Pracownik z własną spółką a faktury dla pracodawcy

Czy pracownik może założyć spółkę i wystawiać faktury pracodawcy?

Co do zasady prawo nie zakazuje pracownikowi założenia spółki z o.o. ani świadczenia przez tę spółkę usług na rzecz dotychczasowego pracodawcy. Sama okoliczność, że dana osoba pozostaje w stosunku pracy, nie wyłącza możliwości prowadzenia działalności gospodarczej w innej formie, w tym przez spółkę kapitałową.

Nie oznacza to jednak pełnej dowolności. Przy takim modelu trzeba zbadać przede wszystkim trzy obszary: treść umowy o pracę i ewentualny zakaz konkurencji, sposób zmiany obowiązków etatowych oraz rzeczywisty charakter usług świadczonych przez spółkę. Jeżeli współpraca B2B ma jedynie zastąpić część etatu bez realnej zmiany sposobu wykonywania pracy, ryzyko prawne istotnie rośnie.

Najbezpieczniejszy model to taki, w którym pracownik nadal wykonuje konkretne obowiązki pracownicze w ustalonym wymiarze czasu pracy, a spółka z o.o. realizuje odrębne, możliwe do opisania i rozliczenia usługi, ponosząc odpowiedzialność kontraktową za rezultat lub należyte wykonanie zlecenia.

Zakaz konkurencji i obowiązek lojalności pracownika

W pierwszej kolejności trzeba sprawdzić, czy pracownika wiąże umowa o zakazie konkurencji albo inne postanowienia ograniczające dodatkową aktywność zarobkową. Zakaz konkurencji w czasie trwania stosunku pracy wymaga odrębnej umowy i wynika z art. 101¹ Kodeksu pracy. W takim zakresie, jaki strony określiły w umowie, pracownik nie może prowadzić działalności konkurencyjnej wobec pracodawcy ani świadczyć pracy na rzecz podmiotu prowadzącego taką działalność.

Jeżeli spółka z o.o. pracownika miałaby wykonywać usługi w tym samym obszarze co pracodawca, trzeba ocenić, czy nie narusza to zakazu konkurencji. Naruszenie zakazu może prowadzić do odpowiedzialności odszkodowawczej pracownika, a w skrajnych przypadkach także do konsekwencji pracowniczych.

Nawet przy braku formalnego zakazu konkurencji pracownik ma obowiązek dbać o dobro zakładu pracy, chronić mienie pracodawcy i zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Dlatego umowa między firmami powinna wyraźnie regulować poufność, korzystanie z danych, zakaz wykorzystywania zasobów pracodawcy bez zgody oraz zasady unikania konfliktu interesów.

Zmniejszenie etatu, obowiązków i wynagrodzenia

Pracodawca nie może jednostronnie obniżyć pracownikowi wynagrodzenia ani istotnie zmienić zakresu obowiązków tylko dlatego, że część zadań ma być wykonywana przez spółkę pracownika. Zmiana warunków pracy lub płacy wymaga porozumienia zmieniającego albo wypowiedzenia zmieniającego. W praktyce najczęściej stosuje się porozumienie, jeżeli pracownik akceptuje nowy model współpracy.

W porozumieniu zmieniającym warto precyzyjnie opisać, jakie obowiązki pozostają w ramach etatu, jaki jest wymiar czasu pracy, jakie wynagrodzenie przysługuje po zmianie oraz od kiedy nowe warunki obowiązują. Jeżeli zmiana obejmuje tylko zakres czynności, ale nie narusza istotnych warunków umowy, można rozważyć aktualizację zakresu obowiązków. Przy obniżeniu wynagrodzenia potrzebna jest jednak wyraźna podstawa formalna.

Reorganizacja powinna mieć rzeczywisty charakter. Jeżeli dokumenty będą wskazywały na obniżenie etatu, ale w praktyce pracownik nadal będzie wykonywał te same czynności, w tym samym miejscu, czasie i pod bieżącym kierownictwem pracodawcy, może powstać zarzut pozorności albo obejścia przepisów o czasie pracy, nadgodzinach i składkach.

