• Autor: Katarzyna Siwiec
Rejestrowałam spółkę z o.o. z wykorzystaniem w systemie s24. Na etapie wypełniania wniosku do KRS nie można było w systemie S24 podać, iż dwie osoby są członkami zarządu, a system nie pozwalał wysłać wniosku bez wskazania prezesa zarządu. W związku z czym jednego ze wspólników podano jako prezesa zarządu, by móc przesłać wniosek. Jednak w umowie spółki znajduje się zapis, iż zarządzie jest dwóch członków i nie ma prezesa. Po opłacaniu elektronicznym i wysłaniu wniosku do KRS otrzymaliśmy informację o zwrocie wniosku, w związku z rozbieżnością pomiędzy umowa spółki a wnioskiem do KRS. Naszym zamiarem był zarząd spółki bez prezesa, a jedynie z dwoma członkami. W jaki sposób należy postąpić w zaistniałej sytuacji? W systemie S24 nie można poprawić wniosku do KRS ani wysłać go ponownie. Czy można złożyć poprawny wniosek w wersji papierowej, czy dołączyć jakieś wyjaśnienie? Co z wniesioną opłatą?
Z opisanego przez Panią stanu faktycznego wynika, że sąd zwrócił wniosek z uwagi na błędne wypełnienie formularza (wskazanie, że jeden z członków zarządu pełni rolę prezesa zarządu pomimo, że zgodnie z umową funkcji tej mu nie przyznano).
Kwestie związane ze składaniem wniosków o rejestrację i usuwaniem braków tych wniosków reguluje ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym. Art. 19 ust. 3 tej ustawy stanowi, że „wniosek złożony z naruszeniem przepisu ust. 2 (przepis ten dotyczy wniosku składanego na formularzu udostępnionym w systemie teleinformatycznym) lub nieprawidłowo wypełniony podlega zwróceniu, bez wzywania do uzupełnienia braków”. Przepisu art. 1301 Kodeksu postępowania cywilnego nie stosuje się.
Z informacji Pani wynika, że sprawa jest właśnie na tym etapie, tj. referendarz postanowieniem zarządził zwrot wniosku.
Zobacz też: Oddalenie wniosku KRS co dalej
Rozwiązaniem Pani problemu jest regulacja art. 19 ust. 4 ustawy, który stanowi, iż „w razie zwrócenia wniosku zgodnie z ust. 3 może on być ponownie złożony w terminie 7 dni od daty doręczenia zarządzenia o zwrocie. Jeżeli wniosek ponownie złożony nie jest dotknięty brakami, wywołuje skutek od daty pierwotnego wniesienia. Skutek taki nie następuje w razie kolejnego zwrotu wniosku, chyba że zwrot nastąpił na skutek braków uprzednio niewskazanych”.
Tak więc ma Pani 7 dni od dnia odbioru postanowienia na uzupełnienie braków, czyli złożenie poprawnie wypełnionego formularza.
Od razu wyjaśnię, że rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 29 grudnia 2011 roku w sprawie trybu zakładania konta w systemie teleinformatycznym, sposobu korzystania z systemu teleinformatycznego i podejmowania w nim czynności związanych z zawiązaniem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu wzorca umowy oraz wymagań dotyczących podpisu elektronicznego nie zwiera w tym względzie żadnych szczególnych rozwiązań.
Przeczytaj też: Zmiana prezesa zarządu w spółce z o.o. S24
Ponieważ system rejestracji elektronicznej nie zawiera opcji poprawienia błędów, jeśli popełni się błąd podczas rejestracji spółki w systemie teleinformatycznym, błędy można poprawić tylko drogą tradycyjną, czyli po prostu w formie papierowej.
Do sądu najlepiej napisać pismo przewodnie z powołaniem się na sygnaturę akt nadanych przez sąd , w którym napisze Pani, dlaczego został popełniony błąd, i wyprostuje Pani ów błąd papierowo.
Ponieważ przepis art. 19 ust 4 stanowi, że wniosek złożony ponownie w terminie 7 dni wywołuje skutek od daty pierwotnego wniesienia, oznacza to, że opłata wniesiona przez Panią zostanie wykorzystana przez sąd do rejestracji wniosku.
