Nieopłacone faktury, VAT i upadłość kontrahenta

Nieopłacona faktura a korekta VAT

W opisanej sytuacji kluczowe jest odróżnienie dwóch spraw: odzyskania pieniędzy od kontrahenta oraz korekty podatku VAT należnego, który został wykazany od faktury mimo braku zapłaty. Korekta VAT odbywa się na podstawie przepisów o tzw. uldze na złe długi, przede wszystkim art. 89a ustawy o podatku od towarów i usług.

W aktualnym stanie prawnym nieściągalność wierzytelności uważa się za uprawdopodobnioną, jeżeli faktura nie została zapłacona ani zbyta w jakiejkolwiek formie w ciągu 90 dni od dnia upływu terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze. To oznacza, że nie trzeba od razu czekać na zakończenie procesu, egzekucji ani postępowania upadłościowego.

Istotna zmiana w stosunku do starszych zasad polega na tym, że sam fakt pozostawania dłużnika w upadłości, likwidacji albo restrukturyzacji nie powinien być traktowany jako automatyczna przeszkoda do korekty VAT. Trzeba jednak sprawdzić pozostałe warunki, w szczególności czy wierzyciel jest czynnym podatnikiem VAT na dzień poprzedzający złożenie korekty oraz czy nie minął ustawowy limit 3 lat, liczony od końca roku, w którym wystawiono fakturę.

Jeżeli część należności została zapłacona, korekta VAT może dotyczyć tylko niezapłaconej części. Jeżeli po korekcie dłużnik ureguluje dług w całości albo w części, wierzyciel musi odpowiednio zwiększyć podstawę opodatkowania i VAT należny za okres, w którym otrzymał zapłatę.

Kiedy ulga na złe długi może być problematyczna?

Najczęstszy problem dotyczy terminu. Jeżeli od daty wystawienia faktury minęły już 3 lata, licząc od końca roku, w którym została wystawiona, skorzystanie z ulgi na złe długi może być wyłączone. W praktyce przy fakturach sprzed kilku lat trzeba więc przeanalizować każdą fakturę osobno, a nie tylko łączną kwotę zadłużenia.

Drugą kwestią jest prawidłowe rozliczenie korekty w pliku JPK_V7 za właściwy okres. Co do zasady korektę ujmuje się za okres, w którym upływa 90. dzień od terminu płatności, jeżeli do dnia złożenia deklaracji za ten okres wierzytelność nie została zapłacona ani zbyta. Jeżeli podatnik nie zrobił tego na bieżąco, trzeba ustalić, czy możliwa jest korekta wcześniejszych rozliczeń.

Trzeba również pamiętać, że ulga na złe długi nie zastępuje dochodzenia należności od dłużnika. To rozwiązanie podatkowe, które może pozwolić odzyskać VAT od niezapłaconej sprzedaży, ale nie powoduje automatycznej zapłaty kwoty netto, odsetek ani kosztów windykacji. Jeżeli celem jest odzyskanie samej należności, warto sprawdzić, jak odzyskać pieniądze od firmy za wykonaną usługę.

Upadłość kontrahenta: co zrobić z wierzytelnością?

Jeżeli sąd ogłosił upadłość kontrahenta, podstawowym działaniem wierzyciela jest zgłoszenie wierzytelności w postępowaniu upadłościowym. Obecnie odbywa się to zasadniczo elektronicznie przez Krajowy Rejestr Zadłużonych. Termin wynika z obwieszczenia o ogłoszeniu upadłości i w praktyce trzeba go pilnować bardzo rygorystycznie. Przy ocenie sytuacji dłużnika warto odróżnić także, kiedy właściwa jest upadłość czy likwidacja spółki z o.o..

W zgłoszeniu należy wskazać m.in. dane wierzyciela, wysokość należności głównej, odsetki, podstawę wierzytelności, dowody jej istnienia oraz informacje o ewentualnych zabezpieczeniach. W przypadku przedsiębiorcy będą to przede wszystkim faktury, umowy, zamówienia, protokoły odbioru, korespondencja, wezwania do zapłaty i ugody.

Po ogłoszeniu upadłości indywidualne dochodzenie roszczeń dotyczących masy upadłości jest istotnie ograniczone. Zamiast klasycznego pozwu przeciwko dłużnikowi wierzyciel powinien działać w ramach postępowania upadłościowego, a czynności dotyczące masy upadłości wykonuje syndyk. To, czy uda się odzyskać część pieniędzy, zależy od majątku upadłego, kosztów postępowania, kategorii zaspokojenia i liczby wierzycieli.

Spóźnione zgłoszenie wierzytelności może być nadal możliwe, ale zwykle wiąże się z dodatkowymi kosztami i ryzykiem, że wierzyciel nie zdąży uczestniczyć w istotnych czynnościach postępowania. Dlatego po otrzymaniu pisma z sądu albo informacji z KRZ warto od razu ustalić termin i przygotować komplet dokumentów.

Postępowanie układowe lub restrukturyzacyjne dłużnika

Jeżeli wobec kontrahenta otwarto postępowanie układowe albo inne postępowanie restrukturyzacyjne, sytuacja wygląda inaczej niż w klasycznej upadłości. Celem restrukturyzacji nie jest likwidacja majątku dłużnika, lecz zawarcie układu z wierzycielami i dalsze funkcjonowanie przedsiębiorstwa, choć często z częściową redukcją albo odroczeniem spłaty zobowiązań.

Wierzytelności powstałe przed dniem otwarcia postępowania restrukturyzacyjnego są co do zasady objęte układem. Wierzyciel powinien sprawdzić, czy jego należność została prawidłowo ujęta w spisie wierzytelności, w jakiej wysokości i z jakimi odsetkami. Jeżeli spis jest błędny, konieczna może być reakcja w terminie, w szczególności złożenie sprzeciwu zgodnie z zasadami danego postępowania.