Zobacz również: wystawienie faktury własnemu pracodawcy

Ryzyko obejścia prawa pracy i składek ZUS

Największe ryzyko powstaje wtedy, gdy umowa z osobną spółką ma w praktyce zastąpić część umowy o pracę, ale sposób wykonywania zadań pozostaje pracowniczy. Zgodnie z art. 22 Kodeksu pracy zatrudnienie wykonywane pod kierownictwem pracodawcy, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym oraz za wynagrodzeniem jest zatrudnieniem pracowniczym, bez względu na nazwę umowy.

Znaczenie ma także art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Przepis ten rozszerza pojęcie pracownika na potrzeby ubezpieczeń społecznych między innymi na osobę wykonującą umowę-zlecenia, inną umowę o świadczenie usług albo umowę o dzieło, jeżeli zawarła ją z własnym pracodawcą albo wykonuje ją na rzecz własnego pracodawcy. Przy umowie zawartej ze spółką z o.o. sytuacja wymaga indywidualnej oceny, ponieważ spółka jest odrębną osobą prawną. Nie wyklucza to jednak badania, czy konstrukcja nie ma charakteru sztucznego.

Jeżeli jedynym wykonawcą usług spółki jest pracownik, usługi są tożsame z jego wcześniejszymi zadaniami, a pracodawca faktycznie kieruje jego pracą tak jak dotychczas, ZUS lub sąd mogą ocenić całość relacji przez pryzmat jej rzeczywistego charakteru. Skutkiem może być spór o składki, nadgodziny, urlopy, odpowiedzialność pracodawcy oraz prawidłowość rozliczeń.

Jak ułożyć umowę ze spółką pracownika?

Umowa między spółką komandytową a spółką z o.o. pracownika powinna wyglądać jak rzeczywista umowa gospodarcza, a nie jak druga lista obowiązków pracowniczych. Należy określić przedmiot usług, sposób składania zamówień, terminy, wynagrodzenie, zasady odbioru prac, odpowiedzialność za nienależyte wykonanie oraz sposób dokumentowania rezultatów.

Warto unikać postanowień typowych dla stosunku pracy, takich jak stałe godziny pracy, obowiązek osobistego codziennego stawiennictwa, bieżące polecenia przełożonego czy rozliczanie wyłącznie obecności. Nie oznacza to, że zleceniodawca nie może kontrolować jakości i terminowości usług. Kontrola kontraktowa powinna jednak dotyczyć wykonania umowy, a nie podporządkowania pracownika jak w etacie.

W umowie B2B warto uregulować również prawa autorskie lub licencje, poufność, ochronę danych, zakaz wykorzystywania sprzętu i materiałów pracodawcy bez odrębnej zgody, odpowiedzialność za podwykonawców oraz zasady rozwiązywania konfliktu interesów. Jeżeli strony są powiązane osobowo lub kapitałowo, warto dodatkowo sprawdzić obowiązki podatkowe i dokumentacyjne właściwe dla transakcji między podmiotami powiązanymi.

Co powinno znaleźć się w dokumentach pracowniczych?

Po stronie stosunku pracy należy uporządkować przede wszystkim umowę o pracę, zakres obowiązków i ewentualne regulacje dotyczące zakazu konkurencji oraz poufności. Jeżeli pracownik nadal ma dostęp do informacji handlowych, klientów, technologii lub strategii pracodawcy, dokumenty powinny jasno wskazywać, czego nie wolno wykorzystywać w działalności własnej spółki.

Jeżeli pracownik ma pełnić funkcję w spółce z o.o., na przykład być członkiem zarządu albo wspólnikiem, nie wymaga to automatycznie zgody pracodawcy, chyba że wynika ona z umowy, regulaminu, przepisów szczególnych albo zakazu konkurencji. Z perspektywy pracodawcy warto jednak wprowadzić obowiązek informowania o sytuacjach mogących powodować konflikt interesów.

