Umowa o pracę większościowego wspólnika sp. z o.o.

Zatrudnienie członka zarządu w spółce z o.o.

Umowa o pracę między spółką z o.o. a członkiem jej zarządu jest dopuszczalna, ale wymaga zachowania szczególnych zasad. Zgodnie z art. 210 § 1 Kodeksu spółek handlowych w umowie między spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą wspólników. Prezes zarządu nie może więc skutecznie zawrzeć takiej umowy w imieniu spółki sam ze sobą.

W opisanej sytuacji problemem nie jest wyłącznie forma podpisania umowy. Kluczowe jest to, czy po zawarciu umowy powstanie rzeczywisty stosunek pracy w rozumieniu art. 22 § 1 Kodeksu pracy. Pracownik powinien wykonywać pracę określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę oraz za wynagrodzeniem.

Jeżeli osoba mająca ponad 90% udziałów jest jednocześnie prezesem zarządu, ZUS może uznać, że brakuje realnego podporządkowania. W praktyce taka osoba ma decydujący wpływ na spółkę, jej organy i kierunek działania. Trudno wtedy wykazać, że jako pracownik podlega faktycznemu kierownictwu pracodawcy, a nie organizuje pracę samodzielnie jako dominujący wspólnik i członek zarządu.

Co bada ZUS przy umowie z większościowym wspólnikiem?

ZUS nie ogranicza się zwykle do sprawdzenia, czy umowa została podpisana i czy odprowadzano składki. W razie kontroli bada, czy etat nie jest pozorny oraz czy wykonywane czynności rzeczywiście mają cechy pracy podporządkowanej. Znaczenie mają między innymi: faktyczny zakres obowiązków, sposób wydawania poleceń, ewidencja czasu pracy, urlopy, wynagrodzenie, dokumenty potwierdzające wykonywanie zadań oraz to, kto realnie kontrolował pracę wspólnika.

Przy wspólniku większościowym ZUS może podnosić, że udział pozostałych wspólników jest iluzoryczny. Nie chodzi wyłącznie o matematyczny procent udziałów, lecz o rzeczywisty wpływ na spółkę. Jeżeli mniejszościowy wspólnik nie ma realnej możliwości kontroli, wydawania poleceń ani wpływania na decyzje personalne, etat dominującego wspólnika będzie szczególnie narażony na zakwestionowanie.

Skutkiem sporu z ZUS może być decyzja stwierdzająca, że dana osoba nie podlega ubezpieczeniom społecznym jako pracownik. Może to mieć konsekwencje dla składek, świadczeń chorobowych, macierzyńskich, wypadkowych lub emerytalno-rentowych. Każdą sytuację trzeba jednak oceniać indywidualnie, ponieważ znaczenie mają nie tylko dokumenty, lecz także faktyczny sposób działania spółki.

Czy można zatrudnić prezesa na innym stanowisku?

Teoretycznie możliwe jest zatrudnienie członka zarządu lub wspólnika na stanowisku innym niż zarządcze, na przykład technicznym, specjalistycznym albo operacyjnym. Warunkiem jest jednak rzeczywiste oddzielenie tych czynności od prowadzenia spraw spółki i reprezentowania jej jako członek zarządu.

W spółce zajmującej się obrotem nieruchomościami i wynajmem ryzykowne będą stanowiska, które w praktyce obejmują podejmowanie decyzji inwestycyjnych, negocjowanie umów, zarządzanie najmem, decydowanie o zakupie i sprzedaży nieruchomości, zatrudnianie pracowników albo kierowanie całą działalnością operacyjną. Takie zadania mogą zostać uznane za element funkcji zarządczej, nawet jeżeli w umowie nazwano je inaczej.

Mniejsze ryzyko może wystąpić przy zadaniach rzeczywiście wykonawczych, na przykład przy pracach technicznych, administracyjnych albo specjalistycznych, jeżeli są one wykonywane pod nadzorem innej osoby, według określonych poleceń, w ustalonym czasie i z dokumentowaniem efektów pracy. Nadal jednak przy dominującym udziale w kapitale spółki ryzyko sporu z ZUS pozostaje podwyższone.

Jak ograniczyć ryzyko zakwestionowania umowy?

Jeżeli spółka mimo ryzyka rozważa umowę o pracę z większościowym wspólnikiem, trzeba zadbać zarówno o prawidłową procedurę, jak i o faktyczne wykonywanie pracy. W szczególności należy powołać właściwego pełnomocnika spółki lub wykorzystać radę nadzorczą, precyzyjnie opisać obowiązki pracownicze oraz wyłączyć z nich czynności należące do zarządu.

Pomocne mogą być: regulamin organizacyjny, zakres obowiązków, wskazanie bezpośredniego przełożonego, ewidencja czasu pracy, dokumenty potwierdzające wykonane zadania, procedura urlopowa oraz dowody wydawania i wykonywania poleceń. Dokumenty nie zastąpią jednak rzeczywistości. Jeżeli w praktyce wspólnik sam decyduje o swojej pracy i sam siebie kontroluje, umowa nadal może zostać podważona.

Warto też rozważyć alternatywy wobec etatu. Wynagrodzenie członka zarządu może wynikać z powołania, kontraktu menedżerskiego albo innej umowy cywilnoprawnej, zależnie od potrzeb spółki i skutków podatkowo-składkowych. Wybór rozwiązania powinien uwzględniać nie tylko bieżące koszty, lecz także ryzyko kontroli ZUS i konsekwencje dla świadczeń.

Przykłady

Poniższe przykłady pokazują, kiedy umowa o pracę większościowego wspólnika może być szczególnie ryzykowna, a kiedy istnieją argumenty za jej obroną.

FAQ

Czy prezes spółki z o.o. może być jednocześnie pracownikiem?

Tak, ale tylko wtedy, gdy umowa została prawidłowo zawarta i w praktyce istnieje stosunek pracy. Największy problem pojawia się przy osobie, która jako wspólnik większościowy faktycznie kontroluje spółkę i nie podlega realnemu kierownictwu innej osoby lub organu.

Czy udział powyżej 90% automatycznie wyklucza etat?

Nie zawsze automatycznie, ale znacząco zwiększa ryzyko. ZUS i sądy badają, czy pozostały wspólnik ma realny wpływ na spółkę oraz czy dominujący wspólnik rzeczywiście wykonuje pracę podporządkowaną, a nie działa jak właściciel prowadzący własny biznes.

Czy wystarczy wpisać w umowie inne obowiązki niż obowiązki zarządu?

Nie. Decyduje faktyczne wykonywanie pracy. Jeżeli dokumenty wskazują stanowisko techniczne, ale w praktyce osoba zarządza spółką, podejmuje decyzje i sama organizuje swoją pracę, ZUS może zakwestionować tytuł do ubezpieczeń pracowniczych.

Kto powinien podpisać umowę o pracę z członkiem zarządu?

Po stronie spółki umowę powinien podpisać organ lub osoba wskazana w art. 210 Kodeksu spółek handlowych, czyli co do zasady rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą wspólników. Podpisanie umowy przez samego członka zarządu w imieniu spółki jest wadliwe.

Co grozi po zakwestionowaniu umowy przez ZUS?

ZUS może wydać decyzję, że dana osoba nie podlega ubezpieczeniom społecznym jako pracownik. Może to wpływać na rozliczenie składek i prawo do świadczeń. Od decyzji ZUS przysługuje odwołanie do sądu, ale wynik zależy od konkretnych dowodów.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
2. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych - Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
3. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.