Delegacje członków zarządu firmy

Delegacja członka zarządu a status pracownika

Rozliczenie podróży członka zarządu trzeba zacząć od ustalenia, na jakiej podstawie pełni on funkcję. Inne skutki ma podróż osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, a inne podróż członka zarządu działającego wyłącznie z powołania, na kontrakcie menedżerskim albo na podstawie umowy cywilnoprawnej.

Jeżeli członek zarządu jest jednocześnie pracownikiem spółki, do jego podróży służbowych stosuje się zasady wynikające z Kodeksu pracy oraz rozporządzenia dotyczącego należności z tytułu podróży służbowej. W takim przypadku znaczenie ma polecenie wyjazdu, miejsce wykonywania pracy, cel podróży, czas jej trwania oraz rozliczenie kosztów po powrocie.

Jeżeli członek zarządu nie jest pracownikiem, przepisy prawa pracy nie stosują się do niego bezpośrednio. Nie oznacza to jednak, że spółka nie może zwrócić mu kosztów podróży ani wypłacić diet. Może to zrobić, ale powinna mieć jasną podstawę: uchwałę właściwego organu, postanowienia kontraktu, regulamin podróży służbowych członków organów albo inny dokument wewnętrzny.

W praktyce dla członka zarządu niebędącego pracownikiem bezpieczne jest stosowanie limitów takich jak dla pracowników, ponieważ do tych limitów ustawa o PIT przewiduje zwolnienie podatkowe dla podróży osoby niebędącej pracownikiem.

Diety krajowe i zagraniczne członka zarządu

Dieta jest ryczałtem przeznaczonym na zwiększone koszty wyżywienia w czasie podróży. Nie rozlicza się jej na podstawie paragonów za posiłki. Jeżeli podróż spełnia warunki rozliczenia, spółka może wypłacić dietę według stawek przewidzianych w przepisach dla podróży krajowych albo zagranicznych.

W podróży krajowej dieta wynosi 45 zł za dobę. Przy podróży trwającej krócej niż dobę stosuje się odpowiednie proporcje: do 8 godzin dieta co do zasady nie przysługuje, od 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety, a powyżej 12 godzin pełna dieta. Przy podróży dłuższej niż doba za każdą pełną dobę przysługuje pełna dieta, a za niepełną dobę stosuje się zasady proporcjonalne przewidziane w rozporządzeniu.

W podróży zagranicznej wysokość diety zależy od państwa docelowego i jest określona w załączniku do rozporządzenia. Dla niepełnej doby podróży zagranicznej stosuje się ułamkowe części diety: 1/3, 1/2 albo pełną dietę, zależnie od czasu trwania tej części podróży.

Jeżeli członkowi zarządu zapewniono bezpłatne wyżywienie, dietę trzeba odpowiednio obniżyć. Dotyczy to także sytuacji, w której posiłek był ujęty w cenie hotelu, konferencji, spotkania lub innego świadczenia opłaconego przez spółkę albo kontrahenta.

Zobacz również: rozliczanie diet i delegacji w działalności gospodarczej

Noclegi, przejazdy i inne koszty podróży

Oprócz diet spółka może zwrócić członkowi zarządu koszty noclegu, przejazdów, opłat za autostrady, parkingów, biletów, taksówek, transportu lokalnego, bagażu lub innych wydatków związanych z celem wyjazdu. Warunkiem jest związek wydatku z działalnością spółki oraz prawidłowe udokumentowanie.

Wydatki zwracane według rzeczywistych kosztów najlepiej dokumentować fakturą, rachunkiem, biletem, potwierdzeniem rezerwacji, potwierdzeniem płatności kartą, wydrukiem z systemu rezerwacyjnego albo innym dowodem pozwalającym ustalić, kto, kiedy, gdzie i za co zapłacił.

Brak faktury za hotel nie zawsze wyklucza rozliczenie. W podróży krajowej, gdy nie przedstawiono rachunku za nocleg, możliwy jest ryczałt za nocleg na zasadach przewidzianych w rozporządzeniu, jeżeli spełnione są warunki do jego wypłaty. W podróży zagranicznej bez rachunku można rozważyć ryczałt w wysokości 25% limitu noclegowego dla danego państwa, o ile nocleg faktycznie miał miejsce i nie był zapewniony bezpłatnie.

Ryczałty nie wymagają dokumentowania dokładnej kwoty wydatku, ale wymagają udokumentowania samej podróży, jej czasu, miejsca i celu. Dlatego bilety lotnicze, karty pokładowe, korespondencja służbowa, harmonogram spotkań, potwierdzenia rezerwacji, notatki ze spotkań i uchwały mogą mieć istotne znaczenie dowodowe.

Czy członek zarządu musi zbierać paragony za wyżywienie?

Nie. Paragony za wyżywienie nie są wymagane do wypłaty diety, ponieważ dieta ma charakter ryczałtowy. Członek zarządu nie musi więc wykazywać, ile faktycznie wydał na śniadanie, obiad czy kolację, jeżeli spółka wypłaca mu dietę w granicach limitów.

Inaczej jest przy wydatkach, które nie są dietą, lecz zwrotem konkretnych kosztów. Jeżeli spółka zwraca koszt biletu, hotelu, parkingu, taksówki lub opłaty konferencyjnej, powinna posiadać dowód poniesienia wydatku. Jeżeli uzyskanie dokumentu nie było możliwe, można posłużyć się oświadczeniem członka zarządu, ale powinno ono być wyjątkiem, a nie stałą praktyką.