Sama wcześniejsza ugoda z kontrahentem nie gwarantuje zapłaty, jeżeli dłużnik wszedł w restrukturyzację. Trzeba ustalić, czy wierzytelność jest objęta układem, czy dotyczy okresu sprzed czy po otwarciu postępowania, oraz czy ewentualne zabezpieczenia dają wierzycielowi silniejszą pozycję.

Otwarcie restrukturyzacji nie powinno samo przez się przekreślać możliwości skorzystania z ulgi na złe długi w VAT. Nadal trzeba jednak przeanalizować warunki podatkowe: 90 dni od terminu płatności, brak zapłaty albo zbycia wierzytelności, status wierzyciela jako podatnika VAT czynnego oraz limit 3 lat od końca roku wystawienia faktury.

Czy warto pozywać dłużnika po upadłości albo restrukturyzacji?

Po ogłoszeniu upadłości pozew o zapłatę przeciwko dłużnikowi zwykle nie jest właściwą drogą dochodzenia wierzytelności, ponieważ roszczenia dotyczące masy upadłości powinny być zgłaszane w ramach postępowania upadłościowego. Wszczęcie procesu może narazić wierzyciela na niepotrzebne koszty i nie przyspieszy wypłaty.

W restrukturyzacji sytuacja jest bardziej złożona. Czasem prowadzenie sporu sądowego o istnienie lub wysokość wierzytelności jest dopuszczalne, ale nie zawsze będzie ekonomicznie uzasadnione. Jeżeli wierzytelność może zostać ujęta w spisie i objęta układem, praktyczniejszym działaniem bywa kontrola spisu wierzytelności, udział w głosowaniu nad układem i terminowe składanie środków zaskarżenia.

Decyzję o pozwie, zgłoszeniu wierzytelności, sprzeciwie do spisu albo korekcie VAT warto podejmować łącznie. Działania podatkowe i upadłościowe nie wykluczają się, ale każde z nich ma inne terminy, dokumenty i skutki.

Jakie dokumenty przygotować?

W sprawie niezapłaconych faktur warto zgromadzić pełny zestaw dokumentów: faktury, umowę albo zamówienie, potwierdzenia wykonania usługi lub dostawy, korespondencję z dłużnikiem, wezwania do zapłaty, potwierdzenia sald, ugody, noty odsetkowe oraz informację o postępowaniu upadłościowym lub restrukturyzacyjnym.

Do rozliczenia VAT potrzebne będą także dane o terminach płatności, ewentualnych częściowych wpłatach, zbyciu wierzytelności, kompensatach oraz okresach rozliczeniowych VAT. Przy większej liczbie faktur dobrze przygotować tabelę obejmującą numer faktury, datę wystawienia, termin płatności, kwotę netto, VAT, kwotę brutto, zapłaty częściowe i datę upływu 90 dni.

Podsumowanie

Jeżeli kontrahent nie zapłacił faktur, a następnie znalazł się w upadłości albo restrukturyzacji, nie należy zakładać automatycznie, że VAT jest bezpowrotnie stracony. Aktualne zasady ulgi na złe długi pozwalają w wielu sytuacjach skorygować VAT należny, o ile spełnione są ustawowe warunki i nie upłynął limit 3 lat od końca roku wystawienia faktury.

Równolegle trzeba zadbać o dochodzenie samej wierzytelności. W upadłości oznacza to zgłoszenie należności przez KRZ, a w restrukturyzacji kontrolę spisu wierzytelności i warunków układu. Im szybciej wierzyciel zareaguje na opóźnienie w płatności, tym większa szansa na prawidłowe rozliczenie VAT i zachowanie możliwości odzyskania choć części długu.

FAQ

Czy upadłość dłużnika wyklucza odzyskanie VAT?

Nie automatycznie. Obecnie sam status dłużnika jako podmiotu w upadłości nie powinien przekreślać ulgi na złe długi. Trzeba jednak spełnić pozostałe warunki z ustawy o VAT, zwłaszcza 90 dni od terminu płatności i limit 3 lat od końca roku wystawienia faktury.

Po ilu dniach można skorygować VAT od niezapłaconej faktury?

Co do zasady po 90 dniach od upływu terminu płatności wskazanego w umowie lub na fakturze, jeżeli wierzytelność nie została zapłacona ani zbyta. Przy częściowej zapłacie korekta dotyczy tylko niezapłaconej części.

Czy muszę zgłosić wierzytelność w upadłości, jeśli korzystam z ulgi na złe długi?

Tak, są to dwie odrębne kwestie. Korekta VAT dotyczy rozliczenia podatku z urzędem skarbowym, natomiast zgłoszenie wierzytelności służy dochodzeniu długu w postępowaniu upadłościowym.

Gdzie zgłasza się wierzytelność po ogłoszeniu upadłości kontrahenta?

Zasadniczo zgłoszenia dokonuje się elektronicznie przez Krajowy Rejestr Zadłużonych. Należy pilnować terminu wskazanego w obwieszczeniu i dołączyć dowody potwierdzające istnienie oraz wysokość należności.

Czy w restrukturyzacji można pozwać dłużnika o zapłatę?

To zależy od rodzaju postępowania i charakteru wierzytelności. Często praktyczniejsze jest sprawdzenie spisu wierzytelności, udział w procedurze układowej i ewentualne złożenie sprzeciwu, zamiast ponoszenia kosztów procesu.

Co zrobić, jeśli dłużnik zapłaci po korekcie VAT?

Wierzyciel musi odpowiednio zwiększyć podstawę opodatkowania i VAT należny w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał zapłatę. Przy częściowej zapłacie zwiększenia dokonuje się proporcjonalnie.