunek organizacyjny, umowa o pracę i umowa cywilnoprawna

Powołanie albo wybór prezesa do zarządu fundacji tworzy przede wszystkim stosunek organizacyjny. Jest to relacja wynikająca z faktu pełnienia funkcji w organie osoby prawnej. Nie oznacza ona automatycznie zawarcia umowy o pracę, zlecenia ani kontraktu menedżerskiego.

Kodeks pracy przewiduje, że pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania albo spółdzielczej umowy o pracę. Jednak w przypadku fundacji nie każde użycie słowa powołanie oznacza powołanie w rozumieniu prawa pracy. Najczęściej chodzi o powierzenie funkcji w organie fundacji.

Zgodnie z art. 68 § 1 Kodeksu pracy stosunek pracy na podstawie powołania nawiązuje się w przypadkach określonych w odrębnych przepisach. W fundacjach samo powołanie do zarządu co do zasady nie jest takim przypadkiem. Z kolei art. 73 § 1 Kodeksu pracy przewiduje stosunek pracy z wyboru wtedy, gdy z wyboru wynika obowiązek wykonywania pracy w charakterze pracownika.

W praktyce oznacza to, że jeżeli statut lub uchwała właściwego organu nie wskazują wyraźnie, że prezes ma wykonywać pracę jako pracownik, nie należy automatycznie przyjmować istnienia stosunku pracy. Pełnienie funkcji może pozostać wyłącznie stosunkiem organizacyjnym.

Rozdzielenie tych dwóch relacji potwierdza orzecznictwo. W wyroku z dnia 25 lutego 2009 r., sygn. II PK 189/09, Sąd Najwyższy wskazał, że stosunek pracy jest odrębny od stosunku organizacyjnego, a działania podejmowane na gruncie ustawy o fundacjach nie prowadzą automatycznie do zmian w sferze stosunku pracy.

Zobacz również: fundator w zarządzie i radzie fundacji

Składki społeczne ZUS od wynagrodzenia prezesa fundacji

Najważniejszy przepis dla składek społecznych to art. 6 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zawiera on katalog tytułów do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. W katalogu tym znajdują się między innymi pracownicy, zleceniobiorcy, osoby wykonujące umowy o świadczenie usług, osoby prowadzące pozarolniczą działalność oraz członkowie rad nadzorczych wynagradzani z tytułu pełnienia funkcji.

Sam członek zarządu fundacji, który otrzymuje wynagrodzenie wyłącznie z tytułu pełnienia funkcji na podstawie statutu i uchwały właściwego organu, bez umowy o pracę, zlecenia, kontraktu menedżerskiego lub innej umowy usługowej, co do zasady nie mieści się w tym katalogu jako tytuł do ubezpieczeń społecznych.

Podobny pogląd prezentowano w interpretacjach Zakładu Ubezpieczeń Społecznych dotyczących członków zarządów spółek oraz zarządów fundacji. W interpretacji ZUS z dnia 1 kwietnia 2014 r., znak WPI/200000/43/362/2014, wskazano, że powołanie do zarządu fundacji jako stosunek organizacyjny nie stanowi tytułu do ubezpieczeń społecznych, chyba że z członkiem zarządu zostanie zawarta umowa o pracę, umowa zarządzania lub inna umowa stanowiąca taki tytuł.

Trzeba jednak podkreślić, że brak składek społecznych nie oznacza automatycznie braku wszystkich rozliczeń publicznoprawnych. Od 2022 r. szczególne znaczenie ma składka zdrowotna od osób powołanych do pełnienia funkcji i pobierających z tego tytułu wynagrodzenie.

Składka zdrowotna od wynagrodzenia za pełnienie funkcji

W praktyce najczęstszy błąd polega na utożsamianiu braku składek społecznych z brakiem jakichkolwiek składek do ZUS. Obecnie wynagrodzenie osoby powołanej do pełnienia funkcji, jeżeli mieści się w odpowiedniej kategorii przychodów z działalności wykonywanej osobiście, może powodować obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego.

Dotyczy to w szczególności wynagrodzeń wypłacanych osobom należącym do składu zarządów, rad, komisji lub innych organów osób prawnych. Fundacja jest osobą prawną, a zarząd jest jej organem. Jeżeli więc prezes otrzymuje wynagrodzenie z tytułu pełnienia funkcji, należy liczyć się z obowiązkiem rozliczenia składki zdrowotnej, mimo że nie powstają składki emerytalna, rentowe, chorobowa ani wypadkowa z tego tytułu.

