Rozliczenie duplikatu faktury a korekta roku podatkowego

Zasada przyporządkowania kosztów do właściwego roku

Co do zasady koszty uzyskania przychodów należy przypisać do roku podatkowego, którego faktycznie dotyczą. Jeżeli towar został dostarczony w 2024 roku, koszt ekonomicznie odnosi się właśnie do tego okresu. Prawo podatkowe opiera się na zasadzie memoriału, zgodnie z którą decydujący jest moment poniesienia kosztu, a nie data zapłaty czy otrzymania dokumentu.

W przypadku podmiotów prowadzących pełne księgi rachunkowe, za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych na podstawie faktury lub innego dowodu księgowego.

Brak faktury a błąd księgowy

Jeżeli koszt nie został ujęty w 2024 roku z powodu zagubienia faktury, mamy do czynienia z błędem księgowym. Taki błąd powinien zostać skorygowany poprzez ujęcie kosztu w księgach za właściwy okres. W przypadku zamkniętych ksiąg i zatwierdzonego sprawozdania finansowego korekta następuje jako błąd lat ubiegłych zgodnie z art. 54 ust. 3 ustawy o rachunkowości.

Podatkowo oznacza to konieczność złożenia korekty zeznania CIT-8 za 2024 rok. Duplikat faktury nie tworzy nowego zdarzenia gospodarczego, lecz potwierdza transakcję, która miała miejsce wcześniej.

Możliwość rozliczenia kosztu w roku następnym

Ustawa o CIT przewiduje wyjątki od zasady memoriału. Zgodnie z art. 15 ust. 4b ustawy o CIT, koszty bezpośrednio związane z przychodami mogą zostać zaliczone do kosztów roku poprzedniego, jeśli zostały poniesione po zakończeniu roku, ale przed terminem złożenia zeznania. Jeżeli natomiast faktura została otrzymana po tym terminie, koszt taki może być potrącony w roku następnym.

Reguła ta dotyczy wyłącznie kosztów bezpośrednich. Koszty pośrednie, o których mowa w art. 15 ust. 4d CIT, potrąca się w dacie poniesienia, czyli w momencie ujęcia w księgach. W praktyce oznacza to, że w niektórych sytuacjach możliwe jest ujęcie kosztu w 2025 roku, jednak rozwiązanie to może budzić wątpliwości co do rzetelności ksiąg.

Najbezpieczniejsze rozwiązanie

Najbardziej prawidłowym i bezpiecznym podejściem jest ujęcie kosztu w roku 2024 poprzez korektę ksiąg i zeznania CIT-8. Takie działanie jest zgodne z zasadą memoriału i minimalizuje ryzyko zakwestionowania rozliczeń przez organy podatkowe.

Wyzerowanie faktury przez sprzedawcę

Zaproponowane rozwiązanie polegające na wystawieniu faktury korygującej do zera przez sprzedawcę jest dopuszczalne wyłącznie w przypadku rzeczywistego zdarzenia gospodarczego, takiego jak zwrot towaru. Samo zagubienie faktury nie stanowi podstawy do anulowania sprzedaży.

Zgodnie z art. 106l ustawy o VAT, duplikat faktury jest jedynie kopią dokumentu pierwotnego i nie zmienia momentu powstania obowiązku podatkowego. Przychód sprzedawcy powstaje w momencie wydania towaru, zgodnie z art. 12 ust. 3 ustawy o CIT, niezależnie od zapłaty.

Wystawienie korekty in minus bez faktycznego zwrotu towaru mogłoby zostać uznane za nierzetelne prowadzenie ewidencji. Jeżeli jednak doszłoby do rzeczywistego zwrotu towaru w 2025 roku, korekta przychodu byłaby rozliczana na bieżąco, bez konieczności korygowania CIT-8 za 2024 rok. Potwierdza to m.in. wyrok WSA w Warszawie z 27 października 2017 r., sygn. akt III SA/Wa 2887/16 oraz interpretacja Dyrektora KIS z 29 lipca 2021 r., nr 0114-KDIP2-2.4010.112.2021.2.AS.

Skutki dla podatku dochodowego i składki zdrowotnej

W przypadku sprzedawcy będącego osobą fizyczną, korekta przychodu za 2024 rok może wpływać na rozliczenie podatku dochodowego oraz składki zdrowotnej. Zmiana dochodu może skutkować nadpłatą podatku oraz składki zdrowotnej, która – przy zachowaniu terminów – może zostać skorygowana i odzyskana. Spółka z o.o. nie rozlicza składki zdrowotnej od dochodu, dlatego problem ten jej nie dotyczy.