Czy można prowadzić działalność bez PKD w KRS?

Co naprawdę pokazuje KRS przy kodach PKD?

Rejestr przedsiębiorców KRS ma przede wszystkim charakter rejestrowy i informacyjny. Wpis dotyczący przedmiotu działalności służy temu, aby kontrahenci, urzędy i inne osoby mogły szybko sprawdzić podstawowy profil działalności spółki. Nie oznacza to jednak, że elektroniczny odpis KRS musi zawierać pełną listę wszystkich czynności, które spółka może wykonywać.

W KRS ujawnia się ograniczoną liczbę pozycji przedmiotu działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności. Co do zasady wskazuje się nie więcej niż 10 pozycji, w tym jeden przedmiot przeważającej działalności na poziomie podklasy. Szerszy katalog działalności może wynikać z umowy spółki albo statutu, jeżeli został tam prawidłowo określony.

Po zmianach klasyfikacji PKD warto przy nowych wpisach i aktualizacjach sprawdzać, czy wybrane kody odpowiadają aktualnie obowiązującej klasyfikacji. Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy spółka składa wniosek do KRS, zmienia umowę albo przygotowuje dokumenty do przetargu lub dotacji.

Czy spółka może prowadzić działalność nieujawnioną w KRS?

Co do zasady sama okoliczność, że dany kod PKD nie został ujawniony w KRS, nie przesądza jeszcze, że spółka nie może wykonać określonej usługi albo sprzedać określonego towaru. Wpis PKD nie jest zezwoleniem na działalność i nie tworzy samodzielnie prawa do jej wykonywania.

Trzeba jednak odróżnić dwie sytuacje. Pierwsza występuje wtedy, gdy dany rodzaj działalności znajduje się w umowie spółki, ale nie został wskazany wśród kodów widocznych w KRS. W takim przypadku problem ma zwykle charakter ewidencyjny i praktyczny. Druga sytuacja występuje wtedy, gdy nowa działalność w ogóle nie mieści się w przedmiocie działalności określonym w umowie albo statucie. Wówczas bezpiecznym rozwiązaniem jest zmiana umowy albo statutu i zgłoszenie tej zmiany do KRS.

Nie wolno też zapominać o działalności regulowanej. Jeżeli dana branża wymaga koncesji, zezwolenia, licencji, wpisu do rejestru działalności regulowanej albo spełnienia szczególnych wymogów zawodowych, sam kod PKD nie wystarczy. Brak odpowiedniego zezwolenia może rodzić konsekwencje administracyjne, cywilne, a czasem także karne lub podatkowe, zależnie od rodzaju działalności.

Faktury, koszty podatkowe i brak kodu PKD

Brak konkretnego kodu PKD w KRS nie powinien automatycznie decydować o tym, czy spółka może wystawić fakturę za daną usługę. O prawidłowości rozliczenia decyduje przede wszystkim to, czy transakcja rzeczywiście miała miejsce, czy została prawidłowo udokumentowana i czy mieści się w przepisach podatkowych.

Podobnie jest z kosztami uzyskania przychodów. Organy podatkowe nie powinny odmawiać rozliczenia kosztu wyłącznie dlatego, że odpowiadający mu kod PKD nie został ujawniony w KRS. Znaczenie ma rzeczywisty związek wydatku z działalnością gospodarczą, przychodem albo zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów oraz brak wyłączenia takiego wydatku z kosztów na podstawie przepisów podatkowych.

W praktyce warto jednak zadbać o spójność dokumentów. Jeżeli spółka stale świadczy nowy rodzaj usług, a w KRS i umowie spółki widnieje zupełnie inny profil działalności, może to prowokować pytania kontrahentów, banku, instytucji finansującej albo urzędu.

Przetargi, dotacje i wymagania instytucji

Najwięcej problemów brak aktualnego PKD powoduje nie w codziennym wystawianiu faktur, lecz przy przetargach, konkursach grantowych, dotacjach, kredytach, leasingu albo weryfikacji kontrahenta. Instytucje często porównują przedmiot projektu z wpisem w KRS i dokumentami spółki.

Nie każde żądanie, aby kod PKD w KRS dokładnie odpowiadał przedmiotowi zamówienia, jest jednak prawidłowe. W wyroku WSA w Opolu z dnia 27 kwietnia 2017 r., sygn. akt II SA/Op 603/16, sąd wskazał, że:

„Żądanie od wykonawców, aby dokumenty rejestrowe obejmowały swoim zakresem przedmiot zamówienia, jest niezgodne z art. 7 ust. 1 p.z.p., gdyż przedsiębiorca nie musi ograniczać prowadzenia działalności do przedmiotów działalności ujętych w dokumencie rejestrowym”.

