Błąd w S24 i zwrot wniosku do KRS

Dlaczego KRS zwraca wniosek S24?

Jedną z przyczyn zwrotu jest nieprawidłowe wypełnienie wniosku w sposób, który uniemożliwia nadanie mu prawidłowego biegu. Podstawę takiego zwrotu przewiduje art. 19 ust. 8 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Wniosek może zostać wówczas zwrócony bez wcześniejszego wezwania do poprawienia formularza.

W przypadku rejestracji spółki z o.o. problem może wynikać na przykład z rozbieżności pomiędzy danymi dotyczącymi zarządu wskazanymi we wniosku a umową spółki lub uchwałą o powołaniu członków zarządu. Jeżeli dokumenty nie przewidują dla danej osoby funkcji prezesa, nie należy wpisywać jej jako prezesa tylko dlatego, że przygotowujący wniosek uznał takie oznaczenie za konieczne.

Kodeks spółek handlowych nie wymaga, aby w każdej spółce z o.o. funkcjonował prezes zarządu. Zarząd może być jednoosobowy albo wieloosobowy. Jeżeli umowa spółki, uchwała lub inne właściwe rozstrzygnięcie nadaje konkretnej osobie funkcję prezesa, wniosek powinien to odzwierciedlać; jeżeli takiej funkcji nie powierzono, nie należy jej tworzyć wyłącznie na potrzeby formularza.

Przed poprawieniem wniosku trzeba więc przeczytać treść zarządzenia o zwrocie i ustalić, jaki konkretnie brak wskazał sąd. Nie wystarczy zmienić pojedynczego pola, jeżeli po tej zmianie formularz nadal będzie sprzeczny z dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu.

7 dni na ponowne złożenie — kiedy zachowasz pierwotną datę?

Mechanizm ponownego złożenia wniosku wynika z art. 19 ust. 10 ustawy o KRS. Według stanu prawnego obowiązującego na dzień aktualizacji przepis dotyczy wniosków zwróconych na podstawie art. 19 ust. 7–9. W razie takiego zwrotu wniosek może zostać ponownie złożony w terminie 7 dni od doręczenia zarządzenia o zwrocie.

Termin liczy się od doręczenia zarządzenia o zwrocie, a nie od daty jego wydania. Jeżeli ponownie złożony wniosek nie zawiera braków, wywołuje skutek od daty pierwotnego wniesienia. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy istotna jest data dokonania zgłoszenia albo zachowanie terminu na zgłoszenie określonej zmiany do KRS.

Przy kolejnym zwrocie zasadniczo nie można już korzystać z tego skutku. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy kolejny zwrot nastąpił z powodu braków, których wcześniej nie wskazano.

Po otrzymaniu zarządzenia o zwrocie najlepiej działać w następującej kolejności:

1. sprawdzić podstawę zwrotu oraz wszystkie braki wskazane przez sąd,
2. porównać formularz z umową spółki, uchwałami i innymi dokumentami dołączanymi do wniosku,
3. usunąć wskazane niezgodności,
4. ponownie złożyć prawidłowy wniosek w odpowiednim systemie elektronicznym przed upływem 7 dni,
5. uiścić należną opłatę od ponownie składanego wniosku i zachować potwierdzenie płatności.

Co z opłatą po zwrocie wniosku?

Trzeba rozdzielić dwie kwestie: opłatę uiszczoną od pierwszego, zwróconego wniosku oraz opłatę należną od wniosku składanego ponownie. Nie są to jedna płatność przenoszona pomiędzy sprawami.

Zgodnie z art. 19 ust. 5 ustawy o KRS wniosek w postępowaniu przed sądem rejestrowym składa się wraz z opłatą sądową. Art. 19 ust. 6 stanowi natomiast, że wniosek złożony za pośrednictwem systemu teleinformatycznego i nieopłacony nie wywołuje skutków, jakie ustawa wiąże z wniesieniem wniosku do sądu rejestrowego.

