Delegacje członków zarządu firmy

Rozliczanie delegacji zagranicznych i krajowych członków zarządu spółki

W pierwszej kolejności wskazać należy, że członkowie zarządu mogą mieć rozliczane delegacje, jeżeli spółka tak postanowi. Wypłacone kwoty będą stanowiły koszt spółki, a u członka zarządu przychód wolny od podatku na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 i ust. 13 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tymi przepisami „wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a) podróży służbowej pracownika,

b) podróży osoby niebędącej pracownikiem

– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju”.

Zobacz też: Delegacja diety

Rozliczanie delegacji przez członka zarządu spółki kapitałowej

W rezultacie w delegację mogą udawać się także osoby nieposiadające statusu pracownika, w tym między innymi członkowie zarządu. W efekcie nie ma najmniejszych przeszkód, żeby członek zarządu spółki kapitałowej miał rozliczane delegacje na takich samych zasadach jak pracownicy (ustawa nie przewiduje zasad szczególnych odnośnie).

Rozliczenie kosztów związanych z podróżą służbową następuje na podstawie dokumentów potwierdzających fakt poniesienia przez pracownika określonych wydatków. Podstawą zwrotu kosztów może być np. faktura VAT lub rachunek wystawiony na firmę, a także bilet czy paragon. W sytuacji gdy uzyskanie rachunku nie było możliwe, pracownik może złożyć oświadczenie o dokonanym wydatku oraz przyczynach braku jego udokumentowania i dołączyć je do rozliczenia. Jednak oświadczenia takie powinny dotyczyć tylko wyjątkowych, incydentalnych sytuacji i być dokładnie opisane.

Udokumentowania nie wymagają należności wypłacane w formie zryczałtowanej, do których zaliczają się: diety, ryczałty na dojazdy środkami komunikacji miejscowej, ryczałty za noclegi (jeżeli nie przedstawiono rachunku za nocleg).

Jeżeli członek zarządu nie jest zatrudniony w ramach stosunku pracy, powyższe przepisy nie obowiązują. W takim przypadku rozliczenie podróży służbowej następuje na zasadzie dobrowolności w oparciu o łączący strony stosunek prawny. Oczywiście najlepiej, aby możliwość rozliczania podróży służbowych wynikała z zawartego kontraktu. W przypadku członka zarządu może to być regulamin (prac zarządu lub podróży służbowych) lub uchwała.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.