Orzeczenie to pokazuje, że sam brak konkretnego kodu w KRS nie powinien automatycznie eliminować przedsiębiorcy. W praktyce warto jednak przygotować dodatkowe dokumenty: umowę spółki, opis doświadczenia, referencje, faktury, umowy z klientami albo inne dowody rzeczywistego wykonywania podobnej działalności.

Kiedy trzeba zaktualizować KRS?

Aktualizacja KRS jest wskazana zwłaszcza wtedy, gdy zmienia się działalność przeważająca spółki, spółka stale rozszerza profil działania, zmiana wymaga modyfikacji umowy spółki albo wpis PKD ma znaczenie dla postępowań, w których spółka zamierza uczestniczyć.

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zmiana umowy spółki co do zasady wymaga uchwały wspólników i formy aktu notarialnego, chyba że przepisy szczególne przewidują uproszczony tryb dla danego rodzaju spółki albo systemu. Następnie zmianę należy zgłosić do KRS. Samo dopisanie kodu w dokumentach wewnętrznych bez przeprowadzenia właściwej procedury może nie wystarczyć.

Jeżeli natomiast umowa spółki obejmuje już dany rodzaj działalności, a chodzi tylko o to, aby widniał on w odpisie KRS, należy rozważyć zmianę zgłoszonych pozycji PKD. Warto wybrać kody faktycznie najważniejsze, ponieważ liczba pozycji ujawnianych w KRS jest ograniczona.

Jak praktycznie dobrać i uporządkować kody PKD?

Najpierw należy ustalić, co spółka rzeczywiście robi albo będzie robić w najbliższym czasie. Nie warto wpisywać przypadkowych kodów wyłącznie na zapas, jeżeli nie odpowiadają planom biznesowym. Zbyt szeroki i niespójny przedmiot działalności może utrudniać ocenę profilu spółki przez kontrahentów lub instytucje finansujące.

Następnie trzeba sprawdzić, czy planowana działalność mieści się w umowie spółki albo statucie. Dopiero potem należy zdecydować, które kody powinny znaleźć się w KRS jako najważniejsze, a które mogą pozostać wyłącznie w szerszym przedmiocie działalności wynikającym z dokumentów spółki.

Zobacz również: kody PKD dla pośrednictwa w sprzedaży towarów i usług

FAQ

Czy KRS powinien zawierać wszystkie kody PKD spółki?

Nie. W KRS ujawnia się ograniczoną liczbę pozycji PKD, w tym działalność przeważającą. Pełniejszy zakres działalności może wynikać z umowy spółki albo statutu.

Czy brak kodu PKD w KRS zakazuje wystawienia faktury?

Sam brak kodu PKD w KRS zwykle nie zakazuje wystawienia faktury. Kluczowe jest to, czy usługa albo sprzedaż rzeczywiście została wykonana, czy jest prawidłowo udokumentowana i czy nie narusza przepisów szczególnych.

Czy urząd skarbowy może odmówić kosztu tylko z powodu braku PKD?

Nie powinien odmawiać kosztu wyłącznie z tego powodu. O koszcie decyduje przede wszystkim jego związek z działalnością i przychodem oraz spełnienie wymogów podatkowych. Brak PKD może jednak skłonić urząd do dodatkowych pytań o rzeczywisty charakter działalności.

Czy trzeba zmieniać umowę spółki przy każdym nowym kodzie PKD?

Nie zawsze. Jeżeli nowy rodzaj działalności mieści się już w umowie spółki, może wystarczyć aktualizacja danych ujawnionych w KRS. Jeżeli jednak umowa spółki nie obejmuje nowego obszaru działalności, konieczna może być jej zmiana.

Czy PKD zastępuje koncesję albo zezwolenie?

Nie. Kod PKD ma charakter klasyfikacyjny i ewidencyjny. Jeżeli dana działalność jest regulowana, spółka musi spełnić odrębne wymogi, niezależnie od tego, czy odpowiedni kod widnieje w KRS.

Podsumowanie

Można prowadzić działalność, której konkretny kod PKD nie widnieje w odpisie KRS, ale nie oznacza to pełnej dowolności. Trzeba sprawdzić umowę spółki, przepisy branżowe, wymogi podatkowe oraz praktyczne oczekiwania kontrahentów, banków, zamawiających i instytucji przyznających dotacje.

Najbezpieczniej jest utrzymywać spójność między rzeczywistą działalnością, umową spółki i wpisem KRS. Jeżeli spółka stale zmienia profil działalności albo zamierza ubiegać się o finansowanie lub udział w przetargu, aktualizacja PKD może oszczędzić sporów i wyjaśnień.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych - Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037 z późn. zm.
2. Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym.
3. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców.
4. Wyrok WSA w Opolu z dnia 27 kwietnia 2017 r., sygn. akt II SA/Op 603/16.
5. Obowiązujące przepisy w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.