Dlatego przy ponownym składaniu wniosku po zwrocie trzeba uiścić należną opłatę od ponownie składanego wniosku. Nie należy zakładać, że wcześniejsza płatność została automatycznie przypisana do nowego wniosku ani że samo wskazanie numeru poprzedniej sprawy lub dołączenie potwierdzenia pierwszej płatności zastępuje prawidłowe opłacenie ponownego wniosku. Nie warto również czekać ze złożeniem i opłaceniem poprawionego wniosku na wykonanie zwrotu pierwszej opłaty, jeżeli biegnie 7-dniowy termin.

Pierwszą opłatę rozlicza się odrębnie. Art. 79 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych przewiduje zwrot z urzędu opłaty od pisma zwróconego wskutek braków formalnych. Jednocześnie art. 79 ust. 3 nakazuje obniżyć zwracaną w takim przypadku opłatę o kwotę równą opłacie minimalnej. Nie jest więc prawidłowe twierdzenie, że po formalnym zwrocie zawsze następuje zwrot całej pierwotnie uiszczonej kwoty.

Zwrot pierwszej opłaty i opłacenie ponownego wniosku są zatem dwiema odrębnymi czynnościami. Ponowna płatność jest opłatą należną od ponownie składanego wniosku, a nie opłatą dokonywaną jedynie po to, aby została później zaliczona na pierwszą sprawę.

Warto zachować potwierdzenie pierwszej płatności, zarządzenie o zwrocie, potwierdzenie ponownego złożenia oraz drugiej płatności. Jeżeli należny zwrot pierwszej opłaty nie zostanie wykonany, można wyjaśnić tę kwestię z sądem, podając sygnaturę sprawy i dane płatności. Jest to jednak osobna kwestia finansowa i nie powinna opóźniać prawidłowego opłacenia ponownego wniosku.

Jak poprawić błąd dotyczący składu i funkcji w zarządzie?

Najpierw trzeba ustalić, co rzeczywiście wynika z dokumentów spółki. Należy porównać co najmniej umowę spółki, uchwałę lub inne rozstrzygnięcie o powołaniu członków zarządu, sposób reprezentacji oraz dane wpisane do formularza.

Sam fakt, że zarząd jest wieloosobowy, nie oznacza obowiązku powołania prezesa. Jeżeli dokumenty stanowiące podstawę wpisu wskazują dwie osoby jako członków zarządu i żadnej z nich nie powierzono funkcji prezesa, formularz nie powinien sztucznie nadawać jednej z osób takiej funkcji.

Jeżeli natomiast właściwa uchwała rzeczywiście powierza jednej z osób funkcję prezesa i jest to zgodne z dokumentami spółki, wniosek powinien odzwierciedlać właśnie taki stan. Nie należy więc kierować się wyłącznie nazwą pola dostępną w systemie, lecz treścią dokumentów będących podstawą wpisu.

Trzeba również sprawdzić sposób reprezentacji spółki. Błąd może dotyczyć nie tylko nazwy funkcji członka zarządu, lecz także liczby osób uprawnionych do reprezentacji, konieczności współdziałania z innym członkiem zarządu albo prokurentem czy innych zasad zapisanych w umowie spółki.

Więcej o dokonywaniu zmian elektronicznych można przeczytać w materiale o zmianach w spółce z o.o. przez internet.

Czy można naprawić sprawę papierowym wnioskiem?

Wnioski dotyczące podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru przedsiębiorców składa się wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Papierowy wniosek nie jest więc standardową drogą naprawienia zwróconego wniosku dotyczącego spółki z o.o.

Jeżeli sprawa została przygotowana w S24, trzeba ustalić właściwą elektroniczną ścieżkę ponownego złożenia poprawionego wniosku. Nie każdą czynność rozpoczętą w S24 można dowolnie przenieść do innego systemu. Jeżeli problem ma charakter techniczny, należy ustalić właściwy sposób elektronicznego wniesienia konkretnego rodzaju wniosku, zamiast wysyłać dokumenty w formie papierowej.

Pismo wyjaśniające może być pomocne, jeżeli trzeba opisać przyczynę wcześniejszej rozbieżności lub wskazać sygnaturę zwróconej sprawy, ale nie zastąpi prawidłowo wypełnionego, złożonego we właściwy sposób i opłaconego wniosku.