Takie oświadczenie powinno zawierać co najmniej: datę i miejsce wydatku, jego kwotę, cel, przyczynę braku dokumentu oraz podpis osoby rozliczającej podróż. Przy większych kwotach lub częstych wyjazdach lepiej wprowadzić wewnętrzny wzór rozliczenia podróży.

Zwolnienie z PIT i koszt spółki

Diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem mogą korzystać ze zwolnienia z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ale tylko do wysokości limitów określonych w przepisach o podróżach służbowych. Nadwyżka ponad limit jest co do zasady przychodem podlegającym opodatkowaniu.

Trzeba też uwzględnić art. 21 ust. 13 ustawy o PIT. Zwolnienie dla osoby niebędącej pracownikiem ma zastosowanie pod warunkiem, że otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone przez tę osobę do kosztów uzyskania przychodów oraz zostały poniesione w celach wskazanych w tym przepisie, w szczególności w związku z osiąganiem przychodów.

Po stronie spółki zwracane koszty podróży mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, jeżeli mają związek z działalnością spółki, zostały prawidłowo udokumentowane i nie są wydatkami wyłączonymi z kosztów podatkowych. W przypadku podróży do zagranicznego oddziału szczególnie ważne jest wykazanie, że członek zarządu wykonywał czynności na rzecz spółki, a nie prywatnie.

Kwestie składek ZUS i składki zdrowotnej wymagają odrębnej oceny, ponieważ zależą od podstawy pełnienia funkcji oraz rodzaju wypłacanego świadczenia. Inaczej ocenia się członka zarządu zatrudnionego na umowie o pracę, inaczej osobę z kontraktem menedżerskim, a jeszcze inaczej członka zarządu otrzymującego wynagrodzenie wyłącznie z tytułu powołania.

Jak wprowadzić zasady rozliczania podróży członków zarządu?

Najbezpieczniej, aby spółka przyjęła pisemne zasady rozliczania podróży członków zarządu. Może to być regulamin, uchwała wspólników, uchwała rady nadzorczej, postanowienie kontraktu menedżerskiego albo odrębna procedura. Wybór dokumentu zależy od typu spółki, jej umowy, statutu oraz zasad reprezentacji.

W dokumencie warto określić: kto zatwierdza wyjazd, jak dokumentuje się cel podróży, jakie stawki diet stosuje spółka, jakie koszty podlegają zwrotowi, kiedy przysługują ryczałty, w jakim terminie składa się rozliczenie oraz kto akceptuje wypłatę.

Dla pracowników przepisy przewidują termin rozliczenia kosztów podróży nie później niż 14 dni od dnia zakończenia podróży. Przy członkach zarządu niebędących pracownikami warto przyjąć analogiczny termin w regulaminie lub uchwale, aby uniknąć gromadzenia nierozliczonych wyjazdów z wielu miesięcy.

Czy można wypłacić diety wstecz?

Wypłata diet i zwrot kosztów podróży wstecz są możliwe, jeżeli podróże faktycznie miały miejsce, były związane z działalnością spółki, a spółka posiada wystarczające dowody ich odbycia. W praktyce mogą to być bilety, potwierdzenia lotów, korespondencja ze spotkań, wpisy w kalendarzu, dokumenty oddziału zagranicznego, potwierdzenia płatności oraz rozliczenia wewnętrzne.

Problemem nie jest sama późniejsza wypłata, lecz brak podstawy prawnej i brak dokumentów. Jeżeli w chwili wyjazdu nie było żadnych zasad rozliczania podróży członków zarządu, spółka powinna ostrożnie podejść do uchwał działających wstecz. Najbezpieczniej jest podjąć uchwałę zatwierdzającą konkretne, udokumentowane wyjazdy oraz jednocześnie przyjąć zasady na przyszłość.

Przy rozliczeniach obejmujących zamknięte lata podatkowe trzeba sprawdzić skutki rachunkowe i podatkowe, w tym ewentualną konieczność korekty kosztów, informacji podatkowych lub dokumentacji księgowej. Im dłuższy okres wstecz, tym większe znaczenie ma kompletność dowodów oraz spójność rozliczenia z księgami spółki.

FAQ

Czy członek zarządu niebędący pracownikiem może dostać dietę?

Tak, ale spółka powinna mieć podstawę do wypłaty, np. uchwałę, regulamin albo postanowienie umowy. Dla celów podatkowych stosuje się limity jak dla podróży służbowych pracowników.

Czy do diety potrzebne są paragony za jedzenie?

Nie. Dieta jest ryczałtem i nie wymaga dokumentowania konkretnych posiłków. Paragony są potrzebne tylko wtedy, gdy spółka zwraca określony wydatek zamiast wypłacać ryczałt.

Co zrobić, gdy nie ma faktury za hotel za granicą?

Jeżeli nocleg faktycznie miał miejsce i nie był zapewniony bezpłatnie, można rozważyć wypłatę ryczałtu za nocleg według zasad dla podróży zagranicznych. Warto jednak zachować inne dowody pobytu, np. potwierdzenie rezerwacji, korespondencję lub potwierdzenie płatności.

Czy spółka może rozliczać podróże do własnego oddziału zagranicznego?

Tak, jeżeli wyjazd ma cel służbowy lub biznesowy, np. spotkania, nadzór, negocjacje, kontrolę lub koordynację pracy oddziału. Należy zadbać o dokumenty potwierdzające cel i czas podróży.

Czy wypłata ponad limit diety jest zwolniona z PIT?

Nie w całości. Zwolnienie obejmuje diety i inne należności tylko do limitów określonych w przepisach. Nadwyżka ponad limit jest co do zasady przychodem podatkowym członka zarządu.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy.
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.