Dlatego na pytanie, czy można wypłacić prezesowi fundacji wynagrodzenie tak, aby ani fundacja, ani prezes nie odprowadzali żadnych składek do ZUS, odpowiedź wymaga rozróżnienia. Przy samym stosunku organizacyjnym zasadniczo można uniknąć składek społecznych. Nie można jednak z góry zakładać braku składki zdrowotnej, jeżeli wypłata jest realnym wynagrodzeniem za pełnienie funkcji.

Jeżeli celem jest całkowity brak składek, najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest brak wynagrodzenia za funkcję i ewentualny zwrot prawidłowo udokumentowanych, uzasadnionych kosztów poniesionych w interesie fundacji. Taki zwrot nie powinien jednak ukrywać wynagrodzenia. Musi wynikać z dokumentów, być związany z działalnością fundacji i odpowiadać rzeczywiście poniesionym wydatkom.

Jak prawidłowo przygotować wynagrodzenie prezesa fundacji?

Aby ograniczyć ryzyko zakwestionowania rozliczeń, fundacja powinna uporządkować dokumenty przed pierwszą wypłatą. Najważniejsze jest, aby z dokumentów wynikało, że wynagrodzenie jest wypłacane za pełnienie funkcji w organie, a nie za pracę wykonywaną na podstawie umowy o pracę lub zlecenia.

W praktyce warto zadbać o następujące elementy:

• postanowienie statutu dopuszczające odpłatne pełnienie funkcji w zarządzie,
• wskazanie organu właściwego do ustalania wynagrodzenia członków zarządu, najlepiej innego niż sam zarząd w odniesieniu do własnego wynagrodzenia,
• uchwałę określającą osobę uprawnioną, wysokość wynagrodzenia, okres wypłaty i podstawę wypłaty,
• brak dodatkowej umowy o pracę, zlecenia lub usług, jeżeli celem jest wyłącznie wynagrodzenie z funkcji,
• zgodność wysokości wynagrodzenia z zakresem obowiązków, możliwościami finansowymi fundacji i zasadami racjonalnej gospodarki,
• prawidłowe rozliczenie podatku dochodowego i, jeżeli jest należna, składki zdrowotnej.

Jeżeli statut milczy o wynagrodzeniu albo nie wiadomo, kto ma je ustalać, warto rozważyć zmianę statutu przed rozpoczęciem wypłat. W fundacjach tworzonych przez małżonków szczególnie ważne jest unikanie sytuacji, w której beneficjent wynagrodzenia samodzielnie przyznaje je sobie bez jasnej podstawy statutowej.

Fundacja jako organizacja pożytku publicznego

Jeżeli fundacja ma status organizacji pożytku publicznego albo planuje go uzyskać, trzeba dodatkowo uwzględnić ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Przepisy te wprowadzają między innymi wymagania dotyczące organu kontroli lub nadzoru, zakazy dotyczące korzystania z majątku organizacji przez osoby powiązane oraz ograniczenia dotyczące działalności gospodarczej.

Organizacja pożytku publicznego może prowadzić działalność gospodarczą wyłącznie jako dodatkową w stosunku do działalności pożytku publicznego, a nadwyżkę przychodów nad kosztami powinna przeznaczać na działalność pożytku publicznego. Wypłata wynagrodzenia członkom organów nie może być sposobem omijania tych zasad.

Jeżeli fundacja nie ma statusu OPP, wskazane ograniczenia nie działają automatycznie w takim samym zakresie. Nadal jednak obowiązuje zasada działania zgodnie ze statutem, celem fundacji i interesem fundacji jako osoby prawnej.

Podatek dochodowy i księgowe ujęcie wypłaty

Wynagrodzenie prezesa fundacji nie jest obojętne podatkowo. Jeżeli prezes otrzymuje wynagrodzenie jako osoba należąca do zarządu osoby prawnej, przychód zwykle kwalifikuje się jako przychód z działalności wykonywanej osobiście. Fundacja może występować jako płatnik zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Po stronie fundacji wypłata powinna być właściwie udokumentowana uchwałą, listą wypłat, dowodem przelewu i zapisami księgowymi. To, czy wynagrodzenie może być kosztem podatkowym w działalności gospodarczej fundacji, zależy od związku wydatku z przychodem, charakteru działalności oraz szczegółowych okoliczności.

Nie należy finansować wynagrodzenia w sposób sprzeczny z warunkami dotacji, darowizn celowych lub projektów publicznych. Jeżeli środki mają konkretne przeznaczenie, wypłata z nich wynagrodzenia dla prezesa wymaga sprawdzenia umowy, regulaminu programu lub decyzji o dofinansowaniu.

Czego nie robić, aby nie stworzyć ukrytego tytułu do ZUS?