Zwrot a oddalenie wniosku — różne skutki

Zwrot wniosku z przyczyn formalnych i merytoryczne oddalenie wniosku nie są tym samym. Przy zwrocie przeszkoda formalna powoduje, że wniosek nie może otrzymać prawidłowego biegu. W przypadkach wskazanych w art. 19 ust. 10 ustawy o KRS możliwe jest ponowne złożenie poprawionego wniosku w ciągu 7 dni z zachowaniem skutku pierwotnej daty.

Oddalenie oznacza natomiast, że sąd rozpoznał żądanie i nie znalazł podstaw do dokonania wpisu. Nie stosuje się do niego automatycznie mechanizmu ponownego złożenia z art. 19 ust. 10 ani zasad zwrotu opłaty właściwych dla pisma zwróconego wskutek braków formalnych.

Dlatego przed podjęciem dalszych działań trzeba sprawdzić dokładne brzmienie otrzymanego rozstrzygnięcia. Pomocny może być również materiał wyjaśniający, co zrobić po niekorzystnym rozstrzygnięciu KRS.

Jeżeli zwrot został wydany przez referendarza sądowego i wnioskodawca uważa rozstrzygnięcie za błędne, należy sprawdzić pouczenie dotyczące przysługującego środka zaskarżenia. Decyzja o zaskarżeniu zwrotu jest jednak odrębna od możliwości poprawienia i ponownego złożenia wniosku na zasadach wynikających z art. 19 ustawy o KRS.

FAQ

Czy ponowny wniosek po zwrocie trzeba opłacić?

Tak. Ponownie składany wniosek rejestracyjny trzeba złożyć wraz z należną opłatą. Wniosek elektroniczny nieopłacony nie wywołuje skutków, jakie ustawa wiąże z jego wniesieniem. Nie należy zakładać, że płatność dokonana przy pierwszym, zwróconym wniosku zastępuje opłatę należną przy ponownym złożeniu.

Czy opłata od zwróconego wniosku wraca automatycznie?

Ustawa przewiduje zwrot z urzędu opłaty od pisma zwróconego wskutek braków formalnych, więc co do zasady nie trzeba składać odrębnego wniosku tylko po to, aby powstała podstawa do zwrotu. Nie oznacza to jednak, że techniczny zwrot pieniędzy musi nastąpić natychmiast. Na podstawie art. 79 ust. 3 zwracana kwota jest ponadto pomniejszana o kwotę równą opłacie minimalnej. Jeżeli zwrot nie zostanie wykonany, warto wyjaśnić tę kwestię z sądem, zachowując potwierdzenie płatności i zarządzenie o zwrocie.

Co się stanie po przekroczeniu 7 dni?

Jeżeli minie termin przewidziany w art. 19 ust. 10 ustawy o KRS, później złożony wniosek nie korzysta z przewidzianego w tym przepisie skutku od daty pierwotnego wniesienia. Możliwe dalsze złożenie wniosku trzeba wówczas traktować bez szczególnego skutku wynikającego z zachowania 7-dniowego terminu.

Czy ponowne złożenie zawsze zachowuje datę pierwszego wniosku?

Nie. Mechanizm ten dotyczy zwrotów objętych art. 19 ust. 7–9 ustawy o KRS i wymaga ponownego złożenia wniosku w terminie 7 dni. Ponownie złożony wniosek musi być wolny od braków. Przy kolejnym zwrocie skutek pierwotnej daty zasadniczo nie następuje, chyba że przyczyną są braki wcześniej niewskazane.

Czy spółka z o.o. musi mieć prezesa zarządu?

Nie. Kodeks spółek handlowych nie wymaga, aby w każdej spółce z o.o. występowała funkcja prezesa zarządu. Decydujące są dokumenty spółki i sposób powołania członków zarządu. Formularz KRS powinien odzwierciedlać rzeczywisty i prawidłowo ustanowiony skład oraz funkcje w zarządzie.