Członek zarządu w spółce z o.o. – umowy, ZUS i prokura

Reprezentacja spółki przy umowie z członkiem zarządu

Najważniejszą zasadą w opisanej sytuacji jest zakaz zwykłego podpisywania umów „samemu ze sobą”. Zgodnie z art. 210 Kodeksu spółek handlowych, w umowie między spółką z o.o. a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Jeżeli w spółce nie ma rady nadzorczej, praktycznym rozwiązaniem jest uchwała wspólników powołująca pełnomocnika do konkretnej czynności albo do określonego rodzaju czynności. Pełnomocnik może podpisać w imieniu spółki np. umowę o pracę, umowę zlecenia, kontrakt menedżerski, aneks, porozumienie rozwiązujące umowę albo protokół związany z rozliczeniem członka zarządu.

Nie wystarczy natomiast to, że w spółce działa drugi członek zarządu, jeżeli czynność dotyczy umowy z członkiem zarządu. W takim przypadku nadal stosuje się szczególną reprezentację z art. 210 KSH. Powołanie dodatkowego członka zarządu może ułatwić bieżące działanie spółki wobec kontrahentów, banków lub urzędów, ale nie usuwa wymogu uchwały wspólników przy umowie spółki z członkiem zarządu.

Umowa o pracę, zlecenie czy wynagrodzenie z powołania?

Nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi, czy korzystniejsza będzie umowa o pracę, umowa zlecenia czy wynagrodzenie przyznane z tytułu powołania do zarządu. Wybór zależy od tego, jakie czynności faktycznie wykonuje prezes, czy istnieje realne podporządkowanie pracownicze, jak wygląda struktura udziałów oraz jakie skutki podatkowe i składkowe są akceptowalne dla spółki.

Umowa o pracę z członkiem zarządu jest dopuszczalna, ale powinna dotyczyć rzeczywistych obowiązków pracowniczych, odróżnionych od czynności zarządczych wynikających z funkcji w zarządzie. W klasycznym stosunku pracy występuje podporządkowanie pracownika pracodawcy, możliwość wydawania poleceń, kontrola czasu i miejsca pracy oraz wykonywanie pracy na ryzyko pracodawcy. Jeżeli prezes faktycznie sam sobie organizuje pracę i nie podlega realnej kontroli, umowa o pracę jest bardziej narażona na spór z ZUS.

Umowa zlecenia albo kontrakt menedżerski zwykle lepiej pasują do samodzielnego wykonywania usług zarządczych lub doradczych, ale również muszą odpowiadać rzeczywistości. Sama nazwa umowy nie przesądza o jej skutkach. Liczy się to, jakie czynności są wykonywane, za jakim wynagrodzeniem, pod czyim kierownictwem i w jakim zakresie.

Wynagrodzenie z tytułu powołania uchwałą wspólników może być rozwiązaniem prostszym organizacyjnie, zwłaszcza gdy chodzi o wynagrodzenie za pełnienie funkcji w zarządzie. Trzeba jednak odrębnie ocenić skutki podatkowe i składkowe, w tym obowiązek składki zdrowotnej, oraz sposób dokumentowania wypłat.

Ryzyko kontroli ZUS przy zatrudnieniu prezesa

ZUS może badać, czy umowa zawarta z członkiem zarządu była rzeczywiście wykonywana i czy nie miała charakteru pozornego. Najczęściej problem pojawia się wtedy, gdy po zawarciu umowy osoba zatrudniona korzysta ze świadczeń z ubezpieczenia społecznego, np. zasiłku chorobowego, macierzyńskiego albo świadczenia rehabilitacyjnego.

Ryzyko rośnie, gdy zakres obowiązków z umowy o pracę pokrywa się z obowiązkami prezesa zarządu, brakuje przełożonego, nie ma ewidencji pracy, wynagrodzenie jest oderwane od sytuacji spółki albo wspólnik ma dominującą pozycję i w praktyce sam decyduje o wszystkich warunkach zatrudnienia. Sam fakt bycia wspólnikiem i członkiem zarządu nie wyklucza automatycznie zatrudnienia, ale wymaga starannego przygotowania dokumentów i zgodności z realnym sposobem pracy.

Jeżeli spółka chce utrzymać umowę o pracę, warto przygotować oddzielny opis stanowiska, regulacje dotyczące podległości służbowej, dowody wykonywania pracy oraz uchwałę i pełnomocnictwo do podpisania umowy. W przeciwnym razie spółka i członek zarządu mogą narazić się na spór o podleganie ubezpieczeniom społecznym.

Prokurent w spółce z o.o. i jego ograniczenia

Prokura może być przydatna w działającej spółce, bo umożliwia sprawne reprezentowanie przedsiębiorcy w wielu czynnościach sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Prokurent może odciążyć zarząd w kontaktach z kontrahentami, bankami i urzędami, o ile zakres czynności mieści się w granicach prokury.

Prokurent nie rozwiązuje jednak problemu umów zawieranych między spółką a członkiem zarządu. Do takich umów nadal potrzebna jest reprezentacja określona w art. 210 KSH, czyli rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Prokurent nie powinien być traktowany jako obejście tej regulacji.

Trzeba też pamiętać, że w razie otwarcia likwidacji spółki prokura wygasa. W okresie likwidacji nie można ustanowić nowej prokury. Jeżeli więc spółka realnie zmierza do likwidacji, powoływanie prokurenta tuż przed jej otwarciem może mieć ograniczony sens praktyczny.