Gdyby zaś nie skorygowała Pani złożonego wniosku w terminie 7 dni, to wówczas opłata ta zostałaby Pani zwrócona, nie podlegałaby zwrotowi jedynie wówczas, gdy sąd by wniosek oddalił, bo tak stanowi art. 52 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych.
Rejestrując spółkę z o.o. w systemie S24, wypełniłem formularz, wskazując jednego z dwóch wspólników jako prezesa zarządu, mimo że umowa spółki przewidywała zarząd bez prezesa. System wymuszał wybór tej funkcji, inaczej nie pozwalał na wysłanie wniosku. Po opłaceniu i przesłaniu dokumentów do KRS otrzymałem decyzję o zwrocie wniosku ze względu na niezgodność z treścią umowy spółki. W efekcie musiałem złożyć nowy wniosek, tym razem w wersji papierowej, wraz z wyjaśnieniem błędu.
Podczas rejestracji spółki w systemie S24 wypełniłem wszystkie wymagane pola i przesłałem wniosek do KRS. Po kilku dniach dostałem zwrot z informacją, że w rubryce dotyczącej przedmiotu działalności brakuje pełnego numeru PKD. System nie zasygnalizował błędu, a po jego wykryciu przez sąd konieczne było ponowne złożenie wniosku w ciągu 7 dni. Ostatecznie udało się doprowadzić do rejestracji, ale opóźnienie spowodowało komplikacje w rozpoczęciu działalności.
Podczas składania wniosku rejestracyjnego w systemie S24 nie zwróciłem uwagi, że przy podpisywaniu dokumentów jeden ze wspólników nie użył kwalifikowanego podpisu elektronicznego, a jedynie zwykłego profilu zaufanego. W rezultacie sąd zwrócił wniosek, wskazując na brak prawidłowego podpisu. Konieczne było ponowne złożenie dokumentów, tym razem z poprawnym podpisem elektronicznym, co wydłużyło proces rejestracji o kolejne dwa tygodnie.
Rejestracja spółki z o.o. w systemie S24 może wydawać się szybkim i wygodnym rozwiązaniem, jednak wymaga dużej precyzji w wypełnianiu formularzy. Nawet drobne błędy, takie jak niezgodność danych z umową spółki, brak pełnego numeru PKD czy niewłaściwa forma podpisu elektronicznego, mogą skutkować zwrotem wniosku i koniecznością ponownego jego złożenia. System nie zawsze pozwala na poprawki, co oznacza konieczność składania dokumentów w wersji papierowej. Dlatego przed przesłaniem wniosku warto dokładnie zweryfikować wszystkie dane, aby uniknąć opóźnień i dodatkowej pracy.
Oferujemy profesjonalne porady prawne online dotyczące rejestracji spółek i wszelkich formalności związanych z systemem S24. Jeśli napotkałeś problem przy składaniu wniosku do KRS, otrzymałeś zwrot dokumentów lub masz wątpliwości co do poprawności formularzy, skontaktuj się z nami. Pomożemy szybko znaleźć rozwiązanie, wyjaśnimy procedury i wskażemy najlepsze kroki do podjęcia. Konsultacje odbywają się w dogodnej formie – telefonicznie, mailowo lub przez wideokonferencję. Skorzystaj z naszego wsparcia, aby uniknąć błędów i przyspieszyć proces rejestracji spółki.
1. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego - Dz.U. 1964 nr 43 poz. 296
2. Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych - Dz.U. 2005 nr 167 poz. 1398
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.
Zapytaj prawnika - porady prawne online
O autorze: Katarzyna Siwiec
Radca prawny, absolwentka wydziału prawa Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie. Od 17 lat pracująca w zawodzie prawnika i udzielająca porad prawnych, od 2010 roku prowadzi własną kancelarię. Specjalizuje się w obsłudze prawnej zarówno przedsiębiorców z różnych branż, jak i osób fizycznych.
Zapytaj prawnika