W dokumentach nie należy wpisywać, że obniżenie pensji jest pozorne albo że spółka przejmuje te same czynności tylko w celu wystawiania faktur. Jeżeli rzeczywiście następuje reorganizacja, dokumenty powinny spójnie opisywać nowy podział zadań i odpowiadać temu, co dzieje się w praktyce.

Swoboda umów ma granice

Strony mogą ułożyć współpracę w sposób elastyczny. Wynika to z zasady swobody umów wyrażonej w art. 353¹ Kodeksu cywilnego. Zgodnie z tym przepisem strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swojego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.

Swoboda umów nie pozwala jednak dowolnie zastępować etatu fakturą, jeżeli rzeczywiste warunki wykonywania pracy pozostają pracownicze. W sprawach nieuregulowanych przepisami prawa pracy można odpowiednio stosować przepisy Kodeksu cywilnego na podstawie art. 300 Kodeksu pracy, ale tylko wtedy, gdy nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego podkreśla się, że przy kwalifikacji umowy znaczenie mają nie tylko jej nazwa, ale także zgodny zamiar stron, cel umowy i okoliczności jej wykonywania. Dlatego sama faktura wystawiona przez spółkę z o.o. nie przesądza jeszcze, że ryzyko pracownicze i składkowe zostało wyłączone.

FAQ

Czy pracownik musi mieć zgodę pracodawcy na założenie spółki z o.o.?

Nie zawsze. Zgoda jest potrzebna, jeżeli wynika z umowy o pracę, regulaminu, przepisów szczególnych albo zakazu konkurencji. Nawet bez takiego wymogu pracownik powinien unikać konfliktu interesów i naruszania obowiązku lojalności wobec pracodawcy.

Czy spółka pracownika może wykonywać te same zadania co pracownik na etacie?

Formalnie nie zawsze jest to wykluczone, ale im większa tożsamość zadań, tym większe ryzyko zakwestionowania modelu. Bezpieczniej jest rozdzielić zakres etatu i usług spółki oraz zadbać, aby współpraca B2B nie miała cech podporządkowania pracowniczego.

Jak obniżyć wynagrodzenie po zmniejszeniu obowiązków?

Najczęściej przez porozumienie zmieniające podpisane przez pracodawcę i pracownika. Jeżeli nie ma zgody pracownika, pracodawca może rozważyć wypowiedzenie zmieniające, ale musi dochować wymogów Kodeksu pracy i liczyć się z możliwością odmowy przyjęcia nowych warunków.

Czy ZUS może zakwestionować faktury spółki pracownika?

Może badać rzeczywisty charakter relacji, zwłaszcza gdy spółka jest tylko formalnym pośrednikiem, a praca nadal wygląda jak etat. Ryzyko zależy od okoliczności, w tym zakresu usług, sposobu nadzoru, czasu i miejsca wykonywania zadań oraz dokumentów.

Co wpisać do umowy B2B ze spółką pracownika?

Warto opisać przedmiot usług, terminy, wynagrodzenie, odbiory, odpowiedzialność, poufność, prawa autorskie, ochronę danych i zasady unikania konfliktu interesów. Umowa nie powinna kopiować zakresu obowiązków pracowniczych ani wprowadzać typowego podporządkowania służbowego.

Podsumowanie

Model, w którym pracownik pozostaje zatrudniony na etacie, a jednocześnie jego spółka z o.o. świadczy usługi dla tego samego podmiotu, może być dopuszczalny. Wymaga jednak rzeczywistego rozdzielenia dwóch relacji: pracowniczej i gospodarczej. Trzeba sprawdzić zakaz konkurencji, prawidłowo zmienić umowę o pracę, opisać nowy zakres obowiązków i przygotować umowę B2B zgodną z faktycznym sposobem działania stron.

Najbardziej ryzykowne są sytuacje, w których faktura zastępuje wynagrodzenie za tę samą pracę, wykonywaną pod tym samym kierownictwem i w tym samym czasie. Wtedy nazwa umowy ani forma spółki z o.o. mogą nie wystarczyć do obrony konstrukcji przed zarzutem obejścia przepisów.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
3. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887
4. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 18 czerwca 1998 r., sygn. akt I PKN 191/98

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.