Likwidacja spółki i sprzedaż majątku

Jeżeli wspólnicy rozważają zakończenie działalności spółki, trzeba odróżnić zwykłe uporządkowanie reprezentacji od formalnej likwidacji. Po otwarciu likwidacji spółka działa pod firmą z dodatkiem „w likwidacji”, a jej sprawy prowadzą likwidatorzy. Co do zasady likwidatorami są członkowie zarządu, chyba że umowa spółki albo uchwała wspólników stanowi inaczej.

Likwidatorzy powinni zakończyć bieżące interesy spółki, ściągnąć wierzytelności, wykonać zobowiązania i spieniężyć majątek. Sprzedaż samochodów, wyposażenia czy innych składników majątku jest więc możliwa, ale musi służyć prawidłowemu zakończeniu spraw spółki i rozliczeniu wierzycieli oraz wspólników.

Przy nieruchomościach potrzebna jest szczególna ostrożność. W likwidacji sprzedaż nieruchomości co do zasady następuje w drodze publicznej licytacji, chyba że wspólnicy podejmą uchwałę pozwalającą na sprzedaż z wolnej ręki i określą cenę minimalną. Dodatkowo sama umowa sprzedaży nieruchomości wymaga formy aktu notarialnego.

Jeżeli majątek miałby zostać sprzedany członkowi zarządu, wspólnikowi pełniącemu funkcję w zarządzie albo osobie z nim powiązanej, trzeba ponownie sprawdzić zasady reprezentacji, uchwały wspólników, cenę rynkową oraz potencjalny konflikt interesów. Nieprawidłowe przygotowanie transakcji może prowadzić do sporu między wspólnikami albo zarzutów działania na szkodę spółki.

Co zrobić praktycznie w opisanej sytuacji?

Najbezpieczniejsza ścieżka to najpierw ustalić, czy spółka ma dalej działać, czy faktycznie ma zostać zlikwidowana. Jeżeli spółka ma kontynuować działalność, warto rozważyć uchwałę wspólników o powołaniu pełnomocnika do umów z członkiem zarządu, ewentualnie powołanie dodatkowego członka zarządu do spraw bieżącej reprezentacji wobec osób trzecich.

Następnie trzeba wybrać podstawę wynagrodzenia prezesa. Jeżeli ma to być umowa o pracę, zakres obowiązków powinien być realnie pracowniczy i odrębny od funkcji zarządczych. Jeżeli chodzi o czynności zarządcze, bardziej naturalne może być wynagrodzenie z powołania albo umowa cywilnoprawna, ale także wtedy należy prawidłowo ustanowić reprezentanta spółki.

Jeżeli spółka ma zostać zlikwidowana, priorytetem jest przygotowanie uchwał o rozwiązaniu spółki, wyznaczenie likwidatorów, zgłoszenia do rejestru, plan spieniężenia majątku i rozliczenie zobowiązań. W takim wariancie prokurent nie będzie rozwiązaniem docelowym, ponieważ prokura wygaśnie wraz z otwarciem likwidacji.

FAQ

Czy prezes spółki z o.o. może podpisać umowę sam ze sobą?

Co do zasady nie. Jeżeli umowa jest zawierana między spółką a członkiem zarządu, spółkę musi reprezentować rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Zwykła reprezentacja przez zarząd nie wystarcza.

Czy drugi członek zarządu może podpisać umowę z prezesem?

Przy umowie spółki z członkiem zarządu samo powołanie drugiego członka zarządu nie zastępuje trybu z art. 210 KSH. Drugi członek zarządu może być przydatny przy zwykłej reprezentacji spółki wobec kontrahentów, ale do umowy z członkiem zarządu potrzebna jest szczególna reprezentacja.

Czy umowa o pracę z członkiem zarządu jest zawsze ryzykowna?

Nie zawsze, ale wymaga realnego stosunku pracy. Powinny istnieć podporządkowanie, kontrola pracy, odrębny zakres obowiązków i rzeczywiste wykonywanie pracy. Im bardziej członek zarządu sam decyduje o swojej pracy, tym większe ryzyko zakwestionowania umowy przez ZUS.

Czy prokurent może podpisać umowę spółki z członkiem zarządu?

Prokurent nie jest standardowym rozwiązaniem dla umów objętych art. 210 KSH. Do takich czynności należy powołać pełnomocnika uchwałą zgromadzenia wspólników albo skorzystać z rady nadzorczej, jeżeli została ustanowiona.

Co dzieje się z prokurą po otwarciu likwidacji?

Otwarcie likwidacji powoduje wygaśnięcie prokury. W czasie likwidacji spółka nie może ustanowić nowego prokurenta, dlatego przy planowanej likwidacji trzeba oprzeć reprezentację na likwidatorach i prawidłowych uchwałach.

Czy w likwidacji można sprzedać samochody i nieruchomości spółki?

Tak, sprzedaż majątku jest elementem likwidacji, ale musi być prowadzona przez likwidatorów i zgodnie z przepisami oraz uchwałami wspólników. Przy nieruchomościach potrzebna jest szczególna ostrożność, w tym ocena trybu sprzedaży i ceny minimalnej.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych - Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037

2. Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 11 marca 2010 r., sygn. akt IV CSK 413/09

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.