Kadencja i mandat członka zarządu w spółce akcyjnej

Podstawa prawna: kadencja a mandat członka zarządu

W opisanej sytuacji kluczowe znaczenie ma art. 369 Kodeksu spółek handlowych, który reguluje kadencję i mandat członka zarządu w spółce akcyjnej. Kadencja to okres, na jaki dana osoba została powołana do zarządu. Mandat oznacza natomiast uprawnienie do faktycznego wykonywania funkcji członka zarządu.

Te dwa pojęcia nie zawsze kończą się tego samego dnia. W praktyce kadencja może upływać wcześniej, ale mandat trwa jeszcze do dnia zwyczajnego walnego zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za właściwy rok obrotowy. Dlatego przy planowaniu zmian w zarządzie nie wystarczy policzyć pięciu lat od daty uchwały o powołaniu.

Jeżeli statut spółki jedynie powtarza zasadę, że mandat wygasa z dniem odbycia walnego zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie za ostatni pełny rok obrotowy, to co do zasady stosuje się ustawowe reguły liczenia kadencji w pełnych latach obrotowych. Inaczej może być, gdy statut wyraźnie odmiennie reguluje sposób obliczania kadencji, z zachowaniem ustawowego limitu maksymalnie pięciu lat.

Jak liczyć pięcioletnią kadencję powołaną w trakcie roku?

Jeżeli rokiem obrotowym spółki jest rok kalendarzowy, a członkowie zarządu zostali powołani w połowie roku, ten pierwszy niepełny rok nie będzie zwykle liczony jako pełny rok obrotowy kadencji. Pierwszym pełnym rokiem kadencji będzie dopiero kolejny rok kalendarzowy, o ile przez cały ten rok dana osoba pełni funkcję członka zarządu.

Przy pięcioletniej kadencji powołanej w trakcie roku trzeba więc ustalić pięć kolejnych pełnych lat obrotowych. Ostatnim pełnym rokiem obrotowym będzie piąty pełny rok liczony od pierwszego pełnego roku po powołaniu. Mandat wygaśnie najpóźniej w dniu walnego zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ten ostatni pełny rok.

W praktyce oznacza to, że jeżeli członek zarządu został powołany w roku N, ale nie od pierwszego dnia tego roku obrotowego, to pełne lata kadencji przypadają zasadniczo na lata N+1, N+2, N+3, N+4 i N+5. Walne zgromadzenie zatwierdzające sprawozdanie za rok N+5 odbędzie się już w kolejnym roku obrotowym.

Kiedy wygasa mandat członka zarządu?

Zgodnie z art. 369 § 4 Kodeksu spółek handlowych mandat członka zarządu wygasa najpóźniej z dniem odbycia walnego zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. Przepis ten ma podstawowe znaczenie dla ustalenia, do kiedy dana osoba może skutecznie działać jako członek zarządu.

Jeżeli statut nie przewiduje innego sposobu liczenia kadencji, nie należy przyjmować, że pięcioletni okres biegnie wyłącznie od konkretnej daty powołania do tej samej daty po pięciu latach. Dla spółki akcyjnej punktem odniesienia są pełne lata obrotowe oraz walne zgromadzenie zatwierdzające sprawozdanie finansowe.

Mandat może zakończyć się także wcześniej, na przykład wskutek odwołania, rezygnacji albo śmierci członka zarządu. Te zdarzenia należy odróżnić od typowego wygaśnięcia mandatu związanego z upływem kadencji i odbyciem walnego zgromadzenia.

Kiedy powołać nowych członków zarządu?

Jeżeli spółka chce uniknąć wątpliwości co do ciągłości działania organu, uchwały dotyczące kolejnego składu zarządu warto przygotować przed walnym zgromadzeniem albo podjąć je na tym zgromadzeniu. W uchwale można odpowiednio określić moment rozpoczęcia nowej kadencji, tak aby nie doszło do luki między wygaśnięciem dotychczasowych mandatów a objęciem funkcji przez nowe osoby.

W przypadku ponownego powołania tej samej osoby trzeba pamiętać o zasadzie, że ponowne powołanie jest dopuszczalne, ale nie wcześniej niż na rok przed upływem bieżącej kadencji. Nie chodzi tu o każdy wybór nowej osoby do zarządu, lecz o ponowne powołanie tej samej osoby.

Jeżeli statut przewiduje wspólną kadencję zarządu, mandat członka powołanego w trakcie takiej kadencji zasadniczo wygasa razem z mandatami pozostałych członków zarządu, chyba że statut stanowi inaczej. To oznacza, że osoba dokooptowana do zarządu nie zawsze będzie pełniła funkcję przez pełne pięć lat.

Ryzyka błędnego ustalenia końca mandatu

Nieprawidłowe ustalenie daty wygaśnięcia mandatu może prowadzić do poważnych problemów praktycznych. Spółka może mieć wątpliwość, czy dana osoba była uprawniona do reprezentacji, podpisania umowy, złożenia oświadczenia albo udziału w podjęciu uchwały zarządu.

Szczególne znaczenie ma to przy czynnościach wymagających prawidłowej reprezentacji, zgłoszenia zmian do KRS, zawierania istotnych umów, składania oświadczeń wobec banków lub kontrahentów oraz przy dokumentach finansowych. Im większe znaczenie czynności, tym bardziej warto zadbać o formalną ciągłość mandatu.

Jeżeli zwyczajne walne zgromadzenie zostanie opóźnione, nie rozwiązuje to automatycznie wszystkich problemów organizacyjnych spółki. Termin odbycia zgromadzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego powinien być planowany z uwzględnieniem przepisów Kodeksu spółek handlowych oraz obowiązków sprawozdawczych.

FAQ

Czy pięcioletnią kadencję liczy się od dnia powołania?

Nie zawsze. W spółce akcyjnej kadencję zasadniczo oblicza się w pełnych latach obrotowych, chyba że statut spółki stanowi inaczej. Jeżeli powołanie nastąpiło w środku roku obrotowego, sam okres od dnia powołania do końca tego roku zwykle nie stanowi pełnego roku kadencji.

Czy mandat wygasa dokładnie po pięciu latach?

Co do zasady nie należy tego ustalać wyłącznie przez dodanie pięciu lat do daty powołania. Mandat wygasa najpóźniej z dniem walnego zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji.

Czy statut może zmienić sposób liczenia kadencji?

Tak, statut może przewidywać inne zasady obliczania kadencji, ale nie może przekroczyć ustawowego limitu długości kadencji członka zarządu. Dlatego zawsze trzeba sprawdzić aktualne brzmienie statutu oraz uchwałę powołującą.

Kiedy najlepiej powołać kolejny zarząd?

Najbezpieczniej zaplanować uchwały tak, aby nowy zarząd mógł objąć funkcję bez przerwy po wygaśnięciu dotychczasowych mandatów. Często następuje to na zwyczajnym walnym zgromadzeniu zatwierdzającym sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok kadencji.

Czy zasady są takie same w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością?

Nie. W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością stosuje się odrębne przepisy Kodeksu spółek handlowych dotyczące zarządu spółki z o.o. Ten artykuł dotyczy spółki akcyjnej i art. 369 Kodeksu spółek handlowych.