Największe ryzyko powstaje wtedy, gdy dokumenty mówią o wynagrodzeniu za funkcję, ale faktyczne wykonywanie obowiązków wygląda jak zatrudnienie albo świadczenie usług. ZUS i organy podatkowe mogą badać rzeczywisty charakter relacji, a nie tylko nazwę uchwały.

Ryzykowne są zwłaszcza następujące sytuacje:

• stałe godziny pracy prezesa i obowiązek codziennej obecności w biurze fundacji,
• bieżące podporządkowanie innej osobie w zakresie sposobu wykonywania zadań,
• zakres czynności typowy dla pracownika administracyjnego, księgowego, koordynatora projektu lub sprzedawcy,
• wystawianie rachunków lub faktur za usługi, mimo że uchwała ma dotyczyć tylko funkcji w zarządzie,
• brak uchwały albo uchwała podjęta przez organ nieuprawniony,
• wynagrodzenie rażąco oderwane od sytuacji finansowej fundacji i zakresu obowiązków.

Jeżeli prezes ma wykonywać konkretne zadania operacyjne, na przykład prowadzić sklep fundacji, obsługiwać klientów, wykonywać usługi szkoleniowe albo koordynować projekt, trzeba rozważyć odrębną podstawę prawną. Taka podstawa może jednak oznaczać obowiązek składek.

FAQ

Czy prezes fundacji może otrzymywać wynagrodzenie bez umowy?

Tak, jeżeli wynagrodzenie wynika ze statutu i uchwały właściwego organu oraz dotyczy pełnienia funkcji w zarządzie. Taka uchwała nie powinna zastępować umowy o pracę lub zlecenia, jeżeli prezes faktycznie wykonuje obowiązki typowe dla pracownika albo usługodawcy.

Czy od wynagrodzenia prezesa fundacji zawsze płaci się składki społeczne?

Nie zawsze. Jeżeli wynagrodzenie jest wypłacane wyłącznie za pełnienie funkcji w zarządzie, bez umowy o pracę, zlecenia lub kontraktu, co do zasady nie powstaje tytuł do ubezpieczeń społecznych z art. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Czy brak składek społecznych oznacza brak składki zdrowotnej?

Nie. Wynagrodzenie osoby powołanej do pełnienia funkcji może powodować obowiązek składki zdrowotnej. To jedna z najważniejszych różnic między stanem prawnym sprzed zmian podatkowo-składkowych a obecnymi rozliczeniami.

Czy wynagrodzenie może być finansowane z działalności gospodarczej fundacji?

Może, jeżeli działalność gospodarcza jest zgodna ze statutem, prawidłowo ujawniona i prowadzona na rzecz realizacji celów fundacji. Trzeba też sprawdzić, czy konkretne środki nie są objęte ograniczeniami, na przykład wynikającymi z dotacji lub darowizny celowej.

Czy małżonek fundatora może być prezesem z wynagrodzeniem?

Co do zasady tak, ale wymaga to szczególnej staranności. Wynagrodzenie powinno mieć podstawę w statucie, być ustalone przez właściwy organ, odpowiadać realnym obowiązkom i nie może stanowić ukrytego transferu majątku fundacji do osób powiązanych.

Czy wystarczy uchwała, że wynagrodzenie jest bez ZUS?

Nie. O obowiązkach składkowych decydują przepisy i rzeczywisty charakter relacji, a nie samo sformułowanie uchwały. Uchwała jest ważnym dokumentem, ale musi być zgodna ze statutem, podatkami, przepisami o ubezpieczeniach i faktycznym sposobem wykonywania funkcji.

Podsumowanie

Prezes fundacji może otrzymywać wynagrodzenie za pełnienie funkcji. Jeżeli wynagrodzenie opiera się wyłącznie na stosunku organizacyjnym, wynikającym ze statutu i uchwały właściwego organu, zasadniczo nie powstaje obowiązek składek społecznych. Nie oznacza to jednak automatycznie pełnego braku rozliczeń z ZUS, ponieważ wynagrodzenie z tytułu powołania do pełnienia funkcji może podlegać składce zdrowotnej.

Najbezpieczniejsze rozwiązanie wymaga uporządkowanego statutu, prawidłowej uchwały, rynkowego i uzasadnionego wynagrodzenia oraz rozliczenia podatku i ewentualnej składki zdrowotnej. Jeżeli prezes ma wykonywać dodatkowe zadania operacyjne, trzeba rozważyć odrębną umowę, licząc się z jej skutkami składkowymi.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach, Dz.U. 1984 nr 21 poz. 97

2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141

3. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887

4. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, Dz.U. 2004 nr 210 poz. 2135

5. Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, Dz.U. 2003 nr 96 poz. 873

6. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 28 lipca 1999 r., sygn. I PKN 171/99

7. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 25 lutego 2009 r., sygn. II PK 